Como Criar uma Cultura de Responsabilidade na Colaboração em Equipe de Projeto

Muitas vezes, o fracasso de um projeto está relacionado com aspectos muito mais profundos do que o comprometimento de algumas metas e prazos, como a falta de responsabilidade – e a maioria dos gerentes pode negligenciar tal comportamento. De fato, criar uma cultura de responsabilidade em projetos leva tempo, já que está relacionada com condutas mais intrínsecas. Mas alguns passos ágeis podem te ajudar a chegar lá e vislumbrar melhores resultados no progresso do trabalho e uma colaboração facilitada. Descubra quais!

Criando uma cultura de responsabilidade: aprenda como fazê-lo em 9 passos

A cultura organizacional reflete muito sobre a conduta e os resultados de uma companhia. Ao liderar um projeto, há muitos aspectos que podem ser colocados em prática para que tal cultura traga mais responsabilidade coletiva. 

Aqui, será abordada uma sequência de passos a cumprir que não trarão benefícios apenas para a gestão de projetos, como para a sua organização de modo geral. Trabalhe a responsabilidade nas equipes ao seguir os insights explorados abaixo: 

1. Defina o que seria uma cultura de responsabilidade na sua companhia

É uma competência de quem lidera o time mostrar aos seus participantes o que significa seguir com responsabilidade no projeto. Afinal, fica complicado cobrar resultados quanto não se tem clareza ao expor o que é esperado – sobretudo ao falar do tema de accountability, que preza pela transparência. 

Uma cultura de responsabilidade na equipe de projeto se refere a uma mentalidade compartilhada em que cada membro da equipe se apropria de suas tarefas, decisões e ações. Portanto, deve-se entender que cada profissional é responsável por contribuições individuais e por compreender como elas afetam os objetivos da equipe e o sucesso geral do projeto. Ainda, em tal cultura, os membros da equipe devem priorizar o cumprimento de seus compromissos, comunicar proativamente o progresso e aprender com os erros para melhorar continuamente. Tudo isso deve ser definido e transmitido para a equipe, no processo de onboarding do colaborador para determinado projeto ou nas sessões de grupo para os funcionários já vigentes na companhia, por exemplo. 

Nesse sentido, é recomendável colocar por escrito o que se entende por cultura de responsabilidade e compartilhá-lo com toda a sua organização. Estabeleça quais são os compromissos dos superiores para com a cultura de responsabilidade e quais as expectativas em relação aos participantes do projeto. Dar orientações de como colocar tal temática em prática é uma das chaves preliminares para exercer uma cultura colaborativa com foco no compromisso mútuo. 

2. Alinhe as estratégias departamentais com as metas individuais e una o time

Mesmo que cada membro exerça a sua função de modo particular, em projetos, tudo se une em prol de processos bem-sucedidos, voltados para aquele objetivo final específico. Deste modo, preocupando-se em criar uma cultura de responsabilidade, você deve se certificar de que todos estejam engajados pelos princípios comuns, e que estejam seguindo tal caminho.

Garanta o alinhamento de toda a equipe, ainda que elas sejam de diferentes departamentos, ao promover dinâmicas de tempos em tempos, uni-los em softwares colaborativos e facilitar a troca de ideias e de experiências – como em sessões de brainstorming em grupo, por exemplo. Ao gerar uma visão compartilhada das metas globais e as suas implicações no micro e no macroambiente, é muito mais fácil gerar uma cultura de responsabilidade.

Além disso, é fundamental traçar metas fortes a serem seguidas, já que tal conduta também é uma maneira de instigar a responsabilidade entre os integrantes de um projeto. Para tal, pode-se usar o método SMART a fim de definir metas que sejam: específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais, ou outras abordagens de sua preferência. 

3. Promova o feedback regular e encoraje uma comunicação aberta

Quando o foco é trabalhar com uma cultura de responsabilidade, é importantíssimo reconhecer o trabalho realizado e dar feedbacks. Portanto, peça para ouvir o feedback dos seus colaboradores e garanta que vocês tenham entre si uma linha de comunicação aberta – a partir da qual não há receios em compartilhar os pontos de vista e opiniões. Por meio disto, a tendência é que todos se sintam mais responsáveis e colaborativos no local de trabalho. 

Além do mais, fornecer um parecer a respeito da sua participação no projeto também é importante. Cite os pontos de excelência e, se necessário, aqueles nos quais é preciso melhorar, visando atingir processos exímios no que está sendo realizado. Quando devidamente empregado, o feedback contribui para o desempenho da equipe como um todo, já que há espaço para a melhoria e o aporte construtivo ao longo do tempo.

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4. Lidere pelo exemplo para firmar a responsabilidade

Quando se está criando uma cultura de responsabilidade, os gestores de projeto e líderes devem agir com cautela ao pensarem em suas ações. Será que os seus comportamentos diários estão indo ao encontro do que está sendo defendido – focando na transparência, no cumprimento das obrigações e na construção da confiança ao assumir as suas responsabilidades? 

Para surtir os efeitos a longo prazo, a responsabilidade deve partir da alta hierarquia e repercutir nos demais níveis, sendo um caminho pautado na mutualidade. Assim, transpareça genuinamente o conjunto de normas, crenças e valores que estão sendo defendidos. Mais importante do que pensar e sentir, agir é o que fará toda a diferença ao gerar a responsabilidade nas equipes.

