Evite o Desastre: 7 Erros Graves na Documentação de Projetos para Fugir

10 min de leitura
Ariane Jaeger
14 de agosto de 2023
Última atualização: 14 de agosto de 2023
Evite o Desastre: 7 Erros Graves na Documentação de Projetos para Fugir

No gerenciamento de tarefas e projetos, os responsáveis se deparam como uma parte crucial dos processos: a documentação de projetos. Ela serve para indicar tudo o que é essencial para o trabalho, indo desde o mapeamento e a exposição dos requisitos das tarefas individuais, até o rastreamento de tudo o que foi realizado pelo time – nos mínimos detalhes, se assim se fizer necessário. 

Contudo, quando a rotina começa a fluir, toda a organização teórica deve ser repassada para a prática – e você precisa tomar cuidado para não cometer erros envolvendo a documentação do projeto! 


Erros a evitar na documentação de projetos

Os gerentes de projeto devem estar atentos aos mínimos detalhes para maximizar os índices de sucesso em seus trabalhos – e cuidar de toda a documentação faz parte desta responsabilidade.  Por sorte, com o conhecimento compartilhado a partir de guias como o PMBOK e a experiência de reais especialistas, há mais recursos do que nunca para gerenciar a documentação de projetos. Se você trabalha remotamente ou pessoalmente no escritório, apenas se certifique de manter estes erros distantes de si e da sua equipe: 

1. Incluir dados desnecessários ou sair do foco na documentação do projeto

Assim como os projetos em si, os seus documentos são únicos e devem ser tratados como tal. Por isso, não se pode usar o mesmo conteúdo que você empregaria para um relatório ou plano de gestão de equipe ao pensar no documento de escopo do projeto. Avalie, individualmente, qual é o tipo de registro que está sendo gerado e cogite as suas peculiaridades, evitando sair do foco e retratando dados desnecessários.

Questione-se a respeito de pontos tais quais:

  • Para quem você está escrevendo? Este público tem alguma preferência de comunicação? Ou algum cuidado específico deve ser tomado para se reportar a ele?;

  • O que este público precisa saber sobre cada etapa do projeto? O que deve ser coberto nesta documentação? 

  • As informações, o formato e a frequência estão de acordo com o que foi previamente combinado com os stakeholders do projeto?

  • Há algum aspecto que não pode deixar de ser tratado – e outro que poderia ser desconsiderado, evitando o excesso de informações?

Após isso, monte os seus documentos de gestão de projeto focando apenas nos dados mais relevantes – sem desperdiçar o tempo, e ainda adicionando clareza, a quem irá visualizá-los. 

2. Generalizar o conteúdo do seu relatório de projeto

Um dos maiores erros para fugir quando estiver preparando a sua documentação de projeto é a generalização. Além de perder valor, tal conduta pode demonstrar a falta de especialização e profissionalismo (como se você estivesse apenas copiando e colando o conteúdo) e ainda prejudicar o progresso do trabalho como um todo. 

Quando o conteúdo dos relatórios não é claro, apurado e detalhado, fica mais difícil para as equipes virtuais, por exemplo, compreenderem plenamente tais teses e poderem seguir o seu trabalho de modo assertivo. Afinal, no trabalho remoto, os seus membros não estarão ali presentes, podendo tirar dúvidas a qualquer momento – em todo caso, isso também levaria a estresse, incômodo e perda de tempo. Consequentemente, seja em um escritório híbrido ou não, é um problema que se deve evitar. 

3. Sobrecarregar os documentos dos projetos com muitas informações

Os dados certos melhoram a tomada de decisão, alinham as equipes adequadamente e alavancam o potencial de sucesso ao longo do tempo. Entretanto, a objetividade é a chave para ter a documentação de um projeto bem-sucedida.

Rastrear e relatar cada uma das informações de um projeto não é um caminho viável em muitas ocasiões, e também não é o mais produtivo. Em contrapartida, o mais recomendado é reunir os dados de modo resumido, mas focando em interpretações claras a partir deles – e até definindo as próximas etapas.

Considerando isso, evite colocar muitos dados apenas para preencher espaço em relatórios e outros arquivos do projeto. Tal proposta vai facilitar o workflow em métodos ágeis, visto que também pode evitar desentendimentos e interpretações equivocadas, reduzindo a quantidade de coisas com as quais os stakeholders do projeto teriam que se preocupar. Vá direto ao ponto e aumente as chances de sucesso ao longo prazo! 


Alcance o sucesso em todos os seus projetos!

Bitrix24: Grátis e para Usuários Ilimitados

EXPERIMENTE AGORA!


4. Não usar um modelo personalizado e padronizado para os documentos do projeto

Outro dos piores erros comuns cometidos quando se trata de documentação do projeto é não usar modelos personalizados toda vez que você precisa fazer o mesmo trabalho ou manter um registro do mesmo tipo de processo. Além de negativar a imagem, em termos de repassar o profissionalismo da empresa, tal conduta acaba prejudicando os próprios funcionários e outros stakeholders do projeto – levando a perda de tempo e energia na preparação dos documentos. 

