Gerenciamento de custos de projetos para agências em 4 etapas simples

19 min de leitura
Ariane Jaeger
24 de fevereiro de 2022
Última atualização: 24 de fevereiro de 2022
Gerenciamento de custos de projetos para agências em 4 etapas simples

Quando uma agência inicia um projeto, nem sempre se sabe se todos os recursos necessários estarão plenamente disponíveis. Por isso, torna-se essencial atuar com o gerenciamento de custos do projeto para garantir o seu sucesso a partir dos custos aprovados.

Neste guia, saiba como prever um orçamento e administrar os custos de seus projetos em quatro estágios simples. Vamos conferir?

Perguntas frequentes

O que são custos em gestão de projetos?

Os custos em gestão de projetos podem ser determinados como o valor (em moeda corrente) que representa a realização de serviços, mercadorias que foram consumidas ou atividades regidas ao longo do projeto. Eles também refletem a remuneração dos fatores de produção a serem utilizados, como: · Mão de obra – recursos humanos; · Máquinas; · Capital; · Materiais; · Serviços; · Instalações.

O que é gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos de projeto engloba todos os processos necessários para que o trabalho seja finalizado com sucesso. E, muito importante: dentro do orçamento que foi estipulado. Para isso, as suas atividades incluem: · Realizar estimativas; · Ter o controle dos custos; · E avaliar, constantemente, as ações pautadas em orçamentos.

Qual é a importância do gerenciamento de custos do projeto?

Um dos principais objetivos do gerenciamento de custos do projeto é estimar o orçamento para cumprir com as metas estipuladas, evitando ultrapassar os limites propostos. Isso é extremamente essencial para garantir que: · Os gastos sejam bem direcionados; · O orçamento do projeto se aproxime da realidade, evitando estouros; · A equipe de gestão possa mensurar o quanto cada recurso custa para o patrocinador; · Algumas etapas não possam ser executadas por falta de recursos; · Haja auxílio para estimativas em projetos futuros; · A falta de controle seja mal vista pelos olhos da diretoria – caso ultrapasse o dinheiro reservado para concluir o trabalho.

Quais são os quatro tipos de custos no gerenciamento de projetos?

Quando atuam na gestão de um projeto, os gestores e agências podem definir quatro tipos principais de custos: fixos, variáveis, diretos e indiretos. · Os custos fixos são regulares e não mudam conforme a demanda; · Os custos variáveis dependem da demanda para terem os valores definidos; · Os custos diretos são atribuídos diretamente por tal produto ou serviço; · Os custos indiretos não estão relacionados, de forma direta, com a atividade-fim da empresa.

Quais são os três processos de gerenciamento de custos do projeto?

Estimar os custos, realizar o orçamento e controlá-los são as três etapas que as agências devem realizar depois de criar o plano de gerenciamento de custos para os seus projetos. Todas estão interligadas e precisam ser conduzidas com cautela, já que são cruciais para garantir que o projeto saia bem-sucedido – podendo ser concluído com os recursos que foram previstos e podem ser cobertos.

Por que a delegação de tarefas é importante?

Delegar tarefas é crucial para garantir que os processos da empresa sejam escalonáveis, que o líder do grupo possa se dedicar a tarefas mais complexas e que os colaboradores possam se desenvolver e adquirir ainda mais habilidades/responsabilidades. Todas as empresas que desejam crescer precisam direcionar responsabilidades e minimizar a realização de tarefas básicas por elementos-chave, como gestores, administradores, líderes ou o próprio dono do negócio.


4 passos para o gerenciamento de custos do projeto

Uma coisa é certa: os problemas de orçamento podem levar um projeto ao fracasso. Então, gestores e agências são obrigados a buscar formas de contorná-los se quiserem ver as suas propostas bem-sucedidas no mercado.

Quem já reservou um tempo para estudar gestão de projetos conhece o guia PMBOK, que serve como referência de boas práticas para profissionais da área. O fato que nos interessa é que, neste guia, existe uma seção exclusiva para falar sobre o que é gerenciamento de custos do projeto e como aplicá-lo.

Agora, citaremos as quatro etapas essenciais para os processos de gestão de custos e orçamento seguindo o PMBOK. Acompanhe já!

 

1. Planejar o processo de gestão de custos

A primeira etapa do gerenciamento de custos do projeto deve ser, de fato, planejá-lo. Aqui, cabe aos gestores definirem sob quais diretrizes eles irão mensurar os custos e orçamento do projeto. Bem como as medidas utilizadas, regras para a mensuração e quais especialistas serão consultados caso haja a necessidade.

Durante tal etapa, a equipe irá definir todos os procedimentos e políticas que levarão ao gerenciamento, execução e controle de custos do trabalho. Para isso, ela precisará ter em mãos:

·    O termo de abertura do projeto e o seu plano de gestão;

·    O acesso a visão sobre os ativos disponíveis e fatores ambientais da empresa.

