Como você cria um espaço de trabalho flexível?

Preocupar-se em criar um espaço de trabalho flexível é algo que pode trazer muitos benefícios para uma empresa. Afinal, a inovação, a fluidez e a liberdade promovidas por tal ambiente são capazes de melhorar a produtividade, gerar maior motivação e somar para a colaboração. A seguir, saiba como seguir a tendência e estar apto para as mudanças, operando com um escritório flexível.

Perguntas frequentes

O que ter em mente ao criar um espaço de trabalho flexível: dicas infalíveis para ter o escritório perfeito

Os projetos de plano aberto são extremamente aplicáveis ao criar um espaço de trabalho flexível. Ao contrário do que muitos imaginam, esta prática não é novidade – já que atingiu um pico de popularidade nos escritórios nova-iorquinos ainda na década de 1960.

O conceito de ambiente aberto preza pelo seguinte: a ideia é que, ao remover as paredes e as divisórias físicas entre os trabalhadores, departamentos distintos possam colaborar com maior fluidez entre si, gerando um aumento da eficiência entre os grupos de trabalho. Como consequência, diversas soluções de espaço de trabalho flexível consideram o plano aberto.

No entanto, caso deseje implementá-lo, lembre-se de fazê-lo em conjunto com os demais espaços que serão mencionados neste artigo – gerando, ao todo, um ambiente flexível. Afinal, em alguns momentos, uma "zona silenciosa" ou uma sala de maior foco são muito mais indicadas do que um espaço que pode trazer barulhos e distrações, sem divisões. Então atente-se a este detalhe ao criar um espaço de trabalho flexível.

Explore o conceito de plano aberto

Os projetos de plano aberto são extremamente aplicáveis ao criar um espaço de trabalho flexível. Ao contrário do que muitos imaginam, esta prática não é novidade – já que atingiu um pico de popularidade nos escritórios nova-iorquinos ainda na década de 1960.

O conceito de ambiente aberto preza pelo seguinte: a ideia é que, ao remover as paredes e as divisórias físicas entre os trabalhadores, departamentos distintos possam colaborar com maior fluidez entre si, gerando um aumento da eficiência entre os grupos de trabalho. Como consequência, diversas soluções de espaço de trabalho flexível consideram o plano aberto.

No entanto, caso deseje implementá-lo, lembre-se de fazê-lo em conjunto com os demais espaços que serão mencionados neste artigo – gerando, ao todo, um ambiente flexível. Afinal, em alguns momentos, uma "zona silenciosa" ou uma sala de maior foco são muito mais indicadas do que um espaço que pode trazer barulhos e distrações, sem divisões. Então atente-se a este detalhe ao criar um espaço de trabalho flexível.

Inclua no projeto zonas silenciosas

Dependendo da atividade em execução, o profissional precisa de total foco e atenção. E é nesta hora que as zonas tranquilas ou silenciosas são muito mais úteis do que os demais espaços de trabalho flexíveis.

Assim, certifique-se de que os colaboradores tenham o acesso a um local onde eles possam se concentrar sem qualquer tipo de distração. O interessante é que tais soluções de espaço de trabalho flexível são tão variáveis quanto o conceito em si – o que significa que você pode seguir com o que tem disponível para oferecer o melhor aos funcionários. Afinal, pode-se transformar desde um simples espaço aberto até uma sala com isolamento acústico neste local reservado. Adapte de acordo com a disponibilidade e as suas demandas!

Trabalhe com uma mobília e recursos adaptáveis

A mobília é um elemento-chave ao criar um espaço de trabalho flexível, já que ela pode te agregar maior flexibilidade – bem como colaborar para a sua escalabilidade. Ao contar com móveis de mobilidade e design inteligentes, torna-se possível movê-los ao longo das áreas de interesse e adaptá-los conforme a sua necessidade.

Assim, à medida que o negócio vai crescendo ou vão surgindo demandas específicas (como épocas de mais colaboradores em trabalho temporário), não é necessário investir em novos itens e equipamentos.

