Automatização de processos de recursos humanos: como fazer com sucesso?

Com a evolução da tecnologia, o mundo corporativo vem colhendo os frutos da automação de processos, e tanto a gestão quanto colaboradores presenciam os efeitos disso. Tais melhorias incluem, mas não se limitam, a menos tempo gasto com tarefas repetitivas e simples, maior produtividade, uma tomada de decisão facilitada e até mesmo um maior nível de segurança.

Nesse sentido, uma importante etapa para o crescimento de uma empresa é começar a automação de processos de RH. Mas, como e quando fazer isso? Na prática, o que pode ou não ser automatizado Afinal, estamos falando do setor de recursos humanos, o que mais requer o fundamental contato pessoal. Será que vale a pena? Quais as vantagens e desvantagens? Continue a leitura e descubra a resposta para todas essas perguntas.

O que é a automação corporativa?

A automação corporativa, em uma breve definição, é a substituição de tarefas manuais por um processo automático, apoiando em um software. A ideia é reduzir a participação humana nesse aspecto, e, com isso, economizar gastos e redirecionar o tempo para uma maior qualificação dos funcionários. A automação em RH, por sua vez, tem a mesma lógica.

Porém, aqui, como em qualquer área, isso não se aplica a todo o processo. É necessário identificar muito bem quais partes da rotina colherão ou não benefícios disso. Afinal, automatizar uma operação ineficiente só amplifica a ineficiência, como já dizia Bill Gates.

5 processos que mais se beneficiam da automatização de recursos humanos

Muitas vezes entendido, erroneamente, como uma simples parte burocrática de uma empresa, o RH abarca muito mais atividades que o senso comum pode pensar. Em geral, investir com cuidado nesse setor gera benefícios não só na contratação e retenção de pessoas mais qualificadas, como também na garantia de um ambiente de trabalho harmônico e prazeroso.

Neste sentido, há várias etapas que podem ser aprimoradas com uma boa solução de automação de processos de RH. No Bitrix24, por exemplo, você conta com ferramentas para melhor gerenciar os funcionários, gerar relatórios, medir engajamento de colaboradores, gerenciar o tempo e muito mais pontos críticos em uma jornada de trabalho.

Em seguida, apresentamos partes importantes do trabalho do departamento pessoal que podem ser otimizadas com uma ferramenta de automação do RH. Confira:

1. Recrutamento e seleção

O recrutamento e seleção é um dos exemplos em que a automação do RH pode ser uma aliada para melhores resultados. Apesar de ser fundamental conhecer os futuros colaboradores com cuidado, grande parte desse processo pode ser feito por tecnologias.

A começar pela postagem e anúncio de vagas, bem como o processo de prospecção. Na sequência, o monitoramento das respostas, os formulários iniciais e muito mais pode ser otimizado, tornando as rotinas dos recrutadores menos desgastantes.

Como resultado, profissionais podem dedicar seu tempo a analisar dados e os próprios candidatos com cuidado. Outra opção é recorrer a recursos de automação para a própria comunicação com o candidato, através dos e-mails, redes sociais e mensagens privadas.

2. Onboarding e desligamento

A entrada e saída das pessoas na sua empresa são dois momentos cruciais para a experiência da gestão e dos colaboradores. Um onboarding muito demorado ou pouco eficaz pode prejudicar toda a relação do profissional com a equipe. Uma saída mal acompanhada ou comunicada também prejudica a empresa, é claro. Para esse setor de recursos humanos, alguns exemplos de automação de RH são:

• Otimização das burocracias, como a inserção de dados, documentações e o início da interação do profissional com sistemas e ferramentas próprias da empresa.

• Envios de guias, informações e outras comunicações importantes durante o processo.

• Marcação de entrevistas e envio de formulários, no caso do desligamento, bem como de documentação e outros pontos relevantes.

3. Folha de pagamento

Uma das atividades mais manuais e repetitivas que uma empresa pode ter é a organização da folha de pagamento. Felizmente, essa é uma das áreas que a automação em RH pode ser mais benéfica, justamente por essa característica. Você pode contar, por exemplo, com um sistema próprio em que os usuários inserem seus dados e o software faz todos os cálculos, evitando consideravelmente vários erros que funcionários poderiam cometer ao longo do processo.

