O que é o método Kaizen e como ele pode beneficiar o seu negócio?

Quem vê o Japão como a potência econômica que é pode nem sequer imaginar que as empresas do país já passaram por períodos bastante conturbados durante a sua trajetória (sobretudo após a Segunda Guerra Mundial). Mas foi com o método Kaizen que elas puderam se reerguer, se desenvolver e superar as indústrias concorrentes.

Por sorte, esta filosofia asiática já se espalhou no mundo inteiro e várias companhias locais também vêm aproveitando os benefícios da metodologia Kaizen. Ficaram com curiosidade para saber mais? Então, acompanhem a leitura deste artigo na íntegra!

Perguntas frequentes

Entenda o que é o método Kaizen e a história por trás desta filosofia

Com o fim da Segunda Guerra Mundial, diversos países que hoje são reconhecidos como potências econômicas quase sucumbiram ao fracasso. Um destes exemplos, ainda que para muitos pareça uma surpresa, é o Japão.

Logo após o confronto, a potência asiática se viu devastada e com pouquíssimos recursos. Tal cenário a forçou a buscar alternativas, desenvolvendo processos e metodologias para se reerguer e alavancar a indústria japonesa. Em meio a esses esforços, surgiu o método Kaizen.  

Para a cultura japonesa, a palavra Kaizen significa “melhoria contínua” ou “mudar para se tornar bom”. Tal filosofia prega que cada indivíduo foque em progressões diárias – realizando esforços constantes de otimização. Embora existam diversas abordagens de gestão de negócios com a metodologia Kaizen, a ideia primordial não é voltada apenas para o lado profissional, já que a esfera pessoal possui uma implicação direta sobre os comportamentos mais ínfimos dos indivíduos.

Em termos gerais, então, o Kaizen se fundamenta na criação de uma cultura organizacional em que o comportamento e a mentalidade se voltam para o progresso coletivo e frequente – mesmo a partir das pequenas ações individuais. Graças a tal pensamento, somado a outros fatores, o Japão e as suas empresas puderam se reconstruir e atingir o sucesso visto atualmente. 

Os princípios que regem o método Kaizen

Para atingir a melhoria contínua no seu negócio, a metodologia Kaizen prega a coordenação entre o trabalho em equipe, a disciplina pessoal, o foco na qualidade, a boa moral e as sugestões de melhoria frequentes. Para guiar o trabalho a partir do método Kaizen, é preciso se basear em cinco elementos do processo (conhecidos como os 5 S):

• Senso de utilização (Seiri): ao utilizar apenas o que é essencial durante a rotina, abre-se espaço para o novo, reduzem-se os excessos e o trabalho em si é otimizado. Isto vale tanto para os papéis e itens de escritório quanto para as informações ou os processos diários;

• Senso de ordenação (Seiton): após definir trabalhar apenas com o que é útil, é a hora de organizar os equipamentos, as informações e os processos no seu devido lugar;

• Senso de limpeza (Seiso): além de cuidar da limpeza em si, mantendo a mente e o ambiente arejados, manter tudo em seu lugar e evitar posteriores acúmulos é crucial;

• Senso de saúde (Seiketsu): para ter uma rotina e um relacionamento mais saudável, o Kaizen incentiva padronizar as práticas, os processos e os comportamentos – gerando transformações do individual ao coletivo;

• Senso de autodisciplina (Sheitzuke): por fim, será preciso manter a disciplina para garantir que todos os passos anteriores sejam cumpridos, focando na melhoria constante.   

Após conferir a definição do método Kaizen e um pouco sobre a história que permeia esta incrível filosofia, nada melhor do que adentrar nos seus benefícios e explorar como ela pode ser vantajosa para o seu negócio – exatamente o que você confere nos tópicos seguintes.