Quando se fala em mobiliário, é comum que os indivíduos pensem apenas em itens grandes, como mesas e cadeiras – mas a proposta aqui vai além disso. Algumas prateleiras e gavetas podem se mostrar igualmente úteis, permitindo que os empregados tenham até uma estação de trabalho móvel à sua disposição. Isto contribui, inclusive, nos modelos de trabalho híbridos, oferecendo maior mobilidade ao "ir e vir" do funcionário.

Pensando além dos interesses da empresa (propriamente ditos), permitir que tais recursos possam ser ajustados em ângulos e alturas, de igual maneira, também contribuirá para a saúde e o bem-estar do funcionário. Algo muito bem-vindo em todo e qualquer ambiente de trabalho!

Ofereça comodidades compartilhadas

Por que não criar um espaço de trabalho flexível aproveitando para incentivar ainda mais a colaboração entre o seu time? Muitas companhias estão abordando a proposta de "utilitários compartilhados".

Basicamente, reserva-se um local onde os funcionários possam recorrer assim que precisarem de suprimentos. E, ainda que indiretamente, os colaboradores acabam interagindo mais entre si ao chegarem em tal espaço.

Seja para obter um material de escritório, providenciar a impressão de um relatório ou mesmo garantir alguns lanchinhos para o horário de trabalho, locais como estes reduzem a pressão laboral e contribuem graças ao seu clima mais "informal".

Você verá na prática como os espaços de trabalho compartilhados oferecem flexibilidade, mas não somente isso: já que os seus benefícios se expandem ao networking, à socialização, maior senso de pertencimento e sintonia e mais!

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Tenha salas específicas para atendimentos, reuniões e conversas em vídeo

Dedicar espaços para o atendimento ao cliente, meetings ou a realização de pequenos eventos internos é o ideal ao considerar espaços de trabalho flexíveis. Pois além de não prejudicar o workflow do próximo enquanto os indivíduos conversam entre si, agrega-se maior privacidade e resultados positivos para o grupo envolvido.

Criar um espaço de trabalho flexível requer observar as particularidades. Por conta disso, se o seu time realiza reuniões frequentes e sempre está se comunicando por videochamadas ou atendendo aos consumidores, jamais deixe de incluir um local mais reservado e com o isolamento acústico adequado.

Disponibilize um espaço ao ar livre

Em determinadas horas do dia, ou quando um projeto não sai conforme o esperado, precisamos de um tempo para espairecer. Neste caso, o que melhor do que um ambiente ao ar livre, de preferência com verde (ao menos alguns elementos naturais) para se desestressar?

Se você quer, realmente, criar um espaço de trabalho flexível, é quase impossível não cogitar prover esta alternativa aos seus funcionários. Para tal, invista em itens que colaborem para tal experiência, como cadeiras ou puffs confortáveis – mas não se esqueça que, além de relaxar, alguns colaboradores podem decidir conduzir as suas atividades por lá.

Assim, torna-se viável oferecer conexão WiFi e fontes de energia (como tomadas), mesmo no ambiente externo, além de mesas e áreas de sombra viáveis. Quanto maior for a sua capacidade de deixar tal ambiente agradável e adaptável, maiores são as chances de que ele só faça bem aos funcionários.

Dê preferência para designs neutros e decoração clássica

Conforme o tempo passa, as preferências mudam. E o mesmo é válido para as empresas. Portanto, nada de criar um espaço de trabalho flexível pensando apenas no hoje. Ao invés de trabalhar com cores fortes ou decorações que possam afetar o bem-estar mental a longo prazo, opte pelo tradicional e preze pela neutralidade.

É claro que algumas áreas, sobretudo as de descontração, podem ser mais coloridas e criativas – mas não exagere. Trocar a mobília inteira ou ter que reformar todos os ambientes à medida que o seu negócio se desenvolve não é uma alternativa recomendável. Então pense a respeito ainda no planejamento dos seus espaços de trabalho compartilhados e flexíveis sempre que possível.

Mantenha a zona laboral longe dos corredores de alto tráfego

Se for possível adequar o layout do seu escritório, tente manter as áreas puramente produtivas longe dos locais de alto tráfego de pessoas. Ou mesmo daquelas regiões dedicadas a momentos de descontração e bate-papo entre o pessoal – onde você já sabe que os barulhos e as intercorrências do ambiente externo serão frequentes.

