Como criar um plano de comunicação - 7 passos importantes

Um bom plano de comunicação é uma estratégia de ouro para qualquer negócio ou projeto. Pois, de fato, é preciso conversar adequadamente com o seu público para se manter firme no mercado, superar a concorrência e agregar valor para a marca – e tal documento te proporciona exatamente isso, fora outras vantagens, quando bem colocado.

No entanto, nem todos os gestores ou empreendedores sabem como criar um plano de comunicação que guie o seu time com efetividade a fim de obter o posicionamento adequado. Se esse é o seu caso, fique com a leitura deste artigo, que aborda um passo a passo para redigir um plano de comunicação organizacional com facilidade. Confira!

Perguntas frequentes

Passo a passo para criar um plano de comunicação

A comunicação é tudo. É através dela que os clientes conhecem a sua marca, que os investidores engajam e decidem investir na sua companhia, e que os próprios funcionários se orientam e se sentem motivados a prosseguir em suas atividades. Assim, as suas amplas possibilidades podem gerar muito frutos positivos.

Mas, para tal, ela precisa ser bem pensada – em todas as suas abordagens – e isso é documentado através de um plano de comunicação, visado particularmente, empresa por empresa.

Não sabe como criar um plano de comunicação? Não se preocupe! A partir de dicas de especialistas, descubra como prosseguir seguindo os estágios mostrados abaixo:

1. Defina qual é o objetivo ao criar o seu plano de comunicação

Quando estiver criando um plano de comunicação, tenha em mente que o primeiro passo para que este documento surta os efeitos desejados consiste em definir os seus objetivos. Pense na comunicação empresarial do ponto de vista estratégico e defina princípios que a guiem tanto no micro, quanto no macroambiente.

A partir dos processos comunicativos, o que você e a sua companhia visam? Querem ampliar o alcance de mercado? Posicionar-se na liderança? Realizar um rebranding completo? Ou então mostrar uma nova linha de produtos, ou serviços?  Ainda, como um todo, quais são as metas organizacionais?

Antes de sair definindo os canais e pensando nas mensagens em si, questione-se sobre tais detalhes. Ainda, lembre-se de que isso refletirá o seu objetivo momentâneo. Por conseguinte, depois de criar um plano de comunicação, revise-o de tempos em tempos e veja se ele ainda se encaixa ao que está sendo reverberado pela companhia – indo de encontro às suas metas e objetivos coletivos.

2. Segmente o seu público-alvo e analise cuidadosamente o mercado

A próxima preocupação ao criar um plano de comunicação deve ser se questionar a respeito do seu público-alvo e como está o mercado no qual a sua empresa se insere. Após saber quais são os seus objetivos, quem são os indivíduos que você pretende atingir?

Afinal de contas, se o seu objetivo é almejar diferentes grupos, será preciso forcar em estratégias e canais diversos a fim de vislumbrar os resultados esperados. E cada mensagem deverá ser adaptada pensando em atingir tal alvo.

Tenha ciência, inclusive, que você não deve considerar apenas os clientes aqui. Dependendo da abordagem, será preciso se comunicar com investidores, influenciadores digitais, grandes organizações ou autoridades locais, ou com veículos de comunicação, por exemplo. Assim, pense além do relacionamento empresa-cliente e cogite a expansão da sua marca junto a outros protagonistas de interesse.

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3. Determine os canais em que as mensagens serão veiculadas e pense em suas particularidades

Ao criar um plano de comunicação, é preciso definir através de quais canais determinado negócio irá interagir com o seu público. Se estiver focando em uma abordagem B2B, as linhas de comunicação podem ser totalmente diferentes do B2C, por exemplo. O mesmo vale para gênero, faixa etária, renda e preferências pessoais – dentre uma infinidade de variáveis.

Pense nos locais onde o seu público está, cogitando a viabilidade de repassar a sua mensagem através de tais meios. Além disso, para cada tipo de mensagem, também haverá um canal comunicativo mais adequado do que outro – e tal detalhe sempre deve ser ponderado.

4. Estabeleça qual é a mensagem a ser comunicada

Com o propósito, o público e o canal em mente, chegou o momento de definir qual é a mensagem a ser retratada. Como você quer impactar o seu público? E o que, exatamente, deseja repassar? Pense no comunicado, mas não se esqueça, paralelamente, que definir o tom de voz perfeito é fundamental.

Cada marca terá o seu próprio tom de voz nos processos comunicacionais – afinal, é isso que concede a originalidade ideal e agrega valor à organização. E é elementar que as ações empregadas no dia a dia reflitam esse tom – caso contrário, fica muito difícil ser coerente e repassar confiabilidade, sobretudo a longo prazo.

Desta maneira, questione-se sobre a identidade repassada em todos os pontos de contato com o público, incluindo os conteúdos publicados (e não apenas as mensagens individuais) – além de considerar em quais canais tal mensagem será veiculada, claro. Fará toda a diferença a fim de criar um plano de comunicação assertivo, que tende a contribuir positivamente para os resultados da corporação.

5. Defina o orçamento previsto para tais processos comunicativos

Comunicar-se efetivamente requer recursos – ainda mais quando uma estratégia está bem consolidada. Portanto, saiba o quanto precisará para cumprir com o planejado – antes mesmo de aprovar, no desespero, o seu plano comunicativo.

