O que é a automação de documentos: 9 etapas iniciais para começar

Automatizar pode somar para as companhias uma enorme vantagem competitiva, já que, ao economizar tempo e recursos, os colaboradores acabam se dedicando a atividades mais produtivas e estratégicas – levando o negócio a outro patamar.

Se você não sabe por onde iniciar, mas gostaria de desfrutar dos seus benefícios, leia este artigo para compreender o que é a automação de documentos e as principais dicas para colocá-la em prática – colhendo incríveis resultados. Vamos lá?

Perguntas frequentes

Entendendo o que é a automação de documentos

Felizmente, compreender o que é a automação de documentos é mais fácil do que explorá-la na prática. Então, a visualização de todo o conceito é o primeiro passo para alcançar o sucesso desejado!

Basicamente, o processo consiste em fazer o uso de algum software para criar e gerenciar os seus documentos eletrônicos com eficiência, minimizando o retrabalho e as tarefas manuais (a partir de modelos). Desta forma, as equipes se preocupam em criar um fluxo de modelos de documentos pré-prontos e até de aprovações automáticas a fim de adquirir agilidade e uma maior produtividade.

A grande vantagem é que a automação de documentos é multifacetada – já que as organizações dos mais distintos tamanhos e nichos podem aproveitar os seus pontos positivos.

Os principais benefícios da automação de documentos

Embora nem todos os gerentes e/ou fundadores tenham parado para pensar no que é a automação de documentos, a verdade é que ela pode ser transformadora para a rotina de uma empresa.

Como benefícios da automação de documentos, podemos citar:

• A redução de erros a partir da criação de modelos precisos e confiáveis: já que, ao automatizar o processo, as empresas minimizam os enganos ocorridos quando os seus funcionários redigem um contrato ou criam um arquivo do zero;
• O ganho de agilidade no fluxo de trabalho (bem como da produtividade): afinal, depois de saber o que é a automação de documentos e passar a colocá-la em prática, as companhias criam os seus arquivos muito mais rapidamente – eliminando aquela tarefa árdua e demorada de ter que escrever cada contrato ou documento por vez. Sem contar o aumento indiscutível da produtividade, ou mesmo da motivação dos funcionários;
• O controle da qualidade: visto que a automação do fluxo de trabalho de documentos soma pontos positivos ao manter um layout e estrutura consistentes – agregando valor para a organização como um todo.

Ao automatizar um arquivo, a empresa vislumbra vantagens em seus processos tecnológicos (permanecendo moderna e ágil), no seu setor jurídico (mantendo os documentos nas conformidades legais e sem erros) e ainda impulsiona o negócio e a rotina dos funcionários.

Saiba como realizar a automação de documentos comerciais em 9 passos:

Quem dera a automação consistisse, pura e simplesmente, da criação de um modelo para o seu documento. Portanto, de modo a simplificar o processo e garantir que todos os benefícios almejados sejam atingidos (mesmo com os desafios), nada melhor do que conferir as principais etapas e dicas para conseguir automatizar os seus documentos corporativos. Acompanhem!

1. Questione-se sobre o objetivo da automação

Engana-se quem pensa que, após entender o que é a automação de documentos, basta seguir para a sua implementação – colocando os conceitos aprendidos em prática. A realidade é que existe um caminho prévio que precisa ser seguido por companhias que visam o sucesso.

O primeiro passo, neste caso, é definir por que uma solução de automação deve ser aplicada no negócio. Afinal, ter a ideia do que se pretende obter a partir de tal ferramenta fará você cogitar operar em uma interface mais apropriada. Bem como pensar sobre a criação de modelos que cumpram, realmente, com os princípios desejados – somando vantagens para todos os lados.

Com os objetivos em mente, daí sim, os responsáveis podem partir para a escolha do seu programa de automação de documentos, realizar o planejamento do processo e implementar o projeto.

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2. Trabalhe com um bom software de automação de documentos

É praticamente impossível explorar tudo o que é a automação de documentos e as suas vantagens sem ter em mãos o sistema de automação ideal. A boa notícia é que você não precisa ter uma equipe especialista em TI ou mesmo entender de programação para deixar os seus arquivos fluírem no modo automático.

