Para Além do Google: Plataformas de Colaboração que Cabem no Orçamento das Empresas Brasileiras

No mercado de trabalho contemporâneo, o mundo digital tem tanta relevância quanto o físico. Já se foi o tempo em que as empresas precisavam focar sua operação em espaços de trabalho presenciais e concentrar seus colaboradores dentro da região em que seu escritório está sediado. Hoje, todas têm a liberdade de expandir seu quadro de funcionários por todo o país ou até mesmo internacionalmente!

Nesse contexto, algumas big techs ganharam muito espaço ao oferecer tudo que as empresas precisavam para manter uma operação remota em home office. Pode-se dizer que, ao menos no mercado de trabalho brasileiro, nenhuma delas se sobressai tanto quanto o Google. A maioria das PMEs no Brasil aposta no Google Workspace como ferramenta principal.

O Google Workspace certamente tem seu valor – é uma ferramenta completa, reunindo todos os principais recursos da empresa com uma abordagem mais apropriada ao ambiente corporativo. Contudo, é fato que nem todo empreendedor pode arcar com os custos da assinatura, que nem sempre oferece o melhor custo-benefício.

Ao mesmo tempo que existem inúmeras ferramentas do gênero disponíveis no mercado, pode ser complicado para algumas empresas encontrarem aquelas que atendem melhor às suas necessidades. Além disso, o processo de transição de uma plataforma para outra pode ser bem complicado, rendendo um tempo de adaptação valioso à corporação.

Visando sanar dúvidas e auxiliar pequenas e médias empresas, separamos aqui algumas soluções corporativas que servem como excelentes alternativas Google Workspace. Continue a leitura para saber mais.

O que o Google Worskpace oferece?

Para os empreendedores iniciantes que ainda não entendem com funciona esse universo, vamos começar pelo básico. O Google Workspace é uma solução de colaboração em equipe baseada em todos os principais serviços oferecidos pelo Google – que fazem parte do plano gratuito quando utilizados de forma pessoal e individual, mas nesse contexto se tornam pagos.

O objetivo do Workspace é reunir recursos como Gmail, Drive, Meets, Agenda e outros de formas integradas e inteligentes, expandindo sua usabilidade para equipes com várias pessoas. Através de uma interface centralizada e intuitiva, os profissionais podem potencializar sua produtividade e melhorar a gestão do tempo com uma ferramenta completa para as necessidades mais básicas.

Um dos principais benefícios do Google Workspace está na praticidade de usar qualquer um dos seus serviços. Tudo está armazenado em nuvem, então você pode acessar os recursos disponíveis de qualquer dispositivo, incluindo computador, celular, tablet, etc. Basta que o aparelho em questão esteja devidamente conectado à internet.

Também existem apps de smartphone para tudo isso, então o Google certamente se destaca na forma como oferece suporte aos seus usuários. As interações entre os usuários integrados nos espaços laborais também são bem funcionais, então ali todos podem organizar suas atividades e trocar mensagens sempre que necessário.

Em suma, esses são os principais recursos inclusos no Google Workspace:

• Gmail: uma ferramenta completa de e-mail, permitindo agendar eventos e reuniões, programar mensagens automáticas, disparar comunicados e mais;

• Meet: uma ferramenta para a realização de reuniões virtuais por videoconferência, onde é possível compartilhar a tela, ministrar apresentações, etc.;

• Chat: a ferramenta de bate-papo do Google está disponível em basicamente toda parte, permitindo que todos troquem mensagens de forma prática e objetiva;

• Agenda: um calendário compartilhado que possibilita aos colaboradores organizarem sua rotina pessoal e compartilhar eventos com outros membros da equipe;

• Drive: o Google Drive é uma plataforma de armazenamento em nuvem, permitindo que todos com acesso compartilhem arquivos de forma prática e convencional;

• Keep: o Google Keep seria uma variante do bloco de notas do Windows, mas com a vantagem de que todos os seus “post-its” virtuais são compartilhados via nuvem. Assim, você consegue acessá-los de qualquer dispositivo;

• Docs: o Google Docs é uma variante do famoso Microsoft Word, porém hospedado totalmente nos servidores do Google. Ele é um processador de texto que permite criar documentos e compartilhá-los com qualquer pessoa via Drive;

• Sheets: essa seria a variante do Microsoft Excel, trazendo a mesma premissa do Docs, só que focada na criação de planilhas e gráficos;

• Slides: uma versão do Microsoft Powerpoint disponibilizada pelo Google, permitindo a criação e compartilhamento de slides para apresentações;

• Forms: ferramenta de criação de formulários, seja para pesquisas de opinião ou coleta de dados. Costuma ser amplamente utilizado em processos seletivos;

• Sites: permite a criação de sites de uma forma básica e intuitiva, sem a necessidade de ter conhecimentos ou experiência prévia em programação;

• Insights: ferramenta dedicada aos gestores que permite acompanhar como os colaboradores estão utilizando as ferramentas disponíveis, podendo providenciar melhorias em tempo real.

