Como simplificar a integração remota para equipes híbridas brasileiras

A modalidade híbrida de trabalho é atualmente a mais adotada pelas empresas no Brasil e no mundo todo, sempre e quando o contexto permite que os colaboradores possam realizar suas tarefas de casa algumas vezes por semana. E não surpreendentemente, também costuma ser a modalidade favorita dos próprios colaboradores, já que une a comodidade do trabalho remoto à interação e ao relacionamento direto com colegas e líderes. Mesmo com tantos fãs e adeptos, compor equipes híbridas que estejam alinhadas com a cultura da empresa pode ser um desafio em muitos aspectos, já que implementar uma integração remota que realmente funcione é fundamental para que elas sejam produtivas, sem importar de onde estejam trabalhando.

Hoje em dia, muitas das empresas que optam por não permitir que os colaboradores trabalhem remotamente usam como justificativa a dificuldade de comunicação e interação durante a realização de trabalhos em equipe. No entanto, empresas que adotam a modalidade híbrida em todo o Brasil estão aí para provar que não só é possível, como também pode ser uma excelente forma de retenção de talentos. É claro que para isso é necessário implementar uma sólida estratégia de integração, que envolve um plano de comunicação minucioso e uma gestão de projetos clara e acessível.

Nesse contexto, existem muitas ferramentas que facilitam a integração de equipes de trabalho, principalmente de novos colaboradores. Entre elas, plataformas que possibilitam uma comunicação fluida, instantânea e, sobretudo, personalizada, como a que oferece o Bitrix24.

Plataformas de gerenciamento de projetos, de compartilhamento de conhecimento e ideias, e de agendamento e organização também são algumas das ferramentas que se tornaram fundamentais para a integração de funcionários nas empresas, sem importar se estão em casa, no escritório, em um café ou um coworking.

Cultura organizacional: integração da equipe no home office

Integrar novos colaboradores a equipes que trabalham juntas, mas a distância, de maneira eficaz exige uma combinação de estratégias tecnológicas, culturais e de gestão. Nesse processo, tanto os gestores e líderes como o time de Recursos Humanos precisam planejar e executar um procedimento organizado para reduzir ao mínimo possível os erros na realização de tarefas do dia a dia.

Esse tipo de estratégia é fundamental em qualquer contexto de trabalho híbrido, mas quando se trata de integrar pessoas que acabam de entrar na equipe, é ainda mais importante. É nas primeiras semanas que os novos colaboradores precisam se sentir confortáveis, bem-vindos e entender principalmente os processos da empresa.

Ainda que não exista um passo a passo exato ou uma receita infalível, desenvolver uma estratégia eficaz de integração de equipes requer um plano de ação completo, que passa por diferentes etapas e exige a atenção e o engajamento de diferentes setores de uma empresa. Abaixo, compartilhamos algumas dicas para desenvolver uma estratégia de integração eficaz.

Plano de ação para a integração no trabalho híbrido

Manter comunicação clara e transparente: Saber o que está acontecendo na empresa, seus planos para o futuro e que projetos relacionados com o trabalho do funcionário estão sendo desenvolvidos pelas equipes é fundamental. Entrar em uma empresa e sentir que estamos caminhando no escuro, sem entender a cultura organizacional e como funcionam os processos de trabalho é a pior “boas-vindas” que um novo colaborador pode receber.

Usar tecnologia adequada: Com a popularização dos modelos de trabalho híbrido e remoto, são cada vez mais as ferramentas disponíveis para ajudar a integrar as equipes e, principalmente, para tornar possível que o trabalho em equipe seja realizado à distância sem qualquer tipo de problema. Esse tipo de ferramentas eliminou qualquer tipo de desculpa para a impossibilidade de trabalhar remotamente.

Promover a cultura da confiança: Confiar nos funcionários que trabalham em regime home office é fundamental para o trabalho híbrido funcionar. Sem isso, é fácil cair no microgerenciamento, o inimigo número um da retenção de talentos. Todos os colaboradores da empresa são pessoas adultas e deveriam ser responsáveis pela entrega do seu trabalho bem feito e dentro do prazo. Se não é assim, talvez eles não encaixem na cultura proposta pela empresa híbrida.

