Como ferramentas de calendário e agendamento melhoram a produtividade das empresas?

Nós estamos vivendo na era do trabalho remoto, uma mudança que certamente revolucionou a forma como as pessoas costumam exercer suas atividades profissionais. Se antes todos precisavam seguir horários previamente determinados, hoje muitos já podem usufruir de um expediente mais flexível – e isso certamente trazpossui suas vantagens!

De acordo com um estudo da Gartner, 53% dos profissionais que possuem flexibilidade para trabalhar onde e quando quiserem se sentem mais conectados à cultura do seu empregador. Além disso, 40% deles afirmam que são mais produtivos dessa forma, o que reforça o peso desse modelo de trabalho na vida dessas pessoas.

Trabalhar com liberdade certamente é vantajoso, mas também exige muita organização por parte do profissional. Quando não se tem horários pré-estabelecidos para fazer suas tarefas, fica muito fácil se perder dentre tantas responsabilidades – e ao envolver prazos, a falta de organização pode se transformar em uma perigosa bola de neve!

É por isso que as ferramentas de calendário são tão importantes, pois o papel delas é justamente ajudar as pessoas a não se perderem em sua rotina. Organizar as tarefas de uma forma mais visual é um jeito excelente de fixá-las com mais facilidade na memória; além disso, os lembretes também são valiosos, evitando que tarefas urgentes sejam deixadas para última hora.

Para melhorar a gestão do tempo e promover a produtividade empresarial, explicamos melhor a importância dessas ferramentas de calendário e citamos algumas que podem se mostrar decisivas no seu fluxo de trabalho. Continue a leitura para saber mais!

O que são ferramentas de calendário?

Uma ferramenta de calendário oferece uma forma mais dinâmica e personalizável de se organizar uma agenda. Hoje em dia, você tem fácil acesso a um calendário pelo sistema operacional do seu computador ou celular, mas apenas como uma forma de consulta. A possibilidade de criar eventos e fazer anotações é o que torna esses softwares especiais.

Em suma, todos esses apps são simples de usar e um tanto minimalistas – afinal, eles giram em torno de uma proposta bem básica. Você tem um calendário completo à sua disposição e pode registrar quantos eventos desejar, personalizando informações individuais como a hora que começa e termina, quais pessoas estão envolvidas e outros dados que possam ser importantes para a realização da tarefa.

Uma das maiores vantagens dessas ferramentas é que, apesar de estarem disponíveis para uso pessoal, elas também prezam pelo coletivo. Você sempre poderá adicionar quantas pessoas desejar a um determinado evento e todas as informações compartilhadas ali ficam acessíveis para todos. Esse é um detalhe valioso para a colaboração em equipe, já que a participação de cada um é fundamental.

Os lembretes fornecidos pelos softwares também são de grande ajuda, pois impedem que as pessoas se percam em meio a suas inúmeras tarefas. No geral, acaba sendo uma forma altamente eficaz e organizada de garantir um dia a dia mais produtivo e trabalhar melhorar seu gerenciamento de tempo.

Por que usar uma ferramenta de calendário?

Nem sempre as ferramentas de produtividade recebem o devido valor dos profissionais do mercado. Muitos encaram esse tipo de aplicativo como algo banal ou menos útil que um software voltado para gerenciamento de tarefas, por exemplo. Contudo, precisamos enxergar seu valor como um recurso complementar a todos os outros que já são utilizados naturalmente no fluxo de trabalho.

O foco de uma ferramenta de calendário é servir como uma agenda dinâmica ao usuário, visando oferecer uma interface simples e informativa. Muitas delas oferecem integração com outros serviços e recursos, justamente porque o objetivo não é substituir outro software, mas sim complementá-lo.

Em tese, você até conseguiria se guiar pelas tarefas do dia a dia por outros meios, como através do e-mail ou de um app dedicado à delegação de tarefas e prazos, como no caso do Trello. Contudo, nenhum deles é tão eficaz nessa proposta quanto um software dedicado exclusivamente apara agendamento - tanto de forma pessoal quanto para equipes completas.

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Confirmo que li e entendi a Política de Privacidade do Bitrix24

Quais são as ferramentas de produtividade?

Para auxiliar todos a organizarem suas rotinas com sucesso, separamos algumas das melhores ferramentas de calendário disponíveis na atualidade. A maioria delas é totalmente gratuita, mas algumas podem oferecer planos pagos que expandem os recursos adicionaidoferecidos, sendo especialmente úteis para empresas e equipes maiores.

