Sistema de Automatização de documentos

O mundo tecnológico nunca esteve tão rico quanto agora. Por isso, não é viável perder tempo com pilhas de papéis e deixar de utilizar um bom sistema de automatização de documentos.

O mundo tecnológico nunca esteve tão rico quanto agora. Por isso, não é viável perder tempo com pilhas de papéis e deixar de utilizar um bom sistema de automatização de documentos.

Sem dúvidas, a automatização de documentos internos agrega redução de custos e de falhas, melhor aproveitamento de capital humano e aumento da produtividade em serviço. Saiba como funciona a sua aplicação e conheça todos os benefícios ao utilizar o Bitrix24 como seu sistema preferido para isso.

O que é automação de documentos?

Antes de falar sobre um sistema de automatização de documentos, é importante partir do princípio básico. Afinal de contas: o que é e qual é a relação entre automação e gestão de documentos?

A automação de documentos se trata da utilização de ferramentas tecnológicas para executar tarefas que são extremamente padronizadas e repetitivas – minimizando o trabalho manual. Um sistema de automatização de documentos pode ser bem-vindo para solucionar problemas básicos de gestão de documentos com o mínimo possível de intervenção humana.

Quais são os aplicativos utilizados na gestão de documentos? 

Com a variedade de opções na internet, até podem existir algumas alternativas de sistema de automatização de documentos – sejam eles jurídicos ou não. Mas a verdade é que nenhuma das ofertas de mercado são tão completas quanto o Bitrix24. 

O seu gerenciador de documentos vai muito além de simplesmente oferecer um espaço para armazenar documentos on-line e grátis. É possível criar templates completamente personalizáveis, modelos pré-prontos e padronizações que possibilitam atuar com a automação e gestão de documentos de forma facilitada.

Como gerar documentos de forma automatizada? 

Seja em um sistema de automação de documentos jurídicos ou de qualquer outro nicho, a padronização e a criação de modelos é a chave para gerar documentos de forma automatizada.

A tecnologia não só reduz o retrabalho e agrega produtividade ao capital humano, como também minimiza a possibilidade de falhas e reduz custos desnecessários. Por isso, a melhor maneira de gerenciar documentos é contar um sistema de automatização de documentos de qualidade, como o Bitrix24.

Como o Bitrix24 pode te ajudar?

A verdade é que toda e qualquer empresa pode se beneficiar de um software que permite gerir e agregar fluidez aos processos. E quando o assunto é a automação de documentos, não há nada como o sistema do Bitrix24 para te auxiliar. Resumimos, em pontos principais, as suas funcionalidades chave:

* Observe que as informações podem ter mudado desde a publicação. Para verificar os preços e recursos vigentes, consulte a página de preços do Bitrix24.

1. Criação e edição de templates

Que tal criar modelos de documentos do zero e deixá-los prontos para editar conforme a necessidade? Com o Bitrix24, crie e edite templates com extrema simplicidade. Esta funcionalidade é válida para equipes que precisam ter modelos de orçamentos prontos. Ou, ainda, fichas de clientes e templates para campanhas de marketing.

E não se preocupe se você tem medo que informações cruciais sejam perdidas. Basta ativar o histórico de versões para acompanhar tudo que foi modificado. Com documentos prontos apenas para editar, você poupará esforços, otimizará o tempo e evitará o retrabalho.

2. Armazenamento on-line de documentos

Para poder criar e editar modelos de documentos, você precisa ter um espaço exclusivo para o armazenamento. No Bitrix24, encontre o ambiente perfeito para guardar os documentos pessoais ou aqueles que você precisa compartilhar com o restante da equipe. Faça com que todos os documentos cruciais para a empresa estejam acessíveis – sem precisar procurá-los em vários lugares. Através de pesquisas rápidas, encontre os arquivos de um processo em poucos cliques. Mesmo na versão totalmente gratuita do Bitrix24, conhecida como Free, alguns gigabytes (GBs) de armazenamento já são disponibilizados. Logicamente, você também pode expandi-los conforme a sua necessidade pessoal. O armazenamento será um grande aliado para a automação.

3. Numeração automática de faturas

Gerar faturas é uma das atividades rotineiras do seu negócio? Com o Bitrix24, automatize todo o processo rapidamente. Crie um modelo para ser utilizado toda a vez que for emitir faturas e poupe retrabalho do departamento financeiro. O sistema possibilita a emissão de faturas recorrentes, geradas automaticamente dentro do período estipulado por você.

A notícia incrível é que a plataforma é inteligente e trabalha com a numeração automática de faturas. Por isso, você não precisa consultar a todo momento a numeração do último arquivo emitido. Isso soma organização e produtividade para toda a equipe.

4. Templates prontos para facilitar o seu trabalho

Está sem inspirações de como criar o seu documento? Não se preocupe! No Bitrix24, você encontra modelos prontos para faturas, recibos de entrega e outros documentos. Basicamente, é só substituir os campos de dados pelas informações da sua empresa — sem se preocupar em gerar um arquivo a partir de uma folha totalmente em branco.

Se sentir que alguma informação essencial está faltando, é só inserir um novo parâmetro — sem grandes dificuldades. Para deixar ainda mais bonito e personalizado, adicione sua logo e outros elementos e aproveite!

5. Ações autônomas e avançadas em qualquer lugar

A autonomia que o Bitrix24 pode agregar para o seu negócio é incrível. Se você conseguir coordenar bem os processos de automação e gestão de documentos, as atividades tendem a correr de forma fluida, poupando o bem mais precioso da sua empresa – o capital humano. O melhor de tudo é que a programação e o controle podem ser executados em qualquer hora ou lugar. O Bitrix24 disponibiliza aplicativos para sistemas Android ou iOS. Sua interface é otimizada para operar com qualidade e de maneira responsiva em computadores, smartphones ou celulares. Não há barreiras geográficas ou motivos para não experimentar!

Como automatizar a emissão de documentos?

Cansado de perder o tempo precioso dos seus funcionários com o retrabalho? Deixe os processos mais simples e ágeis com o sistema de automatização de documentos presente no Bitrix24. Desde faturas recorrentes e orçamentos até processos de clientes, há muito o que explorar! Para que o software faça o melhor trabalho por você, logicamente, os processos internos devem estar organizados. Para automatizar a emissão de documentos, o primeiro passo é mapear os processos da empresa. Afinal de contas, um software de automatização de documentos não opera por si. Portanto, parta da padronização e da criação de modelos de arquivos que precisarão ser seguidos.

 

Qual seria a tecnologia mais adequada para utilizar na gestão de documentos?

O software e a tecnologia mais indicados para a gestão eletrônica de documentos são aqueles que cumprem com as necessidades da sua empresa. Por atuar de forma multifacetada, o Bitrix24 acaba sendo uma opção versátil e totalmente personalizável como sistema de automatização de documentos.

Use a tecnologia a seu favor e simplifique todas as etapas da gestão de documentos. Com a plataforma do Bitrix24, crie e edite on-line, salve modelos pré-prontos, compartilhe arquivos com os colegas de trabalho e armazene os documentos sem ocupar espaço no seu computador pessoal. Experimente já!

Você encontra o manual do Bitrix24 aqui. Se quiser adquirir uma edição do Bitrix24 com hospedagem privada, incluindo nossa API, CMS e código-fonte, que podem ser facilmente personalizados e integrados com outras ferramentas, baixe a versão de avaliação aqui.

Mais de 10.000.000 de empresas já escolheram o Bitrix24