Como garantir a qualidade de um projeto: 7 aspectos-chave para os proprietários de pequenas empresas

Prezar pela qualidade na gestão de projetos é fundamental para as empresas que desejam se destacar no mercado, vencendo a concorrência e atingindo a satisfação do cliente. Contudo, ao estabelecer um plano de projeto, vários tópicos devem ser tratados pensando em seguir processos e padrões exatamente da forma desejada.

Portanto, se você é proprietário de uma pequena ou média empresa (PME) ou está liderando um projeto, acompanhe este artigo para saber como garantir a qualidade de um projeto a partir de sete princípios-chave, até superando as expectativas!

Saiba quais são os elementos-chave para garantir a qualidade de um projeto

A importância do gerenciamento da qualidade do projeto supera, simplesmente, ter um produto final sem defeitos. Ou mesmo prestar um serviço impecável.

Quando se preocupa em garantir a qualidade de um projeto, tem-se um ciclo de bons resultados, que inclui: a nutrição da confiança no relacionamento com o cliente; a redução de falhas e retrabalhos; a minimização de custos (atuais e futuros); a melhoria consistente e um melhor reconhecimento de mercado.

Deste modo, vale muito a pena dedicar os seus esforços na gestão da qualidade, mesmo que você seja dono, gestor ou gerente de um negócio em crescimento. Não faz ideia de como fazê-lo? Não se preocupe! Os aspectos-chave para ter qualidade em projetos são mencionados a seguir. Aprenda mais sobre o assunto e coloque em prática na rotina a partir de hoje:

1. Planejar e definir o problema, os requisitos e as expectativas finais do projeto

Para garantir a qualidade de um projeto, os proprietários de pequenas empresas precisam se certificar de que os resultados almejados vão exatamente ao encontro do padrão exigido pelos principais stakeholders que guiam aquele projeto. Afinal, o que seria atingir a qualidade neste projeto em especial? Para tal, defina qual é o problema ao ser sanado, os requisitos do projeto e as metas e expectativas finais propostas pelo cliente – visando montar o escopo perfeito para o trabalho.

Nesta fase, realize amplas pesquisas para encontrar as melhores abordagens e oportunidades, e só então parta para o planejamento e proposta de calendário, tarefas e outros itens. Visto que a satisfação é um indicador preponderante de sucesso, é preciso seguir tais passos para garantir a qualidade de um projeto, tendo em mente de que o planejamento direcionado é o cerne de tudo, pois um trabalho bem-planejado fica menos passível de erros e tente a agregar melhores resultados.

De fato, você só poderá se comprometer com a qualidade ao entender plenamente o que a constitui e pensar em como fará para alcançá-la a partir das necessidades dos interessados. Como conseguinte, tal aspecto não pode faltar durante o seu trabalho!

2. Estabelecer um plano de coleta de dados e de mensuração de resultados

Ao longo do curso de trabalho, deve-se garantir a qualidade de um projeto a partir de fatos. Assim, a coleta de dados – seguida da devida mensuração mediante indicadores previamente selecionados – é a chave para se certificar de que tudo está saindo conforme o planejado.

Portanto, desde o princípio, trace um plano, definindo como os seus principais dados serão coletados e processados a fim de determinar os efeitos do trabalho e atuar com KPIs – medindo o desempenho nos mínimos detalhes. Em paralelo, aplique outras ferramentas úteis para seguir o ciclo de vida do seu projeto, como listas e planilhas de verificação, gráficos, fluxogramas e mais.

Neste caso, operar com uma linha de performance-ideal (sobretudo por marco ou etapa do projeto) e direcionado por metas futuras é uma excelente abordagem para somar sucesso ao longo prazo. E não se esqueça, ainda, de comunicar às partes interessadas quais serão as metas que guiarão o seu trabalho.

O mais importante é ter maneiras palpáveis de medir que os resultados estão sendo atingidos – e não se guiar apenas por achismos e opiniões pessoais, satisfazendo o cliente e tendo informações verossímeis para se apoiar.

3. Analisar os seus processos atuais e identificar problemas

Caso o projeto já esteja em andamento, parte de garantir a qualidade de um projeto está envolvida com a avaliação do que já está em andamento a fim de visualizar a causa para possíveis problemas que possam estar te atrapalhando de atingir a qualidade. Ou que te fariam ir além.

Reavalie a estratégia atual, avalie cuidadosamente os seus dados e identifique a raiz de variações que estejam comprometendo o seu objetivo final. Isto faz parte da etapa de checagem, que é essencial para a gestão da qualidade, já que te permitirá pensar em alternativas para corrigir as falhas, antecipar maiores percalços e redirecionar a rota – caso seja necessário – de modo a acertar o seu alvo.

Quando se utiliza um software de gestão de projetos tal qual o Bitrix24, que permite a geração de relatórios inteligentes em tempo real, fica ainda mais fácil acompanhar de perto o seu desempenho, encontrar falhas e ter uma tomada de decisão coerente e rápida.