Nesse sentido, para escolher um sistema que consiga atender à sua demanda de operações, identifique se ele é veloz e capaz de fazer integrações com os softwares que você já utiliza. 

4. Treinamento e desenvolvimento

Uma vez dentro da empresa, é essencial que os colaboradores continuem a progressão em suas carreiras, bem como se adaptem às novas exigências que surgem a partir da empresa e do mercado. Nesse sentido, os processos de desenvolvimento e treinamento são fundamentais. Uma forma de melhoria promovida pela automação de RH, nesse ramo, pode ser a própria criação de cursos online com sistemas de gamificação e recompensa.

Além disso, atualizações automáticas para mudanças em processos do negócio ou mercado podem ser uma opção. Integrada a todas essas ações, a inteligência artificial pode também ser uma parceira. Chatbots, por exemplo, podem ser excelentes para responder a dúvidas e indicar soluções para os profissionais da empresa.

5. Avaliação de desempenho

Avaliar a produtividade de um colaborador sem um controle de indicadores-chave é um pouco difícil, por isso, esse é mais um dos setores passíveis de automação. Com ferramentas e sistemas, fica mais fácil identificar dados que contribuem para a avaliação da gestão, como:

• Faltas e atrasos;

• Engajamento;

• Entregas e resultados;

• Etc.

Com isso, ao invés de gastar tempo tentando encontrar elementos objetivos manualmente, os gestores podem focar seu tempo nas pessoas e no diálogo, buscando acertar os pontos que se mostrarem necessários.

Quando optar pela automação de RH?

Como você viu acima, o uso da automação em RH se aplica a várias etapas do trabalho. Mas nem tudo pode ser automatizado. Da mesma forma, há sempre o momento certo de começar essa transformação. Por isso, é importante saber identificar bem quais atividades em seu fluxo de trabalho já estão preparadas para isso. Algumas dicas importantes para te ajudar nesse estudo são:

• Se um colaborador vem perdendo muito tempo com processos manuais e/ou repetitivos, talvez seja momento de automatizar;

• Se a tarefa é metódica, seguindo um passo a passo específico, a automação de RH pode ser interessante;

• Caso você tenha um grande volume de dados ou informações a serem trabalhados, talvez uma máquina faça isso com maior eficácia;

• Se você percebe que as pessoas da sua equipe estão insatisfeitas ou improdutivas, esse pode ser um indicador;

• Por último, mas não menos importante, é claro que, diante de uma solução que demonstra claramente um custo-benefício superior, escolher a automação é importante. 

Como fazer a automação de RH?

Você percebeu que um ou mais setores da sua empresa colherão benefícios da automação de RH? Agora é hora de pensar qual é o seu primeiro passo para iniciar essa transformação no fluxo de trabalho. De forma geral, siga a lógica abaixo e provavelmente o resultado será uma melhoria nos seus processos de RH:

1. Identifique o que é passível de automação e qual área precisa mais urgentemente ou mais se beneficiaria disso no momento, seguindo nossas dicas acima;

2. Escolha uma ferramenta de automação de RH de qualidade. Boas integrações, segurança e um bom desempenho são alguns fatores a se considerar. Dependendo do que você deseja automatizar, diferentes softwares serão mais interessantes;

3. Planeje e programe o trabalho e sua estrutura;

4. Implemente a solução e veja se os funcionários estão bem preparados. Garanta o treinamento e desde o início, comece a medir os resultados. Comece aos poucos;

5. Faça os ajustes necessários e reproduza a solução em uma maior escala.

Prós e contras dos recursos de automação em RH

A automação de RH é uma solução extremamente eficaz, é claro. Mas, não podemos ignorar seus pontos negativos. Vamos entender melhor quais os prós e contras do uso desse recurso para a sua empresa e equipe.

Prós

Em suma, as principais vantagens são:

• Diminuição de custos – cada colaborador foca menos em tarefas manuais e repetitivas que não trazem tanta contribuição ao próprio desenvolvimento dele. Além disso, você não precisa recorrer a profissionais de fora para apoiar em tarefas, reduzindo os custos, como um todo. 