Outro detalhe interessante é que todas também oferecem um sistema de agendamento on-line baseado em nuvem, ou seja, é possível usufruir dos seus recursos de qualquer lugar. Você pode usar um software de computador, acessá-la pelo navegador da web ou utilizar um app de smartphone para isso. Todos esses canais de acesso funcionam de forma sincronizada, já que tudo parte de um servidor online.

Dito isso, confira a nossa seleção das melhores ferramentas de produtividade:

Bitrix24

O Bitrix24 é um software de CRM completo para empresas. Ele vai muito além de um mero calendário de produtividade, contando com recursos para atendimento ao cliente, criação de sites, gestão de equipe e tarefas, automação de tarefas e muito mais.

O foco do Bitrix24 está no coletivo, então seu calendário traz funções mais completas que beneficiam tanto gestores quanto equipes completas. O software permite administrar agendas tanto do jeito tradicional quanto por meio de um formato mais popular entre apps de gestão de tarefas, com quadros Kanban e interfaces mais intuitivas.

É possível compartilhar planejamentos de rotina com toda a equipe e agendar reuniões diretamente da plataforma, visando máxima produtividade em um único espaço. O Bitrix24 dispõe de uma comunicação segura e intuitiva, com chats e comentários dedicados para cada tarefa registrada no calendário.

É possível criar calendários separados e totalmente customizados, além de compartilhá-los com outros departamentos, visando estender seu alcance de forma mais eficiente. Não menos importante, todos os recursos oferecidos pelo nosso software estão interligados, então essas tarefas e eventos se combinam com as demais funções para garantir máxima produtividade dentro da corporação.

O Bitrix24 não é um software gratuito, mas pode ser testado por tempo limitado sem nenhum custo. Não deixe de conferirdar uma olhada!

Google Agenda

O Google Agenda foi um dos pioneiros no segmento, sendo uma das mais práticas e poderosas ferramentas de calendário grátis. Por se tratar de um serviço disponibilizado pelo Google, ele está totalmente integrado a todo o ecossistema da companhia, o que lhe garante algumas vantagens exclusivas.

O Google Agenda funciona de forma sincronizada ao Google Calendar, utilizado de forma nativa em qualquer smartphone com sistema Android. Dessa forma, é possível registrar eventos pelo celular e acompanhá-los normalmente pelo navegador do computador – tudo de forma simples e intuitiva.

Outro recurso útil está na integração direta com o Gmail, o que possibilita atualizar automaticamente as agendas de acordo com os e-mails recebidos. Por exemplo: ao receber um convite para uma reunião, o evento é automaticamente salvo no calendário, já incluindo um link para a chamada de vídeo através do Google Meet.

Aqueles que já utilizam o Google Workspace certamente não terão dificuldades de se adaptar ao formato do Agenda. Todas essas vantagens se aplicam tanto individualmente, para uso pessoal, quanto para uso coletivo, ou seja: um time com várias pessoas também pode tirar bom proveito desta ferramenta.

Microsoft Outlook Calendar

O Microsoft Outlook Calendar funciona como uma alternativa ao Google Agenda, contando basicamente com as mesmas funções, porém direcionadas aos sistemas da Microsoft. O serviço está disponível gratuitamente para todos que possuem um endereço de e-mail na plataforma Outlook e um vínculo direto com outros serviços da Microsoft, compartilhando informações diretamente.

Ao registrar um evento no calendário do Outlook, você recebe lembretes diretamente do app de e-mail disponível no Windows. De forma semelhante ao Google Agenda, ele também é capaz de salvar eventos automaticamente, de acordo com os convites recebidos por e-mail. Esse é um recurso valioso para times que fazem reuniões com frequência.

Vale ressaltar que a Microsoft também tem seu próprio app para reuniões: o Microsoft Teams. Dessa forma, os links para as reuniões já ficam previamente registrados no evento, facilitando boa parte do processo. Da mesma forma, também é possível incluir arquivos do Microsoft Office on-line nos eventos criados e muito mais. Outra excelente ferramenta de produtividade gratuita.

Wrike

O Wrike é uma ferramenta direcionada para grandes equipes, se destacando principalmente pela interface dinâmica. Ele aplica um layout clássico de calendário dividido em boxes, permitindo aos profissionais acompanharem todos os eventos criados dentro de um determinado período sem dificuldades.

