8 Dicas Poderosas para Aumentar a sua Produtividade no Calendário Semanal

Manter-se produtivo é o foco, dada a imensidão de tarefas a cumprir que assolam a sociedade moderna – seja na esfera pessoal ou profissional. Para resolver tudo, é preciso ir além de ter tempo disponível – mas, sobretudo, saber como gerenciar o seu calendário semanal e encaixar todas as prioridades.

Se você não sabe por onde começar e está em busca de insights, fique com este artigo – que explora dicas infalíveis para ganhar produtividade e saber como organizar a agenda da semana.

Perguntas frequentes

Ganhe produtividade e organize o calendário semanal com estas dicas

Se você quer saber como organizar o seu calendário semanal para satisfazer todas as suas demandas diárias, aumentar o desempenho pessoal e manter o equilíbrio com a vida particular, não há mais com o que se preocupar. Você vai perceber que, através dos hacks de produtividade, planejar a sua agenda semanal com antecedência pode te trazer muitos benefícios, inclusive ao surgirem mudanças e imprevistos. Confira em detalhes!

1. Defina as metas para cada semana

Para ter um cronograma semanal efetivo, deve-se estabelecer, previamente, quais são as suas metas e objetivos para aquela semana. O que deve ser concretizado para que este período termine como bem-sucedido? Quais são os compromissos que você já deve ter em mente?
No final de semana anterior – ou ao menos no domingo que precede a semana que está planejando, anote em um papel ou no seu planejador de tarefas quais são os propósitos atuais, considerando as metas visadas e só depois disso parta para uma organização definitiva do que fazer a cada dia.

A questão é que sempre terá uma lista de coisas a cumprir. Mas se você não a fizer a partir de propósito, ficará cada vez mais difícil ser produtivo e ter bons resultados.

2. Divida o seu cronograma semanal criando listas de tarefas

Está buscando hacks de produtividade que podem tornar a sua rotina mais fluida, produtiva e efetiva? Então experimente iniciar o seu gerenciamento semanal de tempo a partir de checklists de tarefas do que precisa ser efetuado a cada dia. Tome nota dos entregáveis que devem ser realizados, dividindo-os entre aqueles que são de baixa, média e alta prioridade – e se direcionando a partir de tal preferência.

Monitorar os afazeres diariamente é uma das chaves para manter o seu calendário semanal organizado, se certificando de que está cumprindo com as suas tarefas dia após dia – e evitando o acúmulo de pendências que podem comprometer a sua produtividade. Sem contar que, agindo de tal maneira, você ainda fica o mais longe possível da procrastinação, estando cada vez mais perto dos resultados desejados.

No final de cada dia de trabalho, verifique tudo aquilo que foi concretizado e revise a lista de tarefas para o dia seguinte – certificando-se, assim, de manter a otimização semanal da agenda. Por sorte, hoje em dia, tudo isso pode ser feito através de poucos cliques – até mesmo da tela do seu celular.

Use um planejador para a organização semanal virtual, como o Bitrix24, e acesse checklists de tarefas, calendários integrados e ferramentas que estimulam a produtividade e a gestão de tempo em apenas um lugar!

3. Escolha os dias ideais para cada tipo de tarefa

Um cronograma semanal efetivo não é construído de forma impensada – muito pelo contrário. Segundo especialistas em gestão de tempo, escolher os melhores dias para realizar determinadas tarefas contribui – e muito – para a otimização semanal da agenda.

Desta forma, monte o seu calendário semanal pensando nos dias mais e menos produtivos – e no tipo de tarefa que vale a pena ser executada em cada um destes períodos. Coloque o autoconhecimento em prática para descobrir o que mais funciona para si.

Pense no seguinte exemplo:

• Quando é o seu ponto alto de produtividade? No meio da semana? Então reserve tais dias para realizar as demandas que precisam de mais foco e cuidado.
• Em contrapartida, nos dias menos produtivos, deixe para resolver pendências rápidas e atividades de baixo impacto.

Normalmente, ao menos para a maioria das pessoas, os compromissos sociais – como as reuniões – tendem a se encaixar mais no fim da semana. Como na quinta e na sexta-feira, por exemplo, enquanto o meio da semana é o foco da produtividade. Mas, logicamente, tudo varia caso a caso – e você mesmo deve pensar em um cronograma de calendário semanal condizente com as suas realidades e a sua preferência.

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4. Não deixe os planos semanais apenas na memória

Um dos maiores erros de diversos indivíduos é manter tudo o que é relevante apenas em sua mente. Ainda que a sua memória seja excelente, tal comportamento pode contribuir para o esgotamento a longo prazo – além de ter a capacidade de comprometer a sua produtividade com devaneios e preocupações frequentes.

Portanto,  tire a organização do calendário semanal da sua mente e a leve para o digital, ganhando vantagens consideráveis – que antes eram nem sequer imagináveis. Ao usar um software de gestão de calendário, por exemplo, você não apenas visualiza a agenda em tempo real, como também programa lembretes, cria calendários compartilhados com outras pessoas do trabalho ou da família e ainda emite relatórios eficientes para se manter sempre no controle.

