11 Vantagens de Implementar uma Intranet Segura em Sua Organização

Ao pensar em intranet, muitas pessoas podem imaginar um sistema antiquado que só serve para trocar mensagens de texto, empregado na rotina corporativa. No entanto, a tecnologia evoluiu tanto nas últimas décadas que as intranets podem agregar muitos benefícios a uma companhia, oferecendo múltiplas funcionalidades.

Implementando uma intranet segura, as empresas não só melhoram a comunicação interna, mas também otimizam processos, centralizam informações e promovem a colaboração entre os departamentos. Isso se traduz em uma operação mais eficiente e uma cultura organizacional mais alinhada e engajada. E a segurança desempenha um papel crucial em sustentar tais benefícios sem comprometer a integridade dos dados corporativos. Explore mais a respeito das oportunidades com a leitura deste artigo!

Quais são os benefícios de implementar uma intranet segura no seu negócio?

Além de facilitar a comunicação e colaboração, a segurança de rede representa um dos maiores benefícios ao implementar uma intranet moderna na sua empresa. Deixe para trás os sistemas obsoletos que parecem ultrapassados e descubra o que as novas intranets têm para oferecer. As vantagens organizacionais principais de utilizar um sistema de intranet seguro e cuidadosamente estruturado para empresas estão expostas a seguir.

1. Garantir uma cultura corporativa unificada

Para reter talentos a longo prazo, é essencial realizar um processo seletivo rigoroso que permita escolher profissionais que compartilhem os valores da empresa. Desta forma, é mais fácil para eles se sentirem parte da companhia. Entre as principais vantagens da intranet, destaca-se fazer com que os funcionários abracem os princípios da organização. Para isso, recomenda-se a implementação de uma intranet segura que garanta a confidencialidade de dados sensíveis e, ao mesmo tempo, tenha amplas possibilidades de personalização.

Assim, você poderia usar as cores da organização na interface para reforçar a coesão e a consistência da marca. É uma excelente maneira de diferenciar um espaço corporativo de outros sites que os funcionários podem visitar ou consultar. Além disso, a intranet corporativa oferece um espaço onde você pode compartilhar notícias e anúncios que reforcem os valores da empresa e garantam uma cultura corporativa coesa. À medida que o seu negócio cresce, a cultura evoluirá: os valores e objetivos podem mudar, e nesse momento, a intranet na organização será o local que garantirá a sua consistência. Por isso, utilize-a para falar sobre o que sua empresa faz, com quem colabora, quais marcos alcançou e quais objetivos tem pela frente. Use o espaço para se aproximar dos seus empregados.

2. Proteger os documentos e outros ativos confidenciais

Os hackers estão sempre em busca de oportunidades para obter informações de clientes e outros dados que toda empresa deseja proteger. Sem dúvida, você não se arrependerá de investir no desenvolvimento de uma intranet segura. Ela oferece diferentes camadas de segurança, que podem variar de acordo com a plataforma escolhida. Em geral, fornecem a geração automática de senhas seguras e lembretes para a sua alteração periódica. Também costumam incluir a autenticação de dois fatores, uma forte medida de segurança que impede o acesso mesmo quando o hacker obteve os dados da conta; certificado SSL; backup automático; e alertas e bloqueios de conexões suspeitas.

Da mesma forma, você poderia configurar permissões para o acesso a documentos armazenados na intranet para organizações, garantindo que os seus ativos confidenciais tenham acesso restrito. Assim, você não só reduz o risco de vazamento de dados nas mãos de cibercriminosos, como também de funcionários desonestos. Além disso, poderia usar uma solução de MDM (gerenciamento de dispositivos móveis) nos dispositivos da sua empresa para recuperar ou apagar dados em caso de perda ou roubo. Por fim, a alta segurança da rede protege os trabalhadores, bloqueando muitos dos golpes mais comuns na internet. Inclusive, cumpra com as leis de proteção de dados e faça dessas políticas de segurança um distintivo da sua organização.