A proposta é estabelecer uma organização no formato de linha do tempo, dividindo diferentes categorias de tarefas em cores e permitindo o compartilhamento de arquivos. Assim, fica mais simples seguir o cronograma sem se perder no meio do caminho. Todos os calendários podem ser compartilhados entre as equipes e também oferecem ferramentas de comunicação interna via mensagens de texto, facilitando a interação com todos os envolvidos.

O Wrike também pode ser integrado a outros serviços de terceiros, incluindo Slack, Google Drive, Microsoft Teams, redes sociais e mais. Ele possui um plano gratuito, mas para usufruir de todo o seu potencial, será necessário assinar um plano premium.

Clockwise

O Clockwise é uma excelente alternativa para quem busca automação de compromissos. Ele traz a premissa básica de organizar tarefas de acordo com datas, mas possui a capacidade de reorganizar as atividades do dia em uma sequência mais produtiva, visando auxiliar o profissional.

Para aqueles que não conseguem discernir com tanta facilidade as prioridades das suas tarefas diárias, a IA do Clockwise pode ser bem útil! A ferramenta ainda dispõe de um recurso chamado de "modo foco", servindo para reservar alguns períodos do dia para a produção de tarefas mais complexas e importantes, que exigem máxima atenção.

A inteligência artificial do software também pode ajudar a organizar reuniões, conferindo a disponibilidade de todos os membros do time (de acordo com os eventos registrados) e sugerindo as melhores datas e horários em que todos podem participar. Contudo, a ferramenta pode se mostrar mais eficiente para organização pessoal do que para grandes equipes.

O Clockwise está disponível em planos gratuitos e pagos.

Teamup Calendar

O Teamup Calendar é mais uma alternativa ao Google Agenda, trazendo um layout minimalista bem semelhante. Ele permite criar eventos detalhados e organizá-los pelo calendário por meio de blocos, mas com um toque adicional de personalização. Os cards são bem mais coloridos e chamativos, o que auxilia em sua identificação e eficiência.

Esse software é uma boa opção para administrar o passo a passo de grandes equipes e ainda traz algumas funções interessantes, como acompanhar a disponibilidade de recursos, acompanhar profissionais ausentes no dia, conferir prazos e muito mais.

O Teamup Calendar conta com alguns planos pagos, mas sua versão gratuita pode ser suficiente para uma equipe pequena, permitindo criar até oito calendários diferentes. Para quem busca simplicidade e praticidade, essa é uma boa escolha.

Fantastical

O Fantastical é mais uma alternativa interessante, se destacando especialmente em termos de visual. Apesar de parecer mais um app de calendário minimalista em primeira instância, não demora muito para vermos que ele entrega muito mais do que aparenta.

Seu verdadeiro destaque está na função de processamento de linguagem natural. É muito fácil criar novos eventos na plataforma, bastando digitar uma frase completa e autoexplicativa, como “reunião às 14h”. O Fantastical também dispõe de integração com diversos outros serviços, incluindo Google Drive, iCloud e mais; isso expande o leque de possibilidades na criação das tarefas.

Outro recurso útil da ferramenta está no planejamento das atividades, que leva em consideração diversos fatores. Ao programar uma tarefa externa, por exemplo, o sistema já emite um comunicado a respeito da previsão do tempo, ajudando os envolvidos a se prepararem para possíveis adversidades.

Já em termos de design, ele é altamente personalizável, oferecendo emojis e widgets para deixar cada calendário único. Contudo, o Fantastical não possui planos gratuitos; é possível testá-lo por tempo limitado, mas depois será necessário aderir a um dos planos pagos.

Cal

Se a sua necessidade é unificar todos os seus calendários em um único lugar, o Cal atenderá bem a essa demanda. É muito comum utilizarmos diferentes contas e serviços simultaneamente, especialmente quando se trabalha com vários projetos paralelos. Basta baixar o app para que ele identifique todos os calendários registrados no seu dispositivo.

Essa é uma forma bem prática de centralizar suas tarefas e compromissos, além de ser possível registrar tudo diretamente lá. A boa notícia é que o Cal é gratuito para uso pessoal, mas se limita aos planos pagos quando envolve uso coletivo entre equipes. Se a sua intenção for utilizar apenas para organizar sua própria rotina, basta criar uma conta e começar a usar!

Máxima produtividade no dia a dia

Agora que você já está a par das melhores ferramentas de calendário, não deixe de experimentar várias delas para encontrar aquela que atende melhor às suas expectativas! O Bitrix24 visa atender ao máximo de necessidades corporativas, oferecendo inúmeros recursos úteis em um único lugar. Programar a rotina de uma equipe é apenas uma pequena parcela de tudo que nosso software tem a oferecer.