Organizar suas tarefas no dia a dia pode ser um processo bem complicado – especialmente ao ter uma rotina muito corrida! Quando o assunto envolve trabalho, é indispensável que todos encontrem formas de manter seu cronograma bem alinhado, tanto equipes completas quanto cada profissional individualmente. Esse é um passo importante rumo a um cotidiano mais produtivo!
Para facilitar, existem diversos softwares e aplicativos de lista de tarefas, servindo não apenas para organizar todos os afazeres de uma forma mais visual, mas também para fornecer lembretes ao usuário. Contar com a ajuda dessas ferramentas pode ser um divisor de águas na rotina operacional – por isso, vamos ajudar selecionando quais os melhores e mais acessíveis do momento.
Ferramentas
Para criar essa lista, foram analisadas cerca de 15 dos melhores aplicativos de lista de tarefas, levando em consideração a data atual da postagem (março de 2025). A partir disso, separamos os 4 softwares mais satisfatórios a partir de uma série de critérios, chegando à seguinte seleção:
- Bitrix24
- Monday
- Trello
- Asana
Critérios
Para eleger os melhores aplicativos de tarefas, nos baseamos nos seguintes critérios, sempre determinando uma nota de 0 a 10 para cada um de acordo com sua eficiência dentro da categoria. Confira:
- Interface de usuário: o quão organizada e intuitiva é a interface da plataforma? É possível se adaptar rapidamente à ferramenta?
- Praticidade: a ferramenta oferece uma usabilidade simples? É possível organizar suas tarefas em poucos passos?
- Variedade de recursos: a plataforma oferece acesso em nuvem ou aplicativos para sistemas variados? É possível instalar plugins e outros recursos adicionais?
- Preços: o valor da assinatura em relação ao custo-benefício.
Pensando nisso, conseguimos selecionar os melhores aplicativos de 2025, priorizando todos que conseguem entregar uma experiência que seja simples e, ao mesmo tempo, completa. Continue a leitura para saber mais.
Iniciando em tarefas e projetos
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Listas de tarefas: os 4 melhores aplicativos 2025
Tabela de notas
Abaixo, você pode conferir uma tabela resumindo como cada ferramenta listada se saiu nas avaliações dos critérios abordados, tendo como base uma nota de 0 a 10 (0 para muito ruim e 10 para excelente). No final da tabela, há uma somatória de todos os pontos, com o intuito de simplificar a compreensão daqueles que buscam saber qual delas é a melhor da categoria de listas de tarefas.
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Critério
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Bitrix24
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Monday
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Trello
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Asana
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Interface de usuário
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8
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9
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9
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8
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Praticidade
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9
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9
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9
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9
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Variedade de recursos
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10
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8
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7
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9
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Preços
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7
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6
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8
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7
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Total
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34
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32
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33
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33
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A seguir, confira os melhores aplicativos de tarefas em mais detalhes.
1. Bitrix24
O Bitrix24 é um software de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente, do inglês) que se destaca por ser completo, oferecendo uma infinidade de recursos que visam atender a todas as principais necessidades de uma empresa. Justamente por isso, ele pode ser considerado o melhor aplicativo para tarefas e produtividade em 2025.
Como aplicativo de listas, ele pode ser útil tanto no âmbito individual quanto para equipes completas. A ferramenta permite acompanhar o progresso de qualquer trabalho em andamento, oferece diferentes opções de visualização em sua interface e ainda emite relatórios periódicos, oferecendo insights valiosos que podem nos ajudar na melhoria de nossa produtividade.
Não menos importante, o Bitrix24 também dispõe de uma inteligência artificial refinada que automatiza a criação de tarefas, sempre se baseando em informações cadastradas pelo próprio usuário. Essa IA pode criar descrições detalhadas para cada cartão e ainda atribuí-los automaticamente para seus respectivos responsáveis – detalhes que certamente ajudam a otimizar a rotina de trabalho.
Para quem não dispensa um layout organizado e intuitivo, também é possível conferir todas as tarefas em um sistema de agenda, por meio de um calendário bem detalhado. Os eventos ficam registrados com prazos (assim como compromissos) e o sistema gera lembretes automaticamente para os envolvidos, sendo uma forma bem prática de acompanhar seu planejamento mensal.
Outro ponto interessante está na variedade de recursos oferecidos pela plataforma, dentro do seu próprio app de listas. Existe uma plataforma de comunicação integrada diretamente ao sistema, permitindo que os profissionais se comuniquem entre si dentro de tarefas específicas. Isso também facilita o compartilhamento de arquivos e solicitações de ajustes, evitando que tudo fique desorganizado e espalhado em vários apps diferentes.
