Prompts de IA: 5 dicas para turbinar sua produtividade hoje mesmo

Estabelecer uma rotina de trabalho sem organizar suas tarefas pode ser mais difícil do que parece. A falta de um planejamento diário costuma ser uma das maiores inimigas da produtividade, já que nem sempre o acaso atua a favor das nossas responsabilidades. Se preparar para os desafios que virão e priorizar o que for mais importante é o melhor caminho para maximizar sua eficiência no trabalho.

Nesse quesito, as inteligências artificiais podem ser excelentes aliadas – em especial as generativas, como é o caso do ChatGPT, Copilot, Gemini, entre outros. Nem sempre temos todas as respostas que procuramos na ponta da língua, então não há nada de errado em consultar uma ferramenta que opera exclusivamente a partir de lógica e informações contidas na rede.

Através dos prompts certos, as IAs podem ajudar a organizar seu fluxo de trabalho com mais clareza, indicando os melhores caminhos de acordo com fatores como o tempo e complexidade de cada tarefa. Existem inúmeras maneiras de se solicitar esse tipo de aconselhamento e, dependendo da forma como escrever, talvez o resultado acabe seguindo por um direcionamento diferente do desejado. Por isso, é importante saber explicar bem o objetivo.

No artigo de hoje, separamos algumas dicas de prompts de IA para melhorar a produtividade no trabalho. Continue a leitura para se aprofundar mais no tema e eliminar qualquer dúvida.

Domine a IA com estes 10 prompts

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O que são prompts de IA?

Você provavelmente já deve ao menos ter ouvido falar das inteligências artificiais generativas – uma categoria de IA cujo impacto vai além da automação. Esses algoritmos são capazes de proporcionar interações únicas com os usuários, tudo através de um sistema de chatbot do qual já estamos bem familiarizados. Basta escrever algo para o robô e ele entrega o que foi pedido em questão de segundos.

O potencial dessas IAs para gerar conteúdo do zero é praticamente ilimitado, indo desde textos até imagens e, em alguns casos, vídeos também. Outra vantagem é a possibilidade de consultá-las para basicamente qualquer tarefa, fazendo delas uma poderosa ferramenta para quem deseja otimizar seu tempo e aumentar a produtividade no trabalho.

Chamamos de “prompts” as instruções fornecidas a uma IA para se obter o resultado esperado. Um prompt é muito mais que uma mera pergunta, mas sim um texto detalhado explicando suas verdadeiras intenções e expectativas. Por mais que sejam inteligentes, esses algoritmos precisam desse nível de detalhamento para entender a situação por completo.

A partir disso, surgem inúmeras ideias para melhorar a produtividade. As IAs podem colaborar automatizando atividades repetitivas, oferecendo insights valiosos em pouquíssimo tempo, auxiliando na elaboração de estratégias e muito mais.

Tudo que você precisa saber é a forma correta de pedir isso a elas, visando fazer desta ferramenta uma IA para produtividade.

Quais as melhores IA para produtividade?

Hoje em dia, já existem inúmeras inteligências artificiais generativas disponíveis gratuitamente – algumas delas até mesmo como assistente virtual. Não existe uma resposta exata para essa pergunta, já que qualquer uma das principais dá conta do recado.

Sendo assim, separamos aqui as principais IA para aumentar a produtividade e oferecer assistência – todas totalmente de graça, apesar de contarem com planos pagos e mais completos. Ainda assim, você certamente conseguirá tirar bom proveito dos prompts sem precisar gastar um único centavo com essas ferramentas. Confira:

ChatGPT

O ChatGPT da OpenAI é a inteligência artificial mais popular dessa categoria, tendo sido a responsável por popularizar a tecnologia. A ferramenta causou grande impacto no mundo com sua capacidade de gerar respostas únicas e personalizadas – apesar de ter causado algumas polêmicas em seu lançamento.

Hoje, o ChatGPT já recebeu atualizações cruciais que melhoraram a confiabilidade das suas informações, além da precisão das respostas. Por ser uma espécie de pioneira no segmento, a ferramenta possui integração com diversos serviços e softwares, sendo altamente versátil para vários tipos de tarefas.

Para acessar suas funções mais básicas, não é necessário nem mesmo ter uma conexão com uma conta. Basta apenas acessar o site oficial e digitar a prompt desejada.

Copilot

O Copilot foi a alternativa da Microsoft ao ChatGPT, consistindo em uma IA com capacidades semelhantes, mas que traz a vantagem de ser nativamente integrada aos serviços e softwares da sua desenvolvedora.

