Ferramentas de gerenciamento de projetos em 2023: tudo o que você precisa saber

O que observar em uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Quando o assunto são as ferramentas de gerenciamento de projetos, uma gama de opções é encontrada no mercado. Mas, como escolher a ideal? Vários fatores devem ser considerados durante o processo de tomada de decisão, mas alguns não devem ficar de fora da sua análise. São eles:

Ferramentas indispensáveis para o gerenciamento de projetos

Em ferramentas de gerenciamento de projetos, é fundamental checar se a plataforma oferece funções específicas que podem agregar valor para o cotidiano do seu projeto. Observe se:

• O programa apoia o gerenciamento (e a delegação) de tarefas;
• Inclui recursos de automação de tarefas de projetos;
• Permite o rastreamento de tempo;
• Oferece modelos para tarefas e projetos;
• Promove a troca de informações rápida e eficiente;
• Possibilita o armazenamento de documentos;
• Permite acompanhar o progresso do trabalho e observar o cumprimento dos KPIs.

Caso trabalhe com metodologias de projeto ágeis, por exemplo, ter o apoio de quadros Kanban e Scrum será fundamental. Ainda, mesmo que outras abordagens sejam aplicadas, funcionalidades como diagramas de Gantt são igualmente válidas.

Usabilidade

Para surtirem os efeitos desejados, agregando benefícios ao workflow e somando organização e produtividade, as ferramentas de gerenciamento de projetos precisam, primeiramente, ser usuais. Seja qual for o nível de conhecimento técnico ou a função exercida, os seus colaboradores devem ter facilidade para explorá-la. O sistema precisa ser fluido, intuitivo e agradável – facilitando o uso e a navegação por todos os membros da equipe.

Colaboração

Independentemente do nicho, os projetos estão totalmente interligados com as pessoas que participam dele. Portanto, as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos precisam incluir recursos que facilitam a comunicação, nutrem a colaboração e estimulam a formação de vínculos entre a equipe interna.

Os exemplos incluem funcionalidades comunicativas como chat em tempo real, videoconferências e integrações com e-mail; compartilhamento de documentos com opções de mensagens e notas; calendários em grupo e um espaço virtual para trabalhar em equipe e compartilhar ideias. – sempre observe a presença de recursos relacionados ao selecionar o programa ideal para a gestão de projetos.

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Emissão de relatórios e análises em tempo real

É dever do gerente de projetos não apenas planejar o trabalho, como acompanhar a sua execução e garantir que tudo esteja em perfeita sintonia. Assim sendo, a checagem constante de KPIs, a visualização de relatórios de performance e a análise em tempo real do progresso são itens mais que bem-vindos em ferramentas de gerenciamento de projetos – eles são cruciais.

Segurança

O software de interesse precisa fornecer um alto nível de segurança para os dados e os acessos dos usuários – inclusive, promovendo ferramentas extras que colaboram para a privacidade dentro do próprio time, como concessões de acessos, dentre outros.

Em interfaces renomadas, a segurança é garantida por camadas, incluindo:

• Hospedagem de dados segura;
• Autorizações em dois passos;
• Firewalls proativos;
• Conexões SSL;
• Proteções aos servidores internos.

Integração a outros programas

A ferramenta de gerenciamento de projetos perfeita é aquela que se encaixa na sua rotina. Portanto, garanta que ela agregue integrações a outros softwares e soluções que já são do seu interesse – como provedores de e-mail, serviços de armazenamento de arquivos, calendários, CRM, geradores de faturas e mais.

Personalização

Cada projeto é único e possui as suas características. Por conseguinte, os especialistas em gerenciamento de projetos sempre recomendam que o software escolhido seja passível de personalização. Isto porque somente uma ferramenta customizável é capaz de atender às necessidades do seu projeto e da equipe que o compõe de forma específica – acionando automações, criando modelos direcionados, gerando ciclos de aprovações e outros detalhes.

Escalabilidade

Ao longo do tempo, mesmo que hoje você só tenha uma pequena equipe, é recomendado atuar com programas que sejam escaláveis. Afinal de contas, a ideia é que ele evolua consigo e acomode, a longo prazo, o crescimento da sua equipe de projetos. Portanto, sempre considere esta possibilidade, tendo uma visão além do presente e buscando a melhoria e o progresso constantes.

Quais são as ferramentas de gerenciamento de projetos mais usadas no Brasil?

Agora que você já compreendeu o panorama geral, é hora de entrar mais a fundo e explorar, de fato, quais são as ferramentas de gerenciamento de projetos que cumprem os requisitos básicos e ainda vão além – entregando experiências de qualidade aos projetos de organizações brasileiras. A lista de melhores programas para gerenciar projetos em 2023 inclui:

Trello

Se você já participou de muitos projetos, com certeza já teve a oportunidade de, ao menos uma vez, usar o Trello. Famosa mundialmente e em território nacional, a interface permite que os usuários usem layouts em quadros Kanban para gerenciar as tarefas e os projetos. A proposta é extremamente visual e pode até parecer simples, mas se bem programada, pode se mostrar ideal para vários projetos.

Slack

Pensando no quesito colaboração, comunicação e compartilhamento de documentos, o Slack se destaca. De uso intuitivo e passível de integrações extras, tal plataforma de mensagens móveis agrega valor ao desenvolvimento dos projetos – onde quer que os seus envolvidos estejam. Portanto, ela vem ganhando fama no Brasil nos últimos tempos!

