15 funcionalidades essenciais que todo o software de gerenciamento de projetos precisa ter em 2022

A gestão eficiente de projetos é um aspecto indispensável no trabalho de um bom líder. Porém, quando a quantidade de tarefas ou a complexidade do projeto é muito grande, gerir todas as informações é um desafio e tanto. Por sorte, já existem diversas ferramentas que auxiliam na organização e na comunicação do time.

O uso de ferramentas administrativas minimiza o risco de erros e facilita o andamento das atividades diárias de uma empresa. Portanto, é altamente indicado contar com a ajuda de um programa para tal. Como são inúmeras as funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos, vale a pena conhecer as mais importantes para definir a interface ideal!

Perguntas frequentes

O que são e como funcionam os sistemas de gerenciamento de projetos?

A gestão de projetos demanda habilidade, dedicação e muita organização. Ainda assim, mesmo quando um time possui todas essas características, é quase impossível gerir grandes quantidades de informação de maneira eficiente sem o auxílio da tecnologia. É aí que entram os softwares de gestão de projetos.

Uma plataforma de gestão de projetos inclui ferramentas que auxiliam no desenvolvimento de atividades e na otimização de resultados. Por meio dela, é possível identificar problemas rapidamente, além de encurtar o tempo necessário para comunicar aspectos essenciais do projeto à equipe.

Ainda há certa resistência em relação ao uso desses recursos, mas os benefícios são indiscutíveis. Imagine como seria complicado organizar um projeto com mais de 10 pessoas envolvidas e centenas de tarefas diferentes? De forma analógica, isso seria trabalhoso e exaustivo, mas com o auxílio de softwares, tudo se torna mais descomplicado.

As 15 principais funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos

Conforme o mundo evolui, o modo como o trabalho em grandes e pequenas empresas é conduzido precisa se adaptar às novas tendências no mercado. É possível administrar uma equipe, seja ela remota ou presencial, usando papel e planilhas, mas este modelo antiquado não gera mais os mesmos resultados de antes. Os recursos de um software de gerenciamento de projetos estão aí para te ajudar, então por que não aproveitá-los?

Para entender melhor sobre as funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos, sabendo quais delas devem estar inclusas no seu programa, continue lendo. A lista abaixo contém todas as informações que você precisa para começar a implementar esta tecnologia no seu dia a dia e aumentar os resultados da sua equipe.

1. Visão geral do projeto e centralização de dados em um só lugar

Geralmente, os grandes projetos abrangem inúmeras questões, como: orçamento, divisão de responsabilidades, prazos, objetivos, resultados esperados e muito mais. E conforme o projeto segue adiante, a tendência é que novas tarefas surjam a qualquer momento.

Por isso, uma das funcionalidades que deve fazer parte de um software de gerenciamento de projetos é a possibilidade de centralizar todas as devidas informações em um só lugar – estimulando uma visão 360°. Desta forma, toda a equipe sabe exatamente onde encontrar os dados necessários a qualquer momento, evitando falhas no processo comunicativo ou nos entregáveis.

2. Gerenciamento fácil e eficiente de tarefas variadas

Os erros no gerenciamento de tarefas podem causar sérias consequências, como prazos perdidos, informações incorretas sendo passadas para o cliente e até mesmo problemas com a comunicação da equipe. Por isso, dentre os recursos de um software de gerenciamento de projetos, deve haver o suporte ideal para um gerenciamento amplo, simples e eficiente.

A partir de tal funcionalidade, torna-se possível dividir grandes tarefas em subtarefas menores e mais fáceis de cumprir. Também é mais fácil lidar com tarefas repetitivas e salvar modelos para usar em mais de um projeto.

E o mais importante de tudo é a possibilidade de segmentar e delegar responsabilidades para que todos saibam exatamente o que fazer – concluindo mesmo um projeto complexo com rapidez e exímia qualidade! Por motivos como estes, jamais desconsidere o uso de tal recurso acoplado!

3. Criação e gestão de projetos integrados

São várias as funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos, mas uma que não deve faltar no seu programa preferencial é a possibilidade de criar projetos completos dentro de um mesmo espaço. O ideal é poder gerir todas as informações de maneira integrada através de gráficos e soluções de monitoramento que transfiram os dados instantaneamente.

Assim, pode-se encontrar aquilo que está procurando em instantes – não importa quantos projetos você tenha para analisar ou gerenciar. Alguns recursos como busca por filtros, criação de grupos para projetos e demais funções te ajudarão a chegar lá! Portanto, dê preferência para eles ao considerar o que deve ter no seu programa de gestão de projetos.