Como líder, ainda:

• Comunique-se frequentemente com os colaboradores e coloque pautas como a transparência e a confiabilidade em primeiro lugar;
• Motive os seus funcionários de diferentes maneiras, preocupando-se, inclusive, com o seu bem-estar emocional;
• Esforce-se para seguir aprendendo e evoluindo como líder de equipe em projetos e não tenha medo de errar. 

Construir a confiança em grupo aumentará a responsabilidade na equipe.

5. Assuma a responsabilidade pelos seus erros e estimule para que os outros membros do projeto sigam tal conduta

A cultura de responsabilidade é um caminho que surte efeitos em via dupla: já que você não pode requerer um comportamento responsável dos colaboradores se não age de tal maneira. Pensando nisso, assuma a culpa pelos erros que cometer e aprenda a desculpar-se. 

Lidar com os erros consiste em identificá-los, admitindo que houve um equívoco; pedir desculpas (caso haja a necessidade); criar um plano para solucioná-los; comunicar como você pretende seguir com a reparação; e, claro, prevenir as futuras falhas. Mesmo que ocupe uma posição hierárquica superior, jamais deixe de avançar desta maneira, pois as condutas de terceiros funcionarão como um espelho.

Por fim: crie um ambiente psicologicamente seguro, a fim de que haja espaço para todos experimentarem, aprenderem e crescerem, sem represálias. Ameaçar os terceiros à medida que ocorre alguma falha não ajuda a construir uma cultura de responsabilidade. 

6. Encoraje o comprometimento e a autonomia entre os participantes do projeto e comunique as consequências do não cumprimento das metas

Incentivar o comprometimento e a autonomia dos funcionários é outra parte relevante quando o objetivo é atingir uma cultura de accountability e ter ainda mais colaboração da equipe do projeto. Quando cada membro do time está comprometido e se responsabiliza pelo trabalho, pensando no coletivo, tanto o engajamento quanto a produtividade se elevam. Para atingir tal feito, estipule metas claras e atingíveis, seja flexível, não microgerencie, reconheça e bonifique o esforço alheio, adote uma liderança inspiradora e invista em treinamentos e capacitações frequentes. 

Além de tudo, é crucial que os gestores também comuniquem sobre as consequências sofridas caso os colaboradores não atendam às expectativas. Tal abordagem aumentará o nível de responsabilidade e trará mais motivação para cumprir com as metas explanadas. 

7. Monitore constantemente o progresso do projeto e seja empático com os envolvidos

Com a cultura de responsabilidade em vigor, cada qual tem um objetivo e as suas tarefas relacionadas a cumprir. Portanto, a equipe de gestão tem o dever de rastrear KPIs e outras métricas e ver se o que foi acordado está sendo realizado, visando o desenvolvimento do projeto e do pessoal. 

Use o seu software de gestão de projetos para controlar o progresso, seja pelos marcos individuais ou por estágios mais gerais do projeto. Veja se as metas estão sendo cumpridas, se há pontos de otimização e gere relatórios que apoiem a sua tomada de decisão. 

Entretanto, acompanhar o projeto com frequência está longe de microgerenciar, e isto deve estar bem claro para o líder que desejar trabalhar na construção da confiança. Se tiver algo que precisa ser melhorado, ao ver que os propósitos não estão sendo cumpridos por um colaborar em específico, por exemplo, chame o funcionário para conversar individualmente e tente entender o que se passa. Haja com empatia e saiba que uma cultura colaborativa jamais se pauta na repreensão, mas sim na coletividade e no entendimento mútuo para atingir os melhores resultados. 

8. Considere a cultura corporativa ao recrutar novos participantes para a equipe de projeto

No momento em que for preciso expandir o time de trabalho, por exemplo, pense com cautela na contratação de novos membros. O ideal é dar prioridade para aqueles que, além de terem as habilidades técnicas necessárias para o cargo, estejam dispostos a seguir a sua cultura de responsabilidade. Os indivíduos que não se importam de assumir os seus erros e que se dispõem a lidar com os problemas prontamente costumam ser os mais dispostos neste aspecto. 

Assim, tenha atenção para este ponto durante os seus processos de recrutamento, ao ver se o entrevistado pode vir a ser um funcionário responsável. Consequentemente, após o onboarding, será muito mais tranquilo imergi-lo na equipe e continuar na construção contínua de uma cultura pautada na responsabilidade. 

9. Forneça o suporte ideal para que os colaboradores realizem as suas tarefas

Cobrar a responsabilidade sem cumprir com os seus próprios encargos é inviável, sobretudo a longo prazo. Pensando nisso, não deixe os seus funcionários à mercê, sem o suporte ideal. Provenha todas as ferramentas e o aporte que forem necessários para que o workflow siga o curso esperado.

Fora a questão de recursos físicos em si, como o apoio de funcionalidades tecnológicas especializadas, certifique-se de que haja um real suporte para as problemáticas do dia a dia. De modo que ele venha falar consigo e não encontre obstáculos para resolver os seus percalços, atuando com processos comunicativos ágeis, fluidos e democráticos. 

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Este software colaborativo tem tudo o que a sua equipe precisa para tirar as ideias da cultura de responsabilidade do papel e colocá-las em vigor: 

• Instigue a colaboração da equipe do projeto;
• Obtenha total transparência e clareza nas atribuições de tarefas, seu status e evolução;
• Meça constantemente o desempenho do seu time;
• Converse com os seus funcionários remotamente;
• Comande o projeto inteiro a partir de metas realistas;
• Gerencie os seus recursos humanos com simplicidade, mas assertividade;
• Compartilhe os pontos-chave do trabalho e troque feedbacks on-line;
• E muito mais.

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