Quem adota o conceito sabe como os espaços de trabalho compartilhados oferecem flexibilidade, mas eles também precisam ser viáveis – provendo o nível de silêncio e atenção necessários para as atividades rotineiras. Tome cuidado!

Não foque apenas no físico e use a tecnologia ao seu favor

Indo além do trabalho remoto e dos modelos de trabalho híbridos, o uso da tecnologia nunca foi tão crucial no ambiente de trabalho. Isso significa que criar um espaço de trabalho flexível não envolve apenas adaptar o ambiente físico em termos de estrutura ou mobília. O adequado é promover maior liberdade, mobilidade e produtividade através da aplicação de soluções tecnológicas e softwares especializados.

Ao invés de prezar por dispositivos de trabalho como computadores na versão desktop, priorize itens móveis, como tablets e laptops. Fora isso, investir em programas como o Bitrix24, que são focados no desenvolvimento do negócio como um todo, é ótimo para aprimorar as operações internas e externas, contribuir para a colaboração em equipe, somar eficiência e ajudar a organizar o fluxo de trabalho. Desta forma, tudo se torna agilmente adaptável e escalável – o mais recomendado!

Leve em conta as necessidades dos seus colaboradores

Após compreender o que é um espaço de trabalho flexível, ver dicas para atingi-lo e saber, de fato, quais são os benefícios para os funcionários em um ambiente de trabalho flexível, adapte o seu planejamento de acordo com o local disponível, as reais necessidades e as expectativas do seu grupo de trabalho.

A realidade é que não adianta construir ou reformar um local pensando apenas nas suas preferências e no que faz sentido para si. Você pode achar muito interessante trabalhar em um espaço aberto, mas outros profissionais não. Assim como certo colaborador pode adorar realizar as suas tarefas em uma região compartilhada – e outro dará preferência para uma cabine isolada. Tudo varia de empregado para empregado. E ainda que existam limitações por conta de espaço físico, na medida do possível, tudo deve ser considerado.

Não há como promover a flexibilidade sem prover alternativas ao escritório tradicional. Por isso, o mais indicado é realizar brainstormings com a sua própria equipe para definir as preferências gerais e traçar um plano viável e verossímil a partir disso. Inclusive, jamais deixe de promover, em conjunto, a autonomia do seu time de trabalho – algo que não depende apenas do espaço físico.

E como ficam os escritórios flexíveis para quem opta pelo trabalho remoto?

Para quem atua com as equipes remotamente, saiba que nem tudo está perdido. Atualmente, já existem espaços de trabalho compartilhados flexíveis no mundo todo. Em alguns, você nem precisa fechar contratos e se prender a burocracias para começar a trabalhar.

Então, caso opte por não prover um local físico para os seus colaboradores operarem, ao menos incentive-os a buscar ambientes como estes enquanto realizam as suas funções.

Ainda, os próprios indivíduos podem adaptar a sua base (caso trabalhem no formato home office) para transformá-la no mini escritório adequado, sentindo quais são os benefícios para os funcionários em um ambiente de trabalho flexível. Por sorte, as possibilidades são infinitas – e nem sempre envolvem custos exorbitantes para a implementação, como muitos imaginam.

Se este for o caso, não é necessário focar tanto na estrutura, mas sim em:

• Priorizar uma mesa de trabalho limpa e organizada;
• Adaptar os itens laborais (como mesas e cadeiras) para promover ergonomia;
• Ter equipamentos de escritório de qualidade – como computador, microfone, teclado ergonômico, fone antirruído e outros;
• Trabalhar em um local separado da área de descanso da casa;
• Deixar o design agradável, adaptando conforme o gosto pessoal;
• Contar com o apoio de softwares colaborativos e de gestão de tarefas e projetos para manter o trabalho no seu devido lugar.

Sem dúvidas, isto trará muito mais resultados positivos para o todo – tanto para a empresa quanto para o próprio colaborador.

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