7 métodos comprovados para escolher o sistema de automação de fluxo de trabalho
Está em busca de um software para automação do fluxo de trabalho? Em meio a grande variedade de opções disponíveis, é importante filtrar quais são os recursos essenciais para o seu negócio e seguir alguns passos antes de tomar uma decisão final.
Existem diversos aspectos que não podem ser negligenciados ao escolher um sistema de automação de fluxo de trabalho. Por isso, neste artigo vamos abordar quais são os aspectos mais relevantes e dar algumas dicas indispensáveis.
O que é um software para automação de fluxo de trabalho?
Antes de mais nada, um software para automação de fluxo de trabalho é basicamente uma ferramenta que permite automatizar diversos processos de um fluxo de trabalho. Ou seja, além de automatizar tarefas de um projeto, ele fornece relatórios detalhados sobre o progresso.
Com ele, é possível automatizar orçamentos e faturas recorrentes, planejar os recursos empresariais, bem como campanhas publicitárias nas redes sociais, e-mail ou mesmo via SMS.
Decerto, a quantidade de recursos presente em uma ferramenta como estas é tão ampla que não caberia citar tudo. A seguir, falaremos um pouco mais sobre como escolher a melhor ferramenta de automação de fluxo de trabalho para o seu propósito.
Como escolher um sistema de automação de fluxo de trabalho?
Empresas eficientes administram seus workflows eficientemente. Para isso, elas precisam da ferramenta certa que facilita a vida dos gestores.
Então, separamos 7 métodos comprovados para escolher o sistema de automação de fluxo de trabalho. São 7 perguntas que você deve se fazer ao escolher um sistema de automação. Confira a seguir:
1. A ferramenta é fácil de usar?
Uma das coisas mais importantes que você deve considerar é a facilidade de uso do programa para automação de fluxo de trabalho. A princípio, essas ferramentas podem possuir muitos recursos que requerem certo treinamento para dominá-las por completo.
Contudo, uma ferramenta com uma UI bem desenvolvida com foco em diminuir a curva de aprendizado de novos usuários faz total diferença. Afinal, ao escolher uma ferramenta muito complexa, você terminará tendo que gastar mais com o treinamento da equipe de trabalho.
Além disso, uma ferramenta repleta de recursos não é necessariamente difícil de usar. Isto é, não são aspectos diretamente correlacionados e escolher uma ferramenta com interface amigável é o primeiro passo para tomar a decisão correta.
2. Quais são os recursos presentes na ferramenta ideal de automação de fluxo de trabalho?
Outro aspecto essencial que você não pode negligenciar é a quantidade de recursos presentes. Nenhuma ferramenta contém exatamente todas as funcionalidades que todas as empresas necessitam.
Cada ferramenta vem com um conjunto de funcionalidades próprio. Contudo, o importante é que ela atenda as necessidades da sua equipe de trabalho. Por isso, antes de tomar a sua decisão, você pode fazer uma demonstração.
A maioria dos sistemas de automação de fluxo de trabalho possuem uma versão demo para você provar os recursos. Indo mais além, algumas ferramentas como o Bitrix24, oferecem uma versão totalmente gratuita para você testar por tempo ilimitado, com recursos extras que podem ser adquiridos com outros planos.
3. Ela se integra com outras ferramentas de terceiros?
Todas as empresas usam serviços de vários provedores diferentes. Afinal, cada ferramenta pode ser mais ideal para um determinado propósito e nenhum serviço oferece a melhor solução para qualquer tarefa.
Por exemplo, você pode usar os serviços em nuvem do Google Drive ou Microsoft OneDrive, Skype ou Zoom para videochamadas, e-mail, chat ao vivo, WhatsApp e Instagram para marketing e atendimento ao cliente, entre outras ferramentas.
Nesse sentido, um sistema de automação de fluxo de trabalho ideal para o seu negócio deve ser flexível e compatível com serviços de terceiros. Sendo assim, contando com apps e extensões de terceiros que facilitem essa integração.
4. Quanto custa um sistema de automação de fluxo de trabalho?
Independentemente do tamanho do seu negócio, o preço de implementação de uma nova ferramenta deve ser sempre um dos principais critérios. Algo que você deve ter em mente é que a qualidade não necessariamente deve custar mais caro.
Há diversas ferramentas que oferecem um custo benefício muito melhor que outras. Portanto, analise bem os recursos presentes em comparação ao que você necessita. Aliás, há diversas opções de serviços que oferecem automação de fluxo de trabalho gratuito como o próprio Bitrix24.
5. Meus dados estarão seguros ao usar essa ferramenta?
Ao fazer uso de qualquer ferramenta que lida com dados do seu negócio, a segurança é indispensável. Especialmente quando o sistema tem acesso a dados sensíveis que podem incluir informações de funcionários, clientes, fornecedores ou mesmo finanças.
Então, antes de tomar a sua decisão, você deve garantir que o provedor do serviço é capaz de garantir a segurança dos seus dados. Além de protegê-los contra a perda, também devem garantir que não haverá vazamento de dados.
Por isso, é recomendado analisar o histórico da empresa para saber se eles já tiveram experiências negativas nesse aspecto.
6. Ela é escalável para atender o crescimento da minha empresa?
Na hora de fazer algo como desenhar um fluxo de trabalho, você deve garantir que a ferramenta é escalável. Afinal, deve-se sempre prever o crescimento da sua demanda e volume de trabalho assim como o contingente de funcionários.
A última coisa que você desejaria é que a sua equipe de trabalho cresça mais que o próprio software, tendo assim que substituí-lo. Geralmente, esse não é um grande problema para a maioria das ferramentas de automação de workflow existentes, contudo ao passo que você necessita aumentar a sua demanda, os preços tendem a subir.
7. Ela oferece suporte, treinamento ou assistência técnica?
Se alguma coisa der errado, você pode contar com o provedor de software que você escolheu?
Essa é uma das principais razões que estimulam as empresas a mudar de serviço para concorrentes. Em outras palavras, caso haja um problema com o sistema e o suporte não seja ágil para solucioná-lo, você terá que se virar com outras alternativas.
Preferencialmente, escolha opções com suporte ágil, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Por fim, ressaltamos que cada um desses critérios são importantes, mas é normal que algum serviço ou outro se sobressaia em cada um deles. Portanto, o mais importante é que você defina suas prioridades para encontrar a melhor solução de automação de fluxo de trabalho para o seu negócio.