Assim, um programa de automação do processamento de documentos permite que a tecnologia seja utilizada da melhor forma ao gerenciar os arquivos presentes no dia a dia da empresa.

Neste caso, um bom exemplo de software de automação de documentos é o Bitrix24 – uma solução sem complicações para as empresas que precisam:

• Criar e configurar os seus modelos de documentos;
• Enviar arquivos para as etapas superiores de aprovação (gerando ações autônomas e avançadas);
• Salvar modelos pré-prontos em um lugar seguro e extremamente acessível (até via aplicativo);
• Emitir faturas recorrentes a partir de um CRM inteligente (acoplado) e muito mais.

Certamente, será mais simples definir a automação e gerar documentos como cotações e faturas de forma produtiva e organizada para a sua empresa. Vale a pena investir!

3. Pense sobre quais documentos você pode automatizar

Embora o processo possa trazer vantagens para qualquer tipo de documento, de fato, não são todos os arquivos que serão automatizados. Por isso, é ideal que os gestores pensem em quais documentos automatizar – trabalhando a partir de uma lista prioritária.

Se você ainda não tem muita ideia sobre o que é a automação de documentos e em quais arquivos aplicá-la, é altamente recomendado separar os arquivos vigentes em sua empresa e avaliá-los a partir dos pontos abaixo. Caso eles se enquadrem em uma ou mais categorias mencionadas, será relevante pensar a respeito da automação:

• Utilização/Repetitividade: documentos que são abertos e usados mais do que uma vez por semana são ótimos candidatos passíveis para a automação;
• Cópia de dados externos: os arquivos compostos “copiando e colando” informações externas também se enquadram no caso – sobretudo quando são frequentemente empregados;
• Campos opcionais ou personalizados (seguindo uma estrutura): arquivos com diversos campos opcionais ou com espaços reservados para o preenchimento personalizado, que seguem uma estrutura em comum, também merecem ser considerados;
• Cadeia de aprovações: modelos que passam por múltiplas aprovações, igualmente, são um dos mais bem-vindos ao cogitar a automação de documentos corporativos.

Aqui, a dica é simples: liste os documentos candidatos do seu processo de automação e veja se eles cumprem com os elementos mencionados acima. Quanto mais pontos do checklist se encaixarem como a característica de determinado arquivo, mais plausível será a sua automação. É importantíssimo ter isso em mente!

4. Atue a partir de um calendário e planeje o processo

Dependendo da natureza e do tamanho, os projetos de automação podem levar de anos a meses para serem concluídos – ainda que o conceito envolvido possa parecer simples.

Para estabelecer o cronograma do seu processo de automação, fazendo o uso de um calendário de projeto, sempre é preciso:

• Definir a quantidade de documentos a serem automatizados;
• Verificar se já existe um modelo pré-definido para prosseguir para a automação em si;
• Checar a complexidade envolvida com cada arquivo.

A partir de tais dados, a equipe estabelece uma linha do tempo para o planejamento, a consolidação de tais arquivos e a sua automação.

5. Tenha a aprovação dos superiores e da equipe envolvida

Definiu toda a estrutura do seu projeto de automação? Com isso em mãos, você precisará da aprovação das pessoas certas para fazê-lo acontecer – tanto para aplicar os padrões de segurança da empresa até obter o orçamento necessário para tal, por exemplo.

Ainda que não exista ninguém superior a você na hierarquia da empresa, é sempre importante obter as permissões de pessoas relacionadas – discutindo a respeito do projeto e dos aspectos que contribuem para a sua viabilidade com terceiros.

Neste ponto, as aprovações envolvendo o orçamento, as informações de segurança e o departamento de TI – ou mesmo do pessoal de tecnologia em geral – estarão plenamente relacionados e devem entrar para a pauta.

