As 10 melhores ferramentas de colaboração online em 2024

A colaboração online é uma realidade para cada vez mais empresas atualmente. As ferramentas de colaboração online permitem que as equipes se comuniquem, trabalhem em conjunto e alcancem mais produtividade em seu cotidiano.

Existem diversas ferramentas de colaboração cujas funcionalidades são extremamente úteis para a maioria das empresas. Mas você sabe quais são as melhores ferramentas de colaboração online?

Neste artigo, nossa equipe editorial fez uma seleção das 10 melhores ferramentas de colaboração online em 2024.

O que são ferramentas de colaboração online?

As ferramentas de colaboração são soluções que permitem o trabalho em equipe de forma eficiente. Os softwares colaborativos são primariamente programas e aplicativos para a colaboração online.

Essas ferramentas são indispensáveis para as empresas que possuem equipes de trabalho remotas, mas também são extremamente úteis para empresas que trabalham no escritório. Afinal, facilitam a comunicação, planejamento, organização e execução de atividades do seu negócio. 

Entre os benefícios do seu uso, estão: 

• Maior produtividade;

• Comunicação interna facilitada;

• Melhor alinhamento entre a equipe;

• Como resultado dos anteriores, mais resultados e claro, os clientes consequentemente verão a mudança interna.

10 melhores plataformas de colaboração e trabalho em equipe

Há uma grande variedade de áreas em que ferramentas de colaboração podem ajudar a sua equipe de trabalho. Para diversificar a nossa lista, selecionamos ferramentas que facilitam a comunicação, gerenciamento, criação e mais. 

Cada uma delas tem suas especialidades, dessa forma, com certeza você encontrará o aplicativo ou ferramenta que mais se encaixe à sua necessidade. Em geral, algumas são mais focadas em comunicação, e outras em gestão de projetos. 

Deixaremos isso bem claro ao apresentar cada uma delas. Confira a lista a seguir.

1. Bitrix24

O Bitrix24 é um sistema de gerenciamento de projetos com muito mais que ferramentas de colaboração online, embora essa parte seja um dos maiores focos da empresa. Dessa forma, uma das maiores vantagens do uso desse sistema é a integração com outras funcionalidades importantes:

• Sistema CRM - gerenciamento de relacionamento com o cliente.

• Várias ferramentas de marketing, incluindo nutrição e captação de leads. 

• Recursos para monitoramento de tempo e trabalho.

Com isso, o gerenciamento de projetos fica muito mais fácil, já que a ferramenta de colaboração online ainda está integrada a esses recursos. É como reunir todos os dados e recursos necessários e otimizar o trabalho em equipe de forma totalmente nova. Para colaboração online no trabalho, há chats em grupo e individuais com mensagens instantâneas, chamadas de voz e ligações de vídeo.

Você também conta com calendários compartilhados, armazenamento de arquivos e outras opções que fazem a diferença em um negócio.

2. Trello

O Trello é uma solução simples e popular no setor de aplicativos de produtividade e ferramentas de colaboração online. O fluxo de trabalho do seu time pode ser organizado em um sistema prático de quadros e cartões.

Há a opção de fazer comentários, anexar arquivos e receber notificações sobre cada atualização em um projeto. Você consegue organizar dezenas de equipes em um só lugar, facilitando o gerenciamento de projetos que não exigem comunicação por mensagens.

A plataforma ainda suporta integrações com outros softwares no próprio ramo da colaboração online. Por isso, o ponto negativo de não aceitar troca de mensagens dessa ferramenta acaba sendo minimizado.

É possível começar gratuitamente, mas para equipes maiores, o custo é por número de usuários. Para entender melhor, recomendamos consultar o próprio site da plataforma.

3. Slack

O Slack é uma solução prática quando falamos em ferramentas de colaboração online e gerenciamento de projetos. Ao contrário do Trello, o foco não é nas tarefas em si, mas em uma comunicação efetiva em mensagens instantâneas. O aplicativo possui uma versão para dispositivos móveis excelente e simples. Há como abrir um bate-papo individual ou em grupos, assim como canais de comunicação.

Você conta com o compartilhamento de arquivos, links e integrações diferentes. Mas, por outro lado, não há uma organização tão clara como o sistema de cartões e quadros do Trello. Por isso, uma combinação interessante para algumas empresas pode ser a integração dessas duas ferramentas de colaboração online.

