Gerenciamento do cronograma do projeto: 10 dicas para lidar com os prazos apertados

A volatilidade vigente instaura o senso de urgência e faz com que muitos projetos tenham os seus prazos apertados. Se não cumprir tudo no tempo desejado, a concorrência pode sair na frente e, quem sabe, isso até compromete o sucesso da sua empresa. Portanto, saber como realizar o gerenciamento do cronograma do projeto pode ser considerado uma questão de sobrevivência.

Sem contar que, é preciso se organizar mais eficientemente, lidar com a pressão e seguir um fluxograma definido a fim de dar conta de tais demandas rápidas. Neste artigo, você descobre como fazer isso com dicas práticas de serem implementadas – aprendendo a controlar o seu cronograma de uma vez por todas!

Perguntas frequentes

Como fazer o gerenciamento do cronograma do projeto: aprenda passo a passo para vencer demandas rápidas!

O gerenciamento de tarefas do projeto consiste em programar as atividades desde a concepção até o seu fechamento – colaborando para que os sprints sejam fechados no prazo. No entanto, nem todos os profissionais têm ciência de como colocar tal gestão em prática para vencer com eficiência as demandas rápidas.

Este é o seu caso e você não faz ideia de como gerenciar vários projetos com prazos competitivos e superar a imensidão de tarefas a cumprir no dia a dia? Não se preocupe! As dicas abaixo vão te ajudar:

1. Divida o projeto em prazos gerenciáveis

Os projetos e os prazos se tornam muito complexos e estressantes de serem manuseados quando são apresentados como um todo. Portanto, no gerenciamento do cronograma do projeto, exponha os deadlines – ou prazos finais – considerando as etapas.
Ao invés de encarar apenas o resultado final, bem como a data almejada para tal, divida o trabalho em estágios a fim de estabelecer prazos palpáveis. Isso também auxilia a manter um controle fino, garantindo a otimização frequente ao esperar chegar ao fim sem parâmetros adequados. Tal conduta é muito praticada em projetos ágeis, por exemplo.

Em paralelo, lembre-se de ser verdadeiro consigo mesmo a respeito do que consegue cumprir para não comprometer a qualidade e garantir que as entregas sejam feitas no prazo – estabelecendo um cronograma de projeto que funcione na prática. As evidências mostram que o gerenciamento do cronograma do projeto só é bem-sucedido quanto tais princípios são seguidos, portanto, não deixe de considerar!

2. Trabalhe a partir de prioridades

Tudo pode parecer urgente e importante, sobretudo em um mercado tão volátil – mas sempre há algo mais prioritário a ser cumprido. E, de fato, tais tarefas devem ser consideradas como elementos-chave quando você estiver realizando o gerenciamento do cronograma do projeto.

Quando isso não é cumprido, é fácil se perder em meio a tudo o que precisa ser feito – e procrastinar em coisas que realmente são relevantes. Assim, uma vez que o projeto esteja dividido, tire da agenda tudo o que não é importante e comece a priorizar, direcionando o seu foco. Dê atenção especial para aqueles afazeres que mais influenciam no sucesso do seu projeto e proponha os seus próprios fatores de classificação de tarefas.

Inclusive, realize uma tarefa por vez – e só vá para a próxima quando tudo estiver concluído. Sem dúvidas, este comportamento ajudará a minimizar a pressão no trabalho e garantirá a entrega do projeto no prazo.

3. Mantenha uma comunicação clara entre os envolvidos no projeto

Quando se pensa no gerenciamento do cronograma do projeto, garantir uma comunicação transparente entre o time de trabalho é essencial – sobretudo para superar as corridas datas de vencimento. Uma boa comunicação se faz necessária em todos os sentidos, garantindo não apenas o repasse de tarefas, mas sim que as expectativas sejam cumpridas.

Além disso, sempre que sentir os deadlines não poderão ser cumpridos, comunique imediatamente os superiores a fim de mantê-los cientes e não prejudicar todo o fluxo de trabalho. É uma das chaves para o gerenciamento de prazos do projeto como um todo!

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4. Fique longe das distrações enquanto estiver trabalhando

Os prazos apertados já geram uma certa pressão no trabalho – mas a verdade é que abraçar as distrações e procrastinar as tarefas só irá intensificar tal problemática. Para dar conta de todas as datas de vencimento, será preciso centralizar os seus pensamentos e se dedicar plenamente aos alvos.

No momento em que estiver reservado para o trabalho em si, mantenha o celular bem longe (ou no modo avião, se possível), silencie o e-mail e as redes sociais (que podem ser grandes inimigos) e opere em um lugar mais silencioso – se houver a possibilidade. Fora tais aspectos, considere que o ambiente no qual você está inserido – como a própria mesa de trabalho – pode levar à abstração.

Portanto, além de se preocupar com os quesitos sonoros, como barulho, tente manter o local organizado e agradável – estimulando a concentração plena no trabalho e agregando pontos positivos ao gerenciamento do cronograma do projeto. E se você é o líder de uma equipe, por exemplo, garanta que os seus colaboradores tenham a inspiração ideal para fazerem o mesmo. O conhecimento é elementar para ir além, neste caso!

5. Estimule a eficiência pessoal e coletiva tendo um fluxo de trabalho bem definido

Uma coisa é fato no gerenciamento do cronograma do projeto: você até pode tirar as distrações de perto de si, mas isso não é garantia de que terá sucesso ao concluir certa atividade em projetos com prazos sensíveis. Assim, é preciso atingir a eficiência, ou seja: garantir o melhor rendimento, no menor tempo possível. Tudo está inter-relacionado!

