9 Riscos Ocultos de Projeto que Você Deveria Conhecer

18 min de leitura
Ariane Jaeger
22 de novembro de 2023
Última atualização: 20 de novembro de 2023
9 Riscos Ocultos de Projeto que Você Deveria Conhecer

Gerenciar projetos envolve muitas variáveis. São custos, prazos, pessoas e uma série de detalhes interconectados que devem estar sintonizados a fim de atingir um objetivo de modo bem-sucedido. E como isso abrange uma gama de vertentes, é normal que a sua própria natureza esteja envolta por riscos.

Embora não seja possível impedir que intempéries aconteçam, é totalmente possível firmar um planejamento sólido para antecipar os riscos ocultos de projeto e agir sobre eles.

Entenda mais sobre o assunto neste artigo, criado a partir da opinião de especialistas em gestão de projetos do Brasil.

Quais são os principais riscos ocultos de projetos?

Antes de pensar em implementar estratégias de mitigação de risco, é essencial compreender os desafios que podem surgir. Afinal, quais são os reais riscos ocultos de um projeto? O que, à primeira vista, parece insignificante, mas que, quando revelado, tem o potencial de comprometer todo o seu esforço? Entender tais nuances é o primeiro passo para superar os obstáculos e garantir o sucesso do projeto.

1. Contar com a resistência subestimada das partes interessadas

Em um projeto, as partes interessadas podem resistir à mudança devido ao medo do desconhecido ou de potenciais perturbações nos seus processos atuais. A sua resistência também pode resultar de uma falta de compreensão ou alinhamento com os objetivos do projeto e os benefícios percebidos. Em todo caso, ela se coloca como um dos riscos ocultos de projeto que pode trazer sérios problemas.

Quanto isso é vivenciado, o progresso e os resultados do projeto podem ser comprometidos. O segredo, então, é abordar a situação de forma proativa e tentar conscientizar sobre a importância de uma boa sintonia desde o princípio.

No gerenciamento de projeto, tente engajar o máximo possível com os seus stakeholders e firmar uma parceria de benefícios mútuos, onde todos têm a ganhar. Quando ambas as partes colaboram para atingirem o sucesso juntas, sendo menos resistentes ao que precisa ser realizado, tudo tende a prosperar. Para tal, cultivar um diálogo e nutrir a confiança e a transparência mútua é a chave.

2. Experienciar gargalos de dependência

Um dos riscos ocultos de um projeto está em depender, fortemente, de um único recurso e colaborador para executar todo o seu trabalho. Tal sujeição pode se tornar um problema porque, em meio a percalços, há vulnerabilidades e atrasos envolvendo o seu projeto.

Por isso, uma vez que identificar desafios relacionados, é importante intervir a fim de garantir mais de uma fonte para o seu recurso. Ou, no caso do profissional prestador de serviço, por exemplo, nutrir um relacionamento positivo e firmar uma via de comunicação aberta a fim de expor e tentar resolver o problema junto ao contratado. Adotar fontes de recurso confiáveis e trabalhar com as pessoas certas, em paralelo, é uma ótima maneira de realizar o gerenciamento de risco neste caso.

3. Debater-se contra eventos descontrolados no escopo do projeto

Neste ponto, vamos focar no conceito de "Slippery Slope of Scope Creep", que se refere à expansão gradual e muitas vezes despercebida dos objetivos e resultados de um projeto, além de seus limites originalmente definidos. O que, de fato, é visto como um dos riscos ocultos de projeto. Se isso não for gerenciado efetivamente, tem o potencial de levar ao aumento de custos, atrasos e potencial fracasso do projeto.

Além do envolvimento direto sobre tais elementos-chave de um projeto, a problemática também pode se estender para os membros da sua equipe em si – já que os colaboradores tendem a se sentir perdidos e desmotivados quando os requisitos do trabalho que vem sendo realizado mudam a todo o tempo.

Tendo isso em mente, é crucial que a equipe responsável pela administração do projeto seja capaz de identificar a fonte de tais instabilidades constantes, avaliar o impacto de tais incertezas que permeiam o projeto e planejar a resposta para as alterações de escopo. Sendo através de ferramentas de registro de risco, planos de contingência ou formulários de solicitação de alterações.

Posteriormente, lógico, é crucial monitorar e controlar tais incertezas, medindo o cronograma, os custos e o escopo, como um todo, a fim de encontrar divergências que possam trazer maiores problemas – deixando de ser um dos riscos ocultos de projeto e se tornando a nova realidade.