Quando criar um plano de comunicação, sempre pense no ROI de cada possível ação para direcionar melhor a verba – e jamais siga às cegas. A partir disso, ficará mais fácil pensar nas condutas requeridas dali para frente, planejando as ações e pensando sobre os seus responsáveis e os seus impactos, individual e coletivamente.

6. Ajuste a frequência de comunicação e proponha um cronograma com base nisso

A frequência também conta ao criar um plano de comunicação – visto que é requerido achar o equilíbrio perfeito de postagens ou contatos para evitar a ausência e a inconveniência – tudo ao mesmo tempo. Assim, descubra se é melhor se comunicar de forma síncrona, assíncrona, e qual é o prazo perfeito para tal.

A partir disso, direcione os seus esforços para compor um calendário que guie as suas atividades relacionadas. Quando cada ação será colocada em prática? Quando cada responsável colocará as suas tarefas em vigor? E a que momento do ciclo de vendas, por exemplo, tudo deve iniciar e terminar?

Garanta que os processos estejam inter-relacionados – e que a conduta que você teve em um dia siga como uma continuação do diálogo que será firmado no dia seguinte. Não deixe de considerar ao fazer um plano de comunicação, visto que isso impacta na imagem da sua empresa e nos próprios processos internos, agregando agilidade no fluxo de trabalho.

7. Estipule indicadores de resultado para medir o sucesso ou fazer melhorias

Ninguém quer criar um plano de comunicação sem motivo, na ausência de foco e objetivos. Mas, como saber que o planejamento foi bem-sucedido e atingiu os propósitos almejados? O segredo está em, desde o princípio, estabelecer quais são os seus indicadores de resultado.

Avaliar a efetividade do seu plano de ação na prática consiste em observar se as atividades estão dentro do esperado, em todos os sentidos – seja de prazo, respostas ou até mesmo em termos de custos. E é importantíssimo ir acompanhando isso ainda no curso do processo – e não apenas no final, já que, assim, melhorias podem ser rapidamente implementadas e erros podem ser prevenidos.

Embora os indicadores possam ser altamente variados – e devam ser pensados de forma personalizada, considere incorporar alguns exemplos ao desenhar a sua estratégia. Assim, os indicadores-chave podem incluir, a título de exemplo:

• Performance;
• Satisfação do cliente ou de demais partes interessadas;
• Erros e retrabalhos;
• Acesso ao site;
• Realização de uma ação – como ter clicado em um botão;
• Engajamento via redes sociais;
• Número de negócios fechados a partir de tal conduta.

Observando tais resultados, mesmo que os desfechos sejam negativos, saiba que nem sempre você precisará criar um plano de comunicação do zero. Contudo, ajustar a rota o quanto antes irá reduzir os riscos de ter que enfrentar o fracasso global, perder os recursos e ver toda a equipe desanimada, inclusive.

Geralmente, reorganizar e otimizar os processos ainda é muito mais válido do que abandonar tudo o que foi realizado para obter um plano de comunicação eficaz – ainda que cada caso mereça uma abordagem customizada. Além do mais, o seu modelo de plano de comunicação não é eterno – e como ele requer cuidados constantes, é normal ter que alterar alguns detalhes.

Fazer testes frequentes, pensar a longo prazo e estar em prontidão para se adaptar é fundamental. Jamais deixe de considerar e cuide com cada ruído, atraso ou falha na entrega, e avalie amplamente os seus pontos comunicativos. E, claro: sempre comunique o seu time se houver qualquer mudança na abordagem – por mais ínfima que possa parecer, ela pode fazer a diferença. Comunique como preferir, mas sempre é recomendado manter tudo documentado na base de conhecimento da sua empresa – aproveite a tecnologia ao seu favor!

Um bom plano de comunicação é uma das chaves para dialogar adequadamente e construir uma marca de valor

Pouco importa se você está pensando apenas nos clientes, ou se já foi além e considerou o seu processo comunicativo com demais elementos-chave – sejam eles investidores ou stakeholders de um certo projeto, por exemplo: pare de se questionar como criar um plano de comunicação e parta para a prática a partir dessas dicas.

Um plano de comunicação eficaz não é algo impensado, que surge da noite para o dia. Mas, ao mesmo tempo, é rápido obtê-lo quando se tem a visão proposta por este conteúdo. Assim, catalise o processo começando hoje mesmo a se programar, construindo o seu plano a partir de cada estágio deste passo a passo.

Inclusive, saiba que isso fica ainda mais fácil em um ambiente de trabalho on-line como o Bitrix24. Com ele, comece a criar um plano de comunicação pensado exatamente sobre as necessidades da sua empresa e conte com recursos usuais e inteligentes para:

• Alimentar uma base de conhecimento que guia todas as ações comunicativas;
• Criar um cronograma de execução – incluindo listas de tarefas individuais, calendários especializados e quadros Kanban em grupo;
• Manter dados peculiares sobre o seu público – ou mesmo o mercado, ou ciclo de vendas – em apenas um lugar, com um CRM dedicado;
• Comunicar o time interno sobre a direção criativa a seguir e trocar ideias a respeito do tom de voz;
• Avaliar os resultados através de KPIs, bem como de relatórios inteligentes e automatizados;
• Concentrar todos os esforços e fluxo de trabalho envolvido com as estratégias de comunicação e muito mais!

Redigir um plano de comunicação empresarial requer esforços. Mas, sem dúvidas, ele traz muitas recompensas para a sua empresa. Tenha o apoio do Bitrix24, a partir das funcionalidades expostas, para chegar lá – registre-se gratuitamente! 

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