10 passos para agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários

Atuar com equipes geograficamente distribuídas já não é um panorama longe da realidade. Mesmo no Brasil, diversos times trabalham globalmente, tendo que enfrentar desafios como a diferença de horários.

Por conta disso, entre os gerentes de projeto e líderes, é frequente a dúvida: como agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários? A fim de sanar esta problemática, foi desenvolvido este artigo. Descubra como agendar reuniões remotas com pessoas no exterior em breves passos e atingir o sucesso máximo!

Perguntas frequentes

Saiba como agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários

Você lida com equipes remotas e já não sabe se deve usar um planejador de fuso horário de reunião, se deve falar com cada colaborador, ou se simplesmente marca um horário que pensa ser bom para todos? É… agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários pode ser mais complexo do que deveria.

Contudo, cada vez mais especialistas em times globais compartilham as suas experiências do que vêm dando certo ao pensar em trabalho colaborativo apesar das barreiras geográficas. Se há curiosidade neste sentido para saber como fazer reuniões remotas com times distribuídos funcionarem, faça reuniões de qualquer lugar seguindo estas táticas:

1. Veja quando há a sobreposição de horários entre os integrantes do time

Se você está se preocupando em agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários, o primeiro ponto é verificar quando os horários de tais indivíduos se sobrepõem. Para tal, descubra onde eles estão localizados – checando cuidadosamente o fuso, já que alguns países podem ter mais de um – e questione sobre o horário em que trabalham.

Com o regime de trabalho remoto cada vez mais disperso, é comum que muitas pessoas prefiram atuar de forma mais flexível – e isso irá impactar sobre os horários de suas reuniões. Se os encontros forem frequentes, e isso for possível, tente estabelecer uma janela de horários fixa com aquele grupo – levando em conta um conversor de fuso horário e pensando em quando há o encaixe perfeito da agenda.

2. Conte com calculadoras ou planilhas de fusos horários

Com o advento da tecnologia, é mais fácil do que nunca agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários – e um passo que pode te ajudar com isso é ter acesso rápido à calculadoras automáticas. Muitas ferramentas podem comparar os fusos horários desejados e destacar quando seria melhor realizar o encontro – provendo alternativas a serem selecionadas.

A partir disso, você mesmo pode criar um quadro ou uma planilha com as possibilidades, facilitando a rotina do seu time global. Assim, eles não precisam, toda hora, ter que apelar para o conversor de fuso horário e ficar pensando no momento mais apropriado. Sem dúvidas, um planejador de reunião de fuso horário como tal não somente aumentará a produtividade, como também reduzirá o estresse e o uso de recursos – sobretudo o tempo – sendo crucial na hora de marcar reuniões de qualquer lugar.

3. Escolha o horário das reuniões a partir de enquetes respondidas pelos próprios colaboradores

Talvez, não exista uma maneira mais democrática de agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários do que criar uma enquete e pedir para que os próprios funcionários votem no agendamento que lhes é preferencial. Sem contar que, assim, os gestores evitam ter que passar horas e horas calculando quando os números se adéquam bem para todos.

Portanto, use recursos como enquetes para escolher o horário das reuniões previamente – até porque alguns não se importam de fazer chamadas fora do horário convencional de tempos em tempos. Se fizer o uso de plataformas colaborativas como o Bitrix24, tal tarefa se torna ainda mais fácil. Nesta interface, por exemplo, você pode criar enquetes direto no feed corporativo e garantir ainda mais engajamento.

4. Prepare os participantes com o máximo de antecedência possível

Ao lidar com pessoas que colaboram em partes do globo distintas, evite agendar reuniões muito em cima da hora e garanta que todos tenham tempo de se prepararem adequadamente para aquela conversa – sobretudo se elas tiverem que acontecer fora do horário de trabalho convencional. A preparação com antecedência é um dos passos mais importantes ao agendar uma reunião de equipe em fusos horários diferentes.

Inclusive, fornecer um tempo para que os participantes tirem as suas dúvidas ou estudem sobre o tema a ser tratado antes do encontro soma ainda mais sucesso para aquele momento precioso. Fora o fato de que, por vezes, eles podem avaliar o cronograma e o assunto previamente e deixar o convite para a próxima – priorizando outros compromissos corporativos que sejam fáceis de serem acatados e mais relevantes ao workflow e ao sucesso global, por exemplo. Considere sempre ao agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários!

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5. Faça rodízios entre o horário dos encontros virtuais

Mesmo que você encontre um horário comum entre os membros da equipe, se as distâncias geográficas forem muito grandes e a reunião sempre for agendada no mesmo período, alguém terminará – constantemente – desfavorecido. Tendo, por exemplo, que realizar reuniões em horário não comercial — como muito cedo ou mesmo pela noite. E o grande problema: frequentemente.

Pensando nisso, proponha rodízios quando montar o calendário de reuniões do seu time global. Evite sempre seguir nos mesmos horários e gerar a desmotivação de alguns funcionários. Tente priorizar o bem-estar de todos mostrando que se importa com o seu equilíbrio físico e mental e que há igualdade no tratamento geral. Fará toda a diferença a longo prazo!

6. Grave as reuniões para garantir que todos tenham acesso ao conteúdo institucional

Se as rotinas de dia e noite foram muito distintas, agendar uma reunião de equipe em fusos horários tão opostos pode se tornar um problema. Portanto, uma alternativa viável é gravar as videochamadas e depois disponibilizá-las aos interessados – afinal, em algum momento, algum membro da equipe não poderá comparecer.

