10 Estratégias Comprovadas para Negociar com Sucesso com os Fornecedores

No mundo dos negócios, o sucesso muitas vezes depende de uma gestão eficaz de relacionamentos, especialmente com aqueles que fornecem os recursos necessários para o seu funcionamento. Neste contexto, a habilidade de negociar com os fornecedores assume um papel crucial. Além de manter relações saudáveis com os clientes, é essencial estabelecer parcerias estratégicas e produtivas com os fornecedores. Isso envolve não apenas o cultivo de um relacionamento harmonioso, mas também a capacidade de firmar acordos vantajosos que possibilitem uma oferta superior de produtos ou serviços, destacando-se assim em um ambiente de mercado altamente competitivo.

Então, como negociar de maneira eficiente com os fornecedores? Neste artigo, revelaremos as 10 estratégias comprovadas para otimizar as suas negociações e trazer resultados significativamente melhores para o seu negócio.

1. Pesquise e entenda mais sobre o negócio e o propósito do seu fornecedor

Para negociar com os fornecedores com sucesso, é preciso entender mais sobre a sua abordagem prática. Como funcionam as operações deste possível parceiro? Qual é a sua posição em relação ao mercado? Até onde será que você encontra brecha para melhores contratos e oportunidades junto a ele?

Compreender a respeito da marca com a qual se está a negociar é uma das chaves para fechar contratos mais assertivos e informados. Além do mais, você só poderá focar na construção de relações sólidas com os fornecedores ao saber com quem está lidando. Escolher empresas parceiras que partilhem valores conjuntos à sua empresa pode ter todo o seu diferencial. Por isso, sempre atribua ao seu sourcing estratégico e negociação.

O interessante é que, em softwares como o Bitrix24, você consegue criar um cartão de fornecedor para armazenar todas as informações relevantes sobre o seu parceiro em meio ao inventário da empresa. Inclua os contatos do fornecedor e o histórico de trabalho com ele, registre as interações com esta companhia (e deixe que os seus funcionários tomem nota), adicione detalhes que possam ser relevantes para futuras operações e siga com o acesso facilitado a hora que precisar.

2. Foque em construir relacionamentos fortes

Construir um relacionamento forte, sobretudo em contratos de longo prazo, é outro dos pontos-chave para negociar com os fornecedores. Visando negociações que sejam mutuamente benéficas, estabeleça a confiança e gere o rapport, conectando-se genuinamente com o próximo.

Embora isso não seja algo que aconteça do dia para a noite, ter respeito desde o princípio, manter uma comunicação transparente, e ser empático e amigável contribuirá para tal sucesso.

Na realidade, a construção de relações sólidas com os fornecedores contribui significativamente não apenas no plano financeiro, mas também na criação de um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo, beneficiando ambas as partes da parceria de maneira integral.

Além disso, investir tempo e esforço na manutenção desses relacionamentos, reconhecendo e valorizando as contribuições dos fornecedores, reforça uma parceria duradoura que transcende as transações comerciais imediatas, criando um terreno fértil para a colaboração contínua e o sucesso mútuo.

3. Comunique com clareza as suas necessidades e expectativas

A comunicação eficaz é fundamental para estabelecer expectativas claras e minimizar o risco de mal-entendidos e posteriores conflitos. Para consegui-la, é importante que, antes de negociar com os fornecedores, você esclareça quais são os seus objetivos. O que você precisa? O que está disposto a admitir durante as conversas? Após ter as respostas para tais perguntas, você será capaz de explicar de forma direta as suas expectativas em termos de padrões de qualidade, requisitos de quantidade, prazos de entrega, métodos de pagamento e qualquer outro aspecto crucial para o seu negócio.

Use uma linguagem concisa, evitando jargões especializados, para prevenir a ambiguidade. O seu propósito é que o fornecedor entenda integralmente o que você espera dele. Reduza os erros de interpretação fazendo perguntas de acompanhamento para garantir que ambos estejam na mesma página. Por outro lado, seja honesto sobre as limitações no cumprimento de determinados termos. Não hesite em esclarecer o seu orçamento ou a sua capacidade de armazenamento. Isso permitirá que você negocie com os fornecedores de forma real, encontrando soluções práticas para quaisquer problemas que possam surgir.

