Como preparar sua empresa para o futuro com automação

O mundo mudou e continua em constante evolução, tudo graças a uma coisa chamada tecnologia. Os últimos 20 anos foram transformadores para a sociedade moderna, tamanho o progresso do setor tecnológico – que vem moldando não apenas nossas vidas pessoais, mas também o mundo corporativo como um todo.

No cenário global em que vivemos, a palavra “adaptação” ganhou um valor inestimável nos últimos anos. Pode-se dizer que a maioria das empresas, independentemente do setor em que atuam, foram pegas de surpresa com tantas novidades e tendências que provaram não serem passageiras. Elas realmente chegaram para ficar!

As empresas que não abraçaram a mudança de forma ágil acabaram se tornando obsoletas rapidamente e logo perceberam que, no mercado moderno, isso já não é mais uma questão de gosto, opinião ou sequer opcional. Se adaptar às diferentes tecnologias do momento se tornou uma medida de sobrevivência para qualquer negócio.

Entendendo a automação de processos

Nesse contexto, temos uma das tecnologias mais transformadoras que o mundo já viu: a automatização de processos. Hoje, as IAs e os assistentes virtuais já estão tão enraizados em nossas rotinas que nem nos damos conta do quanto a automação está integrada aoem nosso cotidiano. No mundo corporativo, sua relevância vai além!

A automação de empresas já vem acontecendo há alguns anos e, mesmo com tantos avanços na área, pode-se dizer que é uma tecnologia que ainda se encontra em fase experimental. Dito isso, podemos frisar que ainda há muito espaço para melhorar na área – mas com o “pouco” que temos, já é possível fazer muito.

É nesse contexto que surge o conceito conhecido como “Future-Proof”, que visa conscientizar empresas de todos os segmentos a respeito da importância de se prepararem para o futuro ao se adaptar às novas tecnologias. De tudo que vem dominando o mercado atualmente, a automatização certamente precisa ser uma prioridade de qualquer corporação.

Se preparar para o futuro faz parte do planejamento estratégico de qualquer negócio que se preze. Para os empreendedores que desejam garantir a longevidade do seu negócio, preparamos esse pequeno guia que aborda especificamente o básico a respeito da automação de negócios. Prepare-se, pois o futuro já começou!

O que é Future-Proof?

Do inglês, Future-Proof pode ser traduzido como “preparado para o futuro”, em tradução livre. Podemos dizer que esse é um conceito novo, nascido dentro dessa era de transformação digital que estamos vivendo.

O termo é utilizado especificamente no mercado de trabalho, como uma forma de organizar ideias e planejamentos voltados para a inclusão digital. Quando falamos que toda empresa deve se adaptar aos novos recursos tecnológicos, acaba sendo mais fácil falar do que aplicar!

A ideia do Future-Proof é justamente incentivar empresas a se planejarem para o futuro, já tendo em vista as principais tecnologias do momento. A inteligência artificial e automação de processos precisam estar presentes nessa equação, pois são duas ferramentas interligadas que já se provaram indispensáveis em inúmeros segmentos.

É fato que esse processo envolve grandes mudanças e, naturalmente, mudanças são desafiadoras. É por isso que o planejamento prévio é tão importante quanto a aplicação dessas tecnologias na operação corporativa, pois existem muitos fatores envolvidos: treinamento e adaptação, setores que serão beneficiados, atividades a serem automatizadas, quais ferramentas utilizar, etc.

Para aderir aos negócios automatizados, a gestão responsável precisa primeiro aplicar uma cultura de inovação na empresa. É claro que a iniciativa deve partir primeiramente dos responsáveis pela tomada de decisão: a liderança, que deve ter a mente aberta para tais mudanças; mas os colaboradores também precisam acompanhar esse raciocínio.

A cultura do Future-Proof deve ser integrada em todos os departamentos da empresa, que precisam atuar em conjunto para encontrar a melhor forma de se aplicar a automatização e tantos outros recursos tecnológicos. Um estudo de mercado sempre se faz necessário, pois cabe à própria organização encontrar formas de se destacar em relação à concorrência.

Além disso, deve-se ter em mente que tudo isso é um investimento. InicialmenteA princípio, os gastos relacionados podem parecer altos, mas sempre existe a possibilidade de aderir aos recursos tecnológicos de forma gradativa. O importante é garantir que tudo seja implementado de forma satisfatória para se usufruir de uma automação de processos de negócios de alta qualidade.