Planos e preços

Diante de tantos recursos, o Google Workspace realmente parece uma ferramenta definitiva, não é mesmo? Ele oferece tudo e mais um pouco, então, à primeira instância, assinar algum dos seus planos é um bom negócio.

Existem ao todo quatro planos disponíveis, cada um direcionado para empresas com portes diferentes. No mais barato, o Business Starter, o preço sai por R$ 40,90 no período anual de assinatura. Contudo, esse é o valor cobrado por usuário cadastrado no sistema do Workspace, ou seja: deve-se somar essa quantia para cada colaborador.

Ainda há os planos Business Standard (R$ 81,80), Business Plus (R$ 128,40) e Enterprise, para empresas com mais de 300 funcionários. As principais diferenças entre eles ficam na quantidade de armazenamento disponível no Drive, limite de participantes aceitos em reuniões do Meets e detalhes relacionados.

Por que buscar uma alternativa ao Google Workspace?

Dessa forma, fica mais fácil entender porque pode ser mais vantajoso para PMEs buscar outras soluções para o Brasil, especificamente. É inegável que o Google Workspace tem muitos recursos úteis, mas dependendo do porte e das necessidades da empresa, talvez vários deles acabem nem sequer sendo úteis.

A empresa muitas vezes se sujeita a pagar um valor que pode ser relativamente alto para seu orçamento, mas acaba se prendendo apenas ao básico que a plataforma oferece, como e-mail, armazenamento on-line, etc. Ainda pode existir uma porcentagem de empreendedores que buscam soluções mais completas em certos aspectos, que sejam mais adequadas ao mercado brasileiro ou ofereçam recursos mais profundos que os do Google.

Independente das motivações, existem muitas alternativas Google Workspace a serem exploradas. Usar as ferramentas corretas para trabalhar é imprescindível para a saúde do negócio, então certamente vale a pena arriscar e experimentar coisas novas, quando os resultados estão abaixo do esperado.

O que uma plataforma de colaboração deve oferecer?

Existem inúmeras plataformas colaborativas disponíveis na internet e muitas delas são direcionadas para mercados específicos. Dentre tantas opções, pode ser realmente difícil encontrar uma alternativa que se encaixe perfeitamente dentro das expectativas da empresa.

Para encontrar Google Workspace alternativas ideais para você e sua empresa, comece pelo mais básico: avalie o que a plataforma oferece e confira se ela atende a todos os requisitos de recursos essenciais – ou seja, aquelas ferramentas indispensáveis que não podem faltar no dia a dia corporativo.

Grande parte dos recursos disponíveis no Workspace precisa estar presente na solução escolhida, porém focando em trazer funções adicionais ou uma experiência mais completa. Para facilitar na escolha, atente-se aos seguintes detalhes:

• A plataforma deve ter seu próprio sistema de e-mail corporativo, de preferência permitindo criar endereços com domínio próprio (por exemplo: seunome@nomedaempresa.com.br);

• A plataforma deve ter suas próprias ferramentas para documentos de texto, planilhas e apresentações de slides;

• A plataforma deve oferecer armazenamento de arquivos em nuvem, de preferência com uma ampla capacidade;

• A plataforma deve contar com sua própria ferramenta para a realização de reuniões em videoconferência (como o Meet ou Microsoft Teams);

• Oferecer integração com outras plataformas é interessante, incluindo ferramentas externas como Slack, Trello ou até mesmo o Google (o que dispensaria a necessidade de fazer uma transição completa);

• Oferecer apps mobile é outro diferencial muito bem-vindo, pois permite aos colaboradores acessarem mensagens, arquivos e documentos com mais praticidade;

• Realizar compartilhamento de arquivos, trocar mensagens instantâneas, administrar redes sociais e outras funções semelhantes também fazem a diferença.

Esses costumam ser os recursos mais utilizados do Google Workspace, então procure alternativas que sejam semelhantes ao menos nesses aspectos. O restante do pacote pode ser mais direcionado, visando vantagens que atendam especificamente as necessidades da empresa dentro do seu segmento.

Iniciando em tarefas e projetos

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Confirmo que li e entendi a Política de Privacidade do Bitrix24

Principais alternativas Google Workspace

Abaixo, separamos alguns exemplos de softwares que certamente podem substituir o Google Workspace sem nenhum prejuízo. Todas elas se encaixam nos requisitos citados no tópico anterior e vão além, então vale a pena experimentar diferentes opções para encontrar aquela que melhor lhe atende.