3. Melhorar a comunicação interna dentro da sua empresa

Sem dúvida, uma das principais vantagens de uma intranet segura está na capacidade de centralizar toda a comunicação entre as diferentes equipes, departamentos e colaboradores da sua companhia. Em um mundo onde as interações online são frequentes, implementar uma intranet pode ser a melhor maneira de promover o contato entre os funcionários em uma interface intuitiva, que lembra as redes sociais, mas sem publicidade ou informações desnecessárias – apenas com anúncios relevantes e total proteção da informação.

Além de ler comunicados e notícias, os membros da sua companhia podem participar de chats e fóruns ou enviar mensagens instantâneas. Assim, eles podem resolver as suas dúvidas e questões de forma mais eficiente, sem depender da disponibilidade imediata de uma pessoa específica, já que outro colega pode responder prontamente. Vale ressaltar que a encriptação de dados mantém as mensagens protegidas de qualquer tentativa de interceptação. A intranet e a comunicação interna são os dois lados da mesma moeda.

4. Conectar os seus funcionários remotos de maneira fácil e rápida

A intranet corporativa funciona como uma ponte entre os funcionários remotos e a organização. Por meio desta plataforma, os trabalhadores à distância podem acessar rapidamente os recursos e as informações necessárias para realizarem as suas tarefas e atingirem os objetivos. Essa conectividade permite a sua participação ativa, garantindo que se sintam parte integrante da equipe e estejam atualizados sobre as últimas novidades da companhia.

Ao conectar colaboradores dispersos em diferentes localidades, é promovida uma maior sensação de pertencimento à empresa, algo crucial ao gerir equipes de profissionais que não se conhecem pessoalmente. A intranet fortalece tal conexão, aumentando o comprometimento com a equipe e com os objetivos corporativos. Em particular, a intranet segura tem medidas para garantir um acesso remoto protegido, como VPN (rede privada virtual) integrada, firewalls, filtro de conteúdo, atualizações frequentes e patches de segurança.

5. Disponibilizar dados empresariais para todos os funcionários

Uma intranet segura também inclui ferramentas para organizar e armazenar documentos. Esse tipo de aplicativo possui uma estrutura lógica e clara que permite acessar os dados rapidamente, reduzindo as confusões. Isso não só melhora a eficiência operacional, por permitir a circulação livre de informações de maneira adequada, já que também promove a transparência dentro da empresa.

Além disso, atualizar a informação torna-se mais simples e, consequentemente, diminui a quantidade de dados desatualizados que podem causar mal-entendidos ou conflitos. Configure as permissões de acesso conforme os papéis na empresa e esqueça as preocupações com os acessos indesejados. Para facilitar a consulta dos arquivos por todos que possuam a devida autorização, crie um diretório com atalhos para cada seção ou documento essencial. Assim, os colaboradores poderão encontrar documentos instantaneamente, sem perder tempo procurando-os.

6. Simplificar o processo de integração e desligamento de empregados

Contratar um novo funcionário demanda muito esforço e investimento em recursos. O Departamento de Recursos Humanos (RH) não só precisa encontrar o talento certo, mas também conduzir um processo de onboarding que permita ao novo colaborador desempenhar as suas tarefas de maneira eficaz no menor tempo possível. Sem dúvida, um dos grandes benefícios da intranet é auxiliar nesse aspecto ao centralizar todos os documentos e informações da empresa de forma segura.

A intranet para organizações permite que os novos funcionários acessem documentos de boas-vindas, manuais, vídeos de treinamento e informações sobre políticas e procedimentos da companhia sem a necessidade de visitar diferentes plataformas e gerenciar inúmeras senhas. Assim, acelera-se o processo de integração e os recém-chegados se familiarizam rapidamente com a cultura da empresa e as suas devidas responsabilidades. Além disso, algumas plataformas permitem que os administradores acompanhem o progresso do treinamento e as certificações para garantir que os novos funcionários tenham o preparo adequado para exercerem as suas funções de forma eficaz.

É válido mencionar que o uso da intranet na organização também é benéfico ao realizar o offboarding de funcionários. Ela fornece um espaço para verificar a política de desligamento da empresa, os prazos acordados e a melhor maneira de conduzir o processo de forma tranquila e fluida para ambas as partes. Em vez de ter que revogar permissões de acesso a diversos sistemas e documentos, basta bloquear a conta do colaborador na intranet segura e tudo estará pronto.