4. Organização do workflow com Quadros Kanban e Diagramas de Gantt

As melhores soluções de gerenciamento de projetos precisam oferecer funcionalidades voltadas para a visualização e a organização de tarefas. Afinal, isso interfere de maneira drástica sobre o acompanhamento do processo e do andamento das etapas e os seus prazos.

Para representar o fluxo de trabalho graficamente, a sua equipe pode utilizar um software que tenha recursos como o Gráfico de Gantt – que permite organizar as tarefas, visualizar as dependências e melhorar o trabalho em equipe.

Fora tal função, um bom software de gestão de projetos deve possibilitar o acesso ao Quadro Kanban, outra ferramenta visual altamente interessante. Com ele, distribua as tarefas do projeto e facilite o entendimento da equipe de forma personalizada. Ao separar as atividades em estágios, como "em andamento", "em revisão", "adiado" ou "pendente", o fluxo de trabalho ganha vida e fica muito mais palpável e gerenciável.

5. Otimização do tempo da sua equipe com rastreadores eficientes

O tempo é um recurso precioso. Assim, as funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos devem envolver o controle de horas gastas em cada etapa. O que é possível graças a excelentes rastreadores de tempo – que, quando bem utilizados, acabam otimizando os planejamentos futuros e até ajudando o RH a calcular a carga horária de trabalho do pessoal.

Com os rastreadores certos, você pode habilitar contadores especiais e controlar toda a execução das atividades. O que permite, além de gerenciar o tempo gasto, encontrar pontos de melhoria de performance, processos a serem otimizados e muito mais.

6. Compartilhamento organizado e rápido de arquivos

Em meio a tantas alternativas, não é fácil escolher um software de gerenciamento de projetos. E, neste desafio, você ainda deve se certificar de que a opção mais viável para si inclui o compartilhamento inteligente de arquivos.

Isso permite que a equipe compartilhe arquivos entre si em segundos, sem se preocupar com espaço no dispositivo e sem ter problemas para localizar tais arquivos em outro momento futuro. Desta forma, o workflow melhora, a produtividade e a organização aumentam, e todos só têm a ganhar!

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7. Gestão de documentos e armazenamento de arquivos em nuvem

Ao pensar sobre o gerenciamento de projetos, considere soluções que promovam a acessibilidade e incluam um drive que te permita armazenar os documentos corporativos em nuvem e disponibilizá-los para a sua equipe a qualquer hora e lugar.

Nas melhores alternativas do mercado, os integrantes do grupo podem editar, fazer comentários e acompanhar todas as modificações em tempo real – mesmo que os colegas não estejam no escritório e só tenham em mãos o celular. Ainda, a partir de menções, é possível facilitar processos como revisões e agregar ainda mais valor para o seu projeto. Desta forma, inclua tais funcionalidades como essenciais ao pensar no melhor programa para o seu time!

8. Acesso ilimitado a informações pelo celular

Nos dias atuais, o trabalho não é mais limitado à sua mesa do escritório, especialmente com a popularidade recente do trabalho remoto. Por isso, diante de uma imensidão de recursos, torna-se indispensável ter em mãos um software acessível, que te permita resolver as pendências (ou qualquer urgência) com agilidade, através do celular.

E lembre-se: só ter mobilidade não é o suficiente ao considerar as funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos. É importante que o seu  gerenciamento de projetos em aparelhos Android e iOS seja tão completo quanto a versão que é oferecida para desktop. Assim, pouco importará se você estiver trabalhando no escritório, em casa ou em um café pitoresco em algum lugar. O que é elementar!

9. Monitoramento de performance e agilidade na resolução de problemas

Os sistemas de gerenciamento de projetos devem permitir que os grupos trabalhem com KPIs (Key Performance Indicators ou indicadores-chave de sucesso). Assim, é possível avaliar diariamente o sucesso de uma equipe ou projeto com resultados concretos – permitindo identificar possíveis falhas e resolvê-las muito mais rápido.

Monitorar o desempenho em tempo real não apenas confere agilidade para resolver problemas, como também facilita a tomada de decisão a partir de dados reais. Portanto, escolha uma plataforma de gestão que te possibilite emitir relatórios de desempenho e trabalhar com tais funcionalidades. É substancial!

10. Integração com diferentes aplicativos

Atualmente, é essencial encontrar um software de gerenciamento de projetos que permita a integração da sua plataforma com aplicativos de terceiros. Pois isso melhora o desempenho do próprio programa, agregando um universo de possibilidades ao considerar as funcionalidades.