Para tal, ter um fluxograma com processos a serem cumpridos, que guie a realização do trabalho previamente, é mais que válido. Em vez de parar para pensar no próximo passo, e perder o foco, você simplesmente progride mais rapidamente e maximiza a sua produtividade naquelas tarefas. E o mesmo vale para os colegas de trabalho.

Quando a empresa compartilha detalhes sobre o workflow com todos e deixa bem claro acerca das etapas e das responsabilidades, fica mais fácil reduzir a perda de tempo, as redundâncias e chegar à eficiência coletiva – o que é desejado ao considerar como gerenciar prazos apertados.

6. Tome cuidado com a paralisia por análise

Ao definir uma data de entrega para o projeto, sobretudo aqueles que requerem abordagens ágeis, a ansiedade pode tomar conta ao pensar em como terminar tudo no prazo. No entanto, é preciso achar o equilíbrio perfeito entre se preocupar de menos ou de mais. Agir calmamente ainda é a chave para garantir qualidade. Contudo, embora o princípio qualitativo deva ser, de fato, a sua prioridade, não se deixe levar pela paralisia por análise. Os gestores experientes sabem muito bem que não tem como gerenciar prazos apertados ao se preocupar em excesso.

O seu plano de gerenciamento do cronograma deve incluir análises realistas antes da entrega final do projeto – e pensar demais, buscando a perfeição, pode te levar no sentido oposto de cumprir com as entregas no prazo. Sair da análise excessiva e seguir para a ação é muito mais importante do que não ter atitude, neste caso. Portanto, fique longe da imobilidade e mostre para todo o time o quanto é importante seguir o mesmo princípio sempre!

7. Mantenha a calma sob pressão

Após criar o cronograma do projeto, é comum que a visualização de prazos apertados influencie no quesito psicológico, gerando ansiedade. Contudo, isso não é positivo a longo prazo – sobretudo se você sempre lida com projetos urgentes.

Trabalhar calmamente após definir a data de entrega do projeto trará muito mais pontos positivos individual e coletivamente do que o contrário. Portanto, é requerido que cada pessoa envolvida não sucumba à pressão.

Pensando na sua performance individual, aprenda a lidar com tal sentimento controlando a sua mente e diminuindo o estresse – compreendendo que tais características fazem parte do trabalho. Como líder de uma equipe, você pode aplicar exercícios de mindfulness junto ao time para reduzir a ansiedade e estimular outros cuidados para com a saúde mental. Na ansiedade vivenciada no mundo do trabalho, é crucial!

8. Peça ajuda quando for preciso e aprenda a delegar as tarefas do projeto

Uma das maiores dicas para vencer os prazos apertados e ter mais eficiência na entrega do projeto é compartilhar o trabalho entre a sua equipe. Como gestor, não tenha medo de delegar tarefas e pedir ajuda – ao invés de se sobrecarregar e correr o risco de criar o cronograma do projeto e não acatá-lo.

E, lembre-se de jamais considerar os prazos realmente finais ao fazê-lo. Afinal de contas, normalmente, ao passar por mais pessoas, as atividades irão requerer controles de qualidade mais finos e revisões – e você deve ter tempo hábil disponível para concluir tudo da maneira desejada e no prazo.

9. Rastreie o tempo gasto com cada uma das atividades para melhorar a sua performance frequentemente

Além de cumprir com as expectativas do projeto, o objetivo é otimizar cada vez mais a sua rotina, certo? Pensando nisso, se você precisa enfrentar constantemente prazos curtos, uma dica válida é rastrear o tempo gasto com cada etapa do trabalho.

Você sabe se está mesmo conseguindo focar tanto quanto precisa? Tem ideia sobre as atividades que mais consomem o seu tempo – e que, muitas vezes, nem são assim tão cruciais? Em um software que propicia o gerenciamento de tempo, como o Bitrix24, é possível ter a noção clara de tudo isso, a fim de avaliar a produtividade, a eficiência e corrigir processos que te impedem de progredir no gerenciamento do cronograma do projeto.

10. Controle o seu cronograma sempre e seja flexível se for preciso

O seu plano de gerenciamento do cronograma não deve findar uma vez que o documento esteja em vigor. Mantenha o controle frequente dos calendários vigentes, adaptando os processos e modificando as etapas conforme houver a necessidade.

Observe se os sprints estabelecidos ao dividir o trabalho estão sendo realmente eficientes – e se não há outra forma de otimizar ainda mais o uso de recursos e, quem sabe, auxiliar no desempenho dos funcionários. Afinal, um bom gestor não considera apenas as datas finais em si: o seu gerenciamento de tarefas do projeto engloba a preocupação com a qualidade e a motivação do pessoal.

Por isso, vá além do simples gerenciamento de prazos do projeto e siga as tendências modernas de englobar o todo e atingir o sucesso máximo. Quando você acompanha o seu cronograma com frequência, torna-se muito mais simples se moldar rapidamente em cenários adversos ou atingir os feitos máximos pensando em qualidade e superação dos concorrentes.

Seguindo tais dicas, sem dúvidas, você estará um passo à frente de saber como gerenciar vários projetos com prazos competitivos e levar a sua empresa além. Aproveite para sair da teoria e colocar em prática hoje mesmo!

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