7 Benefícios da Colaboração na Nuvem que Redefinem o Trabalho em Equipe

Atrás de cada empresa bem-sucedida, há uma combinação sinérgica de pessoas, processos e colaboração. A ausência de uma interação adequada entre esses componentes pode comprometer o sucesso corporativo. Atualmente, as organizações têm percebido que adotar a colaboração baseada em nuvem oferece inúmeros benefícios, especialmente ao enfrentar os desafios contemporâneos.

Permitir que os colaboradores trabalhem juntos em tarefas comuns, executem projetos a qualquer momento e em qualquer dispositivo, além de garantir uma segurança de dados aprimorada, são apenas algumas das muitas vantagens dessa abordagem.

Fique com a leitura deste artigo para conferir na íntegra como a colaboração em nuvem pode ajudar a sua organização a atingir o potencial máximo com os recursos da atualidade.

Descubra quais são as maiores vantagens da colaboração na nuvem

O trabalho em equipe baseado na nuvem é a nova realidade de muitas empresas. Seja por visar uma maior colaboração, onde quer que esteja, vislumbrar maior produtividade ou gerar a redução de custos com infraestrutura física, há diversas razões pelas quais pode valer a pena implementá-lo na sua realidade corporativa.

1. Colaboração em tempo real entre os colegas de trabalho

A colaboração na nuvem propicia que os seus funcionários se comuniquem em tempo real, ainda que não estejam no mesmo ambiente. Os canais, quando baseados em nuvem, instigam o senso de comunidade, melhoram o engajamento e até colaboram para a retenção de talentos, reduzindo o turnover empresarial. Além do fato de que, com a facilidade de trocar ideias em tempo real, o ambiente se torna mais propício para a inovação.

Sem dúvidas, isso tende a somar muito para a rotina corporativa, sobretudo na era moderna, dando suporte para o trabalho remoto. Assim, com adoção de um regime de trabalho híbrido ou completamente virtual, mantém-se o toque humano da relação, podendo trocar ideias com os colegas durante o expediente a hora que precisar.

Fora a questão dos relacionamentos em si, tornando o local de trabalho mais fluido e agradável, as plataformas na nuvem para equipes acabam por agregam produtividade e ao deixar os times mais organizados, com a máxima de eficiência ao atuarem. Seja para checar como está o andamento de um sprint no projeto ou para compartilhar informações com o pessoal da organização, a colaboração em nuvem dá mais interatividade e agilidade para o trabalho em equipe, em uma situação na qual todos têm a ganhar.

2. Acessibilidade para trabalhar de qualquer lugar

As comunicações por e-mail são bem-vindas em vários nichos, entretanto, elas podem soar ineficientes quando se pensa no regime de trabalho remoto. Ter que esperar por uma resposta do colega por várias horas ou passar muito tempo procurando por documentos trocados em conversas antigas tende a inviabilizar processos, ou deixá-los mais estressantes do que deveriam ser.

Já com o trabalho em equipe baseado na nuvem, barreiras como tais são rompidas, visto que é possível realizar os seus afazeres laborais de modo geograficamente independente, sem deixar de lado a rapidez, o alinhamento e o envolvimento entre o time de trabalho. Qualquer que seja a localização física dos membros da sua equipe, e quer ela atua síncrona ou assincronamente, diminua drasticamente os desafios com uma interface como tal. Mesmo ser ter adotado o teletrabalho parcialmente, mantenha a sua empresa preparada para o futuro e pronta para lidar com qualquer adversidade – atuar em nuvem tem muito a agregar.

3. Economia de custos com múltiplos programas e infraestrutura física

Na era atual, manter um software colaborativo na nuvem é imensamente viável considerando a economia de recursos operacionais. Com os arquivos alocados digitalmente, sem ser preciso instalá-los em cada computador de modo individual, reduz-se o investimento realizado em hardware e software. E o melhor de tudo: na maioria das vezes, sem nem sequer se preocupar ou despender recursos com uma infraestrutura física.

Por meio dos apps modernos, simples integrações são suficientes para ter tudo o que se precisa para trabalhar em apenas um lugar, esquecendo a ideia de ter que comprar e baixar vários aplicativos simultaneamente. Ou manter uma imensa estrutura local para sustentar todas as máquinas. Desta maneira, o seu departamento de TI pode alocar os fundos disponíveis para atividades mais estratégicas, com uma economia considerável para o caixa da companhia.

