Como criar um calendário de projeto? 7 coisas importantes para manter em mente

Criar um calendário de projeto, com marcos, prazos e tarefas principais, pode ser a solução para permitir que todos os stakeholders do projeto acompanhem o cronograma do trabalho com facilidade. Neste guia, aprenda como criar um calendário de projeto riquíssimo, que contribuirá para o alcance de metas e objetivos empresariais! Vamos lá?

Afinal: o que é um calendário de projeto?

Um calendário de gerenciamento de projeto nada mais é do que um calendário utilizado para estabelecer um cronograma para determinado projeto. Embora o formato seja muito similar a um calendário qualquer, ele tende a ser um pouco mais complexo – pois está totalmente interligado com a coordenação das atividades do grupo. Por isso, prepare-se para encontrar muito mais informações do que em um calendário convencional!

O principal objetivo de um calendário de planejamento de projeto é dispor para a equipe todas as informações relevantes sobre o cronograma e etapas do trabalho. É comum, ainda, que os gerentes de projetos escolham trabalhar com alguns tipos de calendários, como: base, recursos, tarefas e projeto. Tudo dependerá das particularidades do seu time e preferências pessoais.

Por que tal calendário é importante?

Quando não é bem coordenado, um projeto pode sucumbir ao fracasso. Neste caso, criar um calendário de projeto permite que os gestores compartilhem informações sobre os prazos e o planejamento do trabalho com todos os stakeholders (ou membros envolvidos). Assim, todos podem compreender os estágios com mais facilidade – cumprindo os seus afazeres com menores dificuldades.

Ideias e dicas para criar um calendário de projeto perfeito

Quem dera se criar um calendário de projeto fosse apenas inserir o vencimento das tarefas relevantes. Para evitar que os colaboradores tenham que consultar diversos documentos para permanecer em sintonia com o projeto, o ideal é incluir outros elementos. Quer algumas ideias? Através de dicas práticas, saiba como criar um calendário de projeto completo e de qualidade.

1. Inicialmente, divida o trabalho em etapas

Pode ser muito complicado ter que operar com um projeto grande e/ou complexo sem segmentá-lo em etapas. Tomar tal atitude facilita tanto na atribuição de tarefas quanto ao mensurar a qualidade e ver os pequenos resultados serem alcançados.

Por isso, um dos pontapés iniciais para criar um calendário de projeto é separar o todo em estágios menores. Ao definir marcos, será muito mais fácil ver se tudo está sendo concretizado conforme o planejado – analisando as conquistas! O que contribui, sem dúvidas, até para a motivação e melhor geração de resultados.

2. Elabore uma lista de tarefas e inclua o máximo de informações que puder

Caso o seu projeto seja complexo, lembre-se que será importante subdividi-lo. Então, uma vez feito isso, é hora de criar uma lista de tarefas para cada estágio do trabalho.

Elabore a lista de atividades necessárias para cumprir com determinada etapa. Quanto mais dados e informações você agregar a tal tarefa, melhor será para manter tudo que é crucial em apenas um lugar.

Atribua as tarefas para os colaboradores responsáveis, inclua links de arquivos relevantes, imagens, descrições ou qualquer mensagem que possa adicionar fluidez e maior entendimento ao trabalho. Tudo é válido!

Logicamente, é preciso contar com um software de gestão de projetos que o permita criar uma lista de tarefas tão completa – mas ao mesmo tempo simples de utilizar. Neste caso, vale a pena explorar as funcionalidades do gerenciador de projetos do Bitrix24! Embora você possa criar e usar a sua lista de tarefas on-line, com rapidez, você também pode imprimi-la para operar fisicamente (caso desejar).

3. Estabeleça possíveis datas de início e término dos estágios

Para que um projeto saia do papel, os seus objetivos e prazos devem ser claros e palpáveis. Por isso, não deixe que a equipe decida quando uma etapa do projeto deve ser completada. Afinal, a procrastinação pode acabar com o sucesso do seu trabalho!

