Gestão de viagens perfeita: 7 dicas de especialistas para as empresas que gerenciam as viagens e os eventos dos clientes
À medida que as companhias crescem, pode se tornar extremamente complicado gerenciar os eventos e as viagens internamente. E aí, surge uma excelente oportunidade para as agências de viagens: administrar tais atos para o seu cliente!
Se você faz parte deste ramo e não sabe como fazer a gestão de viagens e de eventos para clientes, não se preocupe: este artigo era tudo o que precisava para resolver as suas problemáticas. Confira as melhores dicas agora mesmo e explore mais possibilidades desde já!
- Perguntas frequentes
- Como fazer o gerenciamento de viagens corporativas?
- 1. Identifique a real necessidade daquele evento ou viagem
- 2. Veja se há uma política de viagens vigente na companhia antes de planejar cada um dos passos
- 3. Planeje as rotas e as datas com antecedência e analise os cenários
- 4. Mantenha o controle das viagens dos clientes em um software especializado para tal
- 5. Otimize as viagens mantendo um histórico atualizado e gerando relatórios frequentes
- 6. Aprove os planejamentos mais relevantes com as pessoas certas antes de colocar tudo em vigor
- 7. Independentemente das circunstâncias, gerencie os riscos com antecedência
Perguntas frequentes
Quais são alguns dos desafios comuns que as empresas enfrentam ao gerenciar as viagens para os clientes ou os eventos?
Alguns dos desafios comuns que as empresas enfrentam ao gerenciar as viagens para os clientes ou os eventos são:
- Realizar a gestão de um grande número de solicitações;
- Acompanhar todas as aprovações em simultâneo;
- Seguir as demandas e os detalhes estipulados pela política da empresa;
- Manter os gastos sob controle;
- Minimizar os erros o tanto quanto possível.
Como as empresas podem garantir que a viagem do cliente ou um evento sejam organizados com eficiência e dentro do orçamento?
As empresas podem garantir que a viagem do cliente ou um evento sejam organizados com eficiência e dentro do orçamento ao:
- Planejar-se com antecedência, checando os detalhes sobre os custos previstos, pensando em rotas otimizadas e alternativas mais econômicas;
- Ter mais flexibilidade para encontrar as melhores oportunidades em termos de datas e de valores.
Quais são algumas das principais considerações ao selecionar as opções de transporte e de acomodação para os clientes ou participantes de um evento?
Algumas das principais considerações ao selecionar as opções de transporte e de acomodação para os clientes ou participantes de um evento são:
- Pensar nas necessidades e nas preferências do cliente e dos participantes;
- Considerar o calendário corporativo – bem como dos profissionais envolvidos;
- Observar as restrições das políticas e dos custos impostos previamente;
- Cogitar a economia de custos e de outros recursos;
Analisar o cenário global e pensar no objetivo conjunto da viagem ou do evento.
Como as empresas podem se preparar para as alterações ou complicações inesperadas nos acordos de viagem?
As empresas podem se preparar para as alterações ou complicações inesperadas nos acordos de viagem ao adotarem um planejamento ágil e mais flexível, capaz de se adaptar, na medida do possível, aos novos cenários. Quando tal pensamento e prática são levados em conta, fica muito mais fácil vencer as adversidades envolvidas com este nicho. Ainda assim, é preciso estabelecer uma política clara com o cliente sobre as possíveis modificações, minimizando os prejuízos para ambos os lados.
Quais são algumas das melhores práticas para se comunicar com os clientes ou participantes de um evento durante o processo de planejamento e gerenciamento de viagens?
Algumas das melhores práticas para se comunicar com os clientes ou participantes de um evento durante o processo de planejamento e gerenciamento de viagens envolve:
- Adotar um tom de voz empático e personalizado, que faça sentido de acordo com a sua realidade;
- Responder rapidamente, propondo resoluções rápidas e eficazes;
- Firmar um canal de comunicação preferencial, a fim de trocar as informações e dados mais relevantes de maneira prática e agradável.
Como fazer o gerenciamento de viagens corporativas?
