Lista de verificação de gerenciamento de projeto para gerentes

Com tantos recursos presentes em apenas uma solução, não é difícil entender o por que o Bitrix24 é o software de gerenciamento de tarefas gratuito mais potente de todo o Brasil.

Os gerentes de projeto lidam com muitas responsabilidades até fazerem uma ideia se concretizar, saindo do papel. Entre negociar com as partes envolvidas, coordenar o trabalho em si e lidar com os fornecedores, é muito fácil deixar algum detalhe passar.

Por isso, o ideal é contar com uma lista de verificação de gerenciamento de projeto para evitar pular qualquer etapa ou despender recursos desnecessários com o retrabalho. Neste guia, acompanhe alguns passos essenciais ao atribuir tarefas de gerenciamento de projeto e controlar todo o processo.


8 passos para compor sua lista de verificação de gerenciamento ágil de projeto:

Todo gerente de projetos tem um desejo em comum: garantir que o seu alvo, da equipe e da empresa seja atingido com o máximo de sucesso e eficiência – dentro do prazo e com os recursos previstos.

No entanto, em meio a tantos afazeres diários, pode ser fácil perder o controle ou até mesmo esquecer algum ponto essencial. Abaixo, confira alguns estágios que o ajudarão a se planejar melhor, através de uma lista de verificação de gerenciamento de projeto.

 

1. Tenha uma visão geral do projeto

Antes mesmo de planejar, você deve saber onde pretende chegar. Para isso, nada melhor do que pensar em alguns questionamentos que direcionem o seu projeto. Compondo, assim, uma visão geral.

Questione-se sobre o seguinte:

·       Quais são os objetivos e o resultado esperado para este projeto em particular?

·       Quais recursos e ferramentas a empresa têm disponíveis para cumprir com o desejado?

·       Quais serão os seus possíveis impactos após concretizado?

·       A ideia está de acordo com a missão e os valores da companhia?

Olhe para o todo para compor o termo de abertura do seu projeto, detalhando, de fato, o propósito da sua realização. Sem contar, inclusive, tudo o que será alcançado com isso.

* Observe que as informações podem ter mudado desde a publicação. Para verificar os preços e recursos vigentes, consulte a página de preços do Bitrix24.

2. Liste a disponibilidade e planeje a utilização dos recursos

A realidade é que, infelizmente, nenhuma empresa trabalha com um número de recursos ilimitados. Isso significa que o seu projeto deve ter os recursos gerenciados nos mínimos detalhes – evitando faltas ou desperdícios.

Liste todo e qualquer tipo de recurso necessário para cumprir com o que deseja, indo desde os recursos humanos (RH), até os equipamentos, instalações e ferramentas para realizar o trabalho em equipe.

Distribua-os adequadamente para cada parte envolvida com o projeto e tenha em mente que, se o projeto for muito complexo, você deverá revê-los de tempos em tempos.

3. Defina o escopo

Uma vez definidos os propósitos e recursos envolvidos, chegou o momento de criar o escopo para o seu projeto. Esta é uma das principais etapas que devem estar presentes em uma lista de verificação de gerenciamento de projeto.

O escopo é como um plano original claro e bastante compreensivo. Ele é criado com o propósito primordial de detalhar o projeto e seu alvo, definindo os recursos livres, funções e o trabalho que deve ser cumprido. Por isso, documente detalhes abrangentes, como: custos, tarefas, entregas e todos os prazos – para cumprir com o desejado dentro de um calendário real.

4. Identifique cada parte envolvida com o projeto

Em gestão de projetos, nomeamos as partes que impactam ou são impactadas pelo projeto como “stakeholders do projeto”, sejam fornecedores, o time de vendas, prestadores de serviços, os próprios clientes ou mesmo o gerente de projetos.

É crucial identificar qualquer indivíduo/companhia que se enquadre como um stakeholder, para mantê-los plenamente informados de tudo que possa estar acontecendo. 

Lembre-se de mensurar a influência de cada parte para criar uma estratégia de comunicação que esteja de acordo. Inclua tal ponto ao pensar sobre as tarefas do gerente de projetos.

