10 Dicas Infalíveis para Organizar Documentos e Arquivos Digitalmente!

Os acontecimentos da era atual fluem em ritmo acelerado. É preciso se prontificar, a todo momento, para responder com rapidez às demandas de cada nicho corporativo. Mas como fazer isto quando as coisas estão bagunçadas? Sem dúvida, torna-se uma tarefa difícil. 

É por isso que a gestão de documentos é tão importante para uma empresa. Com ela, os seus funcionários têm a aptidão de encontrarem o que precisam rapidamente e poderem seguir o seu workflow sem perder tempo, dedicando-se ao que realmente fará diferença para vencerem a concorrência. Fora o fato de que ela não só agrega para a produtividade, como também nos processos de tomada de decisão. 

Organizar documentos têm sido um problema para você e a sua equipe? Então a sua problemática está parcialmente resolvida. Aqui neste artigo, confira quais são as dicas mais poderosas para organizar os seus arquivos digitalmente e não perder mais tempo procurando por pastas que poderiam estar facilmente dispostas. O que você precisa para se direcionar com simplicidade, e trabalhar com muito mais eficiência, assertividade e conforto, está aqui! 

Como organizar os documentos digitalmente?

Ter em mãos ferramentas de organização de documentos? Dividir os arquivos em pastas? Qual é o segredo para organizar os documentos eficientemente? As dicas a seguir irão te ajudar a evitar erros e aumentar o seu desempenho e o da sua empresa. Explore-as na prática: 

1. Migre os seus documentos físicos para o universo digital apropriadamente

O primeiro passo prático para organizar os seus documentos digitalmente, é passá-los do meio físico para o on-line – ao menos os arquivos que sejam mais essenciais. É hora de começar a montar a sua biblioteca, digitalizando os arquivos mais importantes e começando a pensar na sua hierarquia virtual para segmentá-los.

Neste caso, para facilitar o trabalho corporativo, é altamente indicado baixar aplicativos que permitem o escaneamento de documentos a partir do celular. Assim, você não precisa perder tempo se direcionando a uma máquina digitalizadora para passar tudo ao novo acervo digital, se assim desejar – e pode incentivar para que os demais colaboradores sigam com o mesmo. Em poucos instantes, mesmo pelo seu smartphone, já vá compondo o acerto e se preparando para vislumbrar os benefícios desta organização virtual. Até mesmo quando estiver fora do escritório, por exemplo, pode-se ir escaneando os recibos de uma viagem de trabalho e já ir cumprindo com as suas obrigações naquele momento, sem deixar passar nenhum detalhe que possa ser esquecido depois. As possibilidades são amplas, mas bem-vindas em todos os casos. 

2. Seja claro e específico quando for nomear os documentos digitais

Sem clareza e especificidade, torna-se muito complexo localizar os documentos nos seus softwares de organização no futuro. Por isso, é imprescindível que, quando for dar nome e organizar os documentos, você pense que todos precisam entender o que será compartilhado ali.

Evite usar termos que apenas você ou poucos membros têm conhecimento, sobretudo em arquivos públicos, e opte por palavras-chave relacionadas ao tema de fácil entendimento. Caso tenha vários documentos pertencentes ao mesmo evento, por exemplo, o ideal é preencher os seus títulos com dados como data, local e nomes (como do encontro), de modo a direcionar melhor os seus esforços futuros (bem como de outras pessoas) e segmentar adequadamente o material de trabalho. 

3. Procure por sistemas de armazenamento ágeis, completos e seguros

A segurança digital é outro ponto fundamental a considerar na gestão de arquivos. Afinal, os seus documentos precisam ser armazenados em sistemas de gerenciamento de arquivos digitais que não apenas respondem ao seu ritmo de trabalho – mas que também são igualmente confiáveis. 

Em sistemas de armazenamento de documentos, assim como o Bitrix24, você garante que os seus dados e workflow estão em boas mãos. Junto ao Bitrix24.Drive, trabalhe com unidades em grupo, pessoais ou empresariais explorando:

• Proteção de arquivos e dos seus links de download por senha;

• Bloqueio de documentos on-line;

• Direitos específicos para unidades, pastas e arquivos;

• Armazenamento em servidor próprio, nuvem privada ou servidor, com ferramentas tecnológicas integradas para protegê-lo de ponta a ponta.

Sem contar que a interface oferece funcionalidades acopladas, como controle de revisões; edição em tempo real; fluxos de trabalho e aprovação automática de documentos; compartilhamento de arquivos facilitado entre indivíduos e grupos de trabalho e muito mais. Não faltarão recursos para te ajudarem a organizar os documentos do seu negócio como nunca! 

4. Faça uma limpa nas pastas e nos documentos antigos

Mesmo que você tenha todo o espaço de armazenamento em nuvem que puder, ilimitado, a organização digital dos seus arquivos precisa ser repensada – ou menos mantida – com frequência. Assim sendo, é altamente recomendado limpar os seus arquivos de tempos em tempos.

Que tal enviar para a lixeira aquelas cópias de documentos duplicados? Ou então remover aqueles arquivos mais gerais, que nunca mais foram referenciados? Tal prática contribuirá para organizar os documentos como um todo porque você nem sequer precisará perder o seu tempo lidando com tais itens. Deste modo, pode-se dedicar ao que realmente é essencial e que vale os esforços da sua equipe. 