Por que a gestão de negócios com a metodologia Kaizen vale a pena? Os principais benefícios

É algo muito abstrato dizer que o método Kaizen promove a melhoria frequente, não é? Por isso, para que os seus benefícios fiquem mais claros e atrativos, eles serão mencionados a seguir. Embora tenham vários outros pontos positivos que envolvem esta filosofia, os principais se encontram aqui:  

Conquistas frequentes, mais baratas e sem eventos de grande pressão

Na busca pela melhoria contínua em seu negócio, os times dedicam esforços para melhorarem os seus produtos ou serviços otimizando a utilização dos recursos – gerando, assim, o aprimoramento regular (como em um ciclo vicioso). A ideia por trás disso é a seguinte: quando os colaboradores fazem pequenas alterações ao longo do tempo, dificilmente, os gestores se deparam com a necessidade de arcar com um investimento altíssimo para resolver um problema ainda maior.

Portanto, a aplicação do método Kaizen permite que o desenvolvimento almejado seja conquistado em pequenos passos, sem envolver um grande estresse (com enormes mudanças) ou custos elevados para cumprir com tudo de apenas uma vez. Por motivos como esses, vale a pena reservar um tempo para aprender como melhorar os processos de negócios com o Kaizen.

Redução do desperdício

Na busca por ações cada vez melhores e com a aplicação do senso de utilização (Seiri), uma empresa que atua com o Kaizen fará de tudo para eliminar (ou reduzir ao máximo) o desperdício. Tal companhia sabe que ao aumentar a eficiência e aproveitar bem os seus recursos, ela poderá atingir o potencial máximo em cada uma de suas atividades – levando ao sucesso a longo prazo (em todos os sentidos imaginados).

Logicamente, o ponto qualitativo jamais deve ser deixado de lado. Por isso, um bom método que apoia a organização (como o Kaizen) soma imensas vantagens em termos de redução do desperdício sem esquecer daquilo que é essencial – a qualidade.

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Aumento da produtividade e da organização – pessoal e coletiva

Graças aos sensos (5 S) indicados pela metodologia Kaizen, as companhias acabam atingindo maiores índices de organização, otimizando os seus processos internos e notando uma melhora progressiva na produtividade. Isso porque os colaboradores tendem a seguir em prol do aprimoramento individual e coletivo usando apenas o que é crucial, mantendo o seu ambiente de trabalho limpo e ordenado e operando a partir de práticas padronizadas.

Maiores índices de satisfação dos funcionários

Com o Kaizen em pleno vigor, os colaboradores se preocupam a todo o tempo com a implementação de melhorias. Mas como a filosofia estimula o senso de equipe e o trabalho em conjunto, eles também se sentem confortáveis em sugerir ideias criativas e a participar de certos processos de tomada de decisão juntos. Assim, a tendência é que tal conduta alavanque o sentimento de pertencimento e deixe os funcionários mais motivados para cumprir com o seu trabalho.

Ao colocar em prática, você não terá dúvidas de que saber como melhorar os processos de negócios com o Kaizen só trará vantagens para você e para o seu time!

Otimizar processos com muito mais facilidade – a curto e a longo prazo

Quando a melhoria é contínua, não é preciso fazer esforços exorbitantes para sentir o progresso. Assim, o Kaizen permite que as práticas sejam comandadas ou alteradas com muito mais facilidade. Caso você queira colocar em vigor algum sistema novo que promova melhorias, é só agendar um evento Kaizen específico para definir as metas, criar um plano, implementar as otimizações, corrigir o que não funciona e acompanhar os resultados. De fato, é muito mais simples do que iniciar tudo do zero e discutir tais pontos com uma equipe que não está focada no desenvolvimento ao longo do tempo.

Geração de um ambiente de mudanças saudáveis

A mudança pode assustar a todos – sobretudo quando é feita de maneira drástica. Portanto, um dos benefícios do método Kaizen é permitir que os gestores implementem os processos de melhoria temporalmente – e não como algo imediatista e radical, que pode estressar os funcionários.