Os exemplos de integrações variam amplamente entre as plataformas, mas costumam envolver abordagens e recursos que contribuem para o gerenciamento de projetos, como:

• Assinaturas de documentos;
• Mapas mentais;
• Importação e exportação de dados;
• Relatórios customizados; 
• Ferramentas de colaboração;
• CRM;
• Sistemas de pagamento.

Então cabe a cada organização ver quais apps já utiliza e o que pode ser útil para si – selecionando o programa certo ao olhar para as necessidades e confrontá-las com as funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos.

11. Comunicação on-line eficiente e instantânea

Mesmo em empresas que aplicam o trabalho presencial, a comunicação é feita de maneira cada vez mais digital. Assim, os softwares de gerenciamento devem englobar um ambiente on-line completo com a automação do trabalho em conjunto.

É recomendado dar a preferência para aqueles que possuem bate-papos categorizados por projeto, funções para criar videochamadas em grupo, deixar comentários em tarefas e muito mais. Pois, de fato, isso faz com que a comunicação entre a equipe se torne mais eficiente.

12. Configurações de permissão de tarefa e delimitação de acesso

Definitivamente, as permissões de acesso devem estar presentes dentre as funções do seu programa de gestão preferencial. Afinal, graças a elas, os líderes podem decidir quais aspectos dos projetos estarão acessíveis aos membros da equipe e quais seguirão como privados.

Assim, os bons programas tornam possível editar tarefas e definir qual delas será aberta para usuários individuais ou para todo o departamento. O que acaba adicionando privacidade – algo crucial dependendo da natureza de certos projetos ou grupos de trabalho!

13. Maior controle de orçamentos e indicativos para a realocação de recursos

Mesmo que a organização tenha muitos recursos, sabe-se que dinheiro nenhum é infinito. Por isso, controlar os gastos e saber como o dinheiro está sendo investido é muito importante – e é uma ação que deve ser apoiada diante das funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos.

Uma boa interface vai acompanhar aspectos como orçamento geral, eficiência na execução do projeto dentro do orçamento delimitado, possível necessidade de deslocamento de recursos e mais. Desde o princípio, busque por interfaces que incluam tal monitoramento e tenha mais sucesso a curto, médio e longo prazo!

14. Organização de datas e marcos a partir de calendários

Nesta lista de melhores funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos, não poderia faltar a menção aos calendários – que são peças-chave para manter as tarefas e as pessoas organizadas.

Para ajudar a gerenciar o trabalho da equipe, direcionando os esforços e o tempo de todos, os melhores programas devem abranger calendários disponíveis em diversas abordagens. Calendários pessoais, em grupo ou por sprints de um projeto são só alguns exemplos de tipos que deveriam ser explorados. Portanto, tenha isso em mente ao selecionar a sua interface!

15. Automação de tarefas recorrentes

Normalmente, os projetos de uma empresa têm tarefas similares. E para não perder tempo com atividades repetitivas, usar um software de gerenciamento que engloba recursos de automação (para projetos e processos) é o indicado.

Assim, as equipes podem usufruir da automação de tarefas recorrentes e facilitar as aprovações imediatas, proporcionando mais tempo livre para a alocação dos recursos em outras áreas mais urgentes. Ou mesmo em atividades mais estratégicas. Pense a respeito!

Qual é o melhor programa para o gerenciamento de projetos, afinal?

O melhor programa para o gerenciamento de projetos é aquele que se encaixa plenamente nas suas necessidades. Tanto em termos de recursos, custos ou usabilidade. Mas um software que se destaca e merece indicação é o Bitrix24.

Por ser versátil e permitir a customização de uma série de funções, além de contar com as melhores funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos (todas as mencionadas aqui), o Bitrix24 é perfeito para diversas companhias  – independentemente do tamanho ou nicho.

Portanto, se você está buscando por soluções de gerenciamento de projetos, não deixe de analisar esta alternativa – que pode ser perfeita para a sua equipe! Aumente a eficiência do time com o Bitrix24 já!

Agora que você conhece as principais funcionalidades que um software de gerenciamento de projetos deve ter, está na hora de seguir para a próxima fase: a implementação. Como visto, o uso desta ferramenta vai te poupar tempo, dinheiro, problemas e estresse futuro.

Um bom gestor precisa estar atento aos avanços tecnológicos que possibilitam um melhor desempenho, uma maior produtividade e a otimização da rotina de trabalho. Afinal, outras empresas no mundo todo já estão inseridas nessa realidade de informações centralizadas em espaços virtuais. Então se a sua empresa ainda não começou a explorar os benefícios, está na hora de experimentar.

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