Um bom gerente de projetos opta por criar um calendário de projeto e incluir datas específicas para o início e término de cada fase. Obviamente, tenha uma margem de tempo caso as coisas não saiam como o planejado. Seja flexível com relação aos imprevistos. Mas, jamais deixe de estabelecer prazos!

Ao definir as datas de término, lembre-se sempre de dar prioridade para as tarefas que são mais importantes. Atribuir escalas de urgência é o ideal. Pense sempre nisso!

4. Simplifique o máximo possível – preze por clareza e transparência

Um dos segredos para ter sucesso ao criar um calendário de projeto e garantir que todos o sigam é fugir da complexidade. Considere que nem todos os membros da equipe terão a mesma agilidade em operar com ferramentas de projetos como o Diagrama de Gantt. Por isso, começar com um bom calendário de projetos (rico em informações) pode quebrar os desafios e minimizar a complexidade. Pois, de uma forma ou de outra, todos nós estamos mais familiarizados com calendários.

Ao criar um calendário de projeto, leve em consideração o fato de estar trabalhando com colaboradores dotados de diferentes habilidades. Alguns, inclusive, podem até ser novos no seu nicho.

Portanto, prezar pela clareza e transparência ao repassar as informações tornará o trabalho mais simples de ser seguido. Se possível, inclua até materiais como referência para evitar desentendimentos. Assim, todos entendem facilmente a tarefa que lhes foi atribuída e podem cumpri-la de uma vez. Evitando o retrabalho, estresse ou atrasos.

5. Adote um software on-line para criar um calendário de gerenciamento de projeto

Escritórios modernos preferem trabalhar com soluções on-line ao ter que armazenar folhas de relatórios e calendários que podem se perder com o tempo. Para isso, uma solução extremamente bem-vinda é implementar na sua equipe uma ferramenta exclusiva para o gerenciamento de projetos.

Uma alternativa recomendada é o software do Bitrix24, já que ele permite não apenas criar o seu calendário de projeto. Através da plataforma colaborativa, mantenha todos os colegas em sintonia, crie quadros Kanban, Diagramas de Gantt e tudo o que precisar para que o workflow siga com organização e produtividade.

6. Crie modelos para utilizar em trabalhos futuros

Embora cada projeto seja único, você pode sim elaborar modelos para poupar bastante retrabalho. Pense em criar um modelo de calendário de projeto que seja replicável para outras necessidades da empresa. Desta maneira, você pode reutilizá-los no futuro, adaptando sempre de acordo com as prioridades.

Ao elaborá-lo, você pode até se basear através de templates já existentes – seja da sua companhia, no software a ser utilizado ou dentro daquilo que está disponível na internet.

7. Revise e ajuste conforme a necessidade

Quem ainda não sabe como criar um calendário de projeto pode pensar que a tarefa é realizada uma única vez e pronto. No entanto, isso não é verdade!

Muitas coisas podem acontecer desde o momento em que você estabeleceu o escopo de um projeto até o andamento e apresentação final. O mercado pode mudar. Os objetivos do seu time podem ter que ser revistos. Ou até mesmo alguns colaboradores podem não estar mais presentes naquela equipe.  

Deste modo, prepare-se para ajustar o seu calendário de projetos conforme as necessidades do momento. É fato: o calendário perfeito é aquele que está atualizado e o auxilia para cumprir com o desejado. 

Crie o seu calendário de planejamento de projeto com o Bitrix24

Se você chegou até aqui é porque precisa, de uma vez por todas, criar um calendário de projeto e fazer o trabalho decolar com a sua equipe, não é mesmo? Por isso, a recomendação é utilizar o software de gerenciamento de projetos do Bitrix24.

Através de uma plataforma rica em funcionalidades, mas simples de utilizar, permita que todos do seu time acompanhem o cronograma. Crie listas de tarefas cheias de informações, compartilhe links, mensagens, arquivos e se comunique com todos os participantes do projeto em apenas um lugar.

A grande vantagem é que você pode integrar o workflow de toda a equipe a outras funções, incluindo a comunicação, CRM e RH. São diversas ferramentas únicas para explorar, abrangendo até uma assinatura gratuita para testar antes de implementar. Por que não desbravar? Experimente já!