7 Dicas Essenciais de Controle de Despesas para Pequenas Empresas

A falta de controle financeiro pode prejudicar a viabilidade de todo e qualquer negócio. Portanto, nas pequenas empresas, o rastreamento de despesas é um grande aliado para manter um fluxo de caixa saudável, minimizar os custos e otimizar os processos internos visando atingir o sucesso.

Mas você sabe como gerenciar os seus custos pensando em entradas, saídas e melhorias frequentes? Este artigo vai te ajudar de uma vez por todas. Aqui, descubra as melhores dicas para controlar as despesas da sua empresa nos pormenores, pensando em cada detalhe. Confira já!

Perguntas frequentes

Como fazer o rastreamento de despesas em pequenas empresas? As principais dicas reunidas em apenas um lugar!

Ser uma pequena empresa, hoje em dia, não é sinônimo de inferioridade. No Brasil, a maioria dos negócios são compostos por microempreendedores individuais, os famosos MEIs, ou então pequenas e médias empresas (PMEs). E, mesmo com o porte menor, ainda há a necessidade de cuidar das finanças para seguir com um negócio viável e ganhar escalabilidade ao longo prazo.

Por sorte, com o surgimento de ferramentas tecnológicas, como os softwares de controle de despesas de empresas, ficou ainda mais fácil realizar o rastreamento de despesas. Mesmo assim, é preciso ter um breve conhecimento teórico para partir para a prática de maneira bem-sucedida. O seu objetivo é saber como seguir tais princípios?

Então siga com um gerenciamento financeiro empresarial exímio a partir das seguintes dicas:

1. Faça todo o planejamento financeiro da empresa

Fazer um plano financeiro é o primeiro passo para conseguir realizar o rastreamento de despesas do seu negócio. Portanto, é preciso se sentar com calma e visualizar qual é a situação atual e onde a sua empresa pretende chegar – tendo tal aspecto em mente.

• Atualmente, quais são as suas despesas?
• Quais custos estão envolvidos com o desenvolvimento do seu produto ou serviço?
• Você tem noção do quanto entra e sai de dinheiro mensalmente?
• Há previsões de capital? Faturamento? E receita?

Questionando-se pontos como estes, você consegue ter o pontapé inicial para o gerenciamento financeiro empresarial, pensando em como controlar os custos eficientemente e gastar os seus recursos mais sabiamente.

2. Anote todos os seus gastos assim que concretizá-los

Seguir com o controle das despesas da empresa, sejam elas fixas ou variáveis, é uma das maiores chaves para o rastreamento de despesas. Pois, quando o empreendedor tem um controle fino do que ele gasta, bem como do seu fluxo de caixa, torna-se muito mais simples se manter organizado, controlar os investimentos e estar preparado para ir além ou superar certas instabilidades de mercado – adaptando-se muito mais rápido.

O mais indicado é fazê-lo assim que a compra for efetuada, ou no máximo uma hora depois do ocorrido – prevenindo o esquecimento e o comprometimento do seu rastreamento de despesas. Tal ponto deve ser considerado, sobretudo, quando estiver em movimento, ao levar em conta o controle de despesas de viagem, por exemplo.

Para evitar ter que ficar se perdendo em meio a papéis e canetas, considere fazer o uso de um software de controle de despesas da empresa. Além disso, tal ato te poupa tempo para se preocupar com outros afazeres, como tarefas táticas, e agregar ainda mais potencial!

3. Mantenha todos os seus pagamentos sempre em dia

Parte do controle de despesas de um negócio consiste em monitorar as contas a pagar e se certificar de que não há pendências deixadas para trás. Afinal, quando a organização começa a acumular dívidas, entra-se em um efeito-dominó que tende a se agravar – dificultando o ato de progredir e se organizar.

Os juros cobrados pelas instituições bancárias – ou mesmo pelos cartões de crédito – podem sufocar o seu negócio. Portanto, vale mais a pena apelar para uma renegociação, se for o caso, do que prejudicar a sua imagem em meio aos fornecedores, manchar o seu CNPJ e nutrir dívidas. Mantenha as despesas de pequenas empresas ordenadas para não prejudicar o seu aporte de capital, bem como a sua reputação como um todo.

Se for preciso, até ative lembretes no seu calendário pessoal para se recordar das datas importantes para pagar os impostos, contas de energia, certas aquisições, ou qualquer fatura pendente que desejar. O mais importante é estar regularizado quanto aos prazos e em dia com as suas obrigações, já que tudo neste nicho está interconectado!

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4. Fique de olho nos custos envolvidos com os funcionários e nos seus resultados

Os gastos com a mão de obra estão entre as principais despesas das pequenas empresas brasileiras. Pensando nisso, você deve seguir com o rastreamento de despesas advindas de tal setor para checar a viabilidade de manter todos esses mesmos talentos na empresa.

A performance dos colaboradores está condizente com o salário que está sendo pago? Será que não valeria mais a pena considerar contratar um profissional freelancer ou terceirizado?
Manter o controle de despesas da empresa neste sentido te ajudará a economizar recursos e, quem sabe, até agregar mais produtividade. Sem contar que é fundamental garanti-lo a fim de seguir com assertividade a longo prazo – considerando que esta é uma despesa tão relevante do fluxo de caixa mensal.