4. Ter uma comunicação inadequada da equipe

Outro dos riscos ocultos de projeto que precisa estar no radar da sua equipe envolve a essencial comunicação. De fato, falhas comunicativas internas podem trazer prejuízos drásticos ao seu projeto, resultando em mal-entendidos, interpretações equivocadas, retrabalhos, conflito entre as partes interessadas e o temido desalinhamento entre os membros da equipe de projeto.

Portanto, é importante que os gerentes estejam atentos para identificarem quaisquer desafios relacionados, e prontos para agirem a fim de superá-los, com estratégias de resposta a riscos. Uma das maneiras de prevenir tal problemática é atuar, previamente, com a gestão da comunicação em projetos, fornecendo o ecossistema ideal para que a interação de todo o grupo de trabalho flua do modo esperado. Lembre-se que isso vai além de prover acesso a ferramentas comunicativas em si, como também envolve educar os seus colaboradores acerca das melhores práticas e sobre a importância de compartilhar feedbacks e ser respeitoso e empático ao longo do processo.

5. Confiar demais na tecnologia

Ainda que a tecnologia nunca tenha sido tão relevante para agilizar os processos em projetos e alavancar a produtividade, depender intensivamente dela pode trazer falhas inesperadas. Sobretudo quando o sistema empregado ainda é visto pela sua equipe como muito complexo, ou tais ferramentas não tenham sido muito testadas.

De modo a evitar tais riscos ocultos de projeto, avalie o sistema utilizado a fim de realizar qualquer identificação de risco relacionada e se prontifique para adotar uma interface mais intuitiva caso veja que a atual compromete, continuamente, os seus esforços de gestão de risco. De igual maneira, eduque os seus colaboradores acerca de como eles podem proceder caso encontrem problemas técnicos durante o percurso de trabalho – e o que deve ser, realmente, realizado neste cenário.

  

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6. Observar casos de burnout da equipe não resolvidos

Vários elementos podem representar riscos ocultos de projeto, mas a presença de um burnout de equipe que não tenha sido resolvido é imensamente séria. Pois é muito mais fácil se deparar com atrasos, erros e perda da qualidade do projeto quando os indivíduos que atuam nele se mostram sobrecarregados.

Durante a supervisão de um projeto, cuide da motivação da sua equipe e dedique esforços para que os problemas envolvendo o burnout possam ser resolvidos. E, ainda mais relevante, prevenidos. Abra o espaço de trabalho para a troca de feedbacks, estimule a criação de um real sentido comunitário entre a equipe, instigue o cultivo de hábitos saudáveis (física e mentalmente) e gerencie a carga horária de trabalho adequadamente para ficar longe de casos de excesso de trabalho.

7. Realizar suposições imprecisas

Nas etapas de planejamento de projeto, os gerentes devem tomar o máximo de cuidado para evitarem fazer afirmações imprecisas ao redor do que é requerido para o projeto. Seja com relação aos custos, requerimentos, restrições, ou qualquer identificação de risco que precise ser mencionada.

Se tal cuidado não foi adotado nos estágios embrionários de planejamento, ainda é possível evitar que as consequências assombrem a execução do projeto. É preciso que as ações corretivas sejam adotadas de imediato, assim que o problema for vislumbrado.

Neste caso, em especial, quando realizar o gerenciamento do projeto, seja transparente consigo mesmo a respeito de tudo o que é requerido para o trabalho e o que o time vai enfrentar – passando todos os detalhes adiante, claramente, e reduzindo os percalços atuais e futuros.

8. Enfrentar as alterações regulatórias imprevistas

Mudanças em requisitos de conformidade, leis ou regulamentos gerais são outros dos riscos ocultos de projeto capazes de modificar todo o seu fluxo de trabalho, causando alterações drásticas. Além de tudo, é importante lembrar que o Brasil é um país conhecido por ser burocrático com as leis. Por isso, dependendo do setor – especialmente nos que existe alta regulamentação – estes riscos ocultos de projeto tendem a ser exacerbados, requerendo ainda mais cuidados.

Embora nem sempre seja possível pensar em alternativas prévias, já que todo o cenário tende a ser imprevisto, abordar cauções gerais de gestão de risco sempre é algo bem-vindo para a execução do projeto. Prepare um plano de contingência e acompanhe os resultados constantemente a fim de agir prontamente caso haja a necessidade – ou qualquer mudança relacionada acabe sendo requisitada.

