Automação de RH: o que é e por que ela moldará o futuro do RH

A gestão de recursos humanos é elementar para qualquer tipo de empresa – e já vem sendo explorada há muito tempo. No entanto, a forma com que as coisas são feitas vem mudando drasticamente.

Enquanto, antigamente, o trabalho desse departamento era puramente manual, hoje, a automação de RH está revolucionando tal realidade. De fato, ela veio para mudar o futuro do RH. Mas de que maneira? É exatamente o que vocês descobrem neste artigo!

Perguntas frequentes

O que é a automação de RH, exatamente?

A automação de RH é um processo em que a tecnologia é usada para minimizar as tarefas padrão, manuais e repetitivas dos funcionários deste departamento. Dentre vários objetivos, tal automação soma eficiência, permitindo que os colaboradores dediquem o seu tempo para tomar decisões, agir com estratégia e pensar em tarefas de maior complexidade – o que, de fato, trará resultados mais vantajosos para a empresa.

Entender o que é a automação de RH é apenas o primeiro passo para pensar em colocá-la em prática. Mas, logo de início, já é perceptível o quanto a sua aplicação pode somar benefícios. Confira as principais vantagens logo abaixo!

Quais são os benefícios da automação de RH?

Os principais benefícios da automação de RH incluem:

• Aumento da produtividade e foco em novos horizontes: graças ao rápido processamento, advindo da geração de documentos e relatórios facilitados, a equipe de RH vislumbra de maior produtividade – tendo a possibilidade de ir além do habitual;
• Maior satisfação e engajamento da equipe: por terem a chance de explorar tarefas mais desafiadoras, e não puramente repetitivas, os colaboradores tendem a se sentir mais motivados e conectados com a sua função. O que, mesmo que indiretamente, agrega para a satisfação laboral e reduz a rotatividade;
• Menores erros na entrada de dados: ao trabalhar com formulários e outros arquivos como modelos, as companhias reduzem as possibilidades de terem um erro humano ou perderem a versão original de certo documento;
• Direcionamento para decisões inteligentes: com mais tempo livre para pensar estrategicamente (e com a emissão de relatórios com agilidade), a tomada de decisão se torna mais perspicaz;
• Redução de custos: seja com a minimização do tempo gasto com as tarefas repetitivas ou com os custos de ter que imprimir cada formulário (ao invés de compartilhá-lo on-line), a automação de RH minimiza imensamente os gastos operacionais.

Como a automação de RH irá revolucionar a gestão dos recursos humanos?

Já está bem claro que a automação de RH realmente traz vantagens para as companhias. Mas nem todos compreendem que ela vai muito além disso. A questão é que a automação de processos de RH não é apenas positiva – ela também promete moldar o futuro da gestão de pessoas.

Com os avanços de soluções como softwares de automação de RH, os funcionários mais antigos já não se sentirão tão sobrecarregados, os fluxos de trabalho acelerarão consideravelmente e os procedimentos mais rotineiros ficarão cada vez mais fáceis.

À medida que os processos de RH forem sendo automatizados, será quase impossível retornar ao patamar anterior – em que o preenchimento ocorria à mão, papel por papel e envolvendo a plena atenção de um funcionário.

Portanto, se uma empresa deseja utilizar a tecnologia e os avanços relacionados ao seu favor, ela precisa aprender a automatizar o seu RH para atingir os melhores resultados. Com os pontos mencionados abaixo, você consegue ter a plena ideia de como a automação já revolucionou e poderá impactar ainda mais os processos de RH. 

Como a automação de RH pode transformar a sua forma de trabalhar

Como a automação de RH visa tornar o trabalho deste setor mais eficiente, ela deve ser mais prática do que nunca – sendo totalmente aplicável aos procedimentos de rotina de tal departamento.

A seguir, você confere alguns processos de RH que são passíveis (e bem populares) quando se pensa a respeito da automação, entendendo de uma vez por todas como automatizar o RH.

1. Gestão de desempenho otimizada e muito mais prática

Com uma abordagem automática, após ter a ciência de quais são as metas do negócio, a equipe de RH pode obter dados em tempo real e analisar a performance dos colaboradores sem dificuldades. Um bom programa de automação de RH torna esta parte da gestão mais dinâmica, garantindo uma tomada de decisão mais ágil e assertiva graças a geração de relatórios automáticos.

Pois, lembre-se que, antes, era preciso verificar manualmente cada detalhe, organizar as ideias e depois seguir para uma decisão. Agora, com a automação, tudo fica mais simples.

2. Integração de funcionários simplificada e mais dinâmica

Durante novas contratações, as tarefas do RH podem ser extremamente manuais. É preciso coletar as informações e guardar as informações dos novos empregados, prosseguir com a assinatura de termos e contratos e se certificar de que nenhum detalhe passe despercebido.

Por sorte, a automação de RH simplifica e dinamiza o processo, disponibilizando listas de verificações para documentos, compartilhamento de arquivos (como contratos) para assinaturas on-line, armazenamento de dados automatizado e mais.

3. Rastreamento de horas facilitado

Esqueça aquela história de contar manualmente as horas de trabalho de cada funcionário. Através de recursos inteligentes pensados na automação de recursos humanos, as planilhas de horas se transformam em quadros de horário totalmente automatizados (integrando com o relógio ponto on-line) e tornando o gerenciamento de horas e fechamento de mês ainda mais fácil.

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4. Gerenciamento de licenças a poucos cliques de distância

A aprovação de licenças e pedidos gerais poderia ser estressante e demorada, mas a automação veio para mudar esta situação. A partir de comandos pré-programados, as solicitações são aprovadas em instantes – sem sobrecarregar o pessoal e encher a sua lista de e-mails. O que soma comodidade para ambos os lados!