O mais interessante de tudo é que, em programas tais quais o Bitrix24, as PMEs conseguem conferir o ranking dos funcionários baseado no seu desempenho individual, checando se, de fato, que aquela quantia que está sendo despendida com o seu salário é válida considerando os resultados gerados. Obviamente, olhar para os valores não é tudo – mas pode ajudar a encontrar lacunas a serem trabalhadas.

5. Planeje previamente as suas ações de marketing e as compras grandes

Em uma era em que estar presente e ativo nas mídias sociais e plataformas on-line, é quase que obrigatoriedade para seguir firme no mercado, é elementar controlar as despesas da empresa voltada para este nicho. No entanto, a necessidade de investir – sem o devido planejamento – pode fazer você gastar mais do que deveria, perdendo-se no rastreamento de despesas.

Para evitar tal percalço, é altamente recomendado planejar com antecedência as suas ações de marketing – ao invés de se jogar no impulso sem pensar. Pense bem antes no que vai querer investir, tenha um plano claramente definido – que realmente vá de encontro aos seus alvos e princípios – e cogite como fará para pagar por tal serviço ou aquisição, por exemplo. Assim, você acabará ficando longe do descontrole, o que é capaz de prejudicar altamente a sua empresa.

O mesmo princípio vale para compras grandes da empresa. Será que o seu negócio precisa mesmo disso para crescer? Pense com bastante calma antes de adquirir novas dívidas e siga baseado em análises críticas e planejamentos!

6. Siga com o controle de despesas categorizado para saber onde está indo parar o seu fluxo de caixa

Você tem ideia de quais setores da sua companhia demandam mais recursos financeiros? E quais atividades requerem investimentos frequentes? De fato, ao ter tais pontos em mente, fica mais fácil manter o controle das despesas da empresa e até pensar em melhorias caso a caso.

Assim, use as ferramentas de controle de despesas de sua preferência e segmente todos os gastos por categoria. Você pode, por exemplo, dividir os valores como:

• Aluguel de espaços;
• Transporte;
• Contas de água, telefone e energia;
• Honorários ou salários fixos dos funcionários;
• Impostos;
• Ações de publicidade e propaganda;
• Taxas bancárias;
• Demais gastos frequentes ou sazonais da empresa;
• Outros.

Tal comportamento te apoiará no momento de manter o rastreamento de despesas tanto no dia a dia convencional quanto no controle de despesas de viagens esporádicas, por exemplo. O importante é ter uma visão clara acerca dos custos por modalidade a fim de atuar de maneira mais assertiva sobre a sua gestão financeira.

7. Invista em tecnologia para automatizar os seus processos financeiros e facilitar o rastreamento de despesas

O rastreamento de despesas pode te levar a uma economia de custos, contudo, isto não acontece em um curto período de tempo. Para conseguir controlar eficientemente os seus gastos, será preciso investir em tecnologia.

Abandonar as planilhas de Excel ou as anotações manuais e partir para o uso de um software financeiro pode ser a chave para atingir mais autonomia e controle – sem grandes esforços – ao longo do tempo. Desta maneira, é importantíssimo investir em uma solução como tal para economizar o trabalho árduo dos seus recursos humanos e focar no que realmente é essencial.

Em programas como o Bitrix24, por exemplo, pode-se gerar faturas, controlar as despesas atribuídas a qualquer projeto e adicionar integrações do Marketplace para ampliar as funcionalidades e acompanhar qualquer movimento financeiro que seja feito na empresa. E o grande destaque está na automação: já que o trabalho duro não será feito pelos membros do seu time, nem muito menos por você.

Devido à aplicação de uma tecnologia inteligente e recursos integrados de última geração, são os próprios bots que vão tocando o trabalho – seguindo os fluxos de processos pré-programados – e garantindo que tudo está seguindo conforme o planejado. Na prática, são muitas as ferramentas de controle de despesas a explorar, portanto, registre-se hoje mesmo e aproveite!

O equilíbrio ideal entre o método e a disciplina te levarão ao sucesso!

Seguir sabiamente com o rastreamento de despesas não é um comportamento que se sucede da noite para o dia. Mas sim, trata-se de um hábito que deve ser estimulado e constantemente cultivado.

Portanto, há diversos especialistas que defendem que o segredo para tornar o controle de gastos eficientes está no método e na disciplina.

Primeiramente, com o método, adota-se uma gama de estratégias – incluindo as dicas que foram destacadas ao longo deste artigo – a fim de melhorar os próprios resultados da empresa e checar os dados dos processos em andamento bem de perto.

E, depois, segue-se com a disciplina para colocar em prática o controle de gastos necessários, prosseguir com a administração e os cuidados constantes com o fluxo de caixa, e manter a constância seguindo as dicas.

Afinal, controlar as suas despesas como pessoa jurídica vai muito além de separar a sua conta bancária empresarial da pessoal, não é? Procure iniciar com os insights abordados aqui e desfrute dos benefícios da gestão financeira, você notará toda a diferença!

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