• Aumenta a produtividade e qualidade – mais tempo para agir é um meio de fazer seus talentos automaticamente passarem a trabalhar com outros tipos de tarefas, exigindo maior gestão estratégica e especialização. Eles, agora, podem produzir mais e melhor, tendo maior controle dos processos.

• Contratar, avaliar e desenvolver pessoas fica mais fácil, afinal, agora você tem o apoio da tecnologia e de indicadores-chave. Dessa forma, os resultados da sua empresa tendem a ser otimizados. Com isso e outros fatores que já mencionados anteriormente, o próprio clima organizacional também é afetado positivamente.

• Maior segurança para os dados – todo sistema de automação envolve métodos de segurança. Seus dados, assim, ficam condensados em um só lugar e protegidos, menos suscetíveis a vazamentos.

• Menos erros e maior padronização – as ferramentas também têm seus erros, porém, conseguem entregar um resultado bem mais consistente que o ser humano, minimizando erros e detalhes que podem custar caro.

Contras

Não se esqueça dos possíveis pontos negativos que automatizar o RH pode trazer à sua empresa:

• O início pode ser custoso e demorado. Por isso, avaliar o momento certo para implementar isso é fundamental. Caso contrário, você pode acabar tendo gastos excessivos ou se deparar com profissionais despreparados para as mudanças na rotina, atividades e responsabilidades.

• Cuidado para não desumanizar o RH – os processos de RH precisam de um toque humano importante. É necessário estar muito atento nisso, sabendo que muitas partes não podem ser automatizadas. Avaliar os candidatos ou medir desempenhos apenas pela análise de dados pode prejudicar sua empresa. Não se esqueça dos fatores subjetivos que garantem um departamento pessoal satisfeito.

Comentários finais

Nesse texto, traçamos um panorama completo sobre a importante decisão de automatizar o RH em empresas. Há uma série de áreas que podem ser beneficiadas por essa mudança, trazendo maior produtividade, menos custos e até mesmo mais humanização para o trabalho. Afinal, gastando menos tempo em tarefas repetitivas, mais ações podem ser dedicadas às atividades que envolvem diálogo e trocas.

Porém, também existem possíveis pontos negativos, principalmente na perda do toque humano em alguns contextos. Por isso, é fundamental avaliar como aplicar isso. E, para te apoiar nesse controle, contar com um software empresarial impulsionado por IA pode ser um diferencial. No Bitrix24, contamos com soluções para recursos humanos, incluindo a automação, mas não apenas isso.

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Perguntas frequentes

Como fazer automação de RH?

Para fazer a automação de RH, primeiramente identifique quais setores mais se beneficiariam disso no estado atual da sua empresa e quais precisam disso mais urgentemente. Na sequência, busque por plataformas e tecnologias que te apoiem nisso e faça o plano de ação. Durante o processo, meça os resultados antes de aplicar a solução em larga escala.

Quais são os exemplos de automação de RH?

Há diversos exemplos de automação de RH em um negócio, como programar e-mails, mensagens, sistemas automáticos para registro de dados e pagamentos, plataformas de aprendizagem, treinamento e desenvolvimento, etc.

O que precisa ser automatizado no RH?

Não há uma regra para o que deve ser automatizado no RH, entretanto, a chave é entender que os tipos de rotinas e atividades que mais colhem benefícios disso são aquelas que envolvem um trabalho manual e repetitivo. 

O que é automação corporativa?

A automação corporativa é, em suma, a substituição do trabalho por humano por ferramentas e tecnologias que passam a cumprir atividades manuais ou custosas, que envolvem um método objetivo e específico.

Vale a pena automatizar o RH?

Em geral, a automatização dos processos de RH é muito benéfica às empresas. Você pode colher benefícios como menos custos, maior produtividade e qualidade de trabalho aprimorada. Entretanto, esteja atento para a dimensão humana desse meio. Perder o contato pessoal pode ser a principal desvantagem dessa estratégia.