Bitrix24

Dentre as ferramentas de gerenciamento de projetos, o Bitrix24 se sobressai por ser mais completo e reunir mais de 35 funcionalidade em apenas um lugar. As equipes podem contar com automação de tarefas, diagramas de Gantt, quadros Kanban e Scrum on-line, recursos comunicativos, análises inteligentes, ferramentas que instigam a colaboração e outros detalhes que impulsionam o desenvolvimento dos projetos. Dado o alcance e a qualidade, de fato, é uma alternativa que vale a pena implementar!

Jira

Embora esteja ganhando fama apenas recentemente no Brasil, a plataforma Jira é bastante utilizada por equipes de desenvolvimento de software. Isto porque ela apoia a equipe na hora de resolver problemas, rastrear possíveis falhas de sistema e solicitar recursos para o projeto.

Zoom

Mesmo que o Zoom não vá muito além das videoconferências móveis, ele se tornou crucial no gerenciamento de projetos nos últimos tempos. Sobretudo com a adesão de regimes de trabalho remotos, tal plataforma possibilitou a equipes do mundo inteiro colaborarem entre si sem barreiras.

Microsoft Teams

O Teams, da Microsoft, é outra das interfaces que se destacam neste ramo. Embora o seu propósito primordial esteja voltado para a troca de mensagens móveis em projetos, ele acaba ganhando mais funcionalidades – graças a integração a ferramentas como o Office 365 e o OneDrive.

Monday.com

A Monday.com é uma ferramenta de gestão de projetos baseada na web que auxilia na organização de fluxo de trabalho, atividades em projetos e colaboração em tarefas. Um dos seus principais objetivos é oferecer uma área de trabalho única e visual para todo o ciclo de vida do projeto – o que faz com que ela se torne extremamente procurada pela praticidade e usabilidade.

As ferramentas de gerenciamento de projetos profissionais que ganharam fama em grandes empresas

Ao se deparar com o assunto exposto, é comum encontrar softwares PPM. Mas do que eles se tratam? Basicamente, um software PPM (ou Gestão de Programa e Portfólio do Produto, em tradução literal) lhe permite gerir projetos, analisá-los e priorizar os programas de desenvolvimento de produtos em corporações maiores.

Assim, fora as plataformas mais usuais, os especialistas em gerenciamento de projetos já notaram que certos softwares PPM conquistaram as grandes indústrias. Para que você fique por dentro das principais tendências, confira quais são as interfaces mais indicadas deste segmento mais complexo:

CA Technologies

O CA Technologies desenvolve um dos softwares PPM indicados para organizações corporativas do nicho de TI. O seu foco é direcionado para a gestão do portfólio digital a partir do desenvolvimento ágil. A fim de atender a demanda dos clientes e as necessidades do negócio, este programa inclui as gestões: estratégica, laboral, financeira e de pessoas – sendo altamente recomendado.

SAP

Otimizar os recursos de projetos e desenvolver novos produtos fica muito mais fácil quando as companhias contam com a ajuda do SAP – um software PPM que foca em suporte multilínguas e atuação global (oferecendo compras em diversas moedas). Por meio de um espaço centralizado, pode-se manter todo o portfólio empresarial sob controle, seja do ponto de vista financeiro ou logístico. O que é mais que bem-vindo para empresas de diversas áreas!

Microsoft Project

Quem trabalha com projetos se depara facilmente com companhias que utilizam os recursos da Microsoft a fim de gerenciarem o seu fluxo de trabalho – e no caso dos projetos, o Microsoft Project tem realce. Seja para grandes ou pequenas iniciativas, ele pode potencializar os resultados – mas é visado pelas corporações maiores, sobretudo, pelo seu centro de Business Intelligence e pela flexibilidade de criar uma plataforma customizável no Azure.

Innotas

Em 2019, esta ferramenta foi eleita pelo Gartner como um dos mais renomados softwares de PPM – destacando-se como líder do setor. A partir do programa "Planview PPM Pro", conhecido como Innotas (o seu nome antecessor), as empresas podem alavancar as suas operações rastreando o tempo em projetos, trabalhando com priorizações, gestão de portfólios, análises preditivas, gerenciamento geral de recursos, gráficos de Gantt e mais.

Oracle

Para quem quer gerenciar projetos, portfólios e programas globalmente, o "Primavera P6 EPPM", da Oracle, é uma solução-chave. Dentre as suas principais ênfases, a gestão de recursos e do cronograma se sobressaem. Assim, empresas de diversos tamanhos se tornam capazes de explorar benefícios como: redução de tempos de processos; redução de riscos de atrasos; maior eficiência e melhor uso de recursos em projetos.

Deltek

Dentre as soluções, o software de PPM da Deltek é outro de renome mundial. Instituições de médio porte, sobretudo, o utilizam para gerenciar os projetos e os seus recursos com mais facilidade – auxiliando o processo de tomada de decisão (com máxima assertividade).

A melhor ferramenta de gestão de projetos espera por ti!

Ao fim deste conteúdo, é importante destacar que estas não são as únicas ferramentas de gerenciamento de projetos da atualidade. No cenário completamente oposto, há um universo de interfaces a serem exploradas, cada qual pensada para diferentes mercados e englobando diversas funcionalidades.

Os programas listados neste artigo são recomendados por grandes especialistas do nicho, muitos sendo avaliados, inclusive pelo mundialmente conhecido Gartner. Assim, avalie as suas particularidades de modo a definir o que faz mais sentido para si.

O importante é que os programas convencionais de gestão de projetos, ou mesmo os PPMs, possam contribuir para o seu workflow, reduzir o trabalho manual, auxiliar na tomada de decisão e somar produtividade.

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