Ter processos bem definidos: Não há nada mais angustiante do que entrar em uma nova empresa sem ter ideia de como começar a trabalhar, sem saber que ferramentas usar e como usá-las e a quem recorrer para receber o suporte necessário. Por isso, ter processos muito bem definidos e comunicá-los aos funcionários é fundamental.

Medir a produtividade com base em resultados: No trabalho presencial é comum medir a produtividade pela quantidade de horas que o funcionário ficou sentado em frente ao computador no escritório. A menos que os gestores estejam vigiando todos os passos dos funcionários e o que ele está vendo na tela, é suficiente saber que ele esteve ali durante oito horas. Às vezes até mais, porque em muitos ambientes de trabalho, ficar além do horário é a maior prova de produtividade que um funcionário pode dar. No trabalho híbrido, o resultado é o que importa.

Promover o bem-estar e a conexão entre colegas: No modelo de trabalho híbrido, as reuniões descontraídas e os encontros presenciais de lazer, como um happy hour, são fundamentais para a integração entre colegas. Muitas vezes, os funcionários possuem pouco ou nenhum contato presencial entre si durante o trabalho, e os momentos para interagir e conversar sobre outros assuntos são essenciais para criar uma conexão que se estende ao ambiente de trabalho.

Fornecer feedback contínuo: Não saber se o trabalho está sendo realizado corretamente ou se os resultados são satisfatórios é um problema bastante comum que os colaboradores enfrentam nas equipes híbridas. Isso porque nem sempre o gestor está presente fisicamente durante a realização de tarefas ou na entrega de projetos, momentos em que é mais fácil dar um feedback. Por isso, além de implementar um processo específico de feedback, em que os colaboradores saibam quando será e em relação a quais projetos ou quais aspectos do trabalho, os feedbacks rápidos e constantes também são fundamentais.

Oferecer treinamento e suporte: Trabalhar à distância muitas vezes pode trazer alguns problemas quando surgem dúvidas sobre a realização de tarefas de modo geral, ou sobre projetos específicos. Sem ter um líder ou colega sentado ao lado para perguntar algo, muitas vezes o problema acaba se estendendo por mais tempo. Por isso, é importante implementar um sistema de suporte no qual os funcionários se sintam confortáveis e atendidos, além de um sistema de capacitação e treinamento constante, seja para novos colaboradores ou para os antigos que iniciam novos projetos.

Como as ferramentas ajudam na integração remota

A maioria das ferramentas que as equipes híbridas e remotas usam hoje em dia em todo tipo de empresa se popularizou com o início da pandemia de Covid 19. Na impossibilidade de reunir os funcionários nos escritórios, as empresas tiveram que descobrir rapidamente formas de fazer com que as equipes pudessem continuar realizando suas tarefas das suas casas em colaboração. Desde esse momento, novas ferramentas surgiram e as que já existiam foram se adaptando às novas necessidades das empresas em sua empreitada remota. Esses são alguns dos tipos de ferramentas cruciais para um processo de integração eficaz de equipes:

Ferramentas de comunicação

A quantidade de ferramentas disponíveis para possibilitar a comunicação entre equipes híbridas vem se multiplicando à medida que as empresas começam a enfrentar novos desafios de integração no trabalho.

Algumas delas oferecem um entorno digital integral para se comunicar de diferentes formas, enquanto outras focam em tipos específicos de comunicação. As plataformas de mensagens instantâneas e bate-papo em equipe possibilitam a comunicação rápida e eficiente entre membros da equipe, independentemente de sua localização. Elas facilitam discussões em tempo real, compartilhamento de arquivos e criação de canais para diferentes projetos ou tópicos.

Já as ferramentas de videoconferência são essenciais para reuniões virtuais, apresentações e discussões ao vivo, ajudando a manter a conexão pessoal cara a cara entre os membros da equipe. Plataformas como Google Workspace e Microsoft Teams integram não só essas duas categorias como também o serviço de e-mail empresarial e outras ferramentas úteis para o trabalho a distância.

