8 dicas para medir a produtividade e aumentar a eficiência

Independentemente de qual seja o negócio: a produtividade é fundamental para o sucesso da organização. Quando os colaboradores produzem mais, gastam menos recursos e atuam com qualidade, mais resultados maravilhosos são alcançados. É por razões como essas que medir a produtividade deve ser uma das grandes preocupações dos gestores atuais. Afinal, seguindo as métricas e as análises periódicas, o time estará no caminho certo para aumentar a lucratividade corporativa e atingir os seus objetivos – não importa o quão audaciosos eles sejam!

Perguntas frequentes

Como medir a produtividade no local de trabalho?

Cada pessoa e negócio tem uma ideia do que é ser produtivo. Para certas empresas, mais itens produzidos por hora é o suficiente. Outras se preocupam com quanto tempo os seus colaboradores levam para concluir aquele projeto especial. E as demais podem até se preocupar com o alinhamento de valores ou os recursos utilizados.

A verdade é que não existe uma fórmula pronta nem tampouco uma regra para calcular a produtividade – mas sim um conjunto de índices e práticas que, quando agrupadas, permitem aos gestores terem uma visão ampla da parte operacional, pensarem sobre a produtividade individual dos colaboradores e aferirem o sucesso nos processos.

Diante disso: se você está em dúvida quando o assunto é como medir a produtividade laboral, não se preocupe! A seguir, você encontra as melhores dicas e métricas de produtividade para colocar em prática – eliminando de uma vez por todas essa problemática.

Fique com os insights dos especialistas da área e lembre-se: quanto maior for o mix de práticas, de acordo com a sua realidade, maiores as chances de atingir o seu melhor potencial!

1. Controle a carga horária por tarefas ou projetos

Monitorar o tempo para a realização das tarefas ainda é uma das melhores maneiras de medir a produtividade – não é à toa que muitas empresas trabalham com o gerenciamento de carga horária dos funcionários na maior parte dos seus projetos.

Ao utilizarem um software on-line como o Bitrix24, os gestores avaliam se a produtividade de cada colaborador está na média, acima ou abaixo do esperado – considerando o tempo gasto para realizar certa atividade e o grau de dificuldade proposto.

A grande vantagem é que toda a avaliação é realizada virtualmente – desde o controle de horas pelo próprio trabalhador até a posterior análise dos resultados pela equipe estipulada. Poupando, assim, esforços com comandos e resultados automatizados e levando à maior produtividade do colaborador e economia de recursos a longo prazo!

Obviamente, nem todas as funções ou atividades serão beneficiadas por tal abordagem. Tudo dependerá das particularidades de cada empresa! É por isso que as outras dicas podem ser úteis para os demais casos – não deixe de conferi-las com calma!

2. Acompanhe o progresso dos funcionários com regularidade

Ficar atento ao trabalho que está sendo realizado e avaliar constantemente o desempenho dos colaboradores é uma das estratégias mais comuns ao medir a produtividade. Como consequência, existem várias maneiras de fazê-lo. O mais recomendado é realizar check-ins regulares (na frequência estipulada como adequada) ou reuniões semanais para ficar a par do andamento do workflow.

Além da checagem propriamente dita do fluxo de trabalho, tendo uma ideia geral do quão produtivos são os seus funcionários, abordagens como essas são ótimas para:

• Mudar o curso de um projeto mais rapidamente – caso haja a necessidade;
• Alterar as metas previstas para os colaboradores;
• Repensar a delegação de certas tarefas;
• Ou para discutir problemas que possam estar surgindo ao longo do processo.

Apenas tenha o cuidado de não confundir tal prática com o microgerenciamento (o mesmo vale para o controle da carga horária, previamente citado), já que o excesso de controle sobre a rotina laboral do próximo pode trazer sérias consequências negativas – a curto, médio e longo prazo.

3. Monitore a lucratividade ao fim de um período específico

Se o seu objetivo é medir a produtividade avaliando o coletivo, experimente monitorar as vendas e a lucratividade da organização como um todo. No entanto, tenha em mente que os números não dizem tudo – é preciso uma análise mais profunda para ter melhores resultados, dando preferência para o lado multifatorial.

Por exemplo: caso os lucros finais tenham dobrado no período de um ano, está claro que houve a ascensão da produtividade. No entanto, avalie cautelosamente os reais responsáveis por aumentar a eficiência da sua empresa. Considere tal abordagem para a medição da produtividade, sobretudo se for muito difícil aferir o tempo demandado por tarefa em sua organização. Cada companhia terá os seus métodos preferenciais!

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4. Cheque os entregáveis e os colaboradores pensando sobre o alinhamento de valores

A produtividade está relacionada com os recursos requeridos e a produção em si. Mas se o seu objetivo é medir a produtividade para atingir patamares elevados, pensando em resultados amplos e em eficiência, você deve olhar para uma série de detalhes.

Então uma das recomendações é ver não apenas se as devidas entregas estão sendo feitas conforme o planejado – cumprindo com as metas. Mas, inclusive, se elas e os colaboradores envolvidos estão em plena sintonia com o proposto pela organização.