Caso opere com métodos ágeis, tal cuidado é ainda mais importante – uma vez que é preciso trabalhar com celeridade para vencer todos os prazos, e ter modelos pré-pensados facilita todos os processos. O interessante é que você pode usar, por exemplo, o programa do Bitrix24 para criar modelos de documentos do projeto totalmente customizados e salvá-los para editar e usar quando e onde desejar. E este mesmo software fica acoplado ao mesmo sistema que promove a colaboração em equipe, facilitando ainda mais a sua rotina diária. 

5. Dados incorretos e falsas equivalências em relatórios e outras documentações de projeto

Durante a gestão de um projeto, os seus stakeholders se deparam com uma série de documentos. Contudo, ao pensar em relatórios, uma problemática se torna muito evidente: adicionar dados errôneos ou aferir falsas equivalências. Tal ocorrência prejudica a execução, o progresso e o sucesso do projeto em vigor – e até mesmo dos futuros, possivelmente embasados nele. Por conseguinte, fuja deste tipo de acontecimento para tomar as decisões de modo correto! 

Quando for preparar ou direcionar a sua equipe para realizar a documentação de um projeto, eduque sobre a importância de checar duplamente os dados, usar apenas fontes confiáveis ao inserir informações internas e externas e cuidar com quaisquer tipos de variações – afinal, uma referência coletada para um projeto realizado na região X, pode não valer para a região Y, por exemplo. Atente-se sempre com as afirmativas e haja com o maior cuidado possível neste sentido, assim como se tem na montagem de documentos de escopo do projeto. 

6. Continuar trabalhando com papéis e ainda não atuar com o armazenamento em nuvem

Mesmo que você não opere com o regime de trabalho remoto ou com um escritório híbrido em si, é fundamental se modernizar na gestão de documentos de um projeto. Até porque pode ser uma grande falha não abraçar as tendências tecnológicas e ganhar agilidade, o que te deixará para trás da concorrência.

Tendo isso em mente, migre, o quanto antes, as suas documentações físicas para o formato virtual e faça dos arquivos eletrônicos a sua nova realidade. Além de serem práticos, adicionando produtividade, tais acervos são muito mais seguros (quando bem armazenados, claro) do que as planilhas e as folhas de papel. Isto porque eles não estão tão à mercê de intempéries como o tempo e o ambiente (incluindo aspectos como temperatura e umidade). 

Seguindo no mesmo caminho, é imensamente relevante se preocupar em armazenar os documentos virtualmente, mantendo-os na nuvem, para evitar perdas desnecessárias. Logicamente, só é preciso ter uma boa gestão interna (categorizando tudo) e contar com um bom software para mantê-los, de modo que esta biblioteca esteja classificada e facilmente localizável. 

Hoje em dia, acessar os documentos a toda hora e lugar soma muito para a agilidade do seu time e até pode reduzir custos, como o de impressões de documentos, a exemplo. Fora isso, tal abordagem soma para a colaboração em equipe, garantindo um maior alinhamento e organização para as equipes que fazem parte daquele projeto. 

7. Ignorar os controles de acesso aos documentos e pastas gerais do projeto

As equipes virtuais, ou mesmo presenciais, que optam pelo armazenamento on-line – previamente mencionado – cometem grandes erros quando não pensam a respeito dos controles de acesso para tarefas e documentação do seu projeto. Quer se esteja falando dos documentos de gestão dos projetos ou de arquivos mais gerais, é importantíssimo seguir um planejamento geral e ter uma política de gestão eficiente – que verse sobre as regras de acesso. 

Na inexistência de pontos como tais, abrem-se as portas para que qualquer indivíduo seja capaz de checar as suas informações confidenciais, colocando em risco a segurança do time e da corporação como um todo. Por conseguinte, além de pensar no armazenamento em nuvem em si, invista em ferramentas voltadas para a segurança e a integridade dos seus dados e dos seus usuários. 

Trabalhe com permissões de acesso para as pastas, planilhas e documentos gerais e defina, previamente, quais funcionários poderão abrir e editar cada um dos seus documentos de projeto. Em paralelo, invista em programas que venham equipados com recursos como backups automáticos e sistemas de autenticação, e vença as barreiras que vêm junto com a tecnologia – já que as ameaças cibernéticas podem comprometer, cada vez mais, o sucesso do seu projeto. 


Documente cada etapa do seu trabalho e fique a par de tudo com o Bitrix24

Quer seguir tais princípios e subir o seu nível organizacional – tendo ainda mais sucesso com os seus projetos? Então experimente o sistema de gerenciamento de documentos do Bitrix24, totalmente integrado a um software de gestão de projetos, e saia na frente dos seus concorrentes em todos os sentidos. 

