Software de gerenciamento de documentos
Sabe aquela papelada de escritório que não tem fim? Tudo isso é coisa do passado! Em um mundo tão moderno e tecnológico, é essencial contar com um software de gerenciamento de documentos de qualidade – que permita gerenciar tudo que você precisa no ambiente online.
O conceito de paperless somado a um software de gerenciamento de documentos vai muito além de eliminar o papel na sua empresa. Tudo isso reduz custos, trás agilidade para processos, minimiza o extravio de documentos e ainda conta pontos para a sustentabilidade.
Dentro do universo de soluções e de gerenciamento de documentos software, o Bitrix24 se destaca como uma das plataformas mais completas para se operar. Nesta página, confira tudo o que precisa saber sobre gestão de documentos online e aproveite para colocar as dicas em prática.
Dicas sobre como fazer uma gestão de documentos eficiente:
A gestão de documentos pode ser um processo penoso, principalmente quando os papéis estão espalhados por todos os departamentos. Mas com dedicação, dicas poderosas e um quality document management software, é possível chegar lá!
Como gerenciar documentos?
A gestão de documentos não precisa ser um ‘bicho de sete cabeças’. Fique de olho nas dicas e passos para organizar os arquivos dentro da sua empresa:
1. Antes de tudo: separe os documentos e defina quais precisam ser armazenados de forma física e aqueles que podem ser armazenados no meio digital;2. Depois que a separação estiver concluída, vá para a organização dos papéis e direcione os documentos para diferentes pastas – incluindo divisões por data, ordem alfabética ou outros critérios que sejam convenientes para a sua empresa;
3. Para ajudar na organização, também é válido separá-los de acordo com a temporalidade – quantidade de anos que precisam ser arquivados;
4. Assim que o processo de organização estiver concluído, é hora de começar a digitalizar! Divida as tarefas por departamentos e crie uma rotina de digitalização, dedicando algum período do dia somente para essa função;
5. Não esqueça de padronizar o processo para garantir que todos os documentos sejam digitalizados da maneira desejada;
6. Ao mesmo tempo que a digitalização estiver sendo concluída, já vá organizando os arquivos no software de gestão de documentos do Bitrix24.
* Observe que as informações podem ter mudado desde a publicação. Para verificar os preços e recursos vigentes, consulte a página de preços do Bitrix24.
Está sofrendo para organizar os documentos?
Você acha que é só você que sofre para deixar os documentos organizados e a papelada em dia? Então está muito enganado!
Porque a combinação de palavras ‘gerenciamento de documentos software’ é uma das mais pesquisadas no Google – o que mostra que essa problemática é mais comum do que se imagina.
Então, para resolver esse problema, baixe gratuitamente o aplicativo do Bitrix24 e comece a gerenciar seus documentos de forma simples e rápida, sem complicações.
Os benefícios em utilizar um software gerenciamento de documentos
Depois de conferir todas as vantagens em gerenciar documentos online, você nunca mais vai querer voltar atrás.
· O espaço físico da empresa é mais bem aproveitado;
· Os funcionários podem organizar melhor o seu trabalho e até mesmo a execução de tarefas;
· Há maior flexibilidade e agilidade na hora de coordenar processos internos da empresa;
· Os custos com materiais de escritório reduzem drasticamente;
· Existem menores chances de extraviar documentos importantes;
· Facilita a padronização dos arquivos da empresa;
· E claro que ainda contribui para a sustentabilidade, reduzindo o impacto ambiental – o que pode até melhorar a imagem da corporação, trazendo vantagens com relação aos concorrentes.
O melhor software para gerenciamento de documentos: conheça o Bitrix24
Principais recursos que você encontra na plataforma:
· 5 GB de armazenamento gratuito para você arquivar todos os documentos;
· Edição de documentos entre vários colaboradores – tanto online quanto off-line;
· Sincronização de arquivos para manter toda a equipe bem atualizada;
· Acesso via smartphones, tablets ou desktop – em qualquer hora e lugar!
Na plataforma Bitrix24, todos os seus documentos ficam arquivados e seguros – incluindo tecnologia de ponta para proteger os seus dados.
Gerencie documentos pessoais ou foque no project document management software – para gerenciar documentos de um projeto. Independente da sua necessidade, há muito o que desbravar.
Vá além com o software de gerenciamento de documentos do Bitrix24:
O lado bom é que as vantagens do Bitrix24 vão muito além da gestão de documentos, porque você encontra muitas funcionalidades integradas para explorar. Quer saber quais são os principais recursos integrados?
· Gestão de projetos, para garantir que os planos saiam do papel;
· Atribuição de tarefas e estipulação de cronograma, para fazer os projetos decolarem;
· CRM integrado com gestão de clientes, cotações, faturas e ferramentas para ajudar com o e-mail marketing e automação de vendas;
· E muito (mas muito) mais!
Já pensou encontrar tantas funcionalidades num só aplicativo de gerenciamento de documentos?
A outra notícia maravilhosa é que Bitrix24 é um electronic document management software free. Traduzindo: ele é um software de gerenciamento eletrônico de documentos. E o melhor de tudo: é grátis para usuários ilimitados.
Seja para pequenos negócios (small business document management software) ou para grandes corporações, vale a pena explorar.
Pare de perder tempo com pilhas de papéis sem fim!
Todas as empresas deveriam seguir a ideia do paperless document management software, que nada mais é do que gerenciar documentos sem precisar arquivar papéis. Porque ninguém merece perder tempo com tanta papelada.
Mas para proporcionar a eficiência desejada, é lógico que os sistemas precisam ser ágeis. E você precisa escolher uma plataforma de gerenciamento ágil (ou agile document management software) como o Bitrix24.
A solução inovadora do software de gerenciamento de documentos Bitrix24 reúne mais de 35 funcionalidades. Gerencie documentos, projetos e clientes – da maneira que você precisar! Que tal experimentar a assinatura gratuita? Inclua todos os usuários gratuitamente da sua equipe e faça com que a empresa atinja outro patamar.