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4. Atuar com soluções inovadoras para melhorar os processos vigentes

Dentre as etapas da gestão da qualidade, encontra-se o pilar de "agir". Portanto, quer dizer que, assim que identificar a raiz de problemas envolvidos com o seu projeto, deve-se eliminar as suas causas e otimizar o processo mediante alternativas inovadoras. De preferência, com proatividade.

Nesta fase de melhoria, o foco não deve ser apenas em achar uma solução para agregar qualidade. Como gestor, você precisa considerar muitos outros fatores, como os custos, os riscos, as demandas para a implementação, a performance esperada ao longo do tempo e mais. Portanto, de modo a garantir a qualidade de um projeto, busque por melhorias frequentes e não apenas controle a qualidade – atuar com atividades planejada e ações práticas é crucial para gerar resultados eficientes.

5. Manter uma comunicação eficiente com os stakeholders do projeto

Uma boa comunicação é imprescindível para garantir a qualidade de um projeto. Afinal de contas, a todo o instante, é preciso ter certeza de que a empreitada está conectada aos propósitos atuais dos stakeholders e que o seu investimento irá surtir os efeitos desejados para eles – ganhando confiança e satisfação na trajetória.

Para isso, invista em canais comunicativos eficientes, prontifique-se a atendê-los agilmente, instigue a confiança mútua e coloque a empatia e a transparência como os seus grandes alicerces, nutrindo bons relacionamentos. Acerte os mínimos detalhes envolvidos com os projetos, formalize as conversas mais importantes e entenda que eles são importantes parceiros – mas, ao mesmo tempo, seja cuidadoso para não expor dados particulares do seu negócio, focando apenas no que é realmente essencial para o projeto.

Inclua tal ponto no seu plano de qualidade do projeto e tenha ainda mais sucesso em suas empreitadas, já que, quando os envolvidos estão satisfeitos, é mais fácil reter os clientes e atrair novas grandes parcerias para a sua empresa. Neste caso, apesar da simpatia fazer toda a diferença, mantenha o tom de voz profissional e coloque os objetivos almejados com o trabalho em primeiro plano, visando o máximo de qualidade no projeto.

Em todo o caso, é importante que você tenha em mente as particularidades de cada um dos clientes ao pensar no plano de qualidade do projeto e no tipo de comunicação preferencial. Alguns vão querer acompanhar a execução de perto, com reuniões frequentes, por exemplo. Enquanto outros podem, simplesmente, querer ter o acesso a documentos e relatórios – de tempos em tempos – para saber o que está acontecendo. E tudo isso precisa ser considerado – e respeitado – durante o planejamento do trabalho.

6. Trabalhar com os recursos necessários para cumprir com as especificações do projeto

A qualidade de um projeto e o cumprimento das exigências estão intimamente relacionados na gestão adequada de recursos. Por isso, o proprietário e o gerente de projeto devem averiguar, constantemente, de que há recursos suficientes para que os requisitos solicitados pelos stakeholders do projeto possam ser atendidos – com a máxima qualidade.

Caso trabalhe com uma equipe, certifique-se de que o seu time tenha as condições e os materiais ideais para executar as atividades conforme o nível exigido – prevenindo desapontamentos e agindo de modo a garantir a qualidade do projeto. Inclusive, tenha plena certeza de que eles estão a par de quais são as principais expectativas, compartilhando todas as peculiaridades do projeto na base de conhecimento do seu negócio, por exemplo. Pois, sem tais cuidados práticos, é extremamente complexo seguir os pontos firmados.

7. Controlar os estágios e seguir com um cronograma de monitoramento contínuo

É excelente quando se consegue garantir a qualidade de um projeto. No entanto, os processos e os cenários são imensamente voláteis – e, em questão de pouco tempo, todos os esforços podem ser perdidos caso o seu progresso não seja constantemente monitorado.

Pensando na importância do gerenciamento da qualidade de um projeto, garanta que cada um dos marcos estejam no caminho certo ainda que o sucesso tenha sido atingido. Controle os novos processos, previna a ocorrência de erros antigos, documente quaisquer mudanças feitas ao longo do ciclo de vida do projeto e estabeleça um calendário para seguir com o acompanhamento frequente.

Dependendo da complexidade do projeto, ou mesmo da sua natureza contar com uma auditoria externa – realizada aleatoriamente ao longo do ciclo – também é algo muito bem-vindo. Seguindo tais pontos-chave, certamente, você estará um passo a frente de garantir a qualidade do projeto.

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Depois de saber o que é a qualidade de um projeto e estar ciente de dicas valiosas para implementá-la na rotina corporativa, tenha o aporte tecnológico ideal para a gestão da qualidade dos seus projetos.

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Se preferir, os modernos gráficos de Gantt serão úteis para monitorar o progresso e a qualidade dos projetos, bem como as tarefas e subtarefas relacionadas a ele. E, claro, as representações visuais dos quadros Kanban também serão aliadas para a equipe – mantendo todos organizados de maneira prática.

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