Nunca foi tão fácil criar eventos, agendar compromissos e ter uma sincronização com diversos calendários ao vivo. Portanto, tenha como uma das técnicas de agendamento pessoal andar com tal programação ativa em seu celular e ir atualizando o calendário assim que um novo evento surgir.

5. Segmente a sua semana e os seus dias em blocos de trabalho

Existem várias maneiras interessantes de programar o seu calendário semanal – e a divisão em blocos de trabalho é uma delas, que pode apresentar excelentes resultados. A ideia por trás de tal conceito é simples de entender –  basicamente, você deve dividir o seu expediente em três blocos, sendo eles:

• Blocos de trabalho concentrado: que requerem maior atenção plena e trabalho direcionado;
• Blocos de trabalho administrativo: que envolvem atividades gerenciais, como o pagamento de contas, a organização de documentos e a resposta de mensagens;
• Blocos para atividades leves e descanso: como ter uma pausa para esfriar a cabeça e tomar um café ou realizar uma leitura mais descompromissada.

Ao gerar o seu calendário com a programação semanal pensada de tal maneira, torna-se mais fácil programar a sua rotina de maneira satisfatória para todas as ênfases, a fim de ser produtivo e colher bons frutos do seu trabalho a partir deste calendário semanal – o que pode ser aplicado, igualmente, na esfera pessoal e de estudos.

6. Programe-se para ir trabalhar com antecedência

O simples fato de ir ao trabalho já pode tomar muito tempo, o que poderia ser melhor aproveitado durante a semana. Por isso, dentre as dicas de planejamento semanal, está a seguinte: deixe um espaço no seu calendário semanal para, em cada dia, preparar o dia seguinte.

Você vai perceber que tem coisas que podem ser preparadas na semana anterior, como o cardápio com as refeições dos dias ou a roupa em que utilizará no trabalho. Por mais ingênuo que isso possa parecer, a redução de tal agitação colabora para a produtividade como um todo – aumentando a sua motivação e somando pontos para a organização semanal. Desta forma, poderá libertar a sua mente e também dedicar tempo a outros assuntos importantes.

Ainda que você decida atuar em homeoffice, várias dicas são igualmente válidas ao pensar no seu cronograma semanal. Portanto, organize a mesa de trabalho no dia prévio e garanta que a rotina posterior comece da melhor forma possível – afinal, todo o cuidado é bem-vindo para a saúde mental e bem-estar, ainda que se trabalhe sem sair de casa.

7. Agende apenas as reuniões necessárias a cada semana

Participar de encontros a todo o momento pode comprometer seriamente a  organização do calendário semanal. Portanto, o ideal é que, quando estiver levando em conta o agendamento de compromissos, faça-o apenas para reuniões que realmente são importantes.

Evite dedicar momentos preciosos do seu dia para conversas que não contribuirão rumo aos seus objetivos e só esgotam as suas energias. Antes mesmo de dizer "sim" para uma participação, ainda que seja virtual, pondere a sua relevância, verificando se o investimento de tempo no seu cronograma de calendário semanal é justificado.

Dentre as dicas de gerenciamento de tempo, ainda, tente sempre compartilhar com os participantes um guia prévio caso tenha agendado uma reunião. Direcione-os sobre o que será falado no encontro e compartilhe o calendário com a programação semanal com antecedência para evitar devaneios, economizar tempo e ir direto ao ponto, ganhando eficiência. E, se possível, reserve um dia apenas para os encontros – evitando direcionar tamanha energia aos demais dias.

8. Reserve alguns horários para gerenciar os imprevistos

Uma das grandes dicas de planejamento semanal envolve o seguinte: ao tentar organizar a sua rotina laboral, considere os imprevistos. Por mais que haja a tentativa de fugir, a realidade é que uma ou outra intercorrência sempre aparecerá na sua agenda.

Portanto, ao pensar no seu gerenciamento semanal de tempo, reserve alguns horários vagos – ou janelas de tempo entre os seus compromissos – para lidar com tais eventos imprevisíveis e tente agir com resiliência para que isto não te gere ansiedade, estresse e comprometa a sua produtividade. Quer se esteja falando de uma adversidade no trabalho ou mesmo uma urgência pessoal familiar.

Preparar-se, tendo um pouco de flexibilidade, é o cerne para evitar que situações incontroláveis arruínem a sua organização prévia. Assim, inclua tais horários em seu planejador de organização semanal.

Cabe a cada um encontrar as suas próprias técnicas de agendamento pessoal, no entanto, certamente, tais dicas de gerenciamento de tempo podem te ajudar a estabelecer um calendário semanal concreto, que funcione de verdade e colabore no momento de atingir feitos cada vez melhores a longo prazo.

Mantenha a agenda semanal mais organizada do que nunca com o Bitrix24

Após conferir estas dicas infalíveis, nada melhor do que seguir para a prática e programar a sua semana visando o sucesso. A boa notícia é que, com o Bitrix24, isso é algo totalmente possível!

Com poucos cliques e comandos, programe o calendário da semana toda, compartilhe com pessoas de interesse, ative lembretes, gerencie o seu tempo – tendo o controle fino da carga horária – e tire da mente todos os afazeres, somando produtividade.

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