Gerenciamento de documentos on-line: 11 dicas para gerenciar os documentos on-line facilmente

11 min de leitura
Ariane Jaeger
27 de junho de 2022
Última atualização: 27 de junho de 2022
Gerenciamento de documentos on-line: 11 dicas para gerenciar os documentos on-line facilmente

Antigamente, as companhias precisavam manter os seus documentos por anos em salas de arquivos e pastas sem fim. Hoje, com o gerenciamento de documentos on-line, a rotina tem ficado cada vez mais fluida e produtiva. Mas para fazê-lo da maneira correta e adicionar qualidade, algumas dicas são muito bem-vindas. Confiram as principais neste artigo!


Perguntas frequentes

O que é o gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos envolve um conjunto de práticas que visam controlar, organizar e conservar os arquivos de uma instituição. Atualmente, a maioria das empresas vem optando por realizar tal processo on-line, a partir da gestão eletrônica de documentos.

Como organizar os documentos on-line?

Para organizar os documentos on-line:
  • Prepare os arquivos, digitalize-os e armazene na nuvem;
  • Conte com um software de gerenciamento de documentos;
  • Tenha um encarregado para o processo de gestão;
  • Padronize a organização dos arquivos;
  • Atualize os documentos com frequência;
  • Opere com versões e não guarde os arquivos antigos;
  • Utilize as marcações e os filtros;
  • Planeje os acessos e as restrições;
  • Foque em processos comunicativos integrados;
  • Pare de compartilhar tais arquivos por e-mail;
  • Realize os backups regularmente.

Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos é vantajosa porque:
  • Otimiza o fluxo de trabalho;
  • Contribui para a produtividade;
  • Permite que os arquivos cruciais fiquem organizados;
  • Promove uma maior mobilidade de acesso;
  • Apoia a transformação digital para tornar as companhias mais modernas.



As melhores dicas para o gerenciamento de documentos on-line

O gerenciamento de documentos on-line é, realmente, mais válido do que trabalhar com papéis arquivados em pastas físicas? A resposta é sim, mas desde que ele seja feito do jeito certo. Até porque, o fato de digitalizar e distribuir os seus arquivos digitalmente (sem organizá-los) está longe de representar uma gestão eficaz.

Portanto, nada melhor do que conferir as principais dicas para gerenciar os seus arquivos on-line e desfrutar de todos os benefícios advindos do processo. Vamos acompanhar?

1. Sempre mantenha os arquivos disponíveis na nuvem

Pouco importa se a sua empresa adota ou não o trabalho remoto. A realidade é que armazenar os documentos em nuvem já é uma necessidade. E isso vai, na verdade, muito além de poder acessá-los em casa, quando estiver em home office, ou a partir de qualquer lugar. Os motivos? Algumas situações são listadas abaixo como exemplo.

Então, imagine que:

  • Todos os seus arquivos estavam guardados em um computador pessoal que estragou;

  • O HD externo onde a empresa mantinha tudo seguro está com um erro de leitura;

  • Um colaborador deletou, acidentalmente, aquela versão oficial do documento – que só era mantida em um determinado computador.

De fato, se desesperar não resolverá nenhum dos casos (o que é muito parecido com o exemplo de guardar os arquivos em uma sala que alagou). Portanto, a dica número um para todas as empresas é realizar o gerenciamento de documentos on-line, mantendo tudo em nuvem para prevenir que os imprevistos comprometam o seu workflow ou o trabalho árduo. 

2. Implemente um sistema de gerenciamento de documentos on-line

A melhor forma de garantir que os seus arquivos não só estejam disponíveis a qualquer hora e lugar, como também estejam devidamente controlados, é contar com um software de gestão de documentos.

Com o sistema de gerenciamento de documentos on-line adequado, é possível criar pastas segmentadas e encontrar os documentos com facilidade. Ainda, as plataformas mais especializadas, como o Bitrix24, permitem edições e atualizações em tempo real, compartilhamento privado ou em grupos de trabalho, ciclos de aprovações de documentos e muito mais.