Por último, é sempre bom reforçar que o Bitrix24 não atende somente a essa necessidade, então quem estiver pagando pela ferramenta acaba levando muito mais no conjunto! Isso inclui um criador de sites, ferramentas de e-mail marketing e CRM, além de uma lista de tarefas online, para computador ou dispositivos móveis. Essa é a plataforma definitiva para qualquer trabalho!
Preços
O Bitrix24 possui um plano gratuito para testes, então todos podem testar suas funcionalidades antes de decidir contratar um plano. Os preços variam de R$ 349 a R$ 2.799 ao mês, ou de R$ 3.348 a R$ 26.868 à vista nos planos anuais. Esses valores podem apresentar alterações com o tempo, então não deixe de conferir o site oficial da plataforma.
Veredito
Interface de usuário: 8/10
- A navegação é bem intuitiva, com as principais funções bem localizadas.
- Boas opções de personalização, incluindo quadros Kanban e diagramas de Gantt.
- Ainda há espaço para melhorias no design.
Praticidade: 9/10
- Muito simples de criar uma tarefa e designá-la às pessoas da equipe.
- Permite criar listas com boxes marcáveis, facilitando o acompanhamento do progresso.
Variedade de recursos: 10/10
- Conta com uma IA para automatizar processos.
- É uma plataforma completa, não se limitando somente às listas de tarefas.
- Dispõe de recursos de CRM, e-mail marketing, criação de sites e muito mais.
Preços: 7/10
- Oferece um plano gratuito para testes.
- Seus valores são consideravelmente altos, mas leve em consideração a quantidade de recursos oferecidos.
2. Monday
O Monday é um app de lista de tarefas mais focado, funcionando como uma espécie de planilha. Ele oferece diferentes interfaces para atender ao gosto pessoal do usuário, mas no geral, é altamente indicado para quem não dispensa a organização e diferentes colunas de uma boa e tradicional planilha do Excel.
Além da sua interface agradável e altamente intuitiva, uma das suas principais virtudes está na automação de processos. O próprio sistema consegue manter tudo atualizado de acordo com algumas configurações básicas, sendo capaz de remanejar tarefas, reestipular prazos e otimizar o fluxo de trabalho sem precisar da intervenção do usuário.
O Monday também permite a criação de quadros que podem ser atribuídos a diferentes usuários, permitindo administrar uma equipe inteira de uma forma bem prática. Para quem busca apenas uma lista de tarefas compartilhada on-line, essa é uma ferramenta completa dentro daquilo que propõe, funcionando como um excelente gerenciador.
Preços
A versão gratuita do Monday é bem limitada, oferecendo apenas três quadros e acesso para no máximo dois usuários. Quem optar pela alternativa paga terá que fazer avaliações dos custos conforme a quantidade de pessoas na equipe, já que os preços são definidos a partir disso. Para uma equipe de três pessoas, por exemplo, o valor do plano mensal seria de R$ 41 a R$ 89 por usuário.
A melhor alternativa é conferir os preços no site oficial, que já indica os valores corretos de acordo com o tamanho exato da equipe. Vale reforçar que esses valores podem variar.
Veredito
Interface de usuário: 9/10
- Interface bonita, agradável e intuitiva.
- Boas opções de personalização, mas se destaca pelas planilhas.
Praticidade: 9/10
- Simples de usar e alternar entre diferentes layouts.
- Permite fácil comunicação entre usuários dentro dos quadros.
Variedade de recursos: 8/10
- Possui recursos de automação de tarefas.
- Oferece integração com outras ferramentas como Slack, Google Drive, Gmail, Excel etc.
Preços: 6/10
- O plano gratuito é bem limitado.
- Os preços são cobrados por usuário, então a versão paga acaba apresentando valores altos.
3. Trello
Quando o assunto é lista de tarefas online grátis, o Trello provavelmente é o mais famoso da categoria. Além de ser prático e intuitivo, ele se destaca justamente pelo seu plano gratuito, que é surpreendentemente satisfatório para equipes pequenas ou simplesmente para uso individual no trabalho.
A interface do Trello segue o sistema de quadros Kanban, que distribui cartões em diferentes colunas. Cada cartão representa uma tarefa, contendo todas as informações necessárias e podendo ser facilmente atribuído aos usuários presentes no quadro. Todos os seus recursos podem ser acessados livremente pelo navegador ou pelo app de smartphone.