Benefícios da automação empresarial

O processo de automação nas empresas é um tanto autoexplicativo: a ideia é tornar algumas tarefas operacionais automáticas, deixando-as totalmente atribuídas a algoritmos e inteligências artificiais capazes de comandá-las por meio de de uma tecnologia conhecida como Robotic Process Automation (RPA).

Para alguns, pode parecer radical adotar uma tecnologia que, em tese, substituiria a atividade humana. O uso de inteligência artificial ainda é cercado de polêmicas como essa, mas, se tratando de automatização, não é o caso! A ideia não é substituir os colaboradores da empresa, mas sim auxiliá-los em suas tarefas.

A premissa da automação do negócio parte da ideia de que existem inúmeras atividades operacionais tão básicas que dispensam a necessidade de atenção humana. Em muitos casos, o fato de serem simples e repetitivas levam os colaboradores responsáveis a cometerem pequenos erros por falta de atenção.

A partir disso, o objetivo é atribuir esse tipo de função a uma ferramenta de automatização especializada para aumentar a produtividade no fluxo de trabalho e minimizar as chances de erros. Dessa forma, os colaboradores podem se dedicar a tarefas mais exigentes, que realmente precisam de agentes humanos para funcionar.

Dessa forma, podemos listar os seguintes benefícios na gestão e automação de processos de negócios:

Mais produtividade

Os colaboradores não ficam sobrecarregados com muitas tarefas, podendo dedicar sua força de trabalho exclusivamente ao que for mais importante dentro de suas funções. 

Já a automatização de processos cuida da parte básica, com um fluxo de trabalho muito mais veloz e reduzindo possíveis falhas; uma otimização completa da rotina operacional.

Redução de custos operacionais

Uma única ferramenta pode dar conta de tudo que for mais simples dentro da rotina operacional. Apesar desse tipo de tecnologia gerar custos, ela acaba se pagando rapidamente, além de poder reduzir ainda mais os custos operacionais com sua eficiência.

Redução de erros

Falhas operacionais custam caro em todos os sentidos. Caso não gere nenhum prejuízo em dinheiro, acaba resultando em um retrabalho que poderia ser evitado – e todo empreendedor sabe que tempo é dinheiro. Automatizar processos reduz drasticamente os erros mais básicos, tornando a operação bem mais eficiente.

Potencial de crescimento

Com os colaboradores focados em atividades mais complexas, a empresa pode adotar projetos mais ambiciosos e focar em uma estratégia com maior potencial de escalonamento. A automação de processos é uma forma de deixar seus planos de crescimento mais próximos da realidade.

Clientes satisfeitos

Com uma operação mais organizada e produtiva, os clientes também saem ganhando! Quando todas as engrenagens estão encaixadas e funcionando como deveriam, a qualidade dos serviços oferecidos se estende para além da empresa, fortalecendo a marca em seu respectivo mercado.

Quais áreas podem ser automatizadas?

Uma das principais vantagens da automatização empresarial é que praticamente qualquer departamento pode usufruir dos seus benefícios! Não existem muitas restrições nesse quesito, já que sempre haverá algum tipo de atividade básica que dispensa esforço humano.

Abaixo, listamos como cada departamento pode ser beneficiado com a implementação de tarefas automatizadas. Confira:

• Financeiro: emissão de notas, relatórios contábeis, análise de dados, faturamento etc.

• Marketing: e-mails automatizados, postagens em redes sociais, geração de leads etc.

• Vendas: CRM, automação de follow-ups etc.

• Recursos humanos: recrutamento e seleção de currículos, folha de pagamento, treinamentos especializados etc.

• Atendimento ao cliente: chatbots, FAQs inteligentes etc.

• Operações e logística: atualização de estoques, pedidos, entregas etc.

Esses são apenas alguns exemplos de atividades que podem ser automatizadas com o auxílio de softwares especializados. Para algumas empresas, o maior desafio pode ser encontrar a ferramenta certa para o trabalho – afinal, nem todas oferecem um leque de possibilidades tão grande.

Os melhores sistemas de automação do mercado são pagos, mas nem sempre contemplam todos esses departamentos em uma única ferramenta. Ainda existem aqueles que atendem a um nicho específico do mercado, direcionando suas funções especificamente para as principais necessidades do segmento.

Nessas circunstâncias, são ferramentas como o Bitrix24 que ganham maior destaque. O Bitrix24 oferece um sistema completo de automatização, visando atender a diferentes demandas e departamentos. O software oferece automação em diferentes escalas, indo das tarefas mais básicas até as áreas de recursos humanos, documentos, CRM e muito mais.