4. Aumento da segurança para os seus documentos e os dados compartilhados entre os funcionários

A segurança cibernética é uma preocupação condizente com o desenvolvimento tecnológico vivido atualmente. Certamente, as empresas podem sofrer várias consequências quando não a colocam como prioridade. Uma enorme vantagem da colaboração na nuvem é trazer camadas extras de segurança que protegem todo o seu negócio.

Quando se busca por ferramentas de colaboração em equipe baseadas na nuvem e confiáveis, tem-se a tranquilidade de que os seus documentos, informações e pessoas ficam assegurados até mesmo quando se está fora do escritório. O Bitrix24 é um software para o trabalho em nuvem que oferece sete camadas para proteger os seus dados adequadamente. Entre hospedagem reconhecida internacionalmente, autorização em dois passos, backups frequentes e proteção proativa, os seus processos operacionais jamais estiveram tão seguros quando ao empregar a interface, o que faz dela uma das melhores alternativas do mercado.

Além de pensar na segurança por este viés de crimes e ameaças cibernéticas envolvendo hackers, as soluções digitais para o trabalho em equipe na nuvem acabam prevenindo outras situações desagradáveis. Alguns exemplos são a perda de arquivos consequente de desastres naturais, ou mesmo o acesso indevido por pessoal não autorizado. Com o armazenamento totalmente digital e controlável, a partir de permissões de acesso direcionadas e backups, problemáticas como tais são sanadas de imediato, dando tranquilidade para que o empresário reduza as intempéries e siga a sua trajetória com maiores chances de sucesso.

5. Escalabilidade para poder expandir o seu negócio e trabalhar com diversos talentos

Ao contar com uma infraestrutura local, o seu negócio pode ganhar limitações por conta de espaço físico. No entanto, quando se decide seguir com a colaboração na nuvem, diversas barreiras relacionadas são rompidas – permitindo à sua empresa atingir uma maior escalabilidade.

À medida que a companha ganha corpo e expande, certamente, algumas modificações em sua área de TI precisam ser realizadas. Mas com a colaboração na nuvem, não é preciso investimentos enormes para fazê-lo. Por vezes, apenas aumentar o seu espaço de armazenamento acaba sendo o suficiente para suprir as novas demandas atuais, tendo aquilo que a sua companhia realmente precisa para agir no momento.

Diferentemente dos dispositivos físicos, as ferramentas de colaboração em equipe em nuvem são baseadas na virtualização, que instiga a flexibilidade e dá mais aporte para que os negócios se adaptem rapidamente conforme as suas necessidades. Por isso, quer você esteja fechando novos projetos – e, consequentemente, tendo mais arquivos e precisando de mais recursos e ferramentas – ou contratando e integrando novos colaboradores, a nuvem pode ser dimensionada de acordo com o seu plano e orçamento disponível, vindo a trazer imensas vantagens. Além disso, poder trabalhar de onde for expande o seu potencial de buscar e colaborar com talentos antes inimagináveis, fora do espaço físico tradicional, como a sua cidade.

6. Comunicação simplificada entre todo o grupo de trabalho

Nas melhores plataformas na nuvem para equipes, o cerne da colaboração em tempo real é apoiado por recursos de bate-papo individual e em grupo, sistemas telefônicos e para videoconferência, canais comunicativos e mensagens de voz e texto instantâneas. Deste modo, acaba-se tendo uma única caixa de entrada para gerenciar todas as comunicações, otimizando a rotina de cada funcionário – vale lembrar que isso acaba abrangendo até o e-mail, um importante componente da vida corporativa.

Com apenas alguns cliques, a equipe pode trocar mensagens de texto, realizar chamadas de áudio ou vídeo internamente, ou formar grupos para discutir projetos e realizar sessões de brainstorming com uma facilidade sem precedentes. Além disso, as interfaces de colaboração em nuvem geralmente são equipadas com integrações que facilitam o armazenamento e o compartilhamento de documentos, além de suportarem diversas plataformas de comunicação e colaboração em equipe – tudo isso acessível através de um único aplicativo, tornando a experiência mais integrada e eficiente.