O Copilot está disponível em qualquer computador com sistema operacional Windows 11, além de ser integrado a ferramentas como o OneDrive, pacote Office, etc. Para quem já está familiarizado com esse ecossistema, esta IA torna-se uma excelente opção para se alcançar uma transição mais natural.

Ainda é possível acessar o Copilot diretamente do site oficial, gratuitamente. As empresas que utilizam o Bitrix24 também podem tirar bom proveito da integração do nosso sistema com o Copilot, que desbloqueia diversas vantagens em termos de automação. A IA pode ser utilizada nos recursos de CRM, chats, feed, lojas, sites e muito mais, proporcionando um novo grau de praticidade aos serviços oferecidos.

Essa é uma das vantagens exclusivas oferecidas pelo Bitrix24, que visa facilitar a vida de gestores e colaboradores com as melhores tecnologias do mercado – incluindo produtividade com IA e muito mais.

Gemini

Por fim, temos o Gemini – a inteligência artificial generativa do Google. O Gemini foi lançado no mercado sob o nome Bard, mas passou recentemente por toda uma reformulação do Google, que o aprimorou consideravelmente a fim de deixá-lo à altura dos concorrentes.

O Gemini sempre teve boa reputação por oferecer respostas mais precisas e confiáveis que o ChatGPT, pois, diferente dele, todas as informações eram geradas a partir dos links contidos no Google. Hoje, o ChatGPT aderiu ao método e eliminou essa diferença, mas o Gemini continua sendo referência nesse quesito.

Além disso, a inteligência artificial conta com integração nativa a todos os serviços do Google, como Drive, Gmail, Workplace, etc. Quem utiliza um smartphone Android também pode contar com a ferramenta em forma de assistente virtual, dependendo do modelo e da versão do sistema operacional.

O Gemini está disponível de forma gratuita, mas aqueles que assinam planos específicos do Google One podem usufruir de sua versão completa e sem limitações. Se tratando de IA e produtividade, é uma das melhores opções da atualidade.

5 prompts de IA para melhorar a produtividade

Sem mais delongas, vamos à lista de prompts de IA. Separamos cinco variações baseadas em necessidades específicas da rotina operacional, todas baseadas em dicas para aumentar a produtividade.

Todos os exemplos de prompts utilizados neste texto foram testados previamente, então sinta-se livre para utilizá-los da forma exata como se encontram aqui. Eles também podem ser adaptados de acordo com suas próprias necessidades, então não deixe de alterá-los como preferir.

1. Organizando tarefas

Ao ter muitas tarefas no dia a dia, fica muito fácil se perder no ambiente de trabalho. Balancear seu tempo entre reuniões e produções pode ser bem complicado – e quando os atrasos começam a surgir, fica ainda mais complicado colocar tudo em dia.

Se esse é o seu caso, tenha em mente que nem sempre é possível dar conta de tudo sozinho. A melhor alternativa sempre será elencar suas atividades por ordem de prioridade; a lógica é simples: o que for mais importante vem primeiro, enquanto o que for mais simples e menos urgente depois.

A partir disso, você pode usar a seguinte prompt na inteligência artificial desejada:

“Preciso de ajuda para organizar minhas tarefas no trabalho. Tenho várias demandas e estou com dificuldade de priorizar e estruturar meu dia. Você pode me ajudar a criar um plano de ação ou uma lista organizada por prioridade e urgência? Aqui estão minhas tarefas atuais: [liste suas tarefas aqui e seus respectivos prazos]”

Você pode fazer isso todos os dias, assim que começar o expediente, ou solicitar um planejamento completo para a semana (o que ajuda a ter mais previsibilidade). Lembre-se de que imprevistos acontecem, então não deixe de solicitar novos planejamentos conforme surgirem tarefas que não estavam no cronograma.

2. Automatizando tarefas

É impossível falar de otimização no trabalho sem chegar no assunto “automatização de tarefas”. Existem inúmeras ferramentas e softwares que utilizam IAs para automatizar funções simples, que não precisam necessariamente de um humano no comando.

Além de agilizar muito todo o processo, essas ferramentas também minimizam quaisquer chances de erros, garantindo um fluxo de trabalho mais fluido e dinâmico para todos. Sem esse tipo de preocupação, os colaboradores podem focar em ocupações mais importantes, que realmente exigem um toque humano.