Investir em um sistema completo como o Bitrix24 é vantajoso por inúmeros motivos. Primeiro, é uma boa forma de garantir familiaridade a todo o quadro de colaboradores, já que todos esses recursos estão disponíveis dentro de uma única interface. O processo de treinamento será o mesmo e o período de adaptação também acaba sendo menor – uma vantagem exclusiva de ferramentas mais centralizadas.

Além disso, os gastos também serão menores, especialmente levando em conta a relação custo-benefício. Ao invés de contratar vários softwares e ferramentas dedicados a tarefas específicas, a empresa dispõe de um único sistema capaz de fazer tudo e mais um pouco. No caso do Bitrix24, existem recursos para todas as necessidades, indo de automação a gerenciamento de tarefas, integração com outras ferramentas tecnológicas e mais.

Em termos de CRM, o Bitrix24 é uma das ferramentas mais completas do mercado e faz jus a sua reputação ao oferecer tecnologia de ponta para as empresas trabalharem.

Dicas de implementação

Agora que você já está por dentro do que é a automação e como ela funciona, resta saber em mais detalhes o passo a passo por trás do seu processo de implementação – que também não chega a ser nenhum bicho de sete cabeças. Entender a função dessa tecnologia é o primeiro passo para garantir um planejamento eficiente.

No demais, considere os seguintes fatores ao planejar ao futurao automatização da sua empresa:

Análise os processos atuais

Comece verificando cada processo operacional individualmente, a fim de identificar quais deles possuem potencial para automação. Não analise apenas a complexidade da tarefa, mas também o quanto ela consome de tempo e quais são suas taxas de erros pelas mãos dos colaboradores.

Priorize tarefas repetitivas

Considerando que esse será um processo de implementação gradativo, após analisar o processamento cuidadosamente, comece priorizando aqueles que forem mais repetitivos. Essas atividades são as que oferecem maior potencial de automação, além de serem mais simples de incorporar a tecnologia. Aos poucos, será possível ir aumentando o escopo da ferramenta.

Escolha uma ferramenta adequada

Esse será o momento de definir qual sistema de automação será utilizado para implementar a tecnologia na rotina operacional, levando em consideração suas próprias necessidades, a partir das tarefas selecionadas previamente.

Treinamento

Com a ferramenta selecionada, chega o momento de começar a treinar os colaboradores antes de aplicá-la de vez na rotina operacional. Esse é um processo gradual, então comece pelos gestores; quando eles já estiverem mais familiarizados, poderão treinar suas respectivas equipes. Dessa forma, todos já estarão prontos para trabalhar com a ferramenta em tempo hábil.

Implementação

Quando o treinamento for concluído, chega a hora de fazer alguns testes práticos. A implementação dos processos automatizados precisa ser feita aos poucos, visando não sobrecarregar os colaboradores com muitas mudanças de uma vez. Dessa forma, também se torna possível contornar melhor quaisquer dificuldades técnicas, evitando que interfiram na rotina operacional.

Monitoramento e ajustes

Caso os testes se saiam bem-sucedidos, já será possível implementar a tecnologia de automação em larga escala na operação. A partir daqui, começa o período de monitoramento, em que os gestores precisam se atentar ao andamento das tarefas para garantir que tudo está saindo como o esperado. Se necessário, alguns ajustes podem se provar úteis para alcançar os resultados desejados.

Investindo no futuro com automação de processos

A partir de tudo que foi dito ao longo da matéria, podemos concluir que a automação é uma peça fundamental do futuro de qualquer empresa. Em termos de tecnologia, ela ocupa uma posição de destaque no cenário global e tende a continuar evoluindo rapidamente, então quanto antes for implementada em uma rotina operacional, melhor para a corporação e seus colaboradores.

Nesse cenário, softwares como o Bitrix24 são a melhor alternativa para empresas que procuram ferramentas completas e de confiança. Além de uma plataforma completa de CRM, o Bitrix24 também permite automatizar tarefas nos mais diversos setores, garantindo um leque de muitas possibilidades aos principais departamentos de uma empresa.  

Apostar na ferramenta certa é essencial não apenas para a experiência dos usuários, mas para o sucesso da empresa a longo prazo. Graças ao Bitrix24, usufruir de tecnologia de ponta nunca foi tão fácil!

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