Portanto, se quiser avançar na era moderna com o máximo de sucesso empresarial, trate de administrar cada arquivo importante com a solução certa. Tal conduta terá o seu diferencial!

Lembre-se, no entanto, de reservar um tempo para o treinamento dos funcionários e para a implementação da ferramenta. Pois, apesar da facilidade de sistemas como o mencionado acima, deve-se contar com o processo adaptativo dos próprios empregados. Considere sempre!  

3. Nomeie um encarregado para gerenciar os documentos

As companhias que desejam ter sucesso no gerenciamento de documentos on-line devem contar com um profissional para liderar o trabalho – sobretudo ao sair do zero. Basicamente, este colaborador não apenas coordenará o processo de implementação de um sistema em si, como manterá toda a comunidade informada e engajada.

Além de ter um pleno conhecimento sobre o processo de gestão e do que será realizado, mantendo o controle, é interessante que este especialista possa promover o apoio ideal para a equipe – servindo como um membro referência em caso de dúvidas ou da necessidade de atualizações. 

4. Padronize a organização dos arquivos

Quando uma organização parte para o gerenciamento de documentos on-line, com certeza ela está buscando uma rotina laboral mais fluida e organizada. Mas para atingir tais resultados com exímia qualidade, o mínimo de padronização se torna essencial!

Para que os arquivos sejam encontrados com facilidade (ou mesmo que não se percam), a equipe precisa saber exatamente onde eles estão – a partir de uma estrutura lógica que facilite a utilização de todos.

Então, por que não separar os documentos em pastas e estabelecer um método para que todos os colaboradores saibam como segmentar e achar os arquivos on-line? Afinal, de nada adiantará apenas um funcionário saber como todos os processos foram organizados. Ou, muito menos, manter e gerenciar todos os documentos na nuvem, mas sem nenhuma etapa processual – misturando tudo no seu sistema digital.

Ao gerar estruturas internas (como pastas), padronizar o processo e repassá-lo aos envolvidos, ficará muito mais simples administrar e localizar toda a documentação do sistema de gerenciamento de projetos on-line.


Mais do que um sistema de Gestão de documentos, um pacote de trabalho on-line completo

Uma única plataforma para administrar seus negócios 

EXPERIMENTE AGORA!


5. Sempre que possível, atualize os documentos imediatamente

Sabe aquela história de deixar tudo para depois? Pois, quando o assunto é o gerenciamento de documentos on-line, a procrastinação pode se tornar um problema seríssimo para a rotina dos funcionários e da empresa. Afinal de contas, em pouco tempo, você poderá ter uma pilha de papéis para organizar (fisicamente e digitalmente) e se perderá, facilmente, em meio a tudo o que precisa ser realizado.

Portanto, uma das principais dicas aqui é manter a documentação do sistema de gerenciamento de projetos on-line devidamente atualizada. Caso não seja possível digitalizar os arquivos e coordená-los no espaço virtual em tempo real, não tem problema! Mas ao menos se organize para fazê-lo diariamente ou algumas vezes por semana – de acordo com o seu fluxo de trabalho.

Não espere que o trabalho pendente se acumule e te impeça de operar com qualidade. Além de prejudicar a administração dos processos, tal conduta pode até influenciar negativamente nas decisões estratégicas da empresa – caso uma reunião importante esteja sendo conduzida, por exemplo, e a equipe de gestão não tenha obtido o acesso a certos dados cruciais. Sempre tenham isso em mente!

6. Substitua completamente as versões antigas de documentos

Manter os documentos novos e os antigos no seu sistema de gestão de projetos é um comportamento que abre portas para confusões e erros. Afinal de contas, é muito fácil trabalhar a partir de uma versão desatualizada ou acabar utilizando tal arquivo indevido como referência.

