Como evitar custos excessivos em projetos: 8 dicas decisivas

10 min de leitura
Ariane Jaeger
18 de outubro de 2022
Última atualização: 21 de outubro de 2022
Como evitar custos excessivos em projetos: 8 dicas decisivas

Quem dera um projeto fosse algo simples de ser coordenado. Na rotina real, os gestores se preocupam com uma gama de fatores que contribuem (ou não) para o sucesso. Um deles, sem dúvidas, inclui o orçamento, já que os custos excessivos no projeto não só prejudicam o workflow, como também podem inviabilizar uma implementação inteira. 

Quer você esteja só se precavendo ou já se veja em meio a tal situação, nunca é demais conferir dicas eficazes para saber como lidar com o estouro de custos ao longo de um projeto. Neste artigo, aprenda a vencer os custos excessivos no projeto, ficando o mais longe possível das despesas excedentes, levando a um desfecho satisfatório a curto, médio e longo prazo!


Perguntas frequentes

O que são estouros de custo em um projeto?

Os estouros de custo em um projeto são excedentes ao valor cotado inicialmente para a realização de tal projeto. Assim, quando ocorre o estouro, há a superação do orçamento previsto – o que pode gerar consequências drásticas para a realização do trabalho e o seu sucesso.

Como lidar com estouros de custo no projeto?

Para lidar com estouros de custo no projeto:

  1. Prepare-se para realocar os recursos conforme as necessidades;
  2. Entenda os motivos do estouro;
  3. Comunique a sua equipe sobre os limites;
  4. Converse com os envolvidos no projeto;
  5. Repense as despesas e até o contrato com alguns fornecedores;
  6. Reveja o seu plano de gerenciamento de custos de projeto;
  7. Analise o custo-benefício em suas novas tomadas de decisão.

Como monitorar orçamentos e custos excessivos?

Para monitorar orçamentos e custos excessivos:

  • Mantenha o acompanhamento do curso do projeto;
  • Utilize um software de gestão de custos;
  • Treine a sua equipe para te ajudar a encontrar inconsistências – prevenindo estouros futuros;
  • Gerencie, conjuntamente, os orçamentos propostos e os gastos reais;
  • Prontifique-se a realocar certos recursos.

Como mitigar os riscos de custo?

Para mitigar os riscos de custo, o gerente precisa acompanhar, frequentemente, o andamento do trabalho. Assim, ele pode identificar problemas capazes de gerar custos excessivos no projeto. Em conjunto, é preciso atuar a partir de um plano de gerenciamento de custos claro, seguindo o escopo inicialmente proposto a fim de evitar alterações drásticas.

Como diminuir os custos de um projeto?

Para diminuir os custos de um projeto:

  • Defina prioridades para as tarefas;
  • Dê preferência para os profissionais mais experientes e qualificados;
  • Automatize os processos sempre que possível;
  • Defina responsáveis para cuidar do projeto;
  • Melhore a comunicação dentro do seu time;
  • Seja transparente sobre o uso de recursos;
  • Cheque as despesas e o orçamento frequentemente.

8 dicas para prevenir custos excessivos no projeto

Os gerentes de projeto precisam estar vigilantes o tempo todo. Além de observarem o comportamento do time e cuidarem com a qualidade dos entregáveis, dependendo da abordagem, eles também precisam se preocupar com o estouro do orçamento do projeto. E já que os custos excessivos no projeto podem levar a consequências desastrosas, incluindo o seu insucesso, é crucial saber maneiras de preveni-lo, ficando o mais longe possível do estouro do projeto. 

Não sabe por onde iniciar? Não se preocupe! As dicas a seguir reúnem os melhores comportamentos e insights que podem ser abordados por gerentes e líderes para prevenir o estouro no gerenciamento de projetos. Confira já!

1. Sempre planeje antes de executar

O planejamento prévio pode deixar muitos indivíduos ansiosos – mas ele é fundamental para evitar os custos excessivos no projeto. Afinal, quando há uma previsão clara sobre o que será realizado e os valores envolvidos com cada etapa, fica muito mais fácil se aproximar deste orçamento e cumprir com aquilo que foi estipulado.

O ideal, no caso do planejamento, é nunca ser positivo ou negativo demais – evitando os extremos. Se você realizar a abordagem pelo ponto de vista otimista, pode se surpreender com o estouro do custo do projeto. Em contrapartida, orçamentos muito pessimistas podem se mostrar inviáveis, já que, na maioria das vezes, eles envolvem recursos exorbitantes e até impossíveis de serem arcados – dificultando o cenário ao pensar em viabilidade, sobretudo em projetos complexos.

Por conta disso, dê preferência para o equilíbrio e trace um plano de gerenciamento de custos que seja condizente com a realidade. Use dados e pesquisas reais (e recentes) para embasar os valores expostos e jamais siga pelo achismo. Levar em conta a sua experiência como gerente de projetos em outros casos também ajudará. Uma vez que o plano esteja finalizado, sente-se com os stakeholders do projeto para discuti-lo, editá-lo e aprová-lo seguindo as necessidades. É a melhor conduta a ser adotada!

