As 8 Principais Ferramentas de Gestão de Pessoal para o Sucesso em RH

A gestão de RH abrange muito mais do que simples passos de contratação ou demissão de funcionários. Quando se pensa em ferramentas de gestão de pessoal, as abordagens podem ser diversificadas, incluindo soluções que vão desde a comunicação entre os membros de um time, ou a mensuração do desempenho individual, até o acesso a recursos de gestão de tempo e diretório de funcionários completo.

O fato é que quando uma empresa decide implementar tais funcionalidades junto ao seu time, ela acaba estimulando o engajamento, alavancando a produtividade e ainda se livra de processos de aprovação burocráticos. Fique com a leitura deste artigo para se aprofundar no assunto e saber como aplicar para ter sucesso com o seu RH!

Quais são as melhores ferramentas de gestão de pessoal para alavancar os resultados do RH?

Gerir pessoas não é simples. Entretanto, se torna muito mais viável com a ajuda da tecnologia. Nos tópicos seguintes, descubra quais são as melhores ferramentas que valem a pena serem consideradas por quem quer administrar de modo bem-sucedido o seu RH.

1. Diretório de empregados para contatar, atribuir melhor as tarefas e gerenciar o time

O diretório de funcionários se destaca como uma das ferramentas de gestão de pessoal indispensáveis porque consiste em um lugar central para armazenar as informações dos colaboradores, incluindo os detalhes sobre os seus papéis, contatos e histórico de trabalho. Em soluções de software para o RH, um recurso como este possibilita gerenciar, adequadamente, os membros da equipe e automatizar o fluxo de trabalho do RH.

Assim, a equipe responsável não precisa perder horas preciosas de trabalho em busca de recomendações de um colega que seja o mais indicado para um projeto em particular. Também é imensamente facilitado o ato de buscar o e-mail de um profissional específico, e entrar em contato direto com ele conforme a necessidade. Como tudo fica armazenado em um diretório centralizado, ter a visão geral dos seus empregados nunca foi tão fácil, valendo a pena desfrutar de modo a vislumbrar mais clareza e propor um melhor serviço – encontrando os melhores profissionais para entregar as soluções certas aos seus clientes, por exemplo.

2. Rastreamento de tempo e presença dos colaboradores

Você precisa, constantemente, rastrear as horas trabalhadas, a presença ou gerenciar os pedidos de férias e licença? E como seria se pudesse contar com aplicações de controle de tempo automatizadas? Pois, com as ferramentas de gestão de pessoal on-line, tudo isso é possível a poucos cliques. Evite a sobreposição de agendas, esteja no controle dos calendários de todos os demais departamentos e monitore a participação dos seus colaboradores, de modo geral.

Ter um relógio ponto on-line inteligente é o aliado ideal do seu software de gestão de folha de pagamento. Normalmente, as horas a faturar são calculadas prontamente e a sua equipe só terá o trabalho de checá-las, ao invés de ter que iniciar do zero nesta etapa. Além disso, as ferramentas de engajamento de funcionários, integradas a um sistema como tal, são igualmente vantajosas para medir o pulso da equipe. Veja, realmente, se os colaboradores estão mais do que presentes fisicamente e garanta mais envolvimento, produtividade e resultados positivos conforme o tempo passa.

3. Gerenciamento de tarefas e projetos entre os membros da equipe

Quando se explora um sistema de gestão de recursos humanos, as ferramentas de gestão de pessoal acabam indo além de controlar o relógio ponto, ter um calendário com as ausências ou cuidar do processo de recrutamento. Embora estes elementos mencionados sejam importantes, os melhores programas do ramo vêm com recursos acoplados para designar tarefas e projetos para os membros do seu time e rastrear o seu progresso ao longo do trabalho.

Tenha em mãos o máximo de eficiência para administrar o sucesso da sua equipe. Através de um gerenciador de tarefas e projetos, controle o tempo que o pessoal gasta em cada um dos seus afazeres, crie um planejamento para que eles saibam como se guiar, organize o calendário do time, instigue a colaboração e diminua os atritos ao resolver os problemas prontamente, assim que eles surgirem.

