Como escrever uma agenda de reunião perfeita

A agenda de reunião é muito mais do que um simples documento escrito. Ela reflete um planejamento detalhado sobre os tópicos que serão discutidos no encontro, permitindo que participantes e apresentadores estejam plenamente sintonizados com o assunto a ser tratado.

Mais importante do que ter um modelo de agenda de reunião é saber como ela pode se tornar incrível. Acompanhe o artigo para mais detalhes!

Quer saber como criar uma agenda de reunião perfeita? Confira as dicas

Ao invés de abrir espaço para que cada participante da reunião aborde um assunto, adotar uma agenda de reunião faz com que o encontro seja conduzido de forma mais eficiente. Além de todos saberem exatamente o que será discutido, isso reduz os riscos de esquecer de mencionar qualquer detalhe importante.

Apesar de existirem infinitos modelos na internet, há alguns detalhes que líderes e gestores precisam prestar atenção ao criar sua própria agenda de reunião. As principais dicas serão abordadas nos tópicos seguintes.

Pense sobre a complexidade da agenda

Existe modelo de agenda de reunião de todo o tipo! Para algumas pessoas, a agenda de reunião perfeita é apenas uma lista de itens que serão tratados no meeting. Para outras, é um documento detalhado e bastante complexo, incluindo: problemas atuais, chamadas, aprovações, novos negócios etc.  

Qual é o seu modelo ideal de agenda de reunião? O primeiro passo para atingir o sucesso é pensar na complexidade necessária.

Questione sobre os seguintes detalhes:

·       É um encontro formal ou informal?

·       Envolve terceiros, clientes ou somente colegas de trabalho?

·       É preciso incluir relatórios (como de tesouraria, por exemplo)?

·       Quais são os detalhes que não podem faltar?

Depois de pensar sobre tais fatores, você estará mais preparado para criar uma agenda de reunião perfeita – que esteja adaptada para o formato do encontro.

Personalize de acordo com cada ocasião

Para poupar tempo da equipe, é uma excelente ideia trabalhar com modelos prontos de agenda de reunião. Mas a personalização se faz necessária para garantir que as características do documento se apliquem exatamente ao encontro em questão.

Ao pesquisar na internet sobre ‘agenda de reunião exemplo’, nos deparamos com vários modelos disponíveis. Existem documentos mais voltados para conferências, outros para reunião com clientes, encontros com a comunidade, dentre outros. São, literalmente, inúmeros exemplos e modelos para reuniões formais ou informais.

Mas o recomendado é utilizar os exemplos apenas como base e, a partir deles, criar seu próprio modelo personalizado de agenda de reunião. Afinal de contas: cada equipe terá suas próprias necessidades e enfoques que precisam ser incluídos ao mostrar o planejamento do meeting.

Em softwares como o Bitrix24, é possível criar seus próprios modelos de documentos e salvar no painel de trabalho. Assim que o responsável cria um template da agenda, todos os colaboradores envolvidos podem editá-lo e personalizá-lo conforme as necessidades de cada reunião.

Faça com que a estrutura dos tópicos seja agradável

Para garantir que os participantes do meeting e o próprio apresentador acompanhem a agenda de forma agradável, a estrutura visual deve ser pensada. Colocar informações escritas e não cuidar para promover o mínimo de edição pode ser um desastre!

Mesmo que você não seja expert em design ou em criar modelos, tente adicionar fluidez ao documento. Por sorte, existem várias maneiras de fazer isso.

Quer alguns insights? Estruturas em tabela podem proporcionar uma visão mais profissional e limpa. Em alguns casos, usar títulos e subtítulos em negrito, cores diferentes ou outros tamanhos de fonte pode ajudar. E a separação em tópicos também pode ser extremamente útil para facilitar o entendimento.

Quanto mais agradável for o modelo, maior o profissionalismo repassado e engajamento com os envolvidos.

Compartilhe o planejamento no agendamento de reunião on-line

De nada adianta perder tempo criando um rascunho de agendamento de reunião se a versão final não chegar até os envolvidos. Fazer com que apresentadores e participantes saibam qual será o fluxo do encontro soma produtividade e eficiência para todos.

 Então, para que a agenda de reunião seja perfeita, garanta o seu compartilhamento com os participantes do meeting. Uma excelente ideia é anexar o documento no próprio convite para a reunião. Desta maneira, os envolvidos sabem exatamente sobre as pautas, tempo de duração e objetivos do encontro.

 Se você ainda não encontrou uma plataforma para coordenar suas reuniões e compartilhar tudo isso, vale a pena experimentar a interface do Bitrix24. Além de permitir criar modelos perfeitos, até videoconferências em HD e agendamento de reunião on-line podem ser realizados.

Mas, afinal: por que vale a pena planejar e divulgar pautas?

 Algumas pessoas podem não dar importância, mas planejar uma agenda de reunião, divulgando as pautas previamente, auxilia (e muito) a participação e o alcance dos resultados almejados.

Afinal de contas: quem nunca ficou assustado ao ser convidado para uma reunião e nem sequer saber o que será abordado e discutido? Além de aumentar a transparência e deixar todos preparados, a adoção de uma agenda prévia pode somar vários outros pontos positivos. Os principais serão citados logo a seguir. 

Benefícios notados quando os participantes têm ideia das pautas de um encontro:

·       Há maior envolvimento e participação durante o meeting;

·       Os envolvidos podem ser organizar para o que será retratado no encontro;

·       Existe uma melhora visível nas taxas de comparecimento em reuniões;

·       Poupa tempo e estresse com o levantamento de pautas não relacionadas com o meeting;

·       Agrega maior organização e produtividade para o dia de trabalho – sobretudo em reuniões de equipe;

·       Permite que o tempo proposto para a reunião seja bem aproveitado. 

Logicamente, as vantagens também se expandem para os anfitriões. Além de se engajar melhor, eles têm plena certeza de não deixar passar nenhum detalhe essencial planejado para aquela reunião.

O melhor de tudo é que não é preciso ser uma companhia multinacional de peso para planejar uma agenda de reunião perfeita e de qualidade. Até mesmo uma lista simples pode ser o suficiente, desde que se encaixe às necessidades da sua empresa.

Seguindo as dicas retratadas neste artigo, certamente você estará um passo à frente, planejando reuniões com maior eficiência. Aproveite!