Pois só assim é possível definir como o processo de gerenciamento de custos do projeto será pensado. O que será obtido pelas análises de dados, reuniões e opiniões para finalizar este estágio.

 

2. Estimar os custos envolvidos

A partir de dados e informações que o gestor já tenha disponível, chegou o momento de realizar estimativas sobre o custo e a realização de cada uma das ações do projeto. Obviamente, se tratará apenas de valores estimados. Mas o ideal é que eles estejam o mais próximo possível da realidade.

É importante ter em mente que esta etapa de estimativas não se dará apenas no início. Na verdade, ela será replicada diversas vezes durante a realização do projeto – conforme a necessidade.

Neste ponto, o plano de gerenciamento de custos do projeto abrange todos os custos envolvidos com:

·    Mão de obra;

·    Equipamentos;

·    Materiais;

·    Serviços;

·    Instalações;

·    A gestão do projeto em si;

·    Possíveis atualizações de taxas/inflação;

·    Custos com contingência;

·    E outras categorias consideradas especiais.

Em paralelo, durante esta etapa, a companhia pode tomar decisões importantes envolvendo o processo de gerenciamento de custos. Ao chegar aqui, a agência deve questionar itens como:

·    Devemos terceirizar ou fazer uso de recursos próprios?

·    Vamos esperar o outro projeto terminar ou optar por compartilhar os recursos?

·    É mais viável comprar o equipamento ou alugá-lo?

 

Tipos de estimativas que serão suas aliadas

Além de fazer uso de análises de dados e opiniões especializadas, este estágio do gerenciamento de custos do projeto pode abranger uma série de estimativas. Elas podem considerar valores base de projetos anteriores, previsão de cenários, parâmetros e objetos históricos e mais.

Geralmente, as estimativas mais comuns são:

·    Estimativa de três pontos: que permite estimar os custos de atividade com base nos cenários otimista, pessimista e mais provável;

·    Estimativa bottom-up: estimativa na qual grandes pacotes de trabalho são dissolvidos em frações menores, detalhando de forma precisa os custos daquela atividade;

·    Estimativa paramétrica: que faz uso de relações estatísticas a partir de parâmetros e históricos, estipulando os custos;

·    Estimativa análoga: a partir do histórico e monitoramento de projetos passados, as equipes estimam os custos das atividades ou do pacote de trabalho completo.

 

3. Realizar o orçamento

Assim que estiverem estipulados os custos, a partir da etapa anterior do processo de gerenciamento de custos do projeto, pode-se determinar o orçamento previsto para o projeto. Inclua todos os fornecedores, valores envolvidos e gere a totalização dos gastos. 

É crucial elaborar um documento bastante claro e preciso, próximo da realidade, para que o orçamento seja aprovado pelo cliente ou a parte patrocinadora – responsável por cobri-los.

Ao fim, é preciso que estejam claros os requisitos dos recursos financeiros para gerar a linha de base dos custos – que irá permear as ações de toda a equipe ao longo do trabalho. Tenha atenção máxima ao tratar a linha de base, já que é ela que possibilitará o monitoramento dos custos no processo de execução.

 


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4. Controlar os custos

A prática final, então, será a de identificar, monitorar e avaliar todos os custos envoltos no projeto. Isso servirá tanto para reduzir as despesas, evitando ultrapassar limites, quanto para maximizar as receitas do negócio.

Lembre-se que, constantemente, o desempenho financeiro atual deve ser comparado com as expectativas prévias. Por isso uma etapa é totalmente dependente da outra – como em um efeito cascata.

Os seguintes procedimentos devem ser adotados no controle de custos:

·    Acompanhamento de custos a partir da análise e emissão de relatórios detalhados;

·    Incentivo ao cumprimento das estimativas por meio das partes envolvidas;

·    Avaliação dos custos (despesas reais vs. despesas previstas) ao longo de todo o ciclo de vida do projeto;

·    Análise do desempenho financeiro após a conclusão do trabalho – servindo como base para futuras decisões.

 

Ferramentas que ajudam a propor o orçamento de projetos

Em meio a tantas fases a serem concretizadas, a melhor opção é que os negócios e agências, em geral, possam realizar o seu gerenciamento de custos do projeto com uma plataforma de gestão eficiente. Tais programas digitais permitem que o fluxo de análise e informações transcorra com maior facilidade e agregue benefícios como produtividade, auxílio na tomada de decisão e maior controle de tarefas e projetos.