Então, a melhor conduta a ser adotada no gerenciamento de documentos on-line é substituir ou excluir os arquivos antigos completamente. O lado bom é que em soluções de gestão de documentos de qualidade, como no Bitrix24, os gestores podem rastrear toda e qualquer alteração nos documentos – operando a partir de versões atualizadas que reduzem o risco de erros pela equipe.

Assim, o time segue editando o arquivo mais recente, mas, ao mesmo tempo, não perde a referência de versões anteriores (que é algo que pode ser de extrema relevância ao longo do tempo). É o ideal! 

7. Use as marcações para localizar tudo com facilidade

No gerenciamento de documentos on-line, nem todos os profissionais dão a atenção devida para as marcações. No entanto, quem já lida há algum tempo com a administração de documentos virtuais sabe que elas são cruciais.

Ao adicionar as etiquetas e as menções corretas em pastas ou documentos, é muito mais fácil encontrar exatamente aquilo arquivo que você precisa. E, sem dúvidas, ainda é imensamente mais ágil e vantajoso do que ter que procurar em uma sala cheia de armários e arquivos, concordam? 

Por mais que o software de gestão escolhido tenha campos exclusivos para a busca, é crucial que a empresa adote o seu próprio sistema de nomenclatura (a partir de nomes padronizados) e/ou adicione as marcações e etiquetas adequadas para economizar o tempo do time e somar produtividade a partir de uma pesquisa filtrada. A partir das marcações, inclusive, torna-se mais visível identificar possíveis duplicatas, garantindo que o sistema flua adequadamente.

8. Planeje os acessos e as restrições de documentos

Uma coisa é certa: nem todos os membros da equipe podem (ou mesmo devem) ter acesso aos documentos corporativos integralmente. Assim, ao pensar sobre o gerenciamento de documentos on-line, os responsáveis precisam conceder os acessos e as permissões a partir de um planejamento prévio.

Além de cogitar sobre quem poderá visualizar o arquivo, listando os responsáveis, lembre-se de checar se ele estará disponível somente para a edição, leitura ou ambos. Até porque certos documentos já poderão estar em sua versão final e não poderão (de jeito algum) serem modificados.

Ao estabelecer os direitos de acesso e permissões aos documentos, acomode os detalhes conforme as necessidades do seu time e projete tudo adequadamente – principalmente em documentos que colocam em risco a segurança dos processos da empresa ou equipe.

9. Foque em processos comunicativos eficientes

A falta de comunicação ideal pode levar um projeto ao fracasso. Portanto, durante o gerenciamento de documentos on-line, coloque a comunicação entre os interessados como uma das suas principais prioridades e tente sintonizar ambas as partes.

Imagine, por exemplo, que você tem um arquivo a ser atualizado em sua plataforma urgentemente. O que é mais fácil: enviar e-mails isolados para cada um dos envolvidos ou abrir um grupo de trabalho para compartilhar os documentos e as informações on-line e em tempo real com todos? Incluindo notificações frequentes? 

Para que melhores resultados sejam colhidos, integre a gestão de arquivos à comunicação entre a equipe a partir de uma única solução. A partir de plataformas como o Bitrix24, as empresas eliminam a necessidade de contar com um aplicativo para cada função. Já que, em apenas um lugar, você acaba gerenciando os documentos on-line facilmente e conversando instantaneamente com o time para combinar cada detalhe! Vale a pena explorar!

10. Pare de compartilhar os arquivos por e-mail

Apesar de ainda ser muito aplicado, o compartilhamento de arquivos via e-mail pode levar a vários tipos de problemas. Indo desde limitações de tamanho até a possibilidade de a mensagem cair no lixo eletrônico do destinatário ou estar desatualizada. De fato, não há dúvida alguma de que os sistemas de gestão de documentos on-line são muito mais recomendados (e eficientes) do que o e-mail quando se pretende manter tudo organizado e atualizado.

