Gestão de Documentos

Gestão de Documentos

Fazer o upload de seus arquivos na plataforma Bitrix24 os torna acessíveis através de um robusto sistema de gestão de documentos. Apresentações, documentos, vídeos, e outros arquivos podem ser disponibilizados para download, colaborações, ou uso pessoal. Além disso, você pode encontrar qualquer documento através da ferramenta de busca.

Confira nosso vídeo sobre Gestão de Documentos no Bitrix24. Este vídeo demonstra os principais recursos da potente biblioteca de documentos no Bitrix24. Veja como editar, compartilhar, e restaurar versões na biblioteca pública ou em bibliotecas nos perfis de usuários ou de grupos.

Documentos Privados e Compartilhados

Bitrix24 possui três tipos de Discos Virtuais. Meu Disco Virtual é um espaço de armazenamento pessoal ao qual colegas de trabalho não têm acesso. Funcionários podem armazenar seus arquivos neste espaço com total confiança. Estes arquivos no entanto podem ser compartilhados de diversas formas. O Disco Virtual do Grupo contém os arquivos de um determinado grupo de trabalho, e acesso liberado a todos os participantes. O Disco Virtual da Empresa contém todos os arquivos que a mesma quer disponibilizar aos funcionários. O compartilhamento de arquivos com usuários externos pode ser ativado ou desativado pelo administrador da conta Bitrix24.

Fácil Colaboração em Documentos

Colabore em documentos diretamente em seu Feed de Atividades, deixe comentários, anexe novas versões, receba feedback, e veja alterações em tempo real! Você pode permitir que documentos sejam editados por todos os usuários participantes da discussão, ou força-los a anexar suas próprias versões do documento na área de comentários.

Após alterações no documento, você ou seus colegas podem salva-lo na Biblioteca de Documentos de seu portal, baixar diretamente em seu computador, ou simplesmente deixa-lo no Feed de Atividades. Bitrix24 também permite que você marque documentos importantes através do botão ‘curtir’. Documentos com muitas ‘curtidas’ aparecem destacados nas listas de resultados de busca.

Histórico de Versões

Todos os documentos arquivados no Bitrix24 possuem um Registro de Alterações. Quando é feito o upload de uma nova versão do arquivo, a versão anterior não é deletada, mas salva de forma que possa ser recuperada a qualquer momento. O histórico de versões também indica o horário e o usuário criador da versão.

Bloqueio de Documentos

Usuários que permitiram que terceiros acessem seus documentos podem bloquear o acesso temporariamente para garantir que sejam os únicos a editarem estes arquivos. Ao fazer isso, é possível prevenir conflitos com alterações no arquivo feitas por outros usuários. Assim que a edição estiver completa, os arquivos podem ser novamente desbloqueados.

Criando & Editando Documentos Online

Você pode trabalhar no Bitrix24 sem possuir um pacote de software do office! Graças à integração com o Google Docs, e o MS Office Online, você pode criar textos, documentos, planilhas, ou apresentações direto do seu navegador! Você ainda pode anexar seus documentos a uma tarefa ou discussão no Feed de Atividades.

As ferramentas inclusas oferecem acesso fácil a quaisquer documentos no seu Bitrix24. Você pode abrir, visualizar, ou editar documentos arquivados no seu portal Bitrix24 com uma conta Google e/ou Microsoft (Live ID). Documentos podem ser editados simultaneamente por múltiplos usuários.

Editando documentos em aplicativos no seu PC

Você pode optar por utilizar software instalado em seu PC, como MS Office, OpenOffice, Pages para Mac, ou até mesmo o Adobe Photoshop, para a edição de documentos em sua conta Bitrix24. Simplesmente configure seu Bitrix24.Drive e toda vez que você criar ou editar um documento, isso será feito através do aplicativo de sua escolha. Assim que terminar, o documento será automaticamente salvo em sua conta Bitrix24.

Integração com Discos Virtuais Externos

Bitrix24 funciona com Dropbox, Google Drive, OneDrive, e outros serviços de armazenamento na nuvem. Funcionários podem fazer o upload de arquivos de suas contas pessoais, onde os mesmos serão indexados e terão suas permissões de acesso automaticamente configuradas. Você pode até mesmo checar se existem novas versões do documento armazenadas fora do Bitrix24.

Busca Instantânea

Bitrix24 contém uma robusta ferramenta de busca que indexa documentos, registros, mensagens, comentários, e outras informações. Todo o conteúdo publicado é indexado e aparece nos resultados de busca imediatamente. Os resultados de buscas são influenciados por ‘curtidas’, e usuários podem curtir items com conteúdo importante para que os mesmos possam ser encontrados mais facilmente. Sugestões instantâneas aparecem após o usuário digitar sua busca, útil para se navegar diretamente ao perfil de outro usuário.

Aprovação de Fluxos de Trabalho

Bitrix24 permite que você crie e customize fluxos de trabalho relacionados a documentos, envio de propostas, revisão de contratos, avaliações de equipe, processos de aprovação, opiniões de experts, e mais.

Ressarcimento de despesas, requerimentos de viagens de negócios, e registros customizados podem ser criados facilmente utilizando Construtor Visual de Processos de Negócios.

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