2. Cuide com as mudanças no escopo do projeto

Por vezes, para adequar o trabalho conforme as preferências dos colaboradores ou às necessidades finais, abraçando todas as solicitações de alteração que chegam à mesa, os gerentes acabam mudando demais o escopo inicial – gerando custos excessivos no projeto.

É preciso ter em mente que nem todos os desejos e as urgências podem ser atendidas – ainda que seja benéfico para o coletivo. Tomando, assim, o máximo de cuidado com a fluência do escopo para prevenir o estouro de custo do projeto.

Tente alinhar as atividades diárias ao plano primário e pensar cautelosamente sobre o panorama geral antes de sair alterando a execução e arcando com despesas que poderiam (se não deveriam) ser evitadas. E lembre-se de sempre conversar com os stakeholders do projeto antes de qualquer mudança significativa – sobretudo quando ela envolve grandes custos e desvios de rota – prevenindo confusões e desentendimentos futuros.

3. Monitore o progresso do projeto constantemente

Sem sombra de dúvidas, uma das melhores maneiras de evitar os custos excessivos no projeto está no monitoramento frequente. Quando um gerente e a sua equipe acompanham o andamento do trabalho de perto (sem confundir com o microgerenciamento, é claro), torna-se mais fácil identificar problemas que sejam capazes de comprometer o cronograma e o custo do projeto. E isso inclui detalhes como prazos, demanda, carga horária, fornecedores e mais.

O melhor de tudo é que, na era moderna, tal acompanhamento não requer nem sequer a sua presença física. Com o apoio de uma plataforma como o Bitrix24, parceira na gestão de projetos, os responsáveis podem ficar de olho no progresso de tarefas e projetos no dispositivo de sua preferência, até mesmo longe do escritório – ficando prontos para resolver qualquer percalço.


Mais do que um Gerenciador de Projetos, uma experiência para toda a sua empresa

Uma única plataforma para administrar seus negócios

EXPERIMENTE AGORA!


4. Adote um programa amplo, que te permita acompanhar as despesas e as previsões gerais

Um dos maiores desafios dos gerentes de projeto quando o assunto é custo está em conciliar os gastos com o orçamento, evitando os excedentes. Mas como fazer isso quando você nem sequer mantém o controle do que está sendo desembolsado para cada atividade ou etapa? Ou do quanto estava direcionado para tal?
É crucial manter o acompanhamento constante entre as entradas e as saídas para o seu projeto.

  • Você pode até ter recebido um aporte de recursos, mas para onde este dinheiro deve ir?
  • Qual é o seu limite de gastos semanal, mensal ou semestral?
  • O dinheiro gasto na semana passada condiz com o plano inicial?

E estes são apenas alguns exemplos. Garanta que o projeto esteja plenamente apoiado através de um controle fino, contando com o auxílio da ferramenta de gestão de projetos do Bitrix24. Com ela, organize os custos e os recursos do seu projeto e fique atento a tudo o que está acontecendo. Até calendários pessoais e em equipe podem ser programados, junto a delegação de tarefas, te ajudando a atingir o sucesso pensando em todas as variáveis.

5. Atente-se ao fechar um contrato com os fornecedores

O seu projeto requer o apoio de fornecedores externos para ser concluído com sucesso? Seja por mão de obra ou suprimento de materiais? Então atente-se para a maneira com que tais acordos serão firmados e esteja precavido!

Antes mesmo de fechar um contrato, você precisa checar com o fornecedor qual é o seu limite e até onde as demandas podem ser supridas – vendo se é viável firmar aquela parceria. Tendo, ainda, cuidados extras ao compor o plano de gerenciamento de custos – já pensando em possíveis despesas futuras.

Muitas companhias acabam passando pela má experiência com custos excessivos no projeto por conta de problemas como o que será relatado no seguinte exemplo. Inicialmente, o orçamento do projeto seguia pautado no valor passado pelo seu fornecedor preferencial (com quem o contrato foi fechado).

No entanto, com o passar do tempo, a mesma empresa precisou aumentar o seu pedido em 10% – e o fornecedor parceiro não foi capaz de suprir tal necessidade. O que acontece neste caso? Ao buscar por um novo provedor,  tal companhia pode se deparar com valores elevados ao custo pré-estabelecido para o projeto – e isso é capaz de frear o seu crescimento, ainda que indiretamente.

É por motivos como tais que os custos excessivos no projeto podem ser evitados quando há um plano franco (desde o início) com os fornecedores, em que as expectativas são expostas e fomentadas com dados e previsões reais. Jamais deixe de considerar!

6. Entenda o que leva ao estouro de custos no seu projeto

Se você ainda não vislumbrou o estouro do orçamento do projeto, isto é uma ótima notícia. Mas, infelizmente, ela nem sempre é a realidade. Quando as coisas saem dos trilhos e os acontecimentos geram custos excessivos no projeto, é preciso identificar as barreiras que estão te impedindo de atingir o equilíbrio.

