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Introdução ao gerenciamento de processos de negócios

Introdução ao gerenciamento de processos de negócios
O gerenciamento de processos de negócios (GPN), o mais recente jargão corporativo, é extremamente valioso para os negócios. Mas por quê? Porque permite que as empresas maximizem a lucratividade e adquiram uma vantagem competitiva sobre seus rivais. Com o GPN, é mais rápido e fácil desenvolver e implementar aplicações, permitindo uma resposta rápida a qualquer mudança nas demandas regulatórias, dos clientes e do mercado.

Mas o que significa exatamente o gerenciamento de processos de negócios? De acordo com as Nações Unidas, o GPN é um sistema que oferece suporte aos fluxos de trabalho necessários para a condução de uma empresa de sucesso. Você pode investir em softwares de GPN para cada um dos aspectos do seu negócio, desde projetos, controle, promulgação de leis e até mesmo análise de desempenho e de dados.

As empresas que utilizam a tecnologia de GPN são capazes de enfrentar desafios e reconhecer oportunidades futuras antes dos seus concorrentes. Sem isso, as empresas não são capazes de competir no mercado atual. É por isso que o GPN é a bola da vez: as empresas estão fazendo de tudo para incluir softwares de GPN nas práticas diárias dos seus negócios.

Exemplos de GPN

O gerenciamento de processos de negócios é simplesmente um guia rápido para realização de tarefas. Quanto mais tarefas forem realizadas assim, mais voltada para o GPN será a empresa. Você pode usar os processos do GPN em qualquer projeto do seu negócio, em qualquer departamento:

Compras e Finanças

Para maximizar a receita, é essencial gerir os ativos financeiros corretamente. O software de GPN pode gerenciar e controlar as despesas, além de monitorar os fornecedores e subcontratados. A tecnologia do GPN permite supervisionar e coordenar atividades cruciais, tais como faturamento e cobrança, solicitações de compra, reembolsos, coleta de pagamentos, aprovações de orçamento e até solicitações de viagem.

Recursos Humanos

Com o GPN, é muito mais fácil para o departamento de recursos humanos fiscalizar dados importantes sobre os funcionários, tais como treinamentos, férias, contratação, demissão, avaliações de desempenho e gestão de certificações. Esses processos tornam-se mais rápidos, mais consistentes e mais eficientes com a tecnologia do GPN. O pronto acesso a essas informações oferece aos departamentos de RH os dados necessários para se tomar boas decisões em relação aos funcionários.

Marketing e Vendas

As aplicações orientadas a processos servem de suporte para as equipes de marketing e de vendas, economizando recursos e um tempo valioso. Nesses departamentos, o software de GPN agiliza os processos de pré-venda, permitindo que os funcionários respondam rapidamente aos potenciais clientes e se adaptem adequadamente às demandas progressivas dos clientes. Os fluxos de trabalho do GPN para as vendas e o marketing podem incluir campanhas promocionais, dúvidas dos clientes, negociação de ofertas e propostas, lançamento de novos produtos e gerenciamento do processo de vendas.

· Atendimento ao cliente

Os funcionários que trabalham no atendimento ao cliente conseguirão usar os fluxos de trabalho do GPN para resolver problemas de forma eficaz e oferecer aos clientes informações atualizadas e precisas. É imperativo que o software de GPN seja integrado calmamente aos sistemas de vendas, marketing e suporte de uma empresa. Quando bem implementado, o GPN pode automatizar e organizar atividades cruciais, tais como a aquisição de novos clientes, o gerenciamento de chamadas de serviço, resolução de reclamações dos clientes, aprovação de crédito, gerenciamento de tarefas e avaliação de fraude.

Recursos do BPM

Então, como é que as organizações usam a tecnologia do GPN? As empresas investem em softwares de GPN para simplificar as operações dos seus negócios - através da execução, monitoramento e automação, do começo ao fim, dos processos do negócio. Elas fazem isso incorporando estes recursos em suas práticas de GPN:

· Análise de dados

Para se tomar uma boa decisão de negócios, é preciso ter as mais precisas e completas informações à sua disposição. Usar dados atuais leva a melhores resultados. Quando os dados estão incompletos, imprecisos ou desatualizados, as empresas tomam más decisões. O software de GPN armazena os dados em um só lugar, de modo que os tomadores de decisões possam escolher o melhor curso de ação em qualquer circunstância possível.

· Automação

Toda empresa utiliza os processos de próprio negócio para alcançar seus objetivos, seja preenchendo ordens de compra ou realizando sourcing estratégico com empresas ou cadeias de fornecimento. Tarefas manuais e procedimentos desatualizados podem custar tempo e dinheiro. O GPN automatiza as tarefas para melhorar a eficiência das operações, gerando mais supervisão, crescimento, risco e conformidade, ao mesmo tempo em impulsiona o compromisso entre funcionários e clientes.

· Sistema de regras

Para alcançar uma automação consistente, a plataforma do GPN deve ter regras assim como um componente central. É preciso um sistema de regras dinâmicas não só para automatizar os processos repetitivos, mas também aqueles mais complexos, que possuem muitas variáveis. As regras de negócios favorecem um processo otimizado e consistente em quase qualquer circunstância.

· Mobilidade com dispositivos

A tecnologia do GPN deve estar acessível em dispositivos móveis e computadores desktop. Atualmente, as pessoas estão utilizando mais os tablets e smartphones do que o próprio computador para acessar informações, seja para fins pessoais ou profissionais. Para alcançar a máxima produtividade, as empresas devem expandir os conjuntos de ferramentas dos seus funcionários para qualquer dispositivo, sem diminuição de impacto, usabilidade e funcionalidade.

