Transição para um Ambiente de Trabalho Digital: 7 Passos Essenciais para uma Eficaz Adaptação ao Espaço Digital

11 min de leitura
Ariane Jaeger
17 de novembro de 2023
Última atualização: 13 de novembro de 2023
Transição para um Ambiente de Trabalho Digital: 7 Passos Essenciais para uma Eficaz Adaptação ao Espaço Digital

Os negócios brasileiros vêm adotando a modernidade, e como a transição para um ambiente de trabalho digital já é uma realidade mundo afora, cada vez mais gestores e empreendedores querem saber como aplicá-la.

Neste caso, basta ter um software que funciona como escritório virtual? Os colaboradores precisam receber algum treinamento em especial? Qual é o segredo, passo a passo, para atingir este feito com o sucesso máximo? A resposta para estes questionamentos você confere logo abaixo!

Como fazer a transição para um ambiente de trabalho digital?

A mudança é desconfortável. Não se deve esperar que seja totalmente tranquilo fazer a transição para um ambiente de trabalho digital. No entanto, é fato que tal iniciativa pode trazer vantagens reais, ganhando agilidade e ajudando a sua empresa a se firmar nesse mercado competitivo. Assim, vale a pena seguir cada um dos passos para a adaptação digital, almejando um processo mais fluido, como vê-se abaixo.

1. Avalie o ambiente de trabalho existente e as motivações que levam à necessidade de transição para um espaço de trabalho digital

Um passo que precede a transição para um ambiente de trabalho digital em qualquer empresa é avaliar a estrutura já existente. E, neste caso, podemos estar falando, até mesmo, da estrutura física e da maneira com que os negócios e as atividades são conduzidos em sua rotina corporativa.

Ao examinar o dia a dia e os espaços utilizados pela sua companhia – indo desde a sala de reuniões até o ambiente de trabalho de cada colaborador, fica mais fácil visualizar quais áreas operacionais precisam de uma atenção especial no quesito atualização digital.

  • Por que a implementação de um ambiente de trabalho digital é cogitada?

  • Qual será a principal necessidade que este espaço de trabalho digital atenderá?

  • Quais partes do seu workflow estão sofrendo mais com erros humanos?

  • Algum departamento ou processo está vislumbrando gargalos de produção?

  • Qual área deixa os funcionários mais frustrados?

Questionamentos como tais direcionarão adequadamente os seus esforços de transformação digital e aumentarão as chances de que o ato seja concluído de maneira efetiva. Portanto, inicie com o que é prioritário e depois vá expandindo conforme a nova realidade.  

2. Tenha um roteiro de transição para o espaço digital

Uma vez identificada as suas necessidades, toda a transição para um ambiente de trabalho digital deve iniciar com um planejamento. Ter um roteiro é essencial para a ciência das suas necessidades e principais desafios, visando minimizar os obstáculos, ter um time melhor preparado, e chegar a uma implementação bem-sucedida.

Para isso, considere os seguintes questionamentos – e quaisquer outros que forem ao encontro do seu trabalho:

  • Quantas ferramentas serão precisas ter em mãos para o seu ambiente virtual funcionar?

  • O que tornará o espaço virtual, como um todo, sustentável?

  • Quantos colaboradores e departamentos estarão envolvidos nesta migração?

  • Quais são os grandes desafios a serem enfrentados?

Mapeie todos os recursos e esforços necessários para a digitalização do ambiente de trabalho e exponha de forma clara quais são os objetivos de tal ação. Assim, será mais simples direcionar os seus esforços de modo assertivo, poupando tempo e estresse durante a transição completa.

3. Configure o novo local de trabalho e teste-o

Uma vez firmadas as suas estratégias de transição digital, chegou o momento de iniciar a parte prática e começar a preparar o ambiente de trabalho em si. Como, atualmente, existem diversas novas tecnologias no ambiente de trabalho, é necessário escolher com sabedoria o software que melhor se adéque às particularidades do seu nicho, workflow e time.

É relevante ter em mente que os espaços de trabalho virtuais podem incluir uma gama de ferramentas e tecnologias pensadas para atingir metas específicas de negócio, como:

  • Funcionalidades voltadas para a comunicação;

  • Sistemas de gerenciamento de tarefas e projetos;

  • Ferramentas com gestão de documentos e armazenamento em nuvem;

  • Plataformas de envolvimento social (colaboração) e outros.

Por isso, a autoavaliação se mostra fundamental. Logo em seguida, com o programa ideal selecionado, parta para a configuração de tais ferramentas digitais, preparando-as para receber o seu time. Ajuste os parâmetros para que os propósitos expostos no seu roteiro sejam realmente atingidos – bem como todo o processo seja acessível para a sua equipe.