7. Incentivar a colaboração e o trabalho em equipe

As grandes empresas utilizam este tipo de solução há muitos anos e é fácil entender o motivo. Implementando uma intranet segura, todos os escritórios têm acesso à totalidade das informações. Isso, sem dúvida, promove o trabalho colaborativo, mesmo em situações de trabalho remoto ou híbrido. As suas várias características possibilitam verdadeiras conversas entre os colegas, troca de ideias ou propostas de sugestões em um quadro de avisos em um contexto fechado. Este tipo de diálogo ajuda a gestão a abordar questões que poderiam passar despercebidas.

Uma intranet segura promove a colaboração organizacional ao derrubar as barreiras clássicas existentes entre os departamentos. Compartilhe documentos com pessoas específicas ou trabalhe neles conjuntamente, com a capacidade de adicionar comentários. Assim, facilita-se as discussões sobre projetos interdepartamentais e soluções mais inovadoras são encontradas graças à colaboração multidisciplinar.

8. Reduzir os e-mails e as reuniões desnecessárias

Já se perguntou quantos e-mails são enviados diariamente entre os membros da sua empresa? Avalie também quantas reuniões preenchem o seu calendário a cada semana. Em muitos casos, tanto a quantidade de e-mails quanto de encontros presenciais ou virtuais poderia ser reduzida com a implementação da intranet nas empresas. Além destes evidentes benefícios de eficiência e comunicação, a adoção de uma intranet local desempenha um papel crucial na segurança ao diminuir a circulação de e-mails sensíveis.

No caso de ter o e-mail corporativo nos dispositivos móveis dos colaboradores, a vulnerabilidade em casos de perdas ou roubos poderia expor dados confidenciais. Diante deste potencial risco, a centralização de documentos e dados na intranet não só melhora a eficiência, como também reduz a necessidade de enviar e-mails vulneráveis ao fornecer um meio de comunicação seguro, interno, criptografado e protegido. Diminui-se, portanto, os cenários de vazamento de dados e garante-se que a informação crítica permaneça sob controle.

Além disso, as modernas intranets seguras frequentemente permitem a configuração de notificações e alertas automáticos que mantêm os colegas informados sobre mudanças em um projeto, contribuindo para maior transparência na gestão da informação empresarial e minimizando a necessidade de reuniões.

9. Ajudar a integrar todas as ferramentas utilizadas pela empresa

A integração com as múltiplas ferramentas usadas pelo seu negócio é um dos principais benefícios de uma intranet segura. Por isso, ao contratar um serviço, você deve verificar se ele funciona adequadamente com os aplicativos que os seus funcionários têm usado nos últimos anos ou, se necessário, permite a migração de dados de forma simples – para gerenciar todo o negócio a partir da intranet.

Reduza a complexidade ao criar um único ponto de acesso que facilita o ingresso do pessoal no aplicativo necessário. Essa prática não apenas economiza tempo, mas também permite a interconexão de dados entre diferentes aplicativos. Assim, os sistemas compartilham informações de maneira eficiente, minimizando a necessidade de inserção manual de dados e prevenindo os erros humanos. Além disso, quando um aplicativo é atualizado, a intranet facilita a coordenação de tais atualizações em toda a organização.

10. Contribuir para aumentar a satisfação da equipe

Os funcionários felizes trabalham de forma mais eficaz e, portanto, são mais produtivos. Essa afirmação não é novidade. Na verdade, há décadas, as empresas têm se preocupado com a satisfação de seus empregados. Uma intranet segura pode ajudar com tal objetivo em um ambiente privado que só pode ser visualizado pela própria equipe.

Hoje em dia, elas são gerenciadas como redes sociais internas, no sentido de que os gerentes podem compartilhar reconhecimentos e recompensas com os colaboradores. Ao mesmo tempo, o time pode reagir à publicação mostrando sua aprovação com um "Like". Você pode postar anúncios destacando o funcionário do mês ou conceder reconhecimentos por alcançar diferentes metas. Os elogios e as demonstrações de apreço geram um sentimento de pertencimento e motivam os colegas a se esforçarem ainda mais para receberem a mesma homenagem.