5. Gerenciamento de despesas mais fácil

Antes de saber como automatizar o RH, os administradores de uma empresa tinham que examinar várias planilhas para liberar ou classificar cada um dos registros de despesa dos colaboradores. A perda de tempo e a chance de encontrar imprecisões era enorme

Fora isso, era preciso aguardar a revisão e a aprovação de outro responsável, prejudicando o workflow e gerando atrasos que só comprometiam a lista de pendências. Porém, com a automação de RH, as despesas são computadas e processadas sem muitos esforços, poupando o trabalho do time e reduzindo os erros contábeis.

6. Desligamento de funcionários com menor estresse e problemáticas

A etapa de desligamento não é agradável para nenhum dos lados – nem para o funcionário, nem para o empregador. Mesmo assim, a equipe de RH precisa se dedicar para agir com cautela (não esquecendo de nenhum parâmetro legal) e reduzir o aspecto negativo do processo de offboarding.

Neste cenário, a automação contribui para a coleta e o processamento de arquivos relacionados com a rescisão, com o pagamento final daquele colaborador e com a checagem de aspectos legais envolvidos neste estágio. Sendo altamente viável! 

7. Classificação de novos candidatos simples e automática

Imagine que você está promovendo um processo seletivo e já entrevistou dezenas de funcionários para o cargo. Só que, no meio do trajeto, você acabou se perdendo em meio a tantos detalhes e não sabe como escolher o candidato ideal.

Como a automação pode ajudar? Com o auxílio específico para o recrutamento, várias interfaces de automação geram pontuações automáticas ainda durante a seleção – facilitando a tomada de decisão na hora adequada.

8. Gestão de risco e análise de dados que colaboram para a tomada de decisão

Dezenas de pilhas de papéis e planilhas do Excel poderiam ser necessárias para verificar os dados de funcionários e mitigar certos riscos dentro da empresa. No entanto, o surgimento de processos e ferramentas de automação vem facilitando a análise e o comparativo entre diferentes dados.

Assim, os profissionais conseguem identificar fatores de risco muito mais rapidamente, vindo a adotar uma solução plausível o quanto antes possível. Então, com o banco de dados organizado digitalmente e a geração de relatórios em tempo recorde, o time evita ter que passar horas vasculhando arquivos para depois pensar em tomar a decisão ideal.

9. Treinamento de colaboradores pré-programado e acessível

Já pensou que a automação de processos dentro do RH pode te ajudar, inclusive, a treinar os funcionários – facilitando o seu onboarding e melhorando a qualidade dos entregáveis? Quando ingressa em uma organização, o novo empregado está cheio de dúvidas. Ao mesmo tempo, ele não quer importunar e perguntar os detalhes para os gerentes a todo o momento.

A equipe de gestão de recursos humanos pode facilitar a sua inserção e tornar a rotina mais fluida e agradável ao disponibilizar treinamentos digitais atualizados e deixar à disposição checklists, resoluções para perguntas frequentes, apresentações, guias e outros documentos que o guiem durante o workflow. Desta forma, a ação de obter ajuda é apoiada automaticamente em um único ecossistema – otimizando o trabalho individual e coletivo.

10. Preenchimento rápido de formulários relacionados com o RH

Frequentemente, o time de RH deve se dedicar a preencher certos formulários, como avaliações de desempenho e pequisa de benefícios, deixando a papelada do pessoal toda em dia. No entanto, a demanda frequente pode tornar estas tarefas um tanto quanto repetitivas – já que os mesmos tipos de arquivos e informações devem se repetir de tempos e tempos (ou mesmo diariamente). O lado bom é que o ato de automatizar os processos de RH é totalmente capaz de contornar esta constante problemática.

Ao criar modelos pré-prontos, com o preenchimento de quadros digitais, a equipe poupa tempo e esforços e apenas duplica e edita os arquivos conforme as necessidades – sem precisar criar outro documento do zero a qualquer momento.

Automatizar não significa substituir o componente humano

Diante do assunto “automação”, é comum que muitas pessoas pensem que a aplicação de tecnologia no setor de RH reduzirá a necessidade de talentos e levará até ao desemprego. Mas isso não é a pura verdade.

O maior propósito da automação nas operações de RH é ajudar tais profissionais a trabalharem com mais agilidade, consciência e apoio para atingirem os melhores resultados.

Não precisar preencher a papelada no “piloto automático” e poder se concentrar em tarefas mais estratégicas, sem dúvidas, tende a levar ao maior sucesso da empresa. E uma tomada de decisão de exímia qualidade, de fato, não pode ser conduzida integralmente por uma máquina – não importa o quão boa seja a IA envolvida por trás da sua construção.

Portanto, a automação do RH não extingue a necessidade de capital humano, que é imensamente beneficiado quando as suas aplicações são colocadas em pauta. Por fim: automatizar fomenta, facilita e contribui para o componente humano – e o talento intelectual real jamais cairá em desuso (ele só será aprimorado e redirecionado).

Comece a aplicar a automação dos recursos humanos com o Bitrix24

A automação veio para impactar drasticamente a gestão de processos de RH. Por isso, após entender que a automação de processos de RH é a nova demanda, cabe a você aproveitá-la ao seu favor, escolhendo um software de automação de RH como o Bitrix24 para operar com praticidade.

Nesta plataforma, a poucos cliques de distância, você pode iniciar a automação a partir dos exemplos mencionados aqui, já que todas as funcionalidades são cobertas por este programa de qualidade.

Certamente, a aplicação prática poupará tempo, esforço repetitivo e estresse da equipe de trabalho, somando benefícios para toda a empresa. Não é preciso esperar o longo prazo para saber que a automação não será apenas uma tendência, ela já faz parte da realidade!

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