O ideal é que um único software de gerenciamento de custos de projeto contenha os seguintes recursos:

·   Ferramentas de gestão de projetos: para comandar o trabalho do início ao fim;

·   Monitoramento de carga horária: quando se rastreia o tempo em tarefas, as agências conseguem ter ideia da duração e custos dos seus recursos. Assim, estimando e alocando os recursos de acordo com a real necessidade.

·   Emissão de relatórios e recursos de análise: gerentes de projeto devem ter a possibilidade de emitir, facilmente, informações e relatórios em tempo real que permitam acompanhar o projeto. Gráficos, quadros de análise e outros recursos visuais serão de grande ajuda para processos de tomada de decisão e acompanhamento do workflow. Além da gestão de custos como um todo.

·   Criação e compartilhamento de arquivos: documentar as etapas do gerenciamento de custos do projeto é essencial. Uma vez que a linha de base de custos for definida, por exemplo, ela também terá que ser compartilhada com os responsáveis para a aprovação.

·   Meios comunicativos: uma boa ferramenta de gestão de custos promove as ferramentas de comunicação ideais para que toda a equipe atue em sintonia. Ainda, quanto mais funcionalidades interativas e flexíveis ela tiver, melhor.


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Não faz ideia de onde encontrar algo assim? Então, a nossa dica é que você se organize com o software de gerenciamento de custos de projeto do Bitrix24. A interface é completa para agências de todos os tamanhos e inclui todas as funcionalidades requeridas para o um bom gerenciamento, incluindo análise dos custos de publicidade. Vale a pena conferir!

 

Dicas finais para o gerenciamento de custos

Quer alavancar o seu controle de custos? Então, ficam algumas dicas:

Revise, frequentemente, o seu orçamento

Se não controlar o orçamento e os custos, você não precisa, necessariamente, estar fadado ao fracasso. Mas ao prejuízo, com certeza, você estará!

Como consequência, uma das maiores recomendações é sempre revisar a parte financeira do seu plano de gerenciamento de custos do projeto, evitando acréscimos de gastos e falta de recursos. Tente se manter o mais fiel possível às estatísticas previamente elaboradas.

 

Cuidado para não fugir do escopo 

O orçamento de um projeto pode sair fora de controle quando o escopo não é seguido à risca – e isso pode representar um problema bem sério! Dimensione o trabalho e siga a gestão constante de atividades, recursos e custos demandados para cumpri-las.

Implante uma política que formalize os seus pedidos e impeça extrapolar os gastos – sobretudo em agências que lidam com partes terceirizadas. Além de aumentar o controle das despesas, isso também auxiliará a potencializar o lucro daquele projeto em particular.

 

Informe o time sobre as estimativas do projeto 

De nada adianta querer ter um controle fino sobre os gastos quando o time envolvido com a sua execução não é conscientizado sobre o uso de recursos. Seja transparente e mostre quais são as previsões de custos do projeto, seguido pelo acampamento de tais atividades.

 

Não deixe de que as adversidades comprometam o seu orçamento

Gestão de custos e de riscos devem ser aliadas. Afinal, os obstáculos podem surgir a qualquer momento, mas eles não podem impedi-lo de concluir aquele importante trabalho. Mas, ainda mais relevante: eles também não devem gerar gastos excessivos.

Antes que os riscos causem uma bola de neve em seu orçamento, levando ao caos, planeje-os antecipadamente e garanta um fundo para o plano de contingência. Isso poupará estresse, perda de tempo e dinheiro com situações que já são, por si só, de natureza desagradáveis. Jamais deixe de considerar isso!

 

Conclusão

Ainda que nem todas as empresas e agências de marketing o executem na íntegra, o gerenciamento de custos do projeto é um ponto crucial para se certificar de que o trabalho seja concluído com sucesso. Afinal, em gestão de projetos, gestão de tempo e escopo andam juntos. 

Depois de saber o que é gerenciamento de custos do projeto e as quatro fases envolvidas, converse com a sua equipe sobre a importância e aplique-as na prática. Certamente, o workflow e desfecho será outro dotado de tais controles e estimativas.



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Índice
Perguntas frequentes O que são custos em gestão de projetos? O que é gerenciamento de custos? Qual é a importância do gerenciamento de custos do projeto? Quais são os quatro tipos de custos no gerenciamento de projetos? Quais são os três processos de gerenciamento de custos do projeto? Por que a delegação de tarefas é importante? 4 passos para o gerenciamento de custos do projeto 1. Planejar o processo de gestão de custos 2. Estimar os custos envolvidos 3. Realizar o orçamento 4. Controlar os custos Ferramentas que ajudam a propor o orçamento de projetos Indicação com uma gama de funcionalidades Dicas finais para o gerenciamento de custos Revise, frequentemente, o seu orçamento Cuidado para não fugir do escopo  Informe o time sobre as estimativas do projeto  Não deixe de que as adversidades comprometam o seu orçamento Conclusão

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