Na prática, a coordenação de viagens profissionais, seja ao pensar em um evento ou um cliente em específico, é mais complexa do que poderia parecer. Diferentemente de agendar um compromisso, coordenar as viagens a partir de tal apelo corporativo envolve uma gama de preocupações e detalhes antes inexistentes. E há muitos indivíduos a satisfazer. Por isso, é importante ficar atento a alguns insights para saber por onde se guiar.
A partir de experiências compartilhadas por especialistas, saiba como fazer a gestão de viagens para eventos ou clientes a partir destes pontos. Depois, é só aproveitar!
1. Identifique a real necessidade daquele evento ou viagem
Entender os objetivos e o cenário geral deve ser sempre o seu ponto de partida na gestão de viagens ou eventos. Qual é o propósito a partir de tal plano?
Em viagens corporativas ou em acontecimentos planejados, como eventos, os profissionais saem da sua rotina habitual e isso deve estar ligado a alguma vantagem para a companhia – ainda que indiretamente. Mas qual?
É dever do agente de viagens se aprofundar em tal ponto, identificar as reais necessidades e então propor uma programação que faça sentido conforme o que está sendo demandado. Saiba o que é esperado e como o seu plano pode ir de encontro a isso para satisfazer o cliente, observando as peculiaridades e tratando cada caso como único sempre.
Se tiver dúvidas, não tema em perguntar aos responsáveis. É elementar que isso seja respeitado – caso contrário, você pode ter sérios problemas a curto, médio e longo prazo.
2. Veja se há uma política de viagens vigente na companhia antes de planejar cada um dos passos
Quando se fala na gestão de viagens empresariais ou relacionadas, logo, um ponto crucial vem em mente: a política de viagens. Basicamente, trata-se de uma diretriz abordada pela maioria das companhias a fim de padronizar os processos e levar à redução de custos, dentre outras vantagens – como manter as atividades organizadas, em suas viagens corporativas.
No entanto, como isso afeta a sua agência de viagens? A questão é que, caso haja algum padrão previamente existente, ou alguma regra que os colaboradores precisem cumprir no trajeto, ele deverá ser considerado na administração de tais viagens.
Portanto, assim que firmar um contrato para prestar serviços de gestão de viagens para um cliente em específico ou para cuidar dos seus eventos, considere as peculiaridades prontamente e só depois siga para o devido planejamento!
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3. Planeje as rotas e as datas com antecedência e analise os cenários
Na gestão de viagens o planejamento prévio será o seu grande aliado, pois ele te ajudará a organizar com mais precisão o roteiro que será adotado. Sobretudo na administração de viagens corporativas, o tempo é um recurso preciosíssimo – e o trajeto escolhido poderá fazer toda a diferença neste sentido, não apenas na economia com fatores como a compra de uma passagem aérea, por exemplo.
Além de pensar no caminho em si, ou nas formas de deslocamento, sempre tenha a atenção máxima para as datas em que cada compromisso ou trajeto será agendado. A título de exemplo, vale a pena pensar:
- Será que o seu cliente já não tem o calendário ocupado naquele momento?
- Outro evento importante da empresa não pode estar coexistindo com o seu?
- É mesmo a melhor data para programar alguma atividade?
Questionar-se pontos como tais, o mais cedo possível, te ajudará a encontrar as melhores possibilidades – deixando todos satisfeitos, podendo evitar imprevistos e ainda agregar valor para tentar encontrar as melhores reservas de hotéis e passagens, o que sempre é bem-vindo ao considerar a gestão de viagens, claro!
4. Mantenha o controle das viagens dos clientes em um software especializado para tal
Contar com uma solução para agências de viagens que te permite manter o controle fino dos planejamentos é fundamental hoje em dia. Com tantas mudanças e acontecimentos, armazenar os dados importantes em folhas de papéis, planilhas de Excel ou mesmo na sua mente é inviável, você já deve ter notado, não é?
Pensando nisso, confie em um software de gestão para te ajudar a fazer o trabalho duro – reservando o seu precioso tempo para ações mais estratégicas, que realmente trarão melhores resultados para a parceria da sua empresa junto ao cliente. Ou mesmo manter o seu bom relacionamento com ele.