6. Prepare os seus modelos, aplique a lógica e automatize

Com as aprovações ideais e o planejamento viabilizado, é hora de partir para as seguintes etapas – que andam de mãos dadas:

1. A consolidação dos seus modelos: deixando-os prontos para os estágios seguintes;

2. E a sua devida automatização: aplicando a lógica por trás das interações e garantindo que o seu funcionamento flua intuitivamente – a partir dos pontos desejados.

Mais uma vez, trabalhar com um software de automação como o Bitrix24 é altamente indicado porque a integração ocorre de imediato. Ou seja: no mesmo lugar em que você cria os documentos, é possível salvá-los, criando modelos, ou direcioná-los para um fluxo de múltiplas aprovações. Ainda, integrando com o seu CRM ou programa de RH usual. Com extrema eficiência e facilidade!

7. Não se esqueça de adicionar valor para a marca a partir dos templates

Quem explora plenamente o que é a automação de documentos (e ainda vai além) usa isso ao seu favor para ter um controle global sobre a sua marca. Portanto, antes mesmo de partir para a automação do processamento de documentos em si, garanta que todos os materiais criados – como os modelos – sigam de forma padronizada, totalmente atrelados ao branding.

Seja em uma fatura, um orçamento ou no contrato de trabalho, o ideal é que todos os envolvidos sejam igualmente impactados. Assim, os documentos devem incluir os elementos que representam a companhia, como o logotipo, a paleta de cores e as mensagens retratadas pela marca, mantendo a experiência coesa em qualquer interação realizada.

8. Faça um teste antes da implementação final

Depois de automatizar os documentos, você está mais próximo do que nunca da etapa final. No entanto, é preciso rodar um teste para garantir que o arquivo preparado esteja pronto para revolucionar o seu fluxo de trabalho – e não o contrário.

Mais importante do que testar o resultado por si mesmo é, de fato, ouvir a opinião sobre a praticidade a partir dos seus próprios usuários. Então, selecione uma grande variedade de indivíduos para testarem a ferramenta e disponibilize os entregáveis do projeto para ver se eles surtem o efeito desejado.

Os documentos são facilmente editáveis? Os modelos se adequam às necessidades? Existe algum processo que ainda não está bem claro em termos de aprovação ou do próprio fluxo de documentos? O trabalho, em si, está sendo facilitado? Ainda falta algum detalhe?

Pensar na experiência do usuário – ainda que eles sejam os seus próprios funcionários – é essencial. Portanto, jamais lance a automação definitiva sem garantir o teste e as fases piloto (se for o caso) antecipadamente.

9. Treine os colaboradores para garantir o workflow

Na teoria, a automação poupará o tempo dos seus empregados – que já não precisarão mais criar um documento usual do zero, certo? Mas para que os resultados sejam sentidos prontamente, incluindo a qualidade, é preciso treinar os colaboradores previamente – sobretudo se você estiver lidando com um programa de automação diferenciado ou com novas funcionalidades.

Portanto, assim que a etapa de testes estiver concluída, treine os envolvidos e integre a ferramenta (junto aos modelos) no dia a dia da sua empresa. Forneça o suporte ideal, principalmente no início, para que os funcionários possam tirar todas as suas dúvidas. E, de preferência, atribua um responsável que já tenha uma maior experiência para coordenar de perto o processo.

Embora a implementação possa demorar um pouco para ocorrer, dependendo da complexidade envolvida, certamente, os benefícios chegarão o quanto antes possível.

Na automação de documentos, integrar é a chave!

Boa parte do valor da automação de documentos está na capacidade de aliar os dados de fontes diversas, como o próprio software de CRM ou os sistemas de análise ou RH utilizados pela própria empresa.

Como consequência, é muito melhor atuar em uma plataforma única, que permite tanto a gestão de documentos e a sua automação, quanto a integração com os dados dos fornecedores ou dos clientes – a partir do CRM.

Após desbravar o que é a automação de documentos e os nove passos para colocá-la em vigor, conte com a ajuda do Bitrix24 para integrar todos os seus arquivos aos dados e às informações relevantes para a sua empresa. Aproveite!

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