8 etapas para um kick off meeting do projeto bem-sucedido com um novo cliente

O kick off meeting é o pontapé inicial dos projetos. Afinal, por mais que você tenha investido o seu tempo e energia para iniciar uma parceria, ainda é preciso garantir que tanto você, quanto a equipe do projeto e o cliente, estejam alinhados, cientes de cada detalhe do trabalho e seguindo em busca dos mesmos resultados.

Quer ter desfechos mais positivos e já visar o sucesso desde o primeiro encontro com o cliente e os demais stakeholders do projeto? Então descubra como se preparar e melhorar o kick off meeting do projeto seguindo alguns passos fáceis!

Como fazer o kick off de um projeto em 8 passos

O processo de integração do cliente logo no início de um novo trabalho pode ser delicado. Mas como estabelecer uma sintonia entre os stakeholders desde o início de um projeto aumenta drasticamente as chances de sucesso, é fundamental se dedicar para esta etapa.

O que é preciso para isto? Ter uma agenda da reunião inicial do projeto bem definida? Montar um escopo claro? Ou simplesmente falar sobre os entregáveis, marcos e envolvidos? Saiba como se planejar adequadamente e atingir feitos incríveis já no kick off meeting do projeto com as estratégias mencionadas abaixo:

1. Prepare-se para o kick off meeting do projeto – estabelecendo uma pauta para a reunião

No início de um novo projeto, antes mesmo de executar o trabalho em si, você deve se preparar, de fato, para o kick off meeting do projeto. Assim, decida quem irá fazer parte desta reunião – certificando-se de incluir apenas os membros-chave, e pensar em outros detalhes, como a duração e a data de realização e o que será abordado no encontro.

Durante esta reunião inicial, assegure-se de ter uma pessoa responsável apenas para fazer as anotações. Afinal de contas, certamente, vários pontos serão levantados e haverão muitos detalhes a serem recordados para que o projeto seja tocado com sucesso.

Tomar nota é fundamental para repassar todos os dados essenciais aos demais colegas que não puderam participar da reunião – ou, mesmo, que farão parte da equipe de projeto em um futuro próximo. Se estiver realizando o encontro virtualmente, vale a pena pedir a autorização para gravar a reunião e manter tudo armazenado para facilitar uma consulta posterior, de igual maneira.

Finalmente, crie uma pauta para guiar a reunião com os principais pontos a serem discutidos. Deste modo, todos os participantes estarão cientes – você pode compartilhar não apenas o calendário, como também alguns documentos de relevância – e preparar tanto o cliente quanto a sua equipe para o kick off meeting do projeto.

2. Apresente os responsáveis pelo projeto ao cliente e exponha a todos qual é a real finalidade do trabalho

Para conquistar a confiança do cliente e causar uma boa primeira impressão nesta reunião de kick off, inicie com as apresentações. Como gestor de projeto ou líder, dedique um tempo para expor ao cliente quem estará cuidando do seu projeto e as suas respectivas funções – ainda que brevemente.

Para minimizar a tensão e facilitar o processo de integração do cliente, ainda, você pode trazer algumas perguntas para quebrar o gelo, permitir que todos se conheçam melhor e instigar para ser instaurada uma interação inaugural positiva.   Uma vez que as apresentações tenham se encerrado, prossiga a reunião inicial do projeto mostrando a todos com o que será trabalhado e qual é a real finalidade por trás disso. Isto não ajuda apenas a fazer com que os funcionários compreendam melhor o que se espera deles – como também contribui para ter certeza de que o seu pensamento vai ao encontro do que é esperado pelo cliente.

Caso tenha ocorrido algum mal-entendido em termos de expectativas, não há hora melhor do que um kick off do projeto para solucionar tais problemáticas e garantir que o pontapé inicial do trabalho se dê da maneira desejada – com o máximo de satisfação e efetividade.

3. Mostre o plano do projeto para o cliente e os participantes da reunião

Embora você já tenha que ter exposto ao menos um esboço ao enviar a agenda da reunião inicial do projeto, compartilhar um plano elaborado para o projeto é a próxima etapa da sua reunião de kick off. É importante ter em mente, neste momento, que nem tudo precisa ser citado – para não irritar o cliente e a sua equipe e transformar o evento em um encontro trágico e exaustivo.

Contudo, os detalhes mais importantes sempre precisam ser cobertos – como os principais marcos almejados para este trabalho, o cronograma adotado e o processo de entregas, avaliação das métricas e geração de resultados, por exemplo. Logicamente, o que é vital pode depender caso a caso, valendo uma avaliação de modo particular.