4. Considere o valor total da proposta – não apenas o preço

Outra das melhores práticas em contratos de fornecimento é evitar olhar apenas para o preço. Em grande parte dos casos, focar em um produto ou trabalho de qualidade, mesmo que mais caro, acaba sendo muito mais vantajoso ao longo do tempo do que o contrário.

Embora seja necessário viabilizar as estratégias de redução de custos em negociações, o "mais barato" pode comprometer a sua eficiência ao longo prazo. Assim, direcione-se pelo valor geral agregado por este acordo – e não apenas por um número em particular. Olhe para o serviço que está sendo prometido, a qualidade fornecida, o relacionamento que vem sendo construído e os termos combinados para a entrega. Entenda que uma parceria de sucesso transpassa um simples montante e agrega ao todo a fim de somar vantagens conforme o tempo passa.

5. Seja mais flexível e esteja aberto a firmar outros compromissos

Nem sempre a primeira proposta será aceita de imediato por ambas as partes interessadas em fechar um contrato. Ao negociar com os fornecedores, abra-se a fim de realizar possíveis concessões. Encontrar o equilíbrio do que é bom para ambos é uma das melhores práticas em contratos de fornecimento.

Entenda o que é crucial para os fornecedores e também coloque as suas prioridades em pauta. A partir disso, ache e proponha um meio-termo que beneficie as duas empresas. Ouça as ideias e adapte-se às novas circunstâncias. Posicione-se como uma pessoa compreensiva e disposta a resolver os problemas. Então jamais vá negociar com os fornecedores tendo uma verdade absoluta em mente. Na maioria das vezes, você deverá reconsiderá-la, pensando em táticas de negociação para os acordos de longo prazo.

6. Use os prazos e os volumes ao seu favor

Se você está indo negociar com os seus fornecedores, pode usar o volume e outros atributos em prol do seu benefício de modo a conseguir melhores condições no fechamento de um contrato. Na maioria das organizações, prioriza-se a grande demanda. Deste modo, se você trouxer consigo a promessa de pedidos maiores, cumprindo tal acordo, pode obter descontos e outras regalias junto ao seu parceiro de negócios.

O mesmo vale para os contratos de longo prazo. Como buscar novos clientes é custoso para uma organização, é imensamente válido seguir com os relacionamentos duradouros – e os fornecedores sabem disso. Por isso, utilize as suas boas habilidades de comunicação para a negociação com os fornecedores em busca de melhores oportunidades. Sem dúvidas, esta é uma das estratégias de redução de custos em negociações mais válidas de serem implementadas!

7. Siga acompanhando as tendências de mercado

Você pode ter em mãos as melhores técnicas eficazes de negociação com os fornecedores. Contudo, se não ficar atento ao que está acontecendo no macroambiente, pode perder a chance de angariar melhores condições. Pesquise sobre os preços de produtos ou serviços relacionados, vantagens que estão sendo concedidas na concorrência e saiba, na prática, como se dão tais contratos. De fato, o que sempre está em pauta?

Quando se segue informado a respeito das tendências do setor, abrem-se portas para negociar termos mais justos e competitivos. Tendo a plena certeza de que, de fato, se está fechando um bom negócio. Você também pode seguir aproveitando o conhecimento de mercado em negociações para adaptar melhor as suas propostas e se tornar cada vez mais expert no assunto – beneficiando-se mais e mais conforme o tempo passa, até com outras empresas.

8. Prepare-se para buscar alternativas, se houver a necessidade

Ao negociar com os fornecedores as suas necessidades não foram atendidas? Então talvez seja o momento de pensar em outras opções. Para não ser pego desprevenido, é sempre bom ter um plano B (ou até mesmo C) e estar disposto a se adaptar conforme for preciso.

Assim, siga aproveitando o seu conhecimento de mercado em negociações a fim de encontrar propostas que façam sentido para si. Inclusive, se você notar, ao negociar com os fornecedores, que os orçamentos ou as condições globais estão muito fora da realidade, não tema em debater com o provedor acerca dos seus anseios e perspectivas. Por vezes, até o mesmo parceiro de negócios pode te trazer melhores escolhas, ainda que com uma ênfase diferenciada – não deixe de considerar.

9. Negocie, com antecedência, as condições de pagamento

Utilize as suas habilidades de comunicação para a negociação com os fornecedores a fim de buscar termos de pagamento favoráveis. O pagamento firmado poderá ser feito através de um meio convencional para si – com menores taxas? O prazo que está sendo apresentado é viável? É possível obter melhores condições de faturamento – parcelando o valor, por exemplo?