5. Firme um sistema para controlar as revisões dos arquivos

Como organizar os documentos quando você tem vários arquivos com um nome parecido? Ou, ainda pior: um deles é nomeado apenas como "ESTE" ou "FINAL"? Para quem lida com versões e revisões, é fundamental estabelecer um sistema de controle capaz de expor, claramente, do que se trata aquele documento. Por exemplo: "DocumentoX_Versão2" ou "ArquivoY_Editado". 

Tal preocupação com estratégias de categorização de documentos previne problemas ao garantir que todos os membros da equipe estejam atuando sobre o arquivo correto, em seu modelo atualizado. Sem contar que, em ferramentas de organização de documentos, vê-se quem foi responsável por qualquer ajuste, somando imensamente ao fluxo de trabalho.

O mais recomendado é que cada estágio de um processo seja demarcado de modo diferenciado, mas estabelecendo um padrão comum para agregar profissionalismo, organização e produtividade. Um exemplo abrange ter quatro classes de divisão de documentos, como: primeiro rascunho, edição, revisão do cliente e versão final – mas tudo dependerá do seu caso em particular, devendo ser pensado individualmente. Mais importante do que isso, claro, é importante garantir que você e a sua equipe sigam tais convenções uma vez que elas estejam firmadas. A constância aqui se mostra essencial. 

6. Crie uma hierarquia para as suas pastas digitais

As pastas digitais são muito bem-vindas para organizar os documentos, independentemente do seu nicho de atuação. Contudo, de nada adianta você criar arquivos e simplesmente abandoná-los, aleatoriamente, em uma mesma pasta. Por mais que haja uma breve divisão inicial, é altamente bem-vindo ampliá-la pensando em uma segmentação mais fina a fim de que a organização digital seja otimizada. 

O perfil ideal de organização vai depender muito das preferências pessoais de cada um ao pensar em organizar os documentos digitalmente e na sua própria atuação e rotina organizacional. Ainda assim, aqui vão algumas inspirações de como fazê-lo. Você pode segregar as suas pastas por critérios – ou ainda adicionar tags – como:

• Data: recomendado para empresas que possuem muitos documentos, cujos dados são sensíveis ao tempo (como serviços financeiros);

• Nome: ideal para companhias que precisam identificar os seus projetos usando nomes específicos (tais quais os de clientes em uma agência de marketing); 

• Projeto: indicado para organizações que possuem processos que envolvem múltiplos departamentos trabalhando em conjunto; 

• Departamento: perfeito para negócios que operam em silos organizacionais. 

7. Organize as suas imagens com eficiência

A pior coisa que pode acontecer é imaginar que você tem uma pasta repleta de imagens e muitas delas estão nomeadas como "Foto" ou "Captura de tela". Como você ou os demais colaboradores encontrarão o que precisam no momento ideal? Como aquele contrato de fechamento de venda que é tão relevante. É por isso que uma das grandes dicas para organizar os documentos consiste em aprender (e praticar, claro), a organização eficiente dos seus arquivos de imagem. 

Se tiver, por exemplo, um evento a ser organizado, considere dividir os seus arquivos de imagem em pastas como a seguinte hierarquia: todas as imagens → evento → categoria → ano. Deste modo, fica mais fácil para todos acharem os seus recursos certos, no momento ideal. Por mais que você tenha acesso a sistemas que contam com o reconhecimento ótico de caracteres, tal conduta irá simplificar imensamente o fluxo de trabalho, merecendo ser explorada. 

8. Sempre faça o backup dos seus documentos

Imagine que você parou para organizar todos os seus arquivos e que poucos dias depois perdeu o acesso a eles. Pensar em um cenário como tal é frustrante, não é mesmo? Consequentemente, a fim de evitar perder tempo, gerar problemas maiores e se estressar, garanta o backup frequente para não ter que partir do zero ao organizar os seus documentos. Deste modo, você terá mais segurança digital em seus processos. 

De igual maneira, se gerencia um grupo, certifique-se de que os demais colaboradores também estão seguindo com o backup de documentos frequentemente, somando benefícios e poupando situações de raiva e problemas futuros para todos. 

9. Eduque os colaboradores para organizarem os documentos do jeito certo

Uma vez que você tenha estabelecido um processo para organizar os seus documentos, compartilhe-o com a equipe e eduque a respeito da sua importância antes mesmo de cobrar por melhorias relacionadas. Mostre boas práticas envolvendo o gerenciamento de arquivos digitais e dê os recursos necessários, tal qual o acessos aos softwares de organização, a fim de que haja uma viabilidade prática.

Faça com que seja simples para os trabalhadores nomear os documentos corretamente, partindo de um padrão, e então acondicioná-los em pastas previamente organizadas. Para isto, pode-se:

• Compartilhar um passo a passo sobre a política vigente ou as etapas ideais para a gestão de documentos na base de conhecimento da empresa;

• Agendar ao menos uma breve reunião para repassar as principais condutas recomendadas e fazer um breve tutorial de como executá-las;

• Criar uma pasta como exemplo, com arquivos internos, para que os demais funcionários possam se guiar. 

10. Garanta a manutenção do seu sistema de gestão de documentos

Por mais que você tenha seguido quase todas as dicas de produtividade expostas aqui, explorando as melhores estratégias de categorização de documentos, sem a devida manutenção, todos os seus esforços podem sucumbir ao fracasso. 

Pensando nisso, agende uma série de revisões periódicas para garantir que tudo está fluindo conforme o esperado e considere contar com a ajuda da automatização para que os arquivos já sigam se organizando prontamente uma vez que são colocados na sua interface, por exemplo. Explorar o poder da tecnologia moderna é a grande chave para dedicar aos seus esforços a questões mais estratégicas e deixar que o trabalho duro flua por si só.

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