Confira algumas das principais alternativas em relação ao Google Workspace:

Bitrix24

Quando o assunto são ferramentas completas, poucas são tão eficientes e satisfatórias quanto o Bitrix24, que é referência no mercado global. O Bitrix24 é uma plataforma de CRM que inclui tudo que se pode desejar para estabelecer uma forte presença no mundo virtual – uma necessidade básica de qualquer empresa.

Ele oferece incontáveis recursos que vão desde espaço para reuniões on-line até gerenciamento de projetos, calendário dinâmico, grupos de trabalho, comunicação mobile e até integração nativa com a inteligência artificial generativa Copilot, que garante algumas funções exclusivas.

Os assinantes da plataforma ainda contam com uma infinidade de ferramentas voltadas para CRM, RH, e-commerce, criação de sites, automação de tarefas, e-mails e muito mais. Em termos de custo-benefício, o Bitrix24 é praticamente imbatível, considerando tudo que ele tem a oferecer.

Para as empresas que desejam elevar o potencial da sua operação virtual ao máximo, o Bitrix24 é mais que recomendado.

Microsoft 365

O Microsoft 365 é o concorrente direto do Google Workspace, trazendo um pacote muito semelhante ao visto no rival, mas com o diferencial de oferecer integração nativa com o sistema operacional Windows 11 – utilizado pela maioria dos profissionais brasileiros.

O Microsoft 365 oferece uma plataforma segura e robusta, que também é compatível com a IA Copilot. Outro destaque está na integração direta com o pacote Microsoft Office, que engloba ferramentas como o Word, Excel e Powerpoint – todas bem mais completas que as oferecidas pelo Google. Trata-se de softwares de computador, então o próprio Windows já mantém o ambiente de trabalho atualizado.

A Microsoft também conta com variações para cada ferramenta do Google: Outlook no e-mail, Microsoft Teams para reuniões virtuais, OneDrive para armazenamento em nuvem, etc. Os valores do Microsoft 365 Business Premium também podem sair mais em conta, dependendo do plano. Vale a pena dar uma chance!

ClickUp

O ClickUp é uma plataforma interessante para quem procura uma experiência prática e fluida, combinada a um assistente de IA refinado e diversas opções de layout. Ele é bem completo dentro da proposta de gerenciamento de projetos, garantindo tudo de mais essencial para que as empresas consigam conduzir sua operação.

Com o auxílio da inteligência artificial da plataforma, o ClickUp permite reorganizar tarefas automaticamente e desenrolar processos básicos que podem ser automatizados, garantindo um fluxo de trabalho mais fluido.&

Outro recurso interessante está na customização dos layouts, que visa atender a um público maior. Aqui é possível alternar entre quadros Kanban, mapas mentais, cronogramas Gantt e mais. Essa versatilidade faz do ClickUp uma excelente plataforma de espaço de trabalho.

Zoho Workplace

O Zoho Workplace é uma alternativa ao Google Workspace e também ao Microsoft 365, sendo mais um a oferecer uma plataforma completa com todos os principais recursos que se espera de uma ferramenta do gênero.

O Zoho dispõe de um bom gestor de e-mails e diferentes ferramentas de comunicação, além de oferecer integração com as variantes do Google e Microsoft, abrangendo Gmail, Teams, etc. Dessa forma, ele casa perfeitamente com o papel de substituto, já que torna-se possível continuar usando parte dos recursos do Workspace, caso prefira.

Essa compatibilidade também é vantajosa em termos de transição, já que permite às empresas mudar para o novo software aos poucos, sem precisar interromper sua operação por completo. Para as companhias que não querem arriscar sua produtividade nesse processo, essa seria uma ótima solução!

Escolhendo a ferramenta certa

Trabalhar com as ferramentas certas é imprescindível em termos de organização e produtividade. Ao conhecer essas e outras alternativas Google Workspace, as empresas têm a oportunidade de sair do básico e encontrar ferramentas que ofereçam ainda mais por preços mais acessíveis.

O Bitrix24, por exemplo, faz valer cada centavo com um catálogo imenso de serviços para empresas brasileiras. Ao fazer esse investimento, os empreendedores não estão somente adquirindo uma plataforma virtual de trabalho, mas um conjunto das tecnologias mais recentes e transformadoras do mercado.

A versatilidade nos preços é outro ponto alto, já que permite que empresas com todos os tipos de orçamento consigam aderir ao investimento. Por essas e outras que o Bitrix24 vale a pena!