Maximize a Eficiência: 8 Truques para o Uso de Calendários Digitais na Gestão de Projetos

11 min de leitura
Ariane Jaeger
24 de agosto de 2023
Última atualização: 24 de agosto de 2023
Maximize a Eficiência: 8 Truques para o Uso de Calendários Digitais na Gestão de Projetos

Fazer o uso de calendários digitais é uma forma produtiva de organizar os afazeres, controlar a agenda e alinhar a equipe de projetos. Porém, muitas pessoas não sabem como aproveitar ao máximo os calendários on-line para ampliar a eficiência na gestão de projetos. Se você deseja melhorar a produtividade e gerenciar o tempo como um profissional, continue lendo!


Dicas para empregar os calendários digitais na gestão de projetos e obter melhores resultados

Para muitas pessoas, um calendário pode representar apenas uma folha de papel (ou arquivo digital) no qual algumas datas importantes são marcadas. No entanto, a verdade é que esta pode ser uma incrível ferramenta de gerenciamento de projetos, desde que utilizada de maneira inteligente. Pensando nisso, os principais truques para estruturar os seus calendários digitais e ter melhores resultados na gestão de projetos incluem:

1. Bloquear janelas de tempo para se dedicar às tarefas sem interrupções

Quem lida com a programação dos projetos ou mesmo com a sua execução sabe que certos momentos requerem um foco especial. Para tais etapas, pode ser altamente válido bloquear certas janelas de tempo nos seus calendários digitais a fim de prosseguir com o fluxo de trabalho sem distrações. Por sorte, os calendários digitais podem te ajudar com esta fina gestão de tempo.

Para quem gosta de atuar tendo em pauta princípios de produtividade como a Técnica de Pomodoro, seguir este truque de bloqueio de tempo direto nos seus calendários digitais também é interessante. Assim, você não precisa cronometrar manualmente o período de cada um dos seus ciclos de Pomodoro, automatizando o intervalo entre as pausas virtualmente e apenas respeitando o planejado para colher os frutos desejados. 

2. Configurar previamente os lembretes dos seus calendários digitais

Os lembretes são extremamente úteis para as equipes de projetos, sendo mais do que recomendados para programar todo o trabalho e não deixar passar nenhum prazo. No entanto, quando aplicados de modo exagerado, eles podem acabar com a eficiência do seu time. Pensando nisso, uma das dicas de produtividade consiste em evitar as distrações e atuar com opções customizáveis para os alertas dos calendários digitais.

De modo a não comprometer o foco, assim como o progresso dos colaboradores, procure por um software de gestão de calendários e projetos que possibilite aos seus funcionários configurarem as suas notificações de acordo com o que faz mais sentido para si. Este truque, sem dúvidas, irá alavancar a eficiência e ainda gerar motivação, já que até os colaboradores se sentirão menos ansiosos e irritados por serem alertados de afazeres e compromissos a todo e qualquer momento. 

3. Agregar quadros Kanban e outros recursos aos seus calendários digitais>

Existem várias maneiras de visualizar o progresso de um projeto, e duas delas são os calendários e os quadros Kanban. Então por que não uni-las em um só lugar a fim de ter processos mais ágeis e desfechos mais bem-sucedidos? As ferramentas digitais como os quadros Kanban podem ser grandes aliadas para facilitar o workflow, ajudar os participantes a se programarem e maximizar a eficácia dos projetos. Através delas, junto ao seu calendário, além de saber quando uma tarefa precisa ser executada, você usa os cartões para organizar visualmente o projeto, seja uma parte do trabalho ou uma tarefa em especial.

Além de indicar o estágio daquela etapa, bem como a ordem do processo, contribuindo para a programação dos projetos, é totalmente possível acoplar outros recursos e sistemas que funcionem para a sua equipe. Alguns exemplos incluem abordar os responsáveis pelas atribuições e a prioridade do trabalho, bem como comentários gerais, consoante as necessidades do time. Fora os quadros Kanban em si, o uso de demais ferramentas junto ao seu calendário virtual podem ser de mais-valia. Portanto, enriqueça-o com anexos, links e demais elementos úteis para que o time de trabalho tenha em mãos todas as informações para agir com eficácia, de onde quer que estejam. 


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4. Configure o calendário e compartilhe com a equipe e demais partes interessadas

Compartilhar os calendários digitais com a sua equipe é a estratégia-chave para ter mais produtividade e benefícios para ambos os lados. Quando todos vislumbram uma mesma programação (ainda que tenham os seus afazeres e customizações individuais), é acessível manter todos caminhando em um mesmo fluxo. 

Portanto, envolva a sua equipe no processo e compartilhe o calendário para a atualização e acompanhamento do progresso. O interessante é que, em ferramentas como o Bitrix24, os seus funcionários são capazes de trabalhar em sintonia com calendários individuais e/ou em grupo, suprindo a todas as necessidades. Ainda, não se preocupe com a privacidade: configure permissões de acesso aos calendários partindo dos seus princípios, tendo flexibilidade e confiança ao operar com os seus dados.