Sabemos que tarefas básicas podem passar pela automatização, mas alguns podem ter mais dificuldade para discernir a ordem de relevância das suas atribuições. Nesse caso, é possível pedir ajuda de uma IA generativa da seguinte forma:

"Gostaria de ajuda para automatizar algumas tarefas repetitivas no meu trabalho. Eu gasto muito tempo fazendo [descreva suas tarefas] e queria saber se existe alguma ferramenta ou script que possa facilitar isso. Trabalho com [mencione as ferramentas ou sistemas que você usa, como Excel, Gmail, Slack, etc.] e tenho um conhecimento básico/intermediário/avançado de tecnologia. Pode me sugerir formas de automatizar isso?"

Lembre-se de que os detalhes serão fundamentais para se obter uma resposta mais completa, então não deixe de especificar bem as funções e as ferramentas utilizadas no seu dia a dia de trabalho. Isso será de grande ajuda no gerenciamento de projetos.

3. Eliminando distrações

A distração é a maior inimiga da produtividade – e quando estamos rodeados de coisas que podem tirar o nosso foco, o risco é constante. Esse pode ser um problema maior para quem trabalha em casa por regime home office, mas aqueles que atuam no formato presencial não estão tão livres dessas questões.

Basta ter um celular por perto, alguém com quem conversar ou simplesmente parar para responder um e-mail – sua produtividade pode ser seriamente comprometida. É claro que muito disso vai depender da disciplina pessoal de cada um, mas algumas pessoas têm mais facilidade para focar do que outras.

Se o seu objetivo é reduzir distrações para melhorar o foco, experimente o seguinte prompt:

"Estou tendo dificuldades para manter o foco no trabalho por causa de muitas distrações, como notificações, redes sociais ou interrupções frequentes [sinta-se livre para citar suas próprias distrações]. Você pode me ajudar com estratégias, técnicas ou ferramentas para melhorar meu foco e produtividade durante o expediente? Meu ambiente de trabalho é [remoto/presencial/misto] e minha rotina geralmente inclui [descreva brevemente suas atividades]"

Quando o assunto é foco, torna-se necessário se autodisciplinar para aumentar a produtividade e melhorar o desempenho pessoal. Esse é um processo gradual, então não deixe de insistir nas dicas obtidas diariamente.

4. Resumo de reuniões

Quando se faz muitas reuniões, é praticamente impossível lembrar de tudo que foi abordado em todas elas, não é mesmo? No geral, a maior parte das informações são descartáveis, mas existe uma parcela delas que são importantes e não devem ser esquecidas.

Algumas IAs são capazes de transcrever e até mesmo resumir o que foi dito durante videoconferências, graças à sua alta capacidade de análise de dados. O Google Meets conta com o Gemini, enquanto o Microsoft Teams tem o Copilot, então qualquer uma dessas ferramentas serve para essa função. Todas elas também são referências em segurança, então não se preocupe em relação aos dados fornecidos ali.

Para isso, use a seguinte prompt para uma verificação e análise de dados mais objetiva:

"Preciso de ajuda para resumir reuniões de forma clara e objetiva. Participo de reuniões frequentes e quero criar resumos com os principais pontos discutidos, decisões tomadas e próximos passos. Você pode me ajudar a montar um modelo de resumo ou até mesmo a resumir uma ata que eu enviar? Aqui está um exemplo de reunião recente: [cole os conteúdos ou as anotações da reunião]"

5. Brainstorming

Reuniões de brainstorming podem ser bem desgastantes – especialmente porque nem sempre estamos inspirados e cobertos de boas ideias. Para evitar passar mais tempo do que deveria nesse tipo de planejamento, você pode pedir a ajuda de uma IA para amadurecer alguns pontos e estudos interessantes na sua mente. Experimente:

"Preciso fazer um brainstorming para gerar ideias sobre [tema, problema ou projeto]. Estou buscando sugestões criativas e variadas que possam me ajudar a desenrolar esse processo. Você pode me ajudar a explorar possibilidades? Aqui está o contexto: [explique brevemente o objetivo, público-alvo, limitações e metas envolvidas]"

Trabalhe com as ferramentas certas

Agora que você já sabe como usar as ferramentas de IA para produtividade, não se limite somente ao que diz respeito às inteligências artificiais. Como já mencionamos, o Bitrix24 possui integração direta com o Copilot, além de diversos outros recursos de valor inestimável para empresas.

Com a nossa plataforma, é possível gerenciar tarefas, criar sites e lojas virtuais, trabalhar com assuntos voltados para marketing digital, automatizar processos e centralizar tudo de mais importante em um só lugar. O objetivo do Bitrix24 é suprir as principais necessidades do mercado em um espaço único, intuitivo e completo.