9. Encarar os custos ocultos do rápido crescimento

Certos projetos possuem a características de rápida expansão. E, neste cenário em particular, você pode enfrentar grandes riscos ocultos de projeto: já que trabalhos como tais costumam requerer muitos recursos, sendo capazes de gerar mudanças culturais profundas, dificuldades financeiras e desafios operacionais que antes não eram imaginados.

Portanto, ao longo da sua supervisão de projeto, vale a pena identificar quais estágios requerem mudanças rápidas e drásticas, envolvendo um crescimento exacerbado, e dobrar o cuidado relacionado com a gestão de risco em tais etapas. Tenha um planejamento claro a cumprir e siga o estipulado, na medida do possível. Acompanhar de perto aspectos como custos, processos operacionais e comportamento da equipe é fundamental para garantir que a trajetória flua como o esperado, e que os riscos, de fato, não sejam vividos na prática. Em paralelo, ter uma reserva de segurança, é igualmente vantajoso neste caso.

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  • Emita relatórios inteligentes em tempo real para manter o acompanhamento pleno e não perder de vista nenhum risco escondido em seu projeto.

  

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Perguntas frequentes

Quais são os riscos em um projeto?

Os riscos em um projeto são classificados como internos e externos. Os internos estão envolvidos com a conclusão bem-sucedida de cada etapa do processo, dentro da própria empresa, englobando o time responsável pelo trabalho. Já os externos se relacionam com o macroambiente organizacional, e fogem do controle da companhia. Ainda assim, eles afetam o valor final do projeto. Pensando em uma abordagem geral, tais riscos se dividem em subclasses, como: riscos de orçamento, riscos de mercado, riscos organizacionais e riscos de desempenho.

Como os riscos ocultos impactam o resultado geral e o sucesso de um projeto?

Os riscos ocultos impactam o resultado geral de um projeto porque, por não terem sidos identificados ou previstos durante o planejamento, eles podem causar surpresas indesejadas, afetando diretamente o cronograma, o orçamento e a qualidade de um projeto. Ainda, a sua manifestação inesperada pode comprometer o sucesso do projeto, exigindo ações corretivas não planejadas e, muitas vezes, resultando em atrasos e custos adicionais.

Quais estratégias os gerentes de projeto podem implementar para identificar e mitigar os riscos ocultos?

As estratégias que os gerentes de projeto podem implementar para identificar e mitigar os riscos ocultos são amplas. Ao pensar na identificação de riscos em si, é interessante aplicar análise SWOT, registros de risco, pesquisas e listas de verificação. Voltando o olhar para a mitigação, exemplos como realização de reservas, planos de contingência ou planos de fallback podem ser passíveis de aplicação.

Quais são as estratégias eficazes para responder aos riscos ocultos em projetos?

Responder aos riscos ocultos em projetos requer vigilância e flexibilidade, pois tais riscos não se mostram evidentes, inicialmente. As estratégias incluem:

Eliminar – removendo as causas potenciais de riscos ocultos assim que forem identificadas;

Mitigar – minimizando a probabilidade ou impacto dos riscos ocultos através de análises profundas e ações preventivas;

Aceitar – reconhecendo a existência de incertezas e preparando reservas de contingência para lidar com elas, se ocorrerem;

Transferir – compartilhando ou realocando responsabilidades de riscos ocultos para terceiros que possam estar melhor equipados para gerenciá-los.

Em cada caso, a eficácia depende da identificação precoce e de uma compreensão clara dos riscos que podem estar escondidos nos detalhes do projeto.

Um projeto ainda pode ser bem-sucedido se os riscos ocultos não forem identificados de maneira oportuna?

Um projeto ainda pode ser bem-sucedido se os riscos ocultos não forem identificados de maneira oportuna, desde que ações proativas sejam tomadas de modo drástico, uma vez que o problema tenha sido notado. Caso contrário, não gerenciar adequadamente os riscos que estão escondidos pode levar o seu projeto ao fracasso. 

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Índice
Quais são os principais riscos ocultos de projetos? 1. Contar com a resistência subestimada das partes interessadas 2. Experienciar gargalos de dependência 3. Debater-se contra eventos descontrolados no escopo do projeto 4. Ter uma comunicação inadequada da equipe 5. Confiar demais na tecnologia 6. Observar casos de burnout da equipe não resolvidos 7. Realizar suposições imprecisas 8. Enfrentar as alterações regulatórias imprevistas 9. Encarar os custos ocultos do rápido crescimento Diminua os seus riscos de projeto com a ajuda do Bitrix24 Perguntas frequentes

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