Dependendo da abordagem, os clientes ou outros stakeholders do projeto podem querer acompanhar de perto tudo o que está acontecendo – e pode ser viável compartilhar uma versão específica da programação com eles, agregando eficiência. De fato, aqui, você apenas deve ter o cuidado de programar um calendário específico para compartilhar com o seu cliente. Afinal, ele não precisa olhar de perto todo o quesito técnico envolvido com o projeto, e provavelmente nem vai estar interessado nisso.

Pense no que faz sentido ser mostrado para ele, cuide com a linguagem ou a terminologia que será aplicada e não se esqueça de inserir prazos, datas das próximas reuniões, outros dados que sejam importantes e até alguns resultados periódicos que ajudarão a ir além da gestão de tempo. De fato, contribuindo para análises de negócios mais eficazes.

5. Trabalhar com calendários individuais para cada um de seus projetos

Misturar os calendários digitais de diversos projetos em apenas um só pode levar o workflow ao caos. Por isso, um dos maiores truques para vislumbrar eficiência é o seguinte: fazer calendários particulares para cada um de seus projetos.

Como cada trabalho é único e tem a sua própria peculiaridade, respeite tais diferenças ao criar e configurar a agenda em suas ferramentas digitais prediletas. Para adicionar fluidez e organização – e até simplificar no momento de buscar os calendários para tomar como base em sprints futuros – nomeie a programação de acordo com o nome do projeto e evite a aleatoriedade. O uso de hashtags pode ter o mesmo efeito positivo. Deste modo, o time pode localizar o arquivo com celeridade e vir a trabalhar nele prontamente, com eficácia. 

6. Unir os gráficos de ausência aos seus calendários digitais

Em projetos, o recurso tempo é bastante sensível, sobretudo em metodologias ágeis. Como conseguinte, quanto mais controle você tiver sobre ele e os seus afazeres relacionados, mais o seu trabalho tende a progredir ao sucesso. 

Uma situação com a capacidade de comprometer imensamente o workflow em projetos está relacionada com as ausências. Por vezes, você pode programar toda uma sequência de tarefas para só no final de todo o esforço descobrir que aquele funcionário-chave estará indisponível por certo período de tempo.

Para evitar tal frustração e usar os seus calendários digitais para maximizar a eficiência nas delegações e nos resultados, já acople os gráficos de ausência direto no seu calendário compartilhado on-line, para que todos tenham ciência de quando cada um dos colaboradores estarão distanciados e quais faltas já estão programadas. O domínio da gestão de tempo e o controle fino das atividades também reduz o estresse e a ansiedade entre o time, sendo vantajoso para diversos departamentos e equipes fora do projeto em si, assim como o RH. 

7. Agendar as suas reuniões e briefings de projeto direto pelos calendários

Para chegar a uma gestão eficiente de projetos, os líderes e gestores devem abraçar o que há de mais moderno em termos de software e evitar comportamentos mais arcaicos e que levem a perda de tempo. Hoje, esqueça aquela ideia de ter que ligar para pessoa por pessoa ou ficar agendado manualmente as reuniões que devem ser realizadas e use os seus calendários digitais para ganhar eficiência neste sentido! 

Em programas contemporâneos e inteligentes, tais quais o Bitrix24, consegue-se marcar conversas, briefings e eventos pontuais com poucos cliques, direto pelo seu calendário de projeto. O que é igualmente bem-vindo é que, ali mesmo, no PC ou no celular, você já envolve todos os participantes desejados, ainda ganhando ao estimular o senso de equipe. 

8. Use cores distintas para marcar diferentes tipos de tarefas e filtros para organizar melhor o trabalho

Tudo seria mais simples se você reconhecesse, de imediato, os tipos de tarefas que estão na sua lista de pendências, concorda? Pensando nisso, pode ser altamente útil empregar o truque de usar cores diferentes para cada modalidade de atividade. Inclusive, isto é algo totalmente passível de execução no software do Bitrix24. 

Se não quiser progredir pelo tipo de tarefa, estabeleça a cor ideal por cliente ou qualquer outro parâmetro que considerar interessante para si. O importante é criar uma escala de cores usual, que faça sentido para a sua equipe, e utilizá-la ao seu benefício. Você pode escolher uma cor para as reuniões, outra para as etapas de planejamento e uma alternativa para as de checagem. Assim, logo que batesse o olho, já veria o que esperar do seu dia!

Além disso, acionar filtros específicos também pode agregar praticidade à rotina, permitindo se localizar melhor nos afazeres diários. Consequentemente, aproveite-os para agrupar as tarefas semelhantes com poucos cliques e alavancar a sua produtividade. 


Faça a gestão de calendário em uma plataforma à altura da sua companhia

O planejamento e o cronograma estão no cerne do gerenciamento de projetos. Consequentemente, as dicas de produtividade expostas aqui, junto aos truques para gerir melhor o tempo e seguir com os processos com maior foco e celeridade, serão úteis para que os projetos da sua organização estejam um passo à frente na caminhada em busca do sucesso! 

E para maximizar ainda mais o trabalho, por que não contar com o apoio do melhor calendário digital para projetos, o Bitrix24? Através desta interface, que ainda vem plenamente equipada para a gestão de projetos, agende, compartilhe e sincronize tudo em apenas um lugar.