Os planos começam por um valor de cerca de 5,75 euros. A capacidade para suporte de até 500.000 usuários mantendo a eficiência e rapidez do processo é um destaque interessante aqui.

4. Google Workspace

O Google tem listas e mais listas de ferramentas para negócios online. O nome Google Workspace, na verdade, se refere ao conjunto de ferramentas e aplicativos para produtividade no trabalho dessa empresa.

É provável que você já conheça alguns deles, e, com certeza, eles não são apenas populares, mas realmente eficazes e práticos. Vamos descrever as que podem mais lhe ajudar e seus pontos fortes:

• Google Drive – o Google Drive não é apenas um sistema de armazenamento de arquivos online, mas também uma ferramenta de colaboração online gratuita. O sistema de compartilhamento de arquivos dele é excelente e útil para negócios pequenos, empreendedores individuais e até mesmo grandes empresas.

• Google Docs – o Google Docs foi uma inovação para quem cria conteúdo, pois basta digitar e inserir informações para que o aplicativo salve o arquivo automaticamente. Além disso, não podemos ignorar o fato de essa ser uma ferramenta de colaboração online. Afinal, é possível trabalhar em conjunto, em tempo real, compartilhando o arquivo com várias pessoas. Não se esqueça de aproveitar os recursos de comentários, sugestões e acesso ao histórico de modificações.

• Google Meet – boas ferramentas de colaboração online envolvem a capacidade de trabalhar em conjunto e de comunicação instantânea. O Google Meet completa o sistema Workspace sendo um dos aplicativos para reuniões online gratis mais eficazes do mercado.

Outros aplicativos de produtividade e gerenciamento de projetos do Google que vale a pena conferir são: Spreadsheets, Google Presentation, Google Agenda e Chat. 

5. GoToMeeting

Soluções para home office e reuniões online como Google Meet e Zoom são ótimas para uma série de contextos. Entretanto, também existem ferramentas de colaboração online especializadas justamente nesse nicho.

As chances de que você já tenha feito uma videoconferência antes são altas, por isso, deve conhecer algumas funções comuns nos aplicativos dessa área:

• Compartilhamento de tela;

• Chat dentro da chamada;

• Possibilidade de gerenciamento de outros usuários;

• Gravação da chamada;

• Agendamento de reuniões;

• Etc.

O GoToMeeting também conta com todas essas funcionalidades, entretanto, talvez se destaque mesmo por outros elementos. Um deles é a segurança, incluindo a criptografia das chamadas. Além disso, há soluções importantes, como a otimização da qualidade do áudio e vídeo, incluindo a possibilidade de ativar modos em contextos específicos. Um exemplo é a ativação do modo em trânsito, que economiza energia e otimiza a tela para quem está na chamada, mas em algum deslocamento.

6. Monday

Monday é uma solução comum e interessante para gerenciamento de projetos online. Seu principal foco é a sistematização de tarefas em cartões simples e práticos. Talvez, essa não seja a melhor opção em termos de comunicação, porém, utilizado em conjunto com outras ferramentas de colaboração online especializadas nisso, ele pode ser fundamental.

O aplicativo é muito intuitivo e sua curva de aprendizagem é praticamente zero, bem rápida. O seu funcionamento eficiente é baseado em notificações direcionadas ao seu e-mail. Novas tarefas podem ser delegadas e organizadas em colunas com as informações fundamentais do projeto, como o colaborador responsável, link, brief ou outras informações fundamentais.

O Monday também conta com automações diferentes, o colocando entre os melhores aplicativos para produtividade no trabalho. Os planos começam por um valor baixo, em torno de 8 dólares mensais.

7. Asana

O Asana é uma ferramenta de colaboração online e gerenciamento de projetos com uso bastante intuitivo. O foco desse aplicativo e site é a organização do fluxo de trabalho em tarefas de forma simples.

Ele se destaca por alguns pontos importantes:

• Possibilidade de automação do trabalho;

• Gerenciamento e controle do tempo gasto;

• Definir metas e objetivos para a colaboração em equipe;

• Notificações por e-mail e dentro da plataforma;

• Integrações com diferentes ferramentas;

• Relatórios do trabalho realizado pelos funcionários e equipe, com insights interessantes sobre a produtividade.

