Gerenciamento de documentos on-line: 11 dicas para gerenciar os documentos on-line facilmente

Antigamente, as companhias precisavam manter os seus documentos por anos em salas de arquivos e pastas sem fim. Hoje, com o gerenciamento de documentos on-line, a rotina tem ficado cada vez mais fluida e produtiva. Mas para fazê-lo da maneira correta e adicionar qualidade, algumas dicas são muito bem-vindas. Confiram as principais neste artigo!

Perguntas frequentes

As melhores dicas para o gerenciamento de documentos on-line

O gerenciamento de documentos on-line é, realmente, mais válido do que trabalhar com papéis arquivados em pastas físicas? A resposta é sim, mas desde que ele seja feito do jeito certo. Até porque, o fato de digitalizar e distribuir os seus arquivos digitalmente (sem organizá-los) está longe de representar uma gestão eficaz.

Portanto, nada melhor do que conferir as principais dicas para gerenciar os seus arquivos on-line e desfrutar de todos os benefícios advindos do processo. Vamos acompanhar?

1. Sempre mantenha os arquivos disponíveis na nuvem

Pouco importa se a sua empresa adota ou não o trabalho remoto. A realidade é que armazenar os documentos em nuvem já é uma necessidade. E isso vai, na verdade, muito além de poder acessá-los em casa, quando estiver em home office, ou a partir de qualquer lugar. Os motivos? Algumas situações são listadas abaixo como exemplo.

Então, imagine que:

• Todos os seus arquivos estavam guardados em um computador pessoal que estragou;

• O HD externo onde a empresa mantinha tudo seguro está com um erro de leitura;

• Um colaborador deletou, acidentalmente, aquela versão oficial do documento – que só era mantida em um determinado computador.

De fato, se desesperar não resolverá nenhum dos casos (o que é muito parecido com o exemplo de guardar os arquivos em uma sala que alagou). Portanto, a dica número um para todas as empresas é realizar o gerenciamento de documentos on-line, mantendo tudo em nuvem para prevenir que os imprevistos comprometam o seu workflow ou o trabalho árduo. 

2. Implemente um sistema de gerenciamento de documentos on-line

A melhor forma de garantir que os seus arquivos não só estejam disponíveis a qualquer hora e lugar, como também estejam devidamente controlados, é contar com um software de gestão de documentos.

Com o sistema de gerenciamento de documentos on-line adequado, é possível criar pastas segmentadas e encontrar os documentos com facilidade. Ainda, as plataformas mais especializadas, como o Bitrix24, permitem edições e atualizações em tempo real, compartilhamento privado ou em grupos de trabalho, ciclos de aprovações de documentos e muito mais.

Portanto, se quiser avançar na era moderna com o máximo de sucesso empresarial, trate de administrar cada arquivo importante com a solução certa. Tal conduta terá o seu diferencial!

Lembre-se, no entanto, de reservar um tempo para o treinamento dos funcionários e para a implementação da ferramenta. Pois, apesar da facilidade de sistemas como o mencionado acima, deve-se contar com o processo adaptativo dos próprios empregados. Considere sempre!  

3. Nomeie um encarregado para gerenciar os documentos

As companhias que desejam ter sucesso no gerenciamento de documentos on-line devem contar com um profissional para liderar o trabalho – sobretudo ao sair do zero. Basicamente, este colaborador não apenas coordenará o processo de implementação de um sistema em si, como manterá toda a comunidade informada e engajada.

Além de ter um pleno conhecimento sobre o processo de gestão e do que será realizado, mantendo o controle, é interessante que este especialista possa promover o apoio ideal para a equipe – servindo como um membro referência em caso de dúvidas ou da necessidade de atualizações. 

4. Padronize a organização dos arquivos

Quando uma organização parte para o gerenciamento de documentos on-line, com certeza ela está buscando uma rotina laboral mais fluida e organizada. Mas para atingir tais resultados com exímia qualidade, o mínimo de padronização se torna essencial!