Um ponto importante, em todo caso, é sempre testar bem o aplicativo escolhido, antes mesmo da transição para o espaço digital. Caso a interface não seja intuitiva aos colaboradores, e realmente benéfica em termos de resultados, talvez seja melhor seguir em frente na busca por outra solução de ambiente de trabalho digital. Dependendo do caso e da complexidade, ainda pode ser interessante não partir para uma transição imediata. Mas sim realizar a adaptação ao trabalho digital por segmentos ou departamentos, o que permitirá otimizar o processo à medida que ele vai sendo efetuado, identificando os percalços e solucionando-os assim que possível.

Aqui, uma recomendação valiosa é experimentar o Bitrix24, um espaço de trabalho virtual que é reconhecido mundialmente por reservar tudo aquilo que as empresas precisam para operar em apenas um lugar. Assim, gerencie projetos, tarefas e documentos; mantenha o time colaborando em tempo real; e até administre os clientes e o RH. Customizá-lo conforme as suas particularidades, o que é totalmente possível, é a chave para chegar ao sucesso com a sua transição para um ambiente de trabalho digital.

4. Gerencie a mudança e apoie a adaptação ao trabalho digital

Muitos funcionários, sobretudo os mais tradicionais e com mais tempo de casa, podem ficar assustados com a transformação digital empresarial. Como gestor ou administrador, é o seu

papel controlar e apoiar tal mudança, de modo que a cultura digital entre em vigor na empresa com tranquilidade.

Tenha em mente que o maior problema da sua transição para um ambiente de trabalho digital talvez não seja um software em si, mas sim a cultura empresarial vigente. Deste modo, uma das melhores formas de iniciar é adotando uma comunicação clara e consistente – inclusive, antes mesmo de o processo começar. Exponha para o seu pessoal o porquê uma mudança como tal é bem-vinda, mostrando quais benefícios ela pode trazer na prática; os passos para a adaptação digital; os possíveis desafios enfrentados; e o resultado almejado. A visibilidade é o elemento-chave para maior aceitação já que, sabendo o que está por vir, aderir às novas tecnologias no ambiente de trabalho é algo mais fluido e agradável.

  

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De igual maneira, coloque-se a postos para ajudar diante de qualquer necessidade. Ainda que te falte tempo para isto, considere nomear alguns mentores durante o processo para fazer com que todos se sintam devidamente suportados. Essa é uma das estratégias de transição digital que, mesmo parecendo menos importante, tem o potencial de acelerar a migração e melhorar o relacionamento entre a empresa e os funcionários, resultando até no aumento da produtividade.

5. Treine os empregados antes do uso definitivo dos novos aplicativos

Antes de usar no dia a dia o seu novo ambiente de trabalho digital, partindo, de fato, para a prática, prepare os seus colaboradores para a nova realidade. Garanta que todos, de igual maneira, tenham recebido a capacitação e o suporte suficientes para este processo, como previamente mencionado no ponto 4, e promova todos os recursos e ferramentas que eles necessitem para realizar o seu trabalho adequadamente. Se a função for executada no regime de trabalho remoto, dê uma atenção especial – já que o gerenciamento é realizado à distância e as barreiras geográficas podem assolá-lo.

Além da preparação para o emprego do programa em si, garanta um devido treinamento em políticas para educar os funcionários sobre como lidar com os dados privados e evitar reais danos à sua companhia. Diante das ameaças cibernéticas da atualidade, a segurança é um grande desafio que precisa ser enfrentado durante e após a transição para um ambiente de trabalho digital. Ignorar tal etapa pode ser custoso para o seu negócio – levando, até mesmo, à temida rotatividade de funcionários.

6. Acompanhe os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para ver como está a sua digitalização do ambiente de trabalho

Agora, é hora de medir a adoção das suas ferramentas digitais. Será que a implementação realmente foi bem realizada, neste momento inicial? Tenha em mãos indicadores-chave que vão ao encontro dos objetivos do seu projeto e parta para uma tomada de decisão bem embasada.

Dependendo do propósito, a medida será totalmente diferenciada. Por exemplo: se o seu objetivo com a implementação de um ambiente de trabalho digital é garantir uma colaboração mais eficiente entre os membros do seu time, métricas como a taxa de interação na intranet da empresa, o número de usuários ativos e a taxa de envolvimento dos colaboradores nas ferramentas já podem ajudar.

No entanto, não se guie apenas por números e relatórios automatizados. Mensurar os aspectos qualitativos e obter o feedback direto dos seus funcionários é tão importante quanto – e fará toda a diferença na hora de saber se a otimização do ambiente de trabalho digital está sendo adequada.

7. Siga se adaptando conforme as novidades tecnológicas e o desempenho da sua equipe

A otimização do ambiente de trabalho digital é um ato contínuo. E o que é visto, na verdade, é que os esforços primordiais acabam servindo como um protótipo para a melhoria de ações futuras – e não uma fórmula pronta que funcionará com todos os seus colaboradores e departamentos.

Assim sendo, prontifique-se a estar se adaptando continuamente. Acompanhe as inovações tecnológicas que forem surgindo, proponha brainstormings com a sua equipe e, juntos, pensem em melhorias que possam somar ao todo. Indo além de olhar os KPIs, revisite a sua configuração atual de tempos em tempos e opere com uma mentalidade ágil a fim de encontrar melhores oportunidades.

