Gestão de documentos digitais

Precisando abandonar prateleiras de papéis de escritório que não acabam mais? Modernize-se com a gestão de documentos digitais na plataforma do Bitrix24.

Precisando abandonar prateleiras de papéis de escritório que não acabam mais? Modernize-se com a gestão de documentos digitais na plataforma do Bitrix24.

São inúmeras ferramentas integradas para você armazenar documentos pessoais ou da equipe, editar arquivos em tempo real e encontrar a papelada importante para aquele projeto a poucos cliques de distância. Explore o software gratuito de gerenciamento de documentos digitais do Bitrix24 já!

Bons motivos para realizar a gestão de documentos digitais

Independente do nicho, o dia a dia de cada negócio envolve uma série de documentos empresariais. São contratos de venda ou prestação de serviços, pedidos de fornecedores, faturas, boletos para pagar e muitas outras possibilidades. Com a expansão da tecnologia, surgiram soluções capazes de acabar com as toneladas de papéis geradas diariamente. E, muito mais do que isso: adicionar organização e produtividade para a equipe de trabalho.

Os principais benefícios de contar com sistemas de gerenciamento de documentos envolvem:

  • Aumento da produtividade e organização no ambiente laboral;

  • Acesso amplo e rápido aos arquivos – para todos os envolvidos;

  • Redução de extravios, deterioração ou danos gerados aos arquivos;

  • Maior controle dos processos empresariais;

  • Menos retrabalho e perda de tempo tendo que procurar por documentos em locais errados.

Como nossa plataforma de gerenciamento de documentos pode te ajudar?

O mundo nunca esteve tão repleto de recursos tecnológicos quanto agora. Então, por que não explorar as facilidades para a gestão de documentos digitais? Que papéis e arquivos fazem parte da rotina laboral é fato. Mas eles podem deixar de ser um problema e de causar bagunça no seu ambiente de trabalho.

Olhando para todas as vantagens de migrar do meio físico para a gestão de documentos digitais, não restam dúvidas de que vale a pena explorar a transição dentro da sua empresa. A seguir, confira as principais funcionalidades da plataforma de gerenciamento de documentos do Bitrix24 e saiba como ela pode ser a sua grande aliada: 

* Observe que as informações podem ter mudado desde a publicação. Para verificar os preços e recursos vigentes, consulte a página de preços do Bitrix24.

Tenha um drive disponível a qualquer momento

Alguns documentos já são fruto da evolução digital, outros são físicos e precisam ser escaneados. A boa notícia é que a gestão de documentos digitais do Bitrix24 se encaixa em todos os casos.

Rapidamente, você pode armazenar documentos criados digitalmente ou digitalizados. Organize-os em pastas ou da maneira que preferir, buscando-os e visualizando sempre que desejar. Mesmo na versão Free, 100% grátis, você já conta com armazenamento de pelo menos 5 GB no drive – totalmente expansíveis em outros planos.

Acesse suas unidades pessoais ou em grupo

Ao lidar com documentos corporativos, é normal que os colaboradores tenham arquivos pessoais (para cumprir com suas próprias atividades) e outros que requerem compartilhamento com a equipe de trabalho.

Para garantir que o funcionário trabalhe de forma integrada, mas possa organizar bem o workflow pessoal, o Bitrix24 permite separar unidades de trabalho. As permissões de acesso possibilitam manter privacidade ou compartilhamento eficiente de acordo com as necessidades. Seja trabalhando a partir de pastas privadas ou públicas, respectivamente.

Crie documentos, edite-os ou compartilhe em segundos

Para que o processo de gestão de documentos se torne ainda mais simples, na mesma interface de armazenamento on-line você e sua equipe podem criar, editar e enviar documentos.

Crie e edite on-line utilizando o Google Docs ou o MS Office Online. Ou mesmo a edição local via OpenOffice e LibreOffice. Se preferir coordenar tudo aquilo que foi alterado, ative o histórico de versões. E para compartilhar, conceda acesso a arquivos e pastas para os usuários desejados. Qualquer que seja o processo, a usabilidade é extremamente fácil!

Encontre arquivos a poucos cliques

Várias empresas enfrentam o mesmo problema diário: a dificuldade ou demora para encontrar arquivos essenciais. Para poupar tempo, retrabalho e estresse, agregando produtividade, a interface de gestão de documentos digitais do Bitrix24 oferece mecanismos de pesquisa rápida. Em questão de instantes, digite o nome do documento, do cliente ou da pasta do projeto e não tenha grandes dificuldades para encontrá-lo. Ter um processo organizado através do sistema de gestão de documentos ou DMS é válido tanto para projetos vigentes quanto para documentos antigos – que por processos legais e burocráticos ainda precisam continuar armazenados.

Integre com serviços usuais para sua equipe

Você e o seu time já fazem uso de serviços como Dropbox, Google Drive, Box ou OneDrive? Então, não há com o que se preocupar. Você pode integrar facilmente a gestão de documentos digitais do Bitrix24 com outros softwares de sua preferência. 

No Bitrix24 Market, você encontra inúmeros recursos e funcionalidades incríveis para adicionar à sua conta Bitrix24. A maioria deles é até compatível com o aplicativo móvel. Vale a pena conferir!

Mantenha todas as atividades diárias e projetos organizados

Os documentos andam de mãos dadas com as atividades corriqueiras de uma empresa. Por isso, nada melhor do que contar com o gerenciador de projetos e tarefas integrado do Bitrix24. Ao invés de simplesmente alocar um documento em uma pasta, você pode utilizar toda a estrutura da plataforma para controlar seus projetos e direcionar os arquivos aos locais ideais. Além de tirar os projetos do papel, as empresas se certificam de manter todos os arquivos cruciais plenamente organizados e corretamente acondicionados. Como benefício extra, a sintonia entre documentos de um projeto e a organização do processo em geral irá permitir uma visualização e atuação mais efetiva no próprio fluxo de trabalho. Sem dúvidas, você e o seu time só terão a ganhar!

Acabe com a bagunça explorando o gerenciamento de documentos digitais

Com o auxílio da plataforma Bitrix24, adicione organização e produtividade para o dia a dia. Explore um Drive integrado com o sistema da empresa e encontre todos os arquivos essenciais graças a buscas rápidas. Conte com espaços de armazenamento conforme as suas necessidades, com planos que vão de 5 GB a mais de 1 TB. Crie documentos on-line, permita a edição off-line ou em tempo real, controle as alterações e conceda permissões de acesso somente para os interessados. Tudo isso pode ser desbravado em conjunto com a #1 Plataforma Colaborativa do Brasil. Que tal conferir? Você só terá benefícios com o gerenciamento de documentos digitais. Explore hoje mesmo os recursos incríveis do Bitrix24 na prática.

Você encontra o manual do Bitrix24 aqui. Se quiser adquirir uma edição do Bitrix24 com hospedagem privada, incluindo nossa API, CMS e código-fonte, que podem ser facilmente personalizados e integrados com outras ferramentas, baixe a versão de avaliação aqui.

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