Como executar uma sessão de brainstorming eficaz

O brainstorming é uma técnica que auxilia na resolução de problemas através da famosa “tempestade de ideias”. E, de fato, por meio de um planejamento cauteloso e de uma execução eficaz, as equipes podem gerar ideias incríveis a partir de uma sessão de brainstorming.

Para entender mais sobre a técnica de geração de ideias, soluções e insights e saber como aplicá-la em seu grupo de trabalho, acompanhe a leitura do artigo no decorrer dos tópicos abaixo!

Perguntas frequentes

Brainstorming: conceito e benefícios

Nas empresas modernas, muito se ouve falar sobre o brainstorming – mas nem todos os gestores ou empreendedores compreendem o significado deste termo. Basicamente, o brainstorming é uma técnica que estimula o surgimento de ideias, sendo abordada a partir de uma discussão em grupo que instiga as contribuições espontâneas.

Em português, tal conceito pode ser traduzido como “tempestade de ideias” e serve como um grande aliado ao pensar sobre algumas soluções criativas para a resolução de problemas. O objetivo principal do encontro, claro, é gerar o maior volume possível de novas ideias. 

No entanto, é preciso realizar um acompanhamento após a sessão de brainstorming para garantir que os devidos resultados sejam explorados – chegando ao plano de ação ideal.

Como uma sessão de brainstorming pode ser vantajosa para um grupo?

Mas o brainstorming é vantajoso apenas por gerar um grande número de ideias? Claro que não! Quando realizada de forma dinâmica e eficaz, uma sessão de brainstorming não só promove uma “tempestade de ideias” em termos de volume. Ela também:

· Auxilia no processo de resolução de problemas;

· Ajuda a gerar insights e ideias em um curto período de tempo;

· Aumenta o senso de aprovação e minimiza o preconceito sobre diferentes opiniões;

· Estimula a colaboração e a comunicação;

· Aumenta a interatividade e o senso de equipe.

Para que o processo seja dotado de tais benefícios, a principal regra do brainstorming deve ser seguida: a de não realizar críticas ou julgamentos sobre os distintos pontos de vista.  

Quais são os passos cruciais antes de agendar uma reunião de brainstorming?

O sucesso de uma sessão de ideação focada no brainstorming inicia muito antes da finalização do encontro. Afinal, quem organiza a reunião deve se preocupar com uma série de pormenores para garantir que tudo saia conforme o planejado – ou que, pelo menos, gere os melhores resultados possíveis.

Foque nos seguintes passos durante o planejamento de uma sessão de brainstorming:

1. Antes de tudo, certifique-se de que a melhor opção é uma sessão de brainstorming – tudo dependerá da fase do seu projeto;

2. Defina o problema, o tema e o objetivo da sua reunião;

3. Estabeleça o local e o horário de realização – trabalhando com uma agenda bem definida;

4. Convide as pessoas certas (como os especialistas e os envolvidos no projeto);

5. Tenha um facilitador experiente para comandar o encontro (alguém com experiência em brainstorming);

6. Conclua o planejamento se preparando para a reunião (em termos de estruturação).

O interessante é que, ao convidar os participantes para uma reunião de brainstorming, eles sejam estimulados a pensar individualmente sobre o problema antes do encontro. Assim, sem dúvidas, haverá um melhor proveito da sessão em grupo e uma maior probabilidade de que as ideias inovadoras sejam geradas e discutidas.

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Saiba como realizar uma sessão de brainstorming que entrega resultados

Todo o brainstorming pode ser positivo para um grupo de trabalho. Mas, obviamente, para gerar os resultados desejados, ele deve ser bem pensado e executado. A seguir, confira alguns passos e dicas para conduzir uma reunião de brainstorming exímia! 

1. Dê as informações básicas aos participantes

Parte de como executar uma sessão de brainstorming eficaz está na informação e na orientação. Logo no início do encontro, certifique-se de que o grupo todo entenda como acontecerá a sessão e organize todo o cenário pensando em tópicos como os citados abaixo:

· Descreva o processo de brainstorming, exponha os objetivos da reunião e fale sobre as expectativas em torno das atividades que estão sendo executadas;

· Informe sobre os horários de pausa (ou de início e de término), sobre a disponibilidade de café, a localização dos banheiros e as condutas quanto ao uso de celulares e outros dispositivos eletrônicos;

· Diga onde cada participante deve se sentar – sobretudo se a sua dinâmica focar em misturar os indivíduos de diferentes funções e grupos de trabalho;

· Apresente o facilitador da reunião e explique aos participantes qual é o seu papel;

· Cite as quatro principais regras do processo de brainstorming, bem como as outras práticas que podem ser adotadas durante a sua sessão de ideação;

· Nomeie um profissional para documentar todo o processo – de preferência, em soluções on-line ágeis, como o Bitrix24. E também não esqueça de realizar uma gravação (em vídeo ou em áudio) para não deixar passar nenhum detalhe. 

2. Comece o processo de geração de ideias

Tendo a reunião bem definida a partir de metas e regras, chegou a hora de iniciar! Para deixar a criatividade fluir e permitir que todos se soltem, é interessante começar com alguma dinâmica ou atividade como “quebra-gelo”.

Assim que os membros do grupo estiverem se sentindo mais incluídos e não tão envergonhados, comece a sessão de brainstorming com uma pergunta básica (de baixo risco) que instigue a participação de todos – sem que haja aquele medo de responder errado e ser julgado.