Além de conseguir lidar com as diferenças de tempo drásticas e garantir a atualização desejada, tal conduta ainda soma valor à base de conhecimento da sua empresa. Já que é possível, por exemplo, compartilhar tal conteúdo organizacional como uma forma de treinamento para outros funcionários – superando o ato de agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários. Só não esqueça, lógico, de informar os participantes e obter o seu consentimento a respeito da gravação daquela reunião – evitando futuros problemas legais.

7. Atue com a sincronização de calendários entre o grupo de trabalho

À primeira vista, agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários pode parecer confuso. Mas quando isso é feito com a ajuda de calendários sincronizados, tudo se torna mais fácil! Para simplificar o processo de agendamento conjunto, permita que os membros da equipe compartilhem os seus calendários entre si. Assim, eles podem ver quando os colegas estarão disponíveis para debater pontos essenciais.

Logicamente, nem todos os eventos merecem ser compartilhados com os colegas de trabalho. Ou, por vezes, você apenas vai querer ceder o status – mostrando se está disponível ou não. Pensando nisso, os calendários do Bitrix24, por exemplo, agregam funcionalidades de eventos privados e outros detalhes que garantem a total privacidade – sem perder o quesito colaborativo, que é fundamental!

8. Convide os participantes sem precisar avisar um por um

Como cada qual pode trabalhar em seu horário preferencial, pode ser chato ter que enviar mensagens individuais e ficar esperando por confirmações ao agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários. Sem contar que isso levaria a uma perda de tempo desnecessária.

Portanto, é muito mais válido convidar os participantes automaticamente – assim que criar um evento no seu calendário – e permitir que eles confirmem a presença mesmo sem precisar de conectar diretamente consigo. Em um planejador de fuso horário de reunião mais robusto, tal qual o Bitrix24, inclusive, até mesmo lembretes automáticos podem ser acionados – facilitando com que todos se recordem sobre o acontecimento da reunião, sejam quais forem os seus fusos.

9. Mantenha um acompanhamento após a reunião

Um agendador de reunião em diferentes fusos pode fazer boa parte do trabalho, mas você ainda precisará manter um acompanhamento pós-encontro para tornar os processos mais bem-sucedidos. Compartilhe com todos um breve resumo do que foi discutido e oriente sobre os próximos passos a serem seguidos.

Isso é muito mais relevante se houver delegação de tarefas após tal conversa – o que é extremamente comum em times que lidam com projetos. Neste caso, defina um canal comunicativo junto aos colaboradores e siga com uma comunicação transparente e frequente, o que é crucial em equipes totalmente remotas ou híbridas. Pedir feedbacks após o evento também pode vir ao caso.

10. Tente se comunicar de maneira assíncrona quando for possível

Uma dica imensamente útil é tentar estabelecer uma comunicação assíncrona sempre que houver a possibilidade. Embora nem todos os encontros possam ser evitados, ao menos algumas reuniões podem ser substituídas por processos comunicativos eficazes como tais. Assim, ao invés de se reunir em determinado horário, troquem informações importantes sobre o tema ao longo do dia – conforme a disponibilidade de cada um – e vá dando andamento ao fluxo de trabalho.

Às vezes, as equipes geograficamente distribuídas podem mesmo precisar de reuniões em tempo real – sobretudo para debates pontuais. Entretanto, na maior parte do tempo, o uso de um canal de comunicação moderno pode te ajudar a lidar com diferenças de tempo drásticas.

Se a dúvida pela viabilidade de uma reunião virtual for frequente, vale a pena criar um fluxograma e disponibilizá-lo para a equipe – que pode consultá-lo sempre que estiver em dúvida sobre a necessidade, ou não, de tal encontro.

Descomplique as reuniões remotas com o Bitrix24

O trabalho remoto veio para somar e, ao trabalhar com talentos de várias partes do planeta, você pode atingir um nível de desenvolvimento jamais imaginado. A boa notícia é que as barreiras podem ser reduzidas com o agendador de reunião em diferentes fusos do Bitrix24!

De onde quer que estejam, você e os seus colaboradores podem ir além ao agendar uma reunião de equipe em vários fusos horários. Isso porque os recursos da interface permitem:

• Controlar os calendários em equipe, com sincronizações automáticas;
• Ter acesso a um banco de dados completo, que mostra quando os colaboradores estão disponíveis no trabalho;
• Criar enquetes direto no feed de trabalho, questionando sobre a preferência de horários para os encontros;
• Acessar uma base de conhecimento completa para guiar qualquer reunião e workflow;
• Comunicar-se de forma assíncrona por e-mail, canais em grupo, comentários em documentos ou tarefas para debater detalhes de projetos e evitar encontros desnecessários;
• Compartilhar documentos em grupo e criar chamadas de vídeo coletivas em alta qualidade. Inclusive, até participantes externos, como clientes e fornecedores, podem ser convidados por meio de um link para participar da reunião on-line – não importa onde estejam.

E muito mais – já que há tantos recursos colaborativos em si, quanto para gerenciar com o máximo de eficiência possível as suas tarefas e projetos. Assim, você não vai precisar se preocupar em ter um programa para cada coisa. Faça as chamadas na mesma plataforma em que programa os eventos, aciona os convites, envia os lembretes e mantém o time unido independentemente de localização.

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