4. Gestão de documentos relacionados com os recursos humanos

O departamento de RH sempre tem muitos arquivos a armazenar. Currículos, contratos, detalhes sobre as próprias ferramentas de integração de funcionários e relatórios de performance são apenas alguns exemplos de documentos relevantes, que devem ser mantidos pelo time ao longo do tempo. Partindo de tal necessidade, surge a importância de ter acesso a ferramentas de gestão de pessoal envolvidas com o gerenciamento de documentos.

Tais soluções de software de RH possibilitam que todos os arquivos do setor sejam armazenados em locais seguros, normalmente na nuvem, sendo acessados quando e onde for necessário. Visando a segurança, eles também podem ser protegidos com permissões de acesso aos documentos. Outros elementos, como o controle de versões, o histórico e a edição em tempo real, ajudam, igualmente, para que o time sempre tenha em mãos as versões atualizadas, evite o retrabalho e se organize assertivamente a fim de gerenciar todo o setor e os processos relacionados.

5. Recrutamento e rastreamento de candidatos para novas vagas

Ter, dentre as suas ferramentas de gestão de pessoal, uma solução voltada para o recrutamento e a seleção de talentos é fundamental. Por meio dela, salve o detalhamento das vagas abertas, receba as aplicações de candidatos, segmente os perfis ideais com mais facilidade, e gerencie todo o processo de recrutamento e posterior onboarding de novos funcionários – como uma ferramenta de integração de funcionários – em apenas um lugar.

Além de reduzir a tensão que tais etapas já atraem por si só, tais recursos dão margem para que a sua equipe de RH se dedique ao que realmente é essencial, ao invés de se preocupar, puramente, com o trabalho manual. Com as plataformas de aquisição de talentos, as empresas conseguem nutrir um banco de dados rico e ainda poupar trabalho e recursos em processos seletivos futuros.

Ainda, em paralelo, até mesmo nas mesmas interfaces, pode-se usar plataformas de treinamento e desenvolvimento para preparar os colaboradores recém-recrutados a iniciarem a sua experiência na companhia da melhor forma possível. Ou, então, seguir com entrevistas on-line com a ajuda de recursos de videoconferência de ponta como os do Bitrix24, depois de ter elegido os talentos mais adequados por plataformas de aquisição de talentos.

6. Gerenciamento da performance para averiguar o desenvolvimento do colaborador

As soluções voltadas para a gestão de desempenho de funcionários são ferramentas de gestão de pessoal indispensáveis. Com elas, você pode definir metas para o grupo, realizar avaliações de performance e acompanhar todo o desempenho sem demandar muitos esforços. Deste modo, previnem-se problemáticas futuras que possam prejudicar os resultados corporativos e já se resolve de imediato desafios envolvendo os funcionários.

Fora o fato de agregar para o sucesso empresarial em si, quando apoiado por um processo de mentoria, por exemplo, isso melhora a relação entre os gestores e os liderados e faz com que os colegas se sintam apoiados. Caso note que há falhas, gargalos e desafios a serem resolvidos, as plataformas de treinamento e desenvolvimento integradas podem ajudar a manter os seus talentos mais bem-preparados para o que enfrentarão no mercado. A abordagem abrangendo as métricas de gerenciamento de desempenho podem ser variadas. Contudo, normalmente, elas envolvem sistemas de avaliação de desempenho em equipe ou individual, avaliações por competência, 360 graus e/ou por metas e resultados.

Apesar de atuar com a análise e relatórios de RH pensando em cada empregado, de modo particular, a grande vantagem das ferramentas de gestão de pessoal é de poder empregar tudo isso, basicamente, no piloto automático. Deste modo, rode várias análises ao mesmo tempo e poupe recursos para as etapas que realmente requerem um toque humano e mais estratégico do seu pessoal.