Ferramentas de gestão de projetos

Ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam as empresas a organizar o trabalho, atribuir tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso de cada projeto, garantindo que todas as pessoas da equipe estejam alinhados com os objetivos e responsabilidades. Além disso, elas permitem que as equipes colaborem em documentos em tempo real, facilitando a criação e edição conjunta de materiais. Existem vários tipos de plataformas para gerenciar projetos, e a escolha vai depender da necessidade de cada empresa, mas algumas das mais conhecidas são Trello, Notion, Asana e Jira.

Iniciando em tarefas e projetos

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Confirmo que li e entendi a Política de Privacidade do Bitrix24

Ferramentas de compartilhamento de ideias e conhecimento

Plataformas que disponibilizam quadros brancos virtuais, como Miro, permitem que as equipes colaborem visualmente, realizando brainstorming, criando fluxogramas e organizando ideias interativamente. Por outro lado, as ferramentas de bases de conhecimento ajudam a criar e compartilhar informações importantes, documentar processos e construir um repositório de conhecimento acessível a todos os membros da equipe. Um exemplo nessa categoria é a plataforma Confluence.

Ferramentas de agenda e calendário

Os calendários compartilhados são recursos essenciais que facilitam o agendamento de reuniões e a visualização da disponibilidade dos membros da equipe. Ferramentas como Calendly, por exemplo, simplificam o processo de agendamento de reuniões tanto com pessoas internas como externas à organização, permitindo que um evento seja programado com apenas alguns cliques, sem a necessidade de discutir a disponibilidade das pessoas previamente.

Ferramentas de capacitação

Para as equipes híbridas, é fundamental que os processos de capacitação e treinamento também estejam disponíveis de forma remota. Muitas plataformas de aprendizagem oferecem uma ampla gama de funcionalidades para criar, distribuir, gerenciar e acompanhar cursos on-line, trilhas de aprendizado, webinars e outros recursos de treinamento. Elas permitem personalizar o aprendizado, acompanhar o progresso dos colaboradores e medir a eficácia dos programas de capacitação.

Ferramentas de gestão de pessoas

Na área de RH também existem muitas ferramentas para auxiliar a gestão de equipes híbridas, como a oferecida pelo Bitrix24. Com elas é possível gerenciar dados dos funcionários, histórico de trabalho, férias, licenças e outros dados relevantes de forma centralizada e acessível.

Muitas ferramentas permitem acompanhar as horas trabalhadas, garantindo a conformidade e a organização da equipe. Também existem ferramentas específicas de onboarding, para facilitar a contratação de novos talentos, independentemente de sua localização geográfica, e garantir uma integração eficaz na cultura da empresa e nos processos de trabalho.

Processo de integração no trabalho remoto: uma estratégia de cultura

Ainda que a integração de equipes de trabalho híbridas ainda seja um grande desafio do ponto de vista cultural e operacional, é importante que as empresas a vejam como uma oportunidade estratégica de fortalecer o relacionamento com os colaboradores e modernizar os processos internos. À medida que o trabalho híbrido se consolida como modelo predominante em muitas empresas brasileiras, é preciso enxergar esse movimento como uma evolução definitiva na forma de operar e se relacionar com os colaboradores.

O trabalho híbrido, quando bem estruturado, estimula a autonomia, valoriza o foco em resultados e amplia a flexibilidade tão desejada pelos talentos atualmente. Essa nova realidade, que já nem é tão nova assim, também pressiona as empresas a serem mais intencionais na construção de vínculos, no compartilhamento de conhecimento e no alinhamento entre áreas. Esses eram pontos que antes, com a predominância do trabalho presencial, aconteciam de maneira informal no ambiente físico, e que agora precisam ser planejados e executados de forma estratégica.

Além disso, investir em integração remota é também investir na marca empregadora da organização, fazendo com que ela seja vista, por dentro e por fora, como um lugar que acolhe, escuta e oferece suporte desde o primeiro dia. O impacto disso se reflete diretamente na motivação das equipes, na produtividade e, principalmente, na retenção de talentos que valorizam ambientes flexíveis, estruturados e humanos.

Portanto, ao pensar em estratégias de integração, mais do que dispor de recursos para implementar as melhores ferramentas, é essencial adotar uma visão de longo prazo, com atenção constante à experiência do colaborador. Afinal, o sucesso do trabalho híbrido depende menos da distância física e mais da capacidade de criar conexões significativas e estimular a produtividade da equipe, sem importar onde cada pessoa esteja.