Aqui estão alguns exemplos do que você pode desfrutar junto aos calendários do Bitrix24:

  • Calendários pessoais ou em grupo, com possibilidades de controles de acesso conforme as demandas e seleção de agendas favoritas;
  • Agendamento de eventos e reuniões, bem como a realização de tais compromissos por meio de videoconferências, com máxima qualidade, em HD;
  • Customização de calendários conforme as preferências pessoais, incluindo a adição de cores e filtros para os eventos, facilitando o planejamento;
  • Controle dos gráficos de ausência, permitindo à equipe delegar com sabedoria e coordenar melhor os prazos;
  • Criação de alertas em um cronograma de eventos, somando sincronia ao time e não os deixando perder nenhuma data importante;
  • Planejamento diário e semanal detalhado, para maior organização e direcionamento em prol de resultados; 
  • Sincronização direta com demais soluções do seu interesse, tais quais iCloud, Office365, Google Calendar e mais; 
  • Integração com o CRM e software de gerenciamento de tarefas e projetos, agendando os compromissos diretamente on-line, e obtendo análises em tempo real sobre o cliente ou o desempenho do trabalho;
  • Acesso aos cronogramas pelo PC, iPhone, Android ou iPad, a qualquer momento do dia, com a máxima usabilidade! 

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Perguntas frequentes


O que é um calendário digital?

Um calendário digital é uma ferramenta virtual que permite que os afazeres diários, bem como os eventos e outros compromissos, sejam programados com muito mais agilidade. Ele oferece opções de recursos integrados e, normalmente, vêm com sincronização para automatizar o trabalho do usuário, sendo muito útil no gerenciamento de projetos. 

Como os calendários digitais podem melhorar a eficiência da gestão de projetos?

Os calendários digitais podem melhorar a eficiência da gestão de projetos ao possibilitar: 

  • Visualizar recursos e tempo disponível para cumprir o trabalho;
  • Enxergar as pessoas envolvidas nas tarefas, os marcos e eventos-chave para o projeto; 
  • Acompanhar o progresso da operação;
  • Enviar lembretes de prazos de eventos ou tarefas; 
  • Automatizar as alterações em atividades compartilhadas entre vários participantes.

Como criar um calendário digital de projeto eficaz?

Para criar um calendário digital de projeto eficaz: 

  • Liste todas as tarefas que precisam ser cumpridas;
  • Mapeie as interdependências entre elas, como em um fluxograma; 
  • Atribua as datas de início e de término para as suas atividades;
  • Delegue as tarefas para os membros da equipe almejados;
  • Compartilhe o calendário com os interessados e siga com a revisão e a otimização contínuas. 

Quais são algumas dicas e truques para usar calendários digitais na gestão de projetos?

Algumas dicas e truques para usar calendários digitais na gestão de projetos são:

  • Reservar momentos da agenda para não sofrer interrupções e acionar cronogramas seguindo as suas particularidades – como ciclos de Pomodoro;
  • Programar eficientemente os seus alertas e lembretes, criando eventos e agendando reuniões direto no calendário;
  • Integrar arquivos ou ferramentas como os quadros Kanban e os gráficos de ausência; 
  • Compartilhar calendários diversos, pensando em abordagens para a equipe e para os clientes;
  • Estabelecer programações dedicadas para cada projeto e atuar com versões privadas, públicas, pessoais e em grupo, até favoritando os calendários.

Quais são os 3 benefícios dos calendários digitais para projetos?

Os 3 benefícios dos calendários digitais para projetos são:

  • Configurar alarmes e/ou notificações para as atividades e eventos relevantes para o projeto; 
  • Ter acesso ininterrupto à agenda do projeto, a qualquer hora e lugar; 
  • Adicionar dados importantes ou até mesmo links e anexos para aprimorar a programação e guiar melhor a equipe de trabalho.

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Índice
Dicas para empregar os calendários digitais na gestão de projetos e obter melhores resultados 1. Bloquear janelas de tempo para se dedicar às tarefas sem interrupções 2. Configurar previamente os lembretes dos seus calendários digitais 3. Agregar quadros Kanban e outros recursos aos seus calendários digitais Não perca mais prazos com o software de gestão de projetos do Bitrix24 4. Configure o calendário e compartilhe com a equipe e demais partes interessadas 5. Trabalhar com calendários individuais para cada um de seus projetos 6. Unir os gráficos de ausência aos seus calendários digitais 7. Agendar as suas reuniões e briefings de projeto direto pelos calendários 8. Use cores distintas para marcar diferentes tipos de tarefas e filtros para organizar melhor o trabalho Faça a gestão de calendário em uma plataforma à altura da sua companhia Não perca mais prazos com o software de gestão de projetos do Bitrix24 Perguntas frequentes O que é um calendário digital? Como os calendários digitais podem melhorar a eficiência da gestão de projetos? Como criar um calendário digital de projeto eficaz? Quais são algumas dicas e truques para usar calendários digitais na gestão de projetos? Quais são os 3 benefícios dos calendários digitais para projetos?
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