Se você não gostou das ferramentas de colaboração online semelhantes ao Asana, como Trello e Monday, talvez possa fazer o uso desse sistema de gestão de tarefas como alternativa.

8. Coggle

O Coggle é uma das melhores ferramentas de colaboração online para quem precisa articular projetos mais complexos. A sua grande missão é oferecer um software para a construção de mapas mentais excelentes para momentos como um brainstorming. É uma ferramenta simples, que permite adicionar imagens e trabalhar em conjunto, ou seja, todos podem participar da construção do mapa. Nela, há um plano gratuito ilimitado, bem como os planos pagos que ficam entre 5 e 8 dólares por usuário mensalmente.

Para trabalhar em conjunto nele, basta enviar o link, e ao finalizar, é possível exportar o que foi gerado em PDF ou outros formatos.

9. Flock

Apesar de estar no final da lista, o Flock também entrega ótimas ferramentas para colaboração online e gestão de projetos. Você pode administrar o fluxo de trabalho, mas não fica limitado a isso.

Entre os aplicativos para aumentar a produtividade, o Flock também facilita a comunicação oferecendo ligações de vídeo e o compartilhamento de arquivos. Além disso, a plataforma também prioriza a segurança com diferentes recursos. Um dos pontos a seu favor quando comparado com o Slack, por exemplo, é sua agilidade para carregar os recursos. Ou seja, é uma ferramenta mais veloz para carregar mensagens, imagens e outros arquivos.

A diferença se nota principalmente ao pesquisar mensagens específicas em meio aos canais de comunicação da ferramenta. Além disso, os usuários do Flock podem criar votações, definir notificações, criar e delegar tarefas e mais.

10. Basecamp

O Basecamp é uma das ferramentas e aplicativos de produtividade mais interessantes do mercado. O motivo é simples, seus recursos são excelentes, tanto para a comunicação interna, quanto para a gestão de projetos:

• Seção de tarefas com lista de afazeres;

• Seção exclusiva para compartilhamento de arquivos e documentos;

• Possibilidade de trocar mensagens individualmente e em grupo;

• Calendário;

• Acompanhamento objetivo do nível de concretização de tarefas e projetos.

Essa ferramenta é feita para equipes menores, não para grandes negócios. Os planos iniciam em R$ 38,00 por usuário, e caso seu time seja maior, há uma solução de R$ 540,00 mensais com suporte 24h, autenticação de 2 fatores (recurso avançado de segurança) e 1 Terabyte de armazenamento.

Comentários finais

Pronto para otimizar a colaboração online com o uso das plataformas apresentadas aqui? Seus clientes sentirão o efeito de uma equipe bem organizada, que se comunica na mesma página. Perceba que cada plataforma é otimizada para um tipo de gestão ou comunicação. Caso queira uma solução que facilite a colaboração de maneira mais integral, incluindo ferramentas de outros setores como marketing, RH e atendimento ao cliente, o Bitrix24 com certeza é a sua melhor opção.

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Perguntas frequentes

Quais são os melhores aplicativos de comunicação interna?

Existem aplicativos especializados unicamente na comunicação interna, como o Slack e GoToMeeting, e plataformas que oferecem isso e muito mais. Bitrix24 e Basecamp, por exemplo são aplicativos de produtividade e comunicação interna, simultaneamente.

Quais aplicativos para produtividade pessoal escolher?

Entre os aplicativos para aumentar a produtividade pessoal, provavelmente as soluções do Google Workspace devem ser suficientes. Google Drive, Docs, Spreadsheets e outras são boas opções.

Quais as melhores ferramentas de colaboração online do mercado?

Entre os melhores aplicativos e ferramentas para colaboração online, estão o Bitrix24, Trello, Monday, Slack, Basecamp, Google Workspace, dentre outros. Cada um deles é focado em uma parte do trabalho em equipe. No texto acima, exploramos isso melhor.

Quais as melhores plataformas para gestão de projetos?

Para a gestão de projetos, alguns apps e plataformas interessantes são o Trello, Monday e Bitrix24. Os dois primeiros, entretanto, não têm soluções ideais para a comunicação equipe, restringindo-se aos comentários em uma tarefa.