5. Trabalhe com um plano de comunicação

Sabendo com quem você irá tratar, após definir os stakeholders do projeto, é importantíssimo estabelecer um plano de comunicação para lidar com cada um deles. Afinal de contas, este é um dos principais requisitos para ter um projeto bem-sucedido.

Estabeleça os requisitos para a comunicação de acordo com a função e a relevância de cada indivíduo envolvido com o projeto. Não esqueça de pensar se a comunicação será síncrona ou assíncrona e como se darão as interações.

Dentro do grupo de trabalho responsável por sua execução, é crucial mantê-los em sintonia através de uma plataforma com ferramentas de comunicação que estimule a colaboração.

Lembre-se, ainda, que cada pessoa tem as suas preferências em termos de canais comunicativos. Por isso, o ideal é contar com opções versáteis para atender a cada particularidade. Considere isso ao traçar o seu plano comunicativo. 

Para trabalhar com um plano comunicativo de qualidade, apoiado por uma plataforma à altura, experimente o Bitrix24. Os gestores de projetos têm acesso a um espaço completo. Isso vale não apenas para tratar de toda a comunicação, como também para coordenar calendários. Vale a pena explorar!

6. Planeje o trabalho olhando de forma abrangente

De modo a cumprir com as metas e terminar o seu projeto com sucesso, um dos pontos chave de uma lista de verificação de gerenciamento de projeto é estipular um plano, pensando em cada estágio.

Trace um plano de trabalho para planejar o projeto em si. Para atingir o alvo final, divida os objetivos em pequenas etapas – assim, fica muito mais fácil trabalhar de forma ágil, mesmo em projetos complexos.

Crie um cronograma para ver as fases sendo contempladas e poder organizar melhor o trabalho em equipe. Não se esqueça de que o seu plano como gerente de projetos deverá incluir pontos como: as tarefas dos colaboradores, as despesas com cada etapa, entregáveis, bem como outros recursos disponíveis. Uma boa alternativa é gerenciar tais tarefas e projetos com o software colaborativo do Bitrix24. Quando bem aplicado, os resultados tendem a ser incríveis!

7. Elabore uma estratégia focada na gestão de riscos

Quem lida com gestão de projetos já sabe, muito bem, que os imprevistos podem surgir como nunca. Para certificar que eles não atrapalhem os seus planos, gestores e líderes devem atuar com uma gestão de riscos impecável.

Comece criando uma seleção das tarefas que são, realmente, essenciais. Caso seja necessário, coloque-as para funcionar antes mesmo que as demais – sendo precavido caso algo dê errado.

Embora muitos possam pensar que isso seja pessimista demais, é a conduta ideal a ser tomada. Sobretudo em períodos economicamente tão instáveis. Por isso, garanta o primordial, em primeiro lugar!

8. Planeje e controle o seu orçamento

Tão importante quanto definir recursos e distribuí-los é ter um plano para gerenciar o orçamento do seu projeto. Pense com cautela ao gerenciar os custos, estimando os gastos, determinando o orçamento (geral e para cada etapa) e controlando tais processos.

Depois de planejar o orçamento, certifique-se de fazer revisões periódicas nos dados, conscientizar sua equipe sobre os custos do projeto (com transparência) e acompanhar o escopo para evitar fugir do plano inicial e gerar gastos desnecessários.

Embora sejam vários pontos a se considerar, planejar o orçamento e gerenciar os custos só trará vantagens!

Crie a sua própria lista com a plataforma de gestão de projetos do Bitrix24

Em meio a um cenário repleto de inovações tecnológicas, por que não organizar a sua lista de verificação de gerenciamento de projeto de forma ágil, simples e prática? Com a ajuda do Bitrix24, você cria uma lista de tarefas em instantes, coordenando o trabalho da sua equipe aonde quer que vá!

Gerencie seus projetos como nunca, graças à utilização de uma plataforma de gerenciamento de projetos que agrega ferramentas variadas. Explore comunicação, atribuição de tarefas, calendários pessoais ou em grupo. Ou, ainda, gere relatórios fáceis de entender, monitore o tempo gasto com cada tarefa, organize recursos e mais.

Caso queira testar antes de implementar, existe até uma versão 100% gratuita para explorar, incluindo mais de 35 ferramentas e suas funcionalidades. Experimente já, você vai adorar!

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