7. Controle de versões de documentos a fim de manter um histórico preciso do que vem sendo realizado

Quando se acompanha a atualização dos documentos, sobretudo de um projeto, através de métodos tradicionais, várias problemáticas podem ser geradas. Isso porque, ainda que softwares como o Word tenham incorporado recursos recentes de rastreamento de revisão, anotação e comentários, pode-se gerar desentendimentos e prejudicar seriamente o workflow ao decidir compartilhá-los pelo velho e-mail.

Deste modo, a produtividade em equipe é apoiada imensamente a partir da colaboração na nuvem. Com um software colaborativo na nuvem, o controle de versões dos seus documentos é totalmente repaginado, em comparação com abordagens mais clássicas.

Manter os seus arquivos armazenados em um único local, com um controle fino do histórico e das versões dos documentos, permite que os times se mantenham alinhados e possam atuar coletivamente, ao mesmo tempo, independentemente de onde quer que estejam. E isso vale, inclusive, para aqueles momentos em que várias pessoas estão atuando no mesmo arquivo simultaneamente.

Com este benefício da computação em nuvem, saiba exatamente quem foi o responsável por cada modificação, recupere as versões antigas em instantes, deixe anotações para a avaliação posterior de outros membros da equipe e evite perder tempo e gerar estresse por perder material ou ter dúvidas sobre qual revisão do documento é a mais recente. Tal adoção adiciona consistência ao fluxo de trabalho, permitindo manter todos na mesma página sempre.

Tenha uma colaboração segura na nuvem com o Bitrix24

Ao conhecer os benefícios da computação na nuvem, há razões reais para querer colocá-la em vigor o quanto antes. Neste caso, vale a pena conhecer o Bitrix24. Reconhecida internacionalmente, a interface conta com uma gama de soluções digitais para o trabalho em grupo, trazendo todas as vantagens da colaboração na nuvem direto para o seu negócio. Siga aumentando a produtividade em equipe, agregando engajamento e simplificando o fluxo de trabalho na organização com este programa que agrega funcionalidades de gerenciamento de projetos, documentos, comunicação e integrações relacionadas – em apenas um lugar.

Embora seja interessantíssimo para quem já lida com o trabalho híbrido e remoto, o Bitrix24 se encaixa perfeitamente em todos os tipos de empresa porque é totalmente customizável. Assim, você pode ir expandindo o uso da nuvem conforme houver a necessidade e personalizando todos os fluxos de atividade internos para adicionar consistência, seguindo os padrões e as particularidades da sua empresa.

Viva hoje mesmo esta experiência com a melhor ferramenta de colaboração em nuvem, até mesmo com versão gratuita. Mesmo os planos mais básicos já contam com 24 GB de armazenamento para que a sua equipe tenha mais do que o suficiente para explorar. Registre-se!

Perguntas frequentes

A colaboração na nuvem é uma forma de trabalho em equipe em que os membros colaboram em tarefas e documentos armazenados na nuvem, permitindo o acesso e a edição simultâneas de arquivos de qualquer lugar. Esta abordagem beneficia as empresas ao promover a colaboração em tempo real, aumentar a acessibilidade remota e melhorar a segurança dos dados. Além disso, facilita a gestão de tarefas e a comunicação eficiente entre os membros da equipe, contribuindo para uma maior produtividade e eficiência operacional.

A colaboração na nuvem apoia o trabalho remoto ao permitir a edição de arquivos e a comunicação de modo assíncrono. As atividades são feitas com mais agilidade porque os colegas não precisam esperar uns pelos outros para acessarem os documentos uma vez que estiverem prontos para contribuírem. Os membros de um time podem atuar em conjunto, a partir de um único local, sem precisar de uma estrutura física para tal – e ainda assim se manterem unidos e alinhados. Além disso, fornece ferramentas para o gerenciamento e a organização de projetos, ajudando as equipes a monitorarem o progresso das tarefas e ajustarem as prioridades em tempo real.

Para os projetos sensíveis, as ferramentas de colaboração na nuvem são seguras porque elas permitem que a própria companhia configure os acessos aos documentos conforme as suas prioridades, além de adicionarem recursos extras em termos de proteção de pessoas e exposição de dados. As funcionalidades como autenticação de dois fatores, proteção proativa e backups costumam ser frequentes em softwares como tais, apoiando ainda mais os projetos críticos.