O Trello também conta com integração a IAs e BOTs de automação, tudo através de uma programação simples (dependendo da extensão utilizada). A ferramenta já conta com alguns recursos relacionados nativamente, como lembretes de prazos de entrega, por exemplo. Quem quiser ir além ainda pode utilizar ferramentas automáticas de atribuição de tarefas e movimentação de cartões, garantindo um fluxo mais dinâmico de trabalho, com mais foco e produtividade.
Preços
Para aqueles que desejarem desbloquear todo o potencial do Trello, existem três planos pagos disponíveis – todos em dólares americanos, então fique atento à conversão. As opções mensais vão de 6 a 12 dólares por usuário, ficando de 60 a 120 dólares no modelo anual. Já o plano mais caro pode ser mais vantajoso para empresas com muitos colaboradores, pois quanto mais usuários inclusos, mais barato ele fica.
O valor mínimo é de 210 dólares por usuário para equipes de até 50 pessoas. Contudo, o plano tem cobertura para até 5.000 colaboradores! Esses valores podem apresentar alterações com o tempo, então não deixe de conferir o site oficial da plataforma.
Veredito
Interface de usuário: 9/10
- Visualmente agradável e intuitiva.
- Utiliza o famoso sistema de quadros Kanban.
Praticidade: 9/10
- Segue a lógica do arrastar e soltar, que é bem intuitiva.
- É possível criar quadros e customizá-los facilmente.
Variedade de recursos: 7/10
- Possui integração com BOTs para automação de tarefa.
- Não vai muito além do básico nesse aspecto.
Preços: 8/10
- Tem um dos melhores planos gratuitos da categoria.
- Os preços são cobrados por usuário, então a versão paga acaba apresentando valores altos.
4. Asana
O Asana é mais um aplicativo de tarefas online que, em suma, não se diferencia tanto dos demais itens desta lista. Contudo, sua interface e estruturação garantem vários modelos para acompanhar as tarefas em andamento, servindo como uma área de trabalho com mais opções de visualização para os usuários.
A ferramenta funciona com um compilado de todas as outras, oferecendo diversos layouts: quadros, método Kanban, listas e mais. Já o destaque da vez fica na sua função de linha do tempo, que compila todas as tarefas registradas a partir dos seus prazos para indicar com praticidade aquilo que foi entregue e o que está pendente - um grande diferencial para o fluxo de trabalho.
O Asana também possui integração com outras ferramentas externas, como o Slack, possibilitando criar avisos automatizados e compartilhamentos automáticos. Quando a ideia é organizar múltiplos projetos simultaneamente e acompanhar o progresso de muitas pessoas, o gerenciador de tarefas acaba sendo um dos mais qualificados.
Preços
O Asana possui um plano gratuito bem limitado, direcionado somente para tarefas pessoais ou equipes bem pequenas (ficando atrás do Trello nesse aspecto). Já os planos pagos estão disponíveis em valores de 13 a 30 dólares mensais, ou de 132 a 300 dólares anuais. Esses valores podem apresentar alterações com o tempo, então não deixe de conferir o site oficial da plataforma.
Veredito
Interface de usuário: 8/10
- Diversas opções de visualização, incluindo quadros, listas etc.
- Pode ser um pouco confusa de início.
Praticidade: 9/10
- Possui uma usabilidade simples, com destaque para a função de linha do tempo.
- Fácil integração entre diferentes cartões.
Variedade de recursos: 9/10
- Possui funções de automação de tarefas.
- Oferece integração com outras ferramentas, incluindo Slack, Google Agenda etc.
Preços: 7/10
- O plano gratuito é bem limitado.
- Os planos pagos são consideravelmente caros, se comparados a outras opções.
Escolhendo sua ferramenta
Agora que você já está a par das principais opções, ficou bem mais fácil encontrar o melhor app de tarefas 2025 para organizar sua rotina de trabalho, não é mesmo? Todas as alternativas aqui citadas são igualmente eficientes em tudo que propõem, se diferenciando somente pela variedade de recursos que oferecem. É o caminho certo para o sucesso!
Nesse aspecto, o Bitrix24 sai vitorioso, já que é uma plataforma completa, não se limitando somente ao escopo das listas de tarefas. Para aqueles que desejam expandir essa praticidade em larga escala e garantir alta produtividade à toda a sua equipe, acaba sendo a ferramenta mais indicada – tanto para atender as principais necessidades da empresa quanto em termos de custo-benefício, considerando que contratar várias ferramentas individualmente sairia bem mais caro.