O cenário perfeito é que a produção e o funcionário em questão estejam somando os resultados corporativos esperados e que ainda estejam alinhados em termos de valores. Se, por acaso, o funcionário seguir os valores propostos pela marca, mas não estiver com a produção em dia, vale a pena partir para o treinamento. No entanto, caso os seus valores não se encaixem (de modo algum) ao negócio, é preciso cogitar o seu desligamento.

Afinal, de uma forma ou de outra, prosseguir sem o engajamento genuíno só levará a redução da produtividade como um todo – seja por perda da qualidade, falta da conquista de objetivos além do material ou da perda de recursos em potencial. Vale a pena entrar para a análise!

5. Avalie o número de tarefas concluídas

E, se, ao invés de se preocupar com o tempo ou os lucros, você utilizasse a quantidade de tarefas concluídas para medir a produtividade? Já considerou isso? Normalmente, esta conduta é adotada quando os gestores estão preocupados em completar a entrega de um produto crucial.

Portanto, para ter sucesso com a abordagem, é necessário dividir os projetos complexos em sprints ou tarefas menores o quanto antes possível. Assim que tal passo inicial for realizado, delegue as tarefas entre os membros da equipe – envolvendo um time de trabalho maior para concluir tudo dentro do prazo esperado.

Neste caso, a medição da produtividade deverá ser amplamente acompanhada com o uso de um calendário pessoal e em grupo – para que você, como gestor, possa aferir prazos e tarefas concluídas e para que o time se coordene com todo o trabalho. Acompanhada, de preferência, por recursos inteligentes, como o quadro Kanban ou os gráficos de Gantt – que facilitam imensamente o seu trabalho!

6. Considere o feedback dos colegas de trabalho

Devido às particularidades, cada negócio tem a sua própria maneira ideal de medir a produtividade. Uma das ideias para tal é levar em consideração o feedback e a avaliação por pares – caso os membros da equipe interajam com regularidade.

Neste caso, as avaliações de produtividade são realizadas com base na percepção dos membros do time sobre o desempenho de cada indivíduo. Mas para que o processo ocorra com fluidez, honestidade e sucesso, é preciso deixar claro o papel de cada indivíduo (previamente) e garantir a transparência durante o trajeto. Repreensões não irão ajudar neste cenário – já que a dinâmica só funcionará se os colaboradores forem capazes de se expressar.

7. Controle o desperdício de recursos

A produtividade e a eficiência não têm a ver apenas com a carga horária de trabalho, embora muitos líderes e gestores direcionem os seus pensamentos para tal. Assim, uma excelente dica para aferir a produtividade envolve olhar para o desperdício e realizar cálculos reais para avaliar como ele está sendo praticado.

Pensar sobre a quantidade de materiais ou recursos desperdiçados e encontrar maneiras de solucionar o problema é uma saída incrível para tornar o time mais eficiente e eficaz e agregar resultados positivos a longo prazo.

Ainda que indiretamente, os custos mais controlados terão impactos positivos na lucratividade da companhia e em seus processos diários. Fora o fato de que identificar tais situações te ajudarão a visualizar processos que possam requerer mudanças ou otimizações no microambiente – valendo a pena ser considerado.

8. Leve em conta a satisfação do cliente – caso o seu foco esteja no seu atendimento

Se você lida diretamente com a prestação de serviços ou com o atendimento a determinado consumidor, pode ser interessante medir a produtividade avaliando a satisfação do cliente. Afinal, se eles estiverem sendo bem tratados e os seus problemas forem resolvidos, isso poderá ser facilmente relacionado com a eficiência do time.

Para tal, realize pesquisas de satisfação ao término do atendimento ao usuário – mas não apenas isso! A fim de obter resultados precisos, é importantíssimo comparar tais valores ao total de tickets de atendimento abertos durante aquele período. Pois, avaliar a qualidade e a quantidade, em paralelo, é crucial quando se fala em produtividade de uma equipe.

Pode ser que um time de suporte atenda muito mais indivíduos em uma hora – comparado ao outro. No entanto, se o seu cliente não estiver satisfeito e tiver que retornar ao tira-dúvidas de tempos em tempos, isso pode mostrar que ele não é tão produtivo quanto aparenta. Portanto, tome muito cuidado com as primeiras impressões e sempre siga de forma mais ampla e profunda na análise!

Vá além dos números: obtenha resultados reais

Não basta entender o que é produtividade. Para atingir o sucesso a longo prazo, é preciso incentivá-la e avaliá-la na prática. Ainda que estas dicas para aferir a produtividade sejam muito úteis para o seu negócio, lembre-se de que a análise dos resultados é fundamental.

Ao olhar para a produtividade apenas como um número advindo de uma equação matemática, você se esquece de que a qualidade dos seus processos é essencial. Então esteja atento a todos os detalhes para que, de fato, as métricas de produtividade sejam as suas grandes aliadas.

Além dos insights mencionados ao longo deste artigo, também é imensamente recomendado ter o auxílio de uma solução voltada para o estímulo da produtividade, como a plataforma do Bitrix24.

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