Em programas como o Bitrix24, por exemplo, pode-se realizar o controle das viagens dos clientes – ou os eventos – nos mínimos detalhes, planejando as atividades e os calendários, acoplando os documentos importantes para a checagem (como a política de viagens), aprovando rotas e até compartilhando o mais relevante com a sua equipe em instantes – certificando-se de que tudo sairá de forma exímia, como foi pensado!
Tal solução reúne dezenas de ferramentas que, em conjunto, propiciam tudo isso e ainda permitem a nutrição do relacionamento com o seu cliente de ponta a ponta – sem esquecer de nada. Gostou da ideia? Saiba que há até uma versão gratuita disponível no Brasil para os negócios de viagens desbravarem! Então experimente hoje mesmo e não se arrependa!
5. Otimize as viagens mantendo um histórico atualizado e gerando relatórios frequentes
Uma coisa é certa: quanto maior for a sua organização com as viagens, mais tempo e estresse serão poupados – além de agregar valor para a sua marca como uma boa agência, a satisfação do cliente e o posicionamento de mercado, lógico!
Portanto, sempre que a sua agência for responsável pela gestão de viagens ou eventos de um cliente, siga com o registro completo de todos os detalhes e use isso ao seu favor para não apenas se organizar, como também melhorar os planejamentos futuros.
Ter números sobre tais viagens corporativas é o primeiro passo. Pois, com eles, você pode ter acesso a relatórios inteligentes que te indicarão logísticas que estão funcionando – ou, de fato, precisam ser repensadas – e pontos que podem ser melhorados agora ou em breve.
Sem contar que, desta forma, fica muito mais fácil sanar qualquer dúvida caso o cliente venha fazer o questionamento sobre algum gasto no trajeto, por exemplo. Agregando, assim, ainda mais profissionalismo e confiabilidade!
6. Aprove os planejamentos mais relevantes com as pessoas certas antes de colocar tudo em vigor
A aprovação faz parte do processo quando se atua buscando a satisfação dos clientes – até porque eles são a chave do seu negócio de viagens. Considerando tal ponto, jamais a exclua das etapas mais importantes da sua gestão de viagens.
Fechar a locação daquela sala ou a reserva do hotel para todos os participantes do evento terá um gasto e impacto expressivo? Então converse com os outros envolvidos para saber se a sua ideia está seguindo no caminho certo e se há o devido aval.
Por mais que a organização das viagens hoje em dia requeira uma certa agilidade, é preciso ter um pouco mais de cautela ao gerenciar pontos tão significantes. Em conjunto, tenha a plena certeza de que o assentimento está vindo das pessoas certas – caso contrário, o esforço será colocado em vão.
Para poupar parte do tempo, adotar a automação de tarefas e a aprovação de fluxos automáticos pode ajudar. Por sorte, tudo isso pode ser explorado no software do Bitrix24. Programe as automatizações como preferir e veja o seu planejamento voar alto!
7. Independentemente das circunstâncias, gerencie os riscos com antecedência
Mesmo que a sua gestão de viagens pareça estar perfeita, não abra margem para os problemas que poderiam ter sido evitados: faça a gestão de riscos sempre. É claro que ninguém quer ser refém de acontecimentos desagradáveis, contudo, quem está preparado para eles previamente minimiza – imensamente – os desastres.
Assim, mantenha tudo no controle de modo que seja fácil reagir a intempéries. Conhecer os riscos previamente não se trata de pessimismo, mas sim de garantir que nada será capaz de abalar tudo aquilo que foi intimamente pensado.
Inclusive, cabe ficar de olho nos detalhes durante o processo para ver se tudo está, realmente, saindo como o planejado. Caso esteja comandando um evento de longa duração, não espere chegar ao final para ter um feedback de como está o seu progresso, por exemplo. Desde o princípio, vá checando o todo para se certificar se há algum ponto de otimização ou problema a ser sanado.
O maior erro não é falhar, é não corrigir. Por conseguinte, prontifique-se a se adaptar conforme for necessário no meio do trajeto para atingir um plano de evento ou viagens certeiro.
Agora, se você é responsável pela coordenação de viagens de um cliente, não deixe de seguir as dicas de experts citadas neste artigo para ir além da concorrência e entregar uma gestão de viagens perfeita. O seu público notará a diferença e fará de tudo para realizar tais planejamentos consigo!
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