Bitrix24: o parceiro do seu espaço de trabalho digital

Com estas etapas em mente, está tudo pronto para seguir com a transição para um ambiente de trabalho digital. Em todo caso, é válido lembrar que as necessidades do usuário sempre devem ser o cerne da sua transformação digital.

Deste modo, avaliar, ponto a ponto, as peculiaridades do seu time é crucial. Inclusive, não tenha medo de abordar um modelo ideal de escritório virtual para cada um dos seus times – desde que siga uma cultura digital comum, não há problema algum em seguir de tal maneira. Neste caso, experimente o espaço de trabalho virtual gratuito do Bitrix24 e ajuste cada um dos ambientes conforme a sua particularidade.

A plataforma apresenta uma solução abrangente para facilitar a transformação digital da sua empresa. O Bitrix24 equipa a sua organização com uma ampla gama de ferramentas em uma interface intuitiva, agilizando com facilidade o complexo processo de transição. Além disso, oferece diversos recursos, incluindo cursos, tutoriais em vídeo e um helpdesk robusto para responder prontamente a quaisquer dúvidas ou preocupações que surgirem no caminho.

Sem contar que a solução dá extrema importância à segurança, implementando rigorosas medidas de proteção que garantem a integridade e a confidencialidade dos dados da sua companhia. Assim, convidamos você a tomar medidas proativas para otimizar as suas operações e proteger as suas informações. Registre-se hoje mesmo!

  

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Perguntas frequentes

O que é um espaço de trabalho digital?

Um espaço de trabalho digital é uma versão on-line e mais moderna dos escritórios convencionais, que pode englobar um ecossistema de tecnologias de acordo com os propósitos empresariais. Um espaço de trabalho digital ajuda as empresas a aumentarem a agilidade, reduzirem as tarefas manuais e maximizarem a produtividade, além de outras vantagens. É por isso que a sua implementação está se tornando extensa.

Como garantir a transição para um ambiente de trabalho digital?

Para garantir a transição para um ambiente de trabalho digital:

  • Avalie o espaço de trabalho que já possui, realizando um planejamento para a mudança;
  • Configure o novo local de trabalho pensando nas particularidades da sua empresa e colaboradores;
  • Comunique com transparência os objetivos da migração e preste total apoio durante o processo;
  • Treine os funcionários para estarem preparados e acompanhe a sua performance para otimizar os afazeres continuamente. 

Quais são os principais desafios ao realizar uma transição para um ambiente de trabalho digital?

Os principais desafios ao realizar uma transição para um ambiente de trabalho digital são:

  • A resistência à mudança por parte dos colaboradores;
  • A falta de estratégia para a correta implementação;
  • As lacunas de competências digitais e a falta de preparação do pessoal; 
  • As restrições orçamentárias da própria empresa;
  • O ajuste aos avanços tecnológicos disruptivos;
  • A garantia de segurança para os seus dados corporativos. 

Quais são os benefícios da adoção de um ambiente de trabalho digital?

Os benefícios da adoção de um ambiente de trabalho digital são: 

  • Maior colaboração e produtividade entre os funcionários;
  • Facilidade em visualizar os dados rapidamente e partir para a tomada de decisão;
  • Possibilidade de automatizar os fluxos de trabalho, economizando o tempo e outros recursos;
  • Ganho competitivo por aplicar ferramentas de trabalho modernas. 

Qual é o impacto de um ambiente de trabalho digital na produtividade da equipe?

O impacto de um ambiente de trabalho digital na produtividade da equipe é amplo e positivo, já que automatizar as tarefas repetitivas e digitalizar os fluxos de trabalho poupa esforços manuais dos funcionários e permite que eles se concentrem em atividades mais importantes e estratégicas. Além de tudo, quando uma cultura digital é firmada em conjunto, a migração para um ambiente de trabalho remoto pode motivar a inovação e a criatividade. 


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Índice
Como fazer a transição para um ambiente de trabalho digital? 1. Avalie o ambiente de trabalho existente e as motivações que levam à necessidade de transição para um espaço de trabalho digital 2. Tenha um roteiro de transição para o espaço digital 3. Configure o novo local de trabalho e teste-o 4. Gerencie a mudança e apoie a adaptação ao trabalho digital 5. Treine os empregados antes do uso definitivo dos novos aplicativos 6. Acompanhe os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para ver como está a sua digitalização do ambiente de trabalho 7. Siga se adaptando conforme as novidades tecnológicas e o desempenho da sua equipe Bitrix24: o parceiro do seu espaço de trabalho digital Perguntas frequentes O que é um espaço de trabalho digital? Como garantir a transição para um ambiente de trabalho digital? Quais são os principais desafios ao realizar uma transição para um ambiente de trabalho digital? Quais são os benefícios da adoção de um ambiente de trabalho digital? Qual é o impacto de um ambiente de trabalho digital na produtividade da equipe?
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