O mais interessante é que, com o Bitrix24, você e a sua equipe têm acesso a múltiplas ferramentas de grande utilizada para os projetos, como:

  • Criação de modelos de documentos para o projeto;

  • Gerenciamento de tarefas, projetos e documentos – com a máxima qualidade; 

  • Armazenamento seguro em nuvem, incluindo histórico de edições, mudanças em tempo real e permissões de acesso para os arquivos do projeto; 

  • Acompanhamento do ciclo do projeto e de cada um dos seus estágios por meio de recursos como diagramas de Gantt;

  • Visualização facilitada das tarefas realizadas a cumprir, através de quadros Kanban e funcionalidades ágeis como o Scrum; 

  • Comunicação integrada, e em tempo real, para o time discutir todos os requisitos e detalhes para cumprir o projeto com qualidade e velocidade. 

Deixe o time mais bem informado, otimize os seus processos internos e tome decisões com prioridade acessando todos os arquivos relevantes de apenas um lugar. Teste agora mesmo na prática, você não vai se decepcionar!

Alcance o sucesso em todos os seus projetos!

Bitrix24: Grátis e para Usuários Ilimitados

EXPERIMENTE AGORA!



Perguntas frequentes


O que é a documentação de um projeto?

A documentação de um projeto é registro e organização de todos os dados e informações relacionados com um projeto, para apoiá-lo em um suporte específico. Ela vai desde pontos como o objetivo e o escopo até elementos mais peculiares, como requisitos, decisões, estratégias, recursos e resultados almejados – sendo, assim, dividida em diferentes abordagens.

Quais são as principais documentações de um projeto?

As principais documentações de um projeto são:

  • Plano e declaração de escopo do projeto;
  • Termo de abertura do projeto;
  • Definição dos objetivos do projeto;
  • Orçamento do projeto;
  • Roteiro e agendamento do projeto;
  • Plano comunicativo;
  • Relatórios gerais.

Como fazer a documentação de um projeto?

Para fazer a documentação de um projeto:

  • Cheque todos os requisitos e os propósitos envolvidos com tal trabalho;
  • Descreva os processos a serem realizados e detalhe as etapas do seu projeto;
  • Organize os seus dados e informações a partir de tópicos e passos;
  • Realize revisões com a equipe para checar e otimizar, continuamente, os documentos criados. 

Como você documenta os requisitos de um projeto?

De acordo com o guia PMBOK, você documenta os requisitos de um projeto de acordo com as necessidades daquele negócio. Primeiro, pergunta-se quais prioridades devem ser cumpridas conforme os objetivos do trabalho, descrevendo os detalhes à medida que o fluxo de trabalho vai progredindo. Os requisitos devem ser expostos de modo claro, evitando interpretações errôneas, e usando critérios mensuráveis para ser possível avaliá-los. 

Qual é a importância de documentar um projeto?

É importante documentar um projeto porque isso fortalece a comunicação interna entre o time, agrega visibilidade e compreensão acerca do workflow, facilita a tomada de decisões, contribui para a produtividade, e aumenta as chances de ter um processo acompanhado e bem-sucedido. 


Mais populares
10 dicas profissionais sobre como lidar com os colegas de trabalho difíceis
10 melhores softwares de contabilidade para pequenas empresas
15 melhores formas honestas de trabalhar online que pagam bem em 2024
Os 13 melhores criadores de sites para pequenas empresas em 2023
Coordenador de Projeto x Gerente de Projeto: Principais Diferenças
Índice
Erros a evitar na documentação de projetos 1. Incluir dados desnecessários ou sair do foco na documentação do projeto 2. Generalizar o conteúdo do seu relatório de projeto 3. Sobrecarregar os documentos dos projetos com muitas informações Alcance o sucesso em todos os seus projetos! 4. Não usar um modelo personalizado e padronizado para os documentos do projeto 5. Dados incorretos e falsas equivalências em relatórios e outras documentações de projeto 6. Continuar trabalhando com papéis e ainda não atuar com o armazenamento em nuvem 7. Ignorar os controles de acesso aos documentos e pastas gerais do projeto Documente cada etapa do seu trabalho e fique a par de tudo com o Bitrix24 Alcance o sucesso em todos os seus projetos! Perguntas frequentes O que é a documentação de um projeto? Quais são as principais documentações de um projeto? Como fazer a documentação de um projeto? Como você documenta os requisitos de um projeto? Qual é a importância de documentar um projeto?
Você também pode gostar
Blogs
Webinars
Glossário

Free. Unlimited. Online.

O Bitrix24 é um local onde todos podem se comunicar, colaborar em tarefas e projetos, gerenciar clientes e fazer muito mais.

Comece grátis
Você também pode gostar
10 truques para estar no topo do Google com SEO
10 truques para estar no topo do Google com SEO
9 min de leitura
O que é copywriting e como aplicar no seu negócio
O que é copywriting e como aplicar no seu negócio
10 min de leitura
Como utilizar o CRM para acelerar o crescimento das minhas vendas e marketing?
Como utilizar o CRM para acelerar o crescimento das minhas vendas e marketing?
9 min de leitura