O que, de fato, está causando tais custos exorbitantes? Será que você:

  • Calculou errado as despesas do projeto?
  • Teve positividade demais ao pensar no orçamento?
  • Mudou demais o escopo?
  • Trocou de fornecedores sem planejamento?
  • Utilizou erroneamente os recursos?
  • Teve alguns imprevistos e despesas adicionais?
  • Ou, simplesmente, não soube controlar os seus custos?

Qualquer que tenha sido o panorama, pense a respeito da origem (ou origens) do problema para pensar em uma solução para ele – traçando um novo plano de ação. Pois, de fato, só assim você conseguirá sanar os excedentes e mudar a sua realidade antes que seja tarde demais.

7. Comunique os custos ao time envolvido e conversem sobre as prioridades

É extremamente comum que os empresários e os gerentes não queiram deixar a sua equipe a par de custos do projeto ou em cortes de orçamento – até para não gerar desmotivação, em certos casos. No entanto, quando se trata de cuidar com os gastos de um projeto, é importantíssimo que o time envolvido esteja ciente das prioridades e da disponibilidade para o trabalho.

Na verdade, adotar tal comportamento acaba não só contribuindo para o gasto consciente, já que também promove maior transparência e senso de pertencimento, somando pontos positivos para o relacionamento coletivo.

Por conta disso, não tenha medo de expor sobre os gastos e os limites com o seu time. Ser franco é muito mais viável do que apenas dizer "não" sem motivos, assim que um membro pedir para alterar ou incluir algo. A comunicação aberta sempre é bem-vinda!

8. Prepare-se para realocar os recursos conforme o necessário

Se você perceber que está enfrentando custos excessivos no projeto, saiba que nem tudo está perdido! Até porque sempre é possível ir além – e o cenário pode piorar ainda mais. Ainda que o estouro do projeto já tenha acontecido, minimize os seus gastos para voltar ao orçamento através da realocação de recursos.

Isto é extremamente válido quando consideramos o capital humano. Ao se ver diante de tal situação, você pode, por exemplo, redirecionar a sua equipe – permitindo que os profissionais mais qualificados e experientes permaneçam naquele projeto em particular.

Tal ação acabará levando a um aumento da eficiência e da produtividade. E mesmo que você gaste mais na contratação, isto reduzirá os seus custos e o estouro no gerenciamento de projetos ao longo do tempo. Pois, com certeza, haverá menos trabalho para o final do processo, levando a um balanço e desfecho satisfatórios.


Por fim, não tenha medo de errar!

Após saber o que são estouros de custo e conferir dicas para saber como driblar os custos excessivos no projeto, parta para a implementação junto ao seu time para ter resultados incríveis.

Lembre-se de que você até pode errar durante o processo – afinal, é algo totalmente humano. Ainda assim, aprender com os erros e tirar o melhor proveito de tais ensinamentos é o que fará toda a diferença. Então não tenha medo de falhar caso as coisas não saiam conforme o planejado.

Vá adaptando os insights mencionados aqui de acordo com as necessidades do seu time e projeto, minimizando os riscos de decepções em orçamento futuros e problemáticas relacionadas.


Mais do que um Gerenciador de Projetos, uma experiência para toda a sua empresa

Uma única plataforma para administrar seus negócios

EXPERIMENTE AGORA!


Mais populares
10 dicas profissionais sobre como lidar com os colegas de trabalho difíceis
10 melhores softwares de contabilidade para pequenas empresas
Os 13 melhores criadores de sites para pequenas empresas em 2023
15 melhores formas honestas de trabalhar online que pagam bem em 2024
Coordenador de Projeto x Gerente de Projeto: Principais Diferenças
Índice
Perguntas frequentes O que são estouros de custo em um projeto? Como lidar com estouros de custo no projeto? Como monitorar orçamentos e custos excessivos? Como mitigar os riscos de custo? Como diminuir os custos de um projeto? 8 dicas para prevenir custos excessivos no projeto 1. Sempre planeje antes de executar 2. Cuide com as mudanças no escopo do projeto 3. Monitore o progresso do projeto constantemente Mais do que um Gerenciador de Projetos, uma experiência para toda a sua empresa 4. Adote um programa amplo, que te permita acompanhar as despesas e as previsões gerais 5. Atente-se ao fechar um contrato com os fornecedores 6. Entenda o que leva ao estouro de custos no seu projeto 7. Comunique os custos ao time envolvido e conversem sobre as prioridades 8. Prepare-se para realocar os recursos conforme o necessário Por fim, não tenha medo de errar! Mais do que um Gerenciador de Projetos, uma experiência para toda a sua empresa
Você também pode gostar
Blogs
Webinars
Glossário

Free. Unlimited. Online.

O Bitrix24 é um local onde todos podem se comunicar, colaborar em tarefas e projetos, gerenciar clientes e fazer muito mais.

Comece grátis
Você também pode gostar
10 truques para estar no topo do Google com SEO
10 truques para estar no topo do Google com SEO
9 min de leitura
Como utilizar o CRM para acelerar o crescimento das minhas vendas e marketing?
Como utilizar o CRM para acelerar o crescimento das minhas vendas e marketing?
9 min de leitura
9 dicas cruciais para reduzir a rotatividade de funcionários
9 dicas cruciais para reduzir a rotatividade de funcionários
11 min de leitura