Ao saber como implementar o Kaizen, os times abrem as portas para uma abordagem mais suave quando o assunto são as mudanças. O que acaba reduzindo a tensão no trabalho e gerando um ambiente laboral mais saudável (e rico em resultados).

Por sorte, vantagens como estas podem ser aplicadas em vários segmentos, indo do varejo à atividade de empresas prestadoras de serviços. O que faz com que o Kaizen seja uma metodologia altamente versátil!

Maior sucesso para a empresa e pontos positivos no relacionamento com o cliente

Quanto mais produtivos, organizados e satisfeitos estiverem os seus funcionários, maior é a tendência que tal sentimento se propague para os seus clientes. Afinal de contas, as melhorias contínuas chegarão, de uma forma ou de outra, à parte final da cadeia. O que fará com que a sua companhia saia na frente da concorrência! 

Quando os processos são otimizados, você diminui o tempo de resposta ao cliente, oferece um produto ou serviço de maior qualidade, adiciona ainda mais valor para a sua marca e entrega um maior comprometimento a partir dos seus profissionais. Sem dúvidas, depois que os membros da sua equipe aprenderem como usar o método Kaizen e os resultados forem expostos, será como um caminho sem volta para a empresa!

E agora: como implementar o Kaizen?

Existem duas formas básicas de empregar o Kaizen no seu ambiente de trabalho, sendo:

· Através do Kaizen diário: em que a equipe se reúne com regularidade para definir os problemas e discutir as soluções para a melhoria.

· Ou com eventos Kaizen pré-programados: nos quais o time participa de uma atividade de melhoria ágil – seja para colocar as ideias em prática em poucos dias ou para implementar uma alteração considerável.  

Quer você tenha escolhido trabalhar com o Kaizen diariamente (através do daily Kaizen) ou com o direcionamento através de um evento, é o ciclo PDCA que te ajudará a empregar os princípios da melhoria contínua:

· P (Plan): nesta fase inicial, conhecida como “plano”, a equipe deverá desenvolver uma hipótese sobre a qual irá trabalhar;

· D (Do): durante o “fazer”, o experimento em questão será conduzido;

· C (Check): na “checagem”, o time analisará os seus resultados;

· A (Act): e, por fim, irá agir para refinar a experiência (conforme as necessidades) e se preparar para dar início a um novo ciclo.

Logicamente, não basta apenas colocar em prática o ciclo PDCA e esperar que os resultados do método Kaizen surjam de forma milagrosa. Aqui, o mais importante será construir uma mentalidade de melhoria contínua dentre os integrantes da própria companhia.

Caso os seus colaboradores não tenham ideia de como usar o método Kaizen, eduque-os através de treinamentos especializados e promova as ferramentas ideais para que eles conduzam o seu trabalho de forma otimizada. Compreendendo o propósito e dotados de tais meios, eles próprios passarão a aprimorar as suas atividades particulares – considerando a melhoria como uma das suas responsabilidades. Assim, torna-se claro que o sucesso coletivo é alcançado com ainda mais facilidade.

O seu parceiro ideal para a otimização de negócios (além do Kaizen)

Após explorar a definição do método Kaizen, otimize os seus processos com esta filosofia e com a ajuda do Bitrix24: o software que foi criado pensando na melhoria contínua das empresas.

Através das ferramentas incluídas nesta interface, é possível otimizar os processos do RH e o CRM, automatizar as tarefas repetitivas, ativar calendários e lembretes, comandar todo o workflow da empresa em nuvem, melhorar a comunicação no trabalho e alavancar o gerenciamento de projetos. Tudo com altíssima qualidade, em apenas um lugar!

Em conjunto, tais ações te farão observar todos os benefícios mencionados neste artigo (e muito mais), incluindo: o aumento da produtividade e da organização, a redução de custos e desperdícios, um panorama mais saudável para a mudança, a melhora dos processos, produtos e serviços, e a maximização da motivação dos funcionários. Aproveite! 

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