Como consequência, realizar o upload dos arquivos e mantê-los em nuvem é altamente viável – e o uso do e-mail para tais compartilhamentos deve ser evitado. O interessante, inclusive, é que a postagem on-line facilita o acesso a qualquer hora e lugar, sobretudo a partir de aplicativos de gestão de arquivos dedicados a alavancar o seu potencial a partir de uma série de funcionalidades. Neste caso, aproveite e deixe o e-mail para outros tipos de comunicações triviais – mas não para a gestão dos arquivos empresariais.

11. Certifique-se de realizar os backups regularmente

Implementar o gerenciamento de documentos on-line é importante, mas manter tais arquivos protegidos (além de organizados) a longo prazo é a maior prioridade. Comprovantes de pagamento, declarações, contratos, certificados, registros e escrituras: qualquer arquivo que faz parte da rotina da sua companhia deve ter a sua devida cópia de segurança através do processo de backup.

Por sorte, garantir a segurança dos dados e dos documentos da empresa é a prioridade do Bitrix24. Novamente, a plataforma surge como uma das melhores alternativas para a gestão de arquivos porque inclui recursos de segurança, backups frequentes e históricos atualizados.

Então, desde que a sua equipe se certifique de operar em um ambiente como este, adicionando tal camada de proteção frequente, todos os esforços colocados sobre o gerenciamento valerão a pena, sendo resguardados!  


Conclusão

O gerenciamento de documentos on-line vem transformando as organizações que buscam seguir as tendências da era moderna. Graças a ele, os arquivos permanecem em ordem, a produtividade é aumentada e a empresa consegue manter todos os seus dados seguros a longo prazo – sejam eles financeiros, jurídicos ou estratégicos.

Portanto, vencer o desafio da correta implementação vale muito a pena! E seguindo tais dicas, certamente, você estará gerenciando os documentos on-line facilmente e vislumbrando os benefícios citados acima. 


Mais do que um sistema de Gestão de documentos, um pacote de trabalho on-line completo

Uma única plataforma para administrar seus negócios 

EXPERIMENTE AGORA!


Mais populares
10 dicas profissionais sobre como lidar com os colegas de trabalho difíceis
10 melhores softwares de contabilidade para pequenas empresas
15 melhores formas honestas de trabalhar online que pagam bem em 2024
Top 7 CRMs com integração de faturamento para simplificar a cobrança
Os 13 melhores criadores de sites para pequenas empresas em 2023
Índice
Perguntas frequentes O que é o gerenciamento de documentos? Como organizar os documentos on-line? Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos? As melhores dicas para o gerenciamento de documentos on-line 1. Sempre mantenha os arquivos disponíveis na nuvem 2. Implemente um sistema de gerenciamento de documentos on-line 3. Nomeie um encarregado para gerenciar os documentos 4. Padronize a organização dos arquivos 5. Sempre que possível, atualize os documentos imediatamente 6. Substitua completamente as versões antigas de documentos 7. Use as marcações para localizar tudo com facilidade 8. Planeje os acessos e as restrições de documentos 9. Foque em processos comunicativos eficientes 10. Pare de compartilhar os arquivos por e-mail 11. Certifique-se de realizar os backups regularmente Conclusão
Você também pode gostar
Blogs
Webinars
Glossário

Free. Unlimited. Online.

O Bitrix24 é um local onde todos podem se comunicar, colaborar em tarefas e projetos, gerenciar clientes e fazer muito mais.

Comece grátis
Você também pode gostar
O que é copywriting e como aplicar no seu negócio
O que é copywriting e como aplicar no seu negócio
10 min de leitura
9 dicas cruciais para reduzir a rotatividade de funcionários
9 dicas cruciais para reduzir a rotatividade de funcionários
11 min de leitura
Como cultivar relacionamentos com os clientes on-line? 7 dicas profissionais
Como cultivar relacionamentos com os clientes on-line? 7 dicas profissionais
10 min de leitura