Para que os arquivos sejam encontrados com facilidade (ou mesmo que não se percam), a equipe precisa saber exatamente onde eles estão – a partir de uma estrutura lógica que facilite a utilização de todos.

Então, por que não separar os documentos em pastas e estabelecer um método para que todos os colaboradores saibam como segmentar e achar os arquivos on-line? Afinal, de nada adiantará apenas um funcionário saber como todos os processos foram organizados. Ou, muito menos, manter e gerenciar todos os documentos na nuvem, mas sem nenhuma etapa processual – misturando tudo no seu sistema digital.

Ao gerar estruturas internas (como pastas), padronizar o processo e repassá-lo aos envolvidos, ficará muito mais simples administrar e localizar toda a documentação do sistema de gerenciamento de projetos on-line.

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5. Sempre que possível, atualize os documentos imediatamente

Sabe aquela história de deixar tudo para depois? Pois, quando o assunto é o gerenciamento de documentos on-line, a procrastinação pode se tornar um problema seríssimo para a rotina dos funcionários e da empresa. Afinal de contas, em pouco tempo, você poderá ter uma pilha de papéis para organizar (fisicamente e digitalmente) e se perderá, facilmente, em meio a tudo o que precisa ser realizado.

Portanto, uma das principais dicas aqui é manter a documentação do sistema de gerenciamento de projetos on-line devidamente atualizada. Caso não seja possível digitalizar os arquivos e coordená-los no espaço virtual em tempo real, não tem problema! Mas ao menos se organize para fazê-lo diariamente ou algumas vezes por semana – de acordo com o seu fluxo de trabalho.

Não espere que o trabalho pendente se acumule e te impeça de operar com qualidade. Além de prejudicar a administração dos processos, tal conduta pode até influenciar negativamente nas decisões estratégicas da empresa – caso uma reunião importante esteja sendo conduzida, por exemplo, e a equipe de gestão não tenha obtido o acesso a certos dados cruciais. Sempre tenham isso em mente!

6. Substitua completamente as versões antigas de documentos

Manter os documentos novos e os antigos no seu sistema de gestão de projetos é um comportamento que abre portas para confusões e erros. Afinal de contas, é muito fácil trabalhar a partir de uma versão desatualizada ou acabar utilizando tal arquivo indevido como referência.

Então, a melhor conduta a ser adotada no gerenciamento de documentos on-line é substituir ou excluir os arquivos antigos completamente. O lado bom é que em soluções de gestão de documentos de qualidade, como no Bitrix24, os gestores podem rastrear toda e qualquer alteração nos documentos – operando a partir de versões atualizadas que reduzem o risco de erros pela equipe.

Assim, o time segue editando o arquivo mais recente, mas, ao mesmo tempo, não perde a referência de versões anteriores (que é algo que pode ser de extrema relevância ao longo do tempo). É o ideal! 

7. Use as marcações para localizar tudo com facilidade

No gerenciamento de documentos on-line, nem todos os profissionais dão a atenção devida para as marcações. No entanto, quem já lida há algum tempo com a administração de documentos virtuais sabe que elas são cruciais.

Ao adicionar as etiquetas e as menções corretas em pastas ou documentos, é muito mais fácil encontrar exatamente aquilo arquivo que você precisa. E, sem dúvidas, ainda é imensamente mais ágil e vantajoso do que ter que procurar em uma sala cheia de armários e arquivos, concordam? 

Por mais que o software de gestão escolhido tenha campos exclusivos para a busca, é crucial que a empresa adote o seu próprio sistema de nomenclatura (a partir de nomes padronizados) e/ou adicione as marcações e etiquetas adequadas para economizar o tempo do time e somar produtividade a partir de uma pesquisa filtrada. A partir das marcações, inclusive, torna-se mais visível identificar possíveis duplicatas, garantindo que o sistema flua adequadamente.

8. Planeje os acessos e as restrições de documentos

Uma coisa é certa: nem todos os membros da equipe podem (ou mesmo devem) ter acesso aos documentos corporativos integralmente. Assim, ao pensar sobre o gerenciamento de documentos on-line, os responsáveis precisam conceder os acessos e as permissões a partir de um planejamento prévio.