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4. Defina um escopo para o projeto e quais serão as funções e responsabilidades

Estabelecer em grupo, junto ao cliente, o que será (ou não) incluso no escopo do trabalho é igualmente relevante ao abordar o kick off de um projeto. O que é imensamente bem-vindo, nesta hora, é garantir que tudo esteja plenamente encaixado nas expectativas do cliente – evitando problemas futuros e desafios à medida que o trabalho vai sendo executado.

No escopo, aborde pontos tais quais:

• O objetivo do projeto;
• Os entregáveis esperados;
• Os recursos que serão empregados;
• Os requisitos para as criações.

Logo depois, firme as funções e responsabilidades atribuídas ao longo do trabalho. Certifique-se de que todos compreendam quem são os responsáveis pelas tarefas – ou por tais etapas do projeto – e que o cliente também vá estabelecendo laços de confiança para com quem realizará o seu trabalho.

Deixe bem claro, dentre demais fatores, nesta reunião inicial do projeto:

• Quem é o principal ponto de contato a quem se reportar;
• Se há certas pessoas responsáveis por aprovações específicas.

Assim, fica muito mais fácil para todos se guiarem, contribuindo desde este planejamento inicial do projeto.

5. Diga como e onde se dará o acompanhamento do projeto em si

Para adicionar produtividade e eficácia ao trabalho, e ainda manter o cliente a par de tudo – caso seja do seu desejo pessoal acompanhar de perto o que será desenvolvido, é extremamente válido mostrar, neste kick off do projeto, onde e como será feito o acompanhamento das atualizações do projeto.

Neste caso, fica muito mais fácil manter o controle e adicionar fluidez ao workflow quando tudo está centralizado em apenas um lugar – o que acontece em softwares de gestão de projetos colaborativos como o Bitrix24. Por isso, é interessante, desde a iniciação do projeto, adotar uma ferramenta como tal e já implementá-la, compartilhando documentos, entregáveis e seguindo o progresso do trabalho de modo prático e palpável.

6. Antes de encerrar a reunião, reserve um tempo para tirar as dúvidas

Será mesmo que tudo ficou claro junto ao cliente e os principais envolvidos com o projeto? Como gestor ou responsável por guiar o kick off meeting do projeto, você deve se assegurar de que não restem dúvidas ao final do encontro. Abra espaço para que todos se sintam confortáveis para sanar os seus questionamentos e terem plena certeza a respeito das expectativas para cada uma das tarefas.

Desde o princípio, garanta que você tenha separado um período dedicado a isso no final do seu encontro. Nestas reuniões com o cliente, a pressa é a inimiga do sucesso, mas, ao mesmo tempo, precisa-se cuidar para não ser inconveniente. Portanto, dedique um espaço especial na sua agenda para tratá-lo da melhor forma, nutrindo relacionamentos positivos ao longo do tempo.

7. Descreva o que será realizado nos estágios seguintes do projeto

O que virá a seguir? Chegando ao fim do seu kick off do projeto, tendo todos plenamente informados a respeito do que será feito, como isso se dará e por quê, prossiga revendo os afazeres seguintes, que acontecerão logo após a reunião com o cliente.

Para simplificar a rotina de todos, esclareça onde eles poderão monitorar o status do projeto digitalmente – sem ter que se encontrar a todo o momento, presencialmente ou via chamada de vídeo, para fazê-lo. Descrever, ao menos que seja rapidamente, o que a equipe irá executar por primeiro é algo extremamente bem-vindo – dando um norte e mostrando, realmente, que tudo está pronto para decolar!

8. Compartilhe as informações-chave com os demais membros da equipe do projeto e mãos à obra!

A sua iniciação do projeto terminou. Ao fim deste encontro inaugural com o time central responsável pelo projeto, o gestor e o cliente, está tudo pronto para o devido start. Contudo, a parte final do kick off meeting do projeto é a seguinte: compartilhar com todos os demais envolvidos – que não puderam ou não deveriam participar da reunião – os pormenores envolvidos com a empreitada.

Peça para que aquele responsável por tomar notas organize, devidamente, um documento comum para todos. O mesmo cuidado deve ser adotado caso a reunião seja gravada ou transcrita on-line. O importante é manter todos os registros armazenados no seu Drive compartilhado com o grupo de projetos. Assim, todos os membros da equipe pertinentes podem acessar o que precisam a qualquer hora e lugar.

A partir deste planejamento inicial do projeto, sem dúvidas, vocês estarão um passo mais perto de atingirem processos exímios – ainda que a missão, em si, tenha acabado de começar. Agora que já sabe como fazer o kick off de um projeto e tem tudo pronto para alavancar, siga o passo a passo, conte com o apoio para reuniões, tarefas e projetos do Bitrix24 e parta para o início de um novo projeto com muito mais segurança e assertividade!

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