Reafirme uma das regras primordiais do brainstorming, de que “todas as ideias têm o seu valor” e deixe que o facilitador assuma o resto do encontro – seguindo a programação previamente elaborada.

3. Esteja atento aos problemas e fique pronto para um redirecionamento rápido

Durante o processo de brainstorming, diversos problemas podem surgir e comprometer o seu trabalho. Por isso, o facilitador deve estar pronto para identificá-los e contorná-los imediatamente – para que eles não atrapalhem todo o cenário.

Que tal conferir alguns exemplos?

· Se perceber que as ideias estão se tornando repetitivas ou que o grupo já não tem inspiração, tente uma pausa e dê a eles um pouco de tempo para pensar e respirar;

· Cuide para que o excesso de soluções criativas (e até extremistas) não comprometa o seu fluxo de ideias. Tente prover o equilíbrio: nem muito criativo nem insuficiente demais;

· Caso note que a conversa está perdendo o foco, redirecione os participantes e os oriente ao pensamento esperado;

· Um dos maiores problemas do brainstorming pode ser a dominação – com poucos indivíduos monopolizando as discussões. Por isso, caso perceba que a reunião tomou este rumo, tente aplicar alguma técnica de rodízio e mude a sua abordagem;

· O tédio não contribui em nada para o processo de brainstorming. Se perceber que ele afeta os participantes, tente usar técnicas diversificadas (no próprio brainstorming) e opte por durações curtas e maiores pausas para aumentar a participação da equipe.  

No geral, se perceber que há a falta de foco, a dificuldade em se concentrar apenas nos pontos principais e o desinteresse, aja prontamente para resolver tais problemas. Quanto antes os desafios forem superados, maiores as chances de tal brainstorming finalizar de forma satisfatória – e não o contrário. 

4. Selecione as melhores ideias (em grupo)

O objetivo primordial do brainstorming é gerar um grande volume de ideias relacionadas com aquele problema que você precisa resolver. No entanto, logicamente, ainda que todo o ponto de vista precise ser respeitado, não é tudo que será plenamente útil e aplicável.

Portanto, assim que a primeira etapa do brainstorming finalizar, é preciso classificar as melhores ideias, como em uma escala de “bom, ótimo ou excelente”. Lembre-se que nada pode ser julgado e considerado ruim – é uma das regras primordiais do processo!

O interessante, ainda, é que a própria equipe e os seus integrantes consigam discutir e segmentar as ideias – e não apenas o gerente ou o facilitador. Portanto, divida o time em pequenos grupos e peça para que os participantes iniciem a classificação!

Depois disso, o gerente pode classificar pessoalmente as ideias e comentar sobre as suas decisões. Em seguida, o grupo pode compartilhar a sua lista de ideias (preferencialmente on-line) e deixá-la pronta para receber comentários e sugestões nos dias seguintes. Afinal, quem sabe uma ideia complementar não surge com um pouco mais de tempo? Vale a pena colocar em prática!

5. Planeje as próximas ações antes de seguir para a implementação

Deu tudo certo com o brainstorming? As ideias foram geradas, discutidas e classificadas? Agora, chegou a hora de seguir para os próximos passos e promover o acompanhamento após a sessão de brainstorming. 

O ideal, neste momento, é que o gestor estabeleça alguns pequenos grupos, como uma força-tarefa, para pensar sobre os problemas que podem surgir e toda a logística envolvida com tais ideias.

Aqui, vale o lembrete de que a equipe ideal deve ser formada tanto por profissionais especialistas no assunto quanto por colaboradores que atuarão diretamente com o projeto estipulado. Portanto, certifique-se de escolher os integrantes perfeitos pensando no caso!

O segredo para transformar as ideias em ações efetivas estará em um planejamento fiel que inclua os objetivos, as metas e os marcos (de forma clara). Portanto, iniciem o processo criando uma linha do tempo com tais elementos.

Faça questão de tornar o processo eficiente aplicando metodologias como a SMART, por exemplo, na hora de definir as metas. Assim, o time garante que elas serão específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais. Permitindo, de fato, que os insights ganhem vida, saindo do papel!

E se o brainstorming precisar ser feito virtualmente?

Com a expansão do trabalho remoto, nem todas as equipes podem se reunir presencialmente para alavancar o seu potencial criativo a partir de um brainstorming. Mas nem por isso elas devem perder a oportunidade de executar tal sessão on-line e atingir grandes resultados.

Portanto, conte com a ajuda do Bitrix24 para realizar o planejamento de uma sessão de brainstorming e, no decorrer do processo, documentar todas as ideias geradas. Além de contribuir para o desenvolvimento da sessão, a plataforma inclui até ferramentas de comunicação para comandar as videochamadas em tempo real, com a máxima qualidade. Explore hoje mesmo e surpreenda-se!

Conclusão

Comandar um brainstorming não é um processo complexo (muito menos impossível), mas é fato que é preciso ter habilidades e conhecimento para direcionar uma sessão de forma adequada.

Através dos passos e das dicas mencionadas neste artigo, esperamos que você esteja pronto(a) para planejar um brainstorming e executar a sessão em grupo, aproveitando todos os seus benefícios.

Para ter sucesso ao fim do processo, desfrutando dos insights obtidos ao máximo, reúna-se com os membros mais relevantes para o projeto e defina os objetivos, as metas e os marcos de forma clara. Criar um cronograma e garantir que ele seja cumprido ao longo do tempo é o que fará que as ideias solucionem os seus problemas e gerem os efeitos desejados (ou até os superem).

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