11. Reduzir os custos da empresa ao usar uma única ferramenta

Um dos principais benefícios da intranet segura é a melhoria na gestão dos custos empresariais. Ao oferecer uma solução completa com alto nível de segurança, como mencionado anteriormente, a sua intranet pode atender às necessidades empresariais sem precisar adquirir vários softwares. A longo prazo, isso resultará na redução de custos, além de minimizar os riscos de vazamentos de dados.

Faça chamadas telefônicas a partir da intranet e esqueça de pagar por uma linha fixa. Você terá um serviço de qualidade e protegido de ponta a ponta. Automatize os processos e as tarefas que consomem o tempo da sua equipe e aumente a sua produtividade. Além disso, uma rede de intranet segura pode incluir um gerenciador de projetos e/ou uma solução de gestão de relacionamento de clientes (CRM), e-mail marketing e outras ferramentas úteis para o dia a dia dos seus funcionários. As possibilidades são inúmeras e estão incluídas direto no plano de intranet segura.

Por que o Bitrix24 é uma intranet segura que vale a pena?

Para explorar todas essas vantagens organizacionais na prática, você precisa contar com uma intranet segura que esteja à altura do seu negócio – e o Bitrix24 é o que te aguarda! Reconhecido mundialmente e cada vez mais famoso entre as empresas brasileiras, a plataforma do Bitrix24 vem equipada com uma intranet social que vai mudar por completo a maneira com que os seus funcionários se relacionam dentro da empresa.

Experimente a intranet corporativa gratuita para ter em mãos conversas em grupo, recursos de videoconferências, mensagens instantâneas, posts, discussões, curtidas, menções e uma rede social empresarial completa. Esta interface moderna irá colaborar para a troca de feedback instantâneo, tomada de decisões, compartilhamento de ideias e mais – unindo o melhor das funcionalidades de intranet tradicionais, como diretório de empregados, com o que há de mais moderno no mercado.

O melhor de tudo é que se garante uma comunicação segura em conformidade com o padrão Safe Harbour e a certificação SAS 70 Tipo II, além de poder aplicar autenticação de dois fatores e outros recursos de proteção proativa. Registre-se hoje mesmo e aproveite!

Perguntas frequentes

O que é uma intranet corporativa?

Uma intranet corporativa é uma rede privada acessada apenas pelos colaboradores de uma organização. Ela permite centralizar a comunicação interna da empresa, contribui para a proteção de dados e ainda soma vantagens como o engajamento, a melhora do senso de equipe e o apoio para que os funcionários encontrem o que precisam com facilidade. Além de tudo, pode-se realizar o upload de arquivos internos e compartilhar conhecimento.

Quais são os principais recursos de uma intranet?

Os principais recursos de uma intranet são:

• Anúncios organizacionais;

• Centro de aprendizagem;

• Canais comunicativos;

• Diretório empresarial;

• Funcionalidades acopladas de gestão de projetos;

• Capacidades de pesquisa.

Como a implementação de uma intranet segura melhora a comunicação interna e a segurança de dados dentro de uma organização?

A implementação de uma intranet segura otimiza a comunicação interna ao centralizar as informações e facilitar o compartilhamento entre os departamentos, enquanto fortalece a segurança ao proteger dados sensíveis de acessos não autorizados e potenciais ameaças externas. Esse ambiente controlado e protegido promove uma colaboração mais eficaz e confiável entre os membros da organização.

Quais são alguns desafios potenciais que as organizações podem enfrentar ao implementar uma intranet segura?

Alguns desafios potenciais que as organizações podem enfrentar ao implementar uma intranet segura são:

• Garantir que os funcionários engajem com o sistema;

• Cobrir os custos envolvidos com a implementação;

• Vencer a sobrecarga de informações a serem trocadas;

• Gerenciar a intranet ao longo do tempo;

• Certificar-se que o sistema acompanha o crescimento da empresa.

Como a intranet segura contribui para melhorar a produtividade e a colaboração organizacional geral?

A intranet segura contribui para melhorar a produtividade e a colaboração organizacional geral porque ela facilita a comunicação contínua e em tempo real, agrega fluidez ao fluxo de trabalho e diminui a dependência de e-mail, sobretudo pelo compartilhamento rápido de arquivos. Falando em termos de coesão, ela aproxima os colegas de trabalho quando é aplicada junto a funcionalidades sociais, como uma rede social corporativa.