Ao negociar com os fornecedores, discuta, com cautela, os cronogramas de pagamento – antes mesmo de fechar qualquer pedido, e pense em termos que funcionem para o fluxo de caixa de ambos. As técnicas eficazes de negociação com os fornecedores pensam em todas as ênfases de um contrato – por isso, este estágio de como e quando será feito o pagamento não pode deixar de ser cogitado.

10. Revise e renegocie o contrato com regularidade

Por mais que você tenha tido sucesso em suas abordagens de negociação ganha-ganha com os fornecedores, este resultado não é definitivo. Assim como o mercado muda frequentemente, é requerido revisar e renegociar os contratos de tempos em tempos para se manter competitivo, ser justo e não sair perdendo em algum sentido.

Além disso, sempre é bem-vindo avaliar novamente os contratos para garantir que eles fiquem alinhados com as necessidades do seu negócio. Afinal, com as novas prioridades, os termos podem requerer alterações – sejam elas complexas ou básicas. Ainda que esta dica esteja listada junto às táticas de negociação para os acordos de longo prazo, é algo valioso de se ter em mente mesmo em períodos menores, sobretudo em nichos e projetos altamente voláteis.

Apoie o seu sourcing estratégico e a negociação com o Bitrix24

É requerido ter experiência e as devidas habilidades para negociar com os fornecedores – mas você não precisa fazer o trabalho duro sozinho. Deixe que o Bitrix24 te ajude a manter tudo organizado, tendo o apoio necessário para fechar os melhores contratos de modo estratégico.

Armazene os dados mais importantes sobre os seus fornecedores – bem como os concorrentes, estudando as tendências. Compare tudo com os orçamentos antigos, para ver se encontra alguma brecha para negociações similares. Crie uma lista de tarefas com os detalhes do que não podem faltar no seu contrato. Faça videochamadas em tempo real para discutir os detalhes do documento antes do seu fechamento. Compartilhe os arquivos que precisar com o seu parceiro em instantes, facilitando a negociação como um todo. E acompanhe os KPIs ao longo do processo para ver se o que foi combinado está sendo concretizado.

Experimente já o software ideal para o seu negócio e surpreenda-se com as oportunidades de crescimento que podem surgir com um melhor gerenciamento!

Perguntas frequentes

Os elementos-chave para uma negociação bem-sucedida com os fornecedores são:

• Ter o respeito mútuo e cultivar bons relacionamentos;
• Entender os interesses mútuos;
• Estabelecer termos e objetivos claros;
• Seguir as tendências de mercado;
• Compreender as suas prioridades e os aspectos motivadores de negócio do seu fornecedor.

As empresas podem se preparar para negociações eficazes com fornecedores ao:

• Conhecerem os seus objetivos e terem ciência das respectivas alternativas que possuem;
• Pesquisarem mais sobre o mercado, os preços da concorrência e o fornecedor em particular;
• Prepararem os seus documentos e materiais relacionados com antecedência;
• Serem flexíveis e estarem aptas à adaptação, conforme for necessário.

Os erros comuns a evitar em negociações com os fornecedores são:

• Não encontrar um meio-termo vantajoso para ambos – ao presumir que tudo se trata de, simplesmente, ganhar ou perder;
• Competir ao invés de colaborar potencialmente – esquecendo de nutrir relacionamentos positivos em conjunto;
• Sucumbir às táticas de pressão – sem expor contraposições e tentar fechar melhores termos para si;
• Deixar a emoção impactar o seu julgamento – e com isso perder oportunidades-chave;
• Falhar por não se preparar adequadamente para o momento – sem ter estudado mais sobre o fornecedor e outras tendências e propostas de mercado.

Para conquistar um fornecedor:

• Foque nos relacionamentos de longo prazo;
• Alinhe os processos e as condições do contrato desde o início do negócio;
• Preze pelo seu valor e qualidade, e não apenas pelo preço praticado;
• Respeite os seus produtos e compreenda os seus limites para as negociações envolvendo o preço.

Para conseguir descontos com um fornecedor, é preciso:

• Entender mais sobre como o seu preço é composto;
• Pensar em comprar volumes específicos, focando na alta demanda;
• Cogitar trabalhar com certas formas de pagamento mais atrativas para si;
• Firmar uma real relação de parceria;
• Saber o que vem sendo empregado no mercado, pelas empresas concorrentes.