Além de cogitar sobre quem poderá visualizar o arquivo, listando os responsáveis, lembre-se de checar se ele estará disponível somente para a edição, leitura ou ambos. Até porque certos documentos já poderão estar em sua versão final e não poderão (de jeito algum) serem modificados.

Ao estabelecer os direitos de acesso e permissões aos documentos, acomode os detalhes conforme as necessidades do seu time e projete tudo adequadamente – principalmente em documentos que colocam em risco a segurança dos processos da empresa ou equipe.

9. Foque em processos comunicativos eficientes

A falta de comunicação ideal pode levar um projeto ao fracasso. Portanto, durante o gerenciamento de documentos on-line, coloque a comunicação entre os interessados como uma das suas principais prioridades e tente sintonizar ambas as partes.

Imagine, por exemplo, que você tem um arquivo a ser atualizado em sua plataforma urgentemente. O que é mais fácil: enviar e-mails isolados para cada um dos envolvidos ou abrir um grupo de trabalho para compartilhar os documentos e as informações on-line e em tempo real com todos? Incluindo notificações frequentes? 

Para que melhores resultados sejam colhidos, integre a gestão de arquivos à comunicação entre a equipe a partir de uma única solução. A partir de plataformas como o Bitrix24, as empresas eliminam a necessidade de contar com um aplicativo para cada função. Já que, em apenas um lugar, você acaba gerenciando os documentos on-line facilmente e conversando instantaneamente com o time para combinar cada detalhe! Vale a pena explorar!

10. Pare de compartilhar os arquivos por e-mail

Apesar de ainda ser muito aplicado, o compartilhamento de arquivos via e-mail pode levar a vários tipos de problemas. Indo desde limitações de tamanho até a possibilidade de a mensagem cair no lixo eletrônico do destinatário ou estar desatualizada. De fato, não há dúvida alguma de que os sistemas de gestão de documentos on-line são muito mais recomendados (e eficientes) do que o e-mail quando se pretende manter tudo organizado e atualizado.

Como consequência, realizar o upload dos arquivos e mantê-los em nuvem é altamente viável – e o uso do e-mail para tais compartilhamentos deve ser evitado. O interessante, inclusive, é que a postagem on-line facilita o acesso a qualquer hora e lugar, sobretudo a partir de aplicativos de gestão de arquivos dedicados a alavancar o seu potencial a partir de uma série de funcionalidades. Neste caso, aproveite e deixe o e-mail para outros tipos de comunicações triviais – mas não para a gestão dos arquivos empresariais.

11. Certifique-se de realizar os backups regularmente

Implementar o gerenciamento de documentos on-line é importante, mas manter tais arquivos protegidos (além de organizados) a longo prazo é a maior prioridade. Comprovantes de pagamento, declarações, contratos, certificados, registros e escrituras: qualquer arquivo que faz parte da rotina da sua companhia deve ter a sua devida cópia de segurança através do processo de backup.

Por sorte, garantir a segurança dos dados e dos documentos da empresa é a prioridade do Bitrix24. Novamente, a plataforma surge como uma das melhores alternativas para a gestão de arquivos porque inclui recursos de segurança, backups frequentes e históricos atualizados.

Então, desde que a sua equipe se certifique de operar em um ambiente como este, adicionando tal camada de proteção frequente, todos os esforços colocados sobre o gerenciamento valerão a pena, sendo resguardados!  

Conclusão

O gerenciamento de documentos on-line vem transformando as organizações que buscam seguir as tendências da era moderna. Graças a ele, os arquivos permanecem em ordem, a produtividade é aumentada e a empresa consegue manter todos os seus dados seguros a longo prazo – sejam eles financeiros, jurídicos ou estratégicos.

Portanto, vencer o desafio da correta implementação vale muito a pena! E seguindo tais dicas, certamente, você estará gerenciando os documentos on-line facilmente e vislumbrando os benefícios citados acima. 

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