7. Comunicação com os funcionários através de diferentes canais

Contar com ferramentas de gestão de pessoal também envolve a parte comunicativa. Quem opera com os recursos humanos precisa garantir que os seus talentos tenham formas viáveis de se comunicarem entre si, tanto interna quanto externamente (no macroambiente), fazendo os processos fluírem da melhor forma possível. Assim, em interfaces de qualidade, nas quais toda a comunicação é comandada por meio de um único aplicativo, chats, e-mails, mensagens de voz, texto e vídeo, conferências virtuais e recursos de intranet social permanecem à disposição das equipes para colaborarem devidamente.

Embora seja crucial dispor de canais e recursos privados para que os colegas troquem ideias e discutam pontos importantes durante a rotina laboral, ter portais de autoatendimento para os funcionários também é muito válido. As bases de conhecimento, neste caso, surgem como alternativas perfeitas para guiar os empregados em momentos em que pode não haver ninguém por perto para ajudar – sobretudo em regimes de trabalho remotos e assíncronos.

8. Análise do RH para acompanhar as métricas e embasar a tomada de decisão

Ao lidar com pessoas, sempre é preciso tomar decisões. No entanto, para que elas sejam feitas de modo coerente, o embasamento em fatos e insights reais é elementar. A partir da análise e dos relatórios de RH, você acaba tendo todo o aporte que precisa para rastrear as métricas mais relevantes para o seu time e negócio, gerar relatórios inteligentes sem muito estresse e entender tudo o que assola o seu operacional – partindo para uma tomada de decisão assertiva ao ter que cogitar mudar o seu quadro de colaboradores, por exemplo.

Quer se esteja pensando em relatórios de desempenho individual, de trabalho (com a rotina de cada funcionário) ou de tempo, extrair dados e atuar com relatórios automáticos é uma revolução que deve fazer parte da rotina do seu setor de RH. Tenha uma visão que vai do micro ao macro sem precisar microgerenciar e vá medindo o empenho e resultados envolvendo o seu pessoal a longo prazo.

Atinja o sucesso com o RH com as melhores ferramentas de gestão de pessoal

Qualquer que seja a sua busca entre as ferramentas de gestão de pessoal, saiba que você encontra a combinação perfeita de todas elas em um único programa: o Bitrix24. Tenha acesso a recursos comunicativos, colaborativos e ferramentas de engajamento de funcionários para manter todos caminhando rumo aos mesmos objetivos, ávidos por resultados.

No Bitrix24, nutra um banco de dados que te ajudará em futuros processos seletivos e tenha portais de autoatendimento para os funcionários, visando apoiá-los. Conte com calendários, aplicações de controle de tempo, gerenciamento de tarefas e projetos e gráfico de ausências para monitorar a participação de cada membro do time. E ainda explore tudo o que os sistemas de avaliação de desempenho podem contribuir para alavancar os seus processos internos.

A solução oferece muitas ferramentas na versão gratuita, mas se você precisa escalar o seu negócio e desejar mais funcionalidades para a sua rotina colaborativa, pode optar por um plano pago. Registre-se hoje mesmo para transformar o seu departamento de recursos humanos!

Perguntas frequentes

As ferramentas de gestão de pessoas são soluções pautadas em tecnologia que ajudam o RH a ser mais eficiente e produtivo. Com elas, o departamento de recursos humanos consegue se organizar melhor e automatizar uma série de tarefas internas, trabalhando de modo menos braçal e mais inteligente, guiado por dados reais.

As ferramentas de gestão de pessoas são essenciais para os departamentos de RH modernos porque elas agregam agilidade nos processos, reduzem os erros humanos e ainda contribuem para a redução de custos. Ao todo, esses benefícios somam para o sucesso do negócio, ajudando-o a vencer as barreiras competitivas do mercado e a cumprir as demandas rápidas da era atual.

As pequenas empresas também podem se beneficiar com as ferramentas de gestão de pessoal porque, independentemente do tamanho do time, empregar uma interface para gerir o RH é algo bem-vindo para reduzir o trabalho manual da equipe, tomar decisões mais embasadas, facilitar os processos seletivos e até mesmo incluir novos membros no time. Tais ferramentas ajudam, igualmente, a automatizar o RH e gerenciá-lo adequadamente, mas sem perder o toque humano, nutrindo uma cultura colaborativa mais positiva junto aos seus trabalhadores.