· Acessibilidade dos dados

A capacidade de armazenar e usar o software de GPN na nuvem e nas suas instalações oferece máxima flexibilidade para as empresas que precisam armazenar dados e processos atrás de um firewall. Tornar a sua tecnologia de GPN acessível em qualquer ambiente ajudará a atender as necessidades originais dos seus dados e processos. Isto é particularmente válido para o gerenciamento de dados confidenciais.

· Segurança

A segurança é de extrema importância quando o software de GPN rege os processos centrais do seu negócio. Ele deve fornecer segurança suficiente para proteger seus dados e operações contra hackers, desastres ou qualquer catástrofe possível. Segurança nunca é demais no mundo de hoje. Quase todos os dias, grandes hackers são manchetes. Monitore e teste a segurança dos seus sistemas de GPN com frequência.

· Colaboração inclusiva

Um dos maiores benefícios do GPN é a sua capacidade de maximizar a interação e o compartilhamento de informações entre todos os funcionários. A colaboração social inclui todas as pessoas de uma organização ou grupo, permitindo-lhes alcançar objetivos comuns em conjunto. Com o software de GPN certo, é possível acessar os fluxos de trabalho em um só lugar, assim como uma rede social.

Benefícios do BPM

Por que as empresas se dão a esse trabalho todo? De acordo com a Forbes, os benefícios do GPN são tangíveis e extremamente valiosos. O aumento das receitas e a diminuição dos gastos já são uma clara vantagem, mas a conexão dos objetivos do negócio à tecnologia não pode ser comparada a nenhuma outra plataforma de gerenciamento de processos que temos hoje.

O software de GPN permite que as empresas se adaptem aos ambientes instáveis dos negócios, de forma rápida e com sucesso, simplificando a capacidade de lidar com mudanças, gerenciar processos e levar os projetos à conclusão. Empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar destes cinco benefícios do GPN:

1. Eficiência de custos

Nos tempos atuais, o simples corte de orçamentos não é uma resposta viável para as condições econômicas globais mais enxutas. Simplesmente não há mais nada o que cortar. Em contrapartida, para prosperar, as empresas devem maximizar a eficiência de custos das despesas e dos lucros. O GPN permite que elas façam isso, pois agiliza as operações e a colaboração empresarial, automatiza as tarefas repetitivas, reduz os riscos empresariais e melhora a qualidade do produto.

2. Clientes satisfeitos

O cliente moderno faz sérias exigências. Ele precisa de processos com extensiva prova de conceito. Isso significa que as empresas devem fornecer recursos da Web 2.0 que documentem exatamente como o negócio atende às necessidades dos clientes.

O gerenciamento de processos de negócios permite que as empresas combinem tecnologia e pessoas para obter novos clientes, ao mesmo tempo em que os satisfaz e mantém. Isso dá a cada cliente um papel de segurança dentro da sua própria conta, pavimentando o caminho para a colaboração contínua, em tempo real, com a empresa que fornece customização, acesso à informação, personalização e responsividade.

3. Flexibilidade e agilidade

As empresas estão contando com os processos mais ágeis da tecnologia de GPN para responder às novas tendências do mercado. Agora existe uma enorme demanda por ferramentas extremamente flexíveis que podem ser alteradas, implantadas e desenvolvidas de forma rápida e fácil. A agilidade nos negócios geralmente incorpora estes três elementos:

· Automação e integração

O software de GPN oferece soluções de apoio ao gerenciamento de casos e processos de negócio que são totalmente integráveis ao gerenciamento de projetos. Um único banco de dados de toda a empresa proporciona total visibilidade, controle, análise em tempo real e capacidade de comunicação de dados.

· Gerenciamento de regras

A gestão do trabalho está mais colaborativa e menos estruturada do nunca. Para se manter adequadamente compatível, visível e governado, as regras são imperativas; e gerenciá-las é ainda mais necessário. O GPN permite que as empresas configurem regras, conforme necessário, para cada projeto, departamento ou função.

· Gerenciamento de processos

Um dos benefícios mais úteis do GPN é a capacidade de personalizar e reutilizar fluxos de trabalho - à medida que precisar deles, sempre que precisar deles. Este tipo de gerenciamento de processos é inestimável para produção e colaboração.

4. Funcionários felizes

Um ambiente de trabalho gratificante e satisfatório pode impulsionar consideravelmente a produtividade e o desempenho dos funcionários. As empresas estão sempre buscando maneiras de motivar e premiar os seus empregados. O GPN oferece processos desenvolvidos e documentados para ajudar a motivar os profissionais, levando a uma melhora na colaboração e aumento do foco nas tarefas. Os funcionários podem acessar as informações em um só lugar, e os gerentes podem monitorar a todos facilmente.

5. Melhor conformidade

Mudanças legislativas e outros fatores tornaram obrigatório para as empresas a adoção de um sistema flexível para poder lidar com a conformidade e demonstrá-la. Se não conseguirem fazer isso, os custos com relatórios e multas podem ser exorbitantes e imprevistos. As empresas podem integrar a conformidade nas práticas diárias do negócio se a incluírem no sistema de GPN.

O gerenciamento de processos de negócio é uma atividade contínua que serve para melhorar as operações da empresa, não é um produto real. É preciso tempo, esforço e investimento. O software de GPN ajuda as empresas com qualquer um dos esforços do processo de negócios, usando várias ferramentas e aplicações para criar uma solução personalizada para uso da empresa. As organizações podem escolher um software dentre vários fornecedores para integrar e agilizar os objetivos do seu GPN em suas práticas diárias.

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