Mais de cinco anos se passaram desde que o começo da pandemia de COVID-19 obrigou as empresas a adotarem o trabalho remoto praticamente da noite para o dia. Nesse momento, muitas delas estavam experimentando pela primeira vez uma gestão de equipe remota, com cada membro do time em um lugar diferente, unidos pela tela do computador.
De lá para cá, muitas coisas mudaram, e grande parte das empresas já voltou para o presencial. Muitas, no entanto, viram que o trabalho remoto não só era totalmente possível em muitos casos, como também trazia inúmeros benefícios. E continuam assim até hoje, seja com a metodologia híbrida ou 100% home office, sem planos de voltar ao presencial.
Graças às ferramentas de comunicação interna e de gerenciamento de projetos, cada vez mais populares, eficientes e acessíveis, a colaboração à distância passou de ser algo complexo para muitas empresas a uma prática totalmente possível e habitual.
Plataformas como o Bitrix24, com seus diversos recursos para trabalho remoto e colaboração de projetos, são hoje indispensáveis para empresas que possuem equipes distribuídas em diferentes lugares. Com elas, é possível organizar tarefas, acompanhar projetos e centralizar a comunicação, garantindo mais agilidade e eficiência na gestão de times remotos.
Descubra as melhores estratégias para a gestão de equipes distribuídas no Brasil. Dicas sobre comunicação, ferramentas e cultura para o trabalho remoto eficiente.
Conheça as ferramentas do Bitrix24!Se para a sua empresa o trabalho remoto ainda é um desafio, continue lendo este artigo para entender melhor como gerenciar equipes distribuídas no Brasil.
Trabalhar remotamente é totalmente possível, como dito acima, mas criar um ambiente de trabalho remoto eficiente exige mais do que apenas ferramentas digitais. É preciso estruturar processos, estabelecer rotinas e adotar políticas que facilitem a integração e o engajamento de funcionários remotos. Além disso, a escolha das plataformas corretas para comunicação e gestão faz toda a diferença no dia a dia. Confira alguns aspectos de como engajar times remotos que devem ser levados em conta pelas empresas:
Definir a metodologia de trabalho da empresa, prazos e expectativas é fundamental na gestão de equipes em trabalho remoto. Além disso, é importante detalhar responsabilidades de cada membro, indicar fluxos de aprovação e criar checklists ou guias de procedimentos. Isso garante que todos saibam exatamente o que deve ser feito, como e em qual ordem, evitando retrabalho e confusões. Processos claros também ajudam a integrar novos colaboradores mais rapidamente e permitem que líderes acompanhem o progresso da equipe de forma mais eficiente, mesmo à distância.
Micromanagement e trabalho híbrido definitivamente não combinam. Partindo do pressuposto de que a equipe é formada por pessoas adultas e responsáveis, não é necessário exigir monitoramento de tela ou respostas imediatas a todas as mensagens, mas é importante estabelecer algumas políticas para que o trabalho e a comunicação fluam. Por exemplo: avisar se está ausente, ter uma comunicação assíncrona eficiente, ou seja, comunicando tudo que se precisa em uma só mensagem, estipular limites máximos de tempo de respostas, horários limites para enviar mensagens à equipe, entre outros.
Trabalhar à distância, quando feito sem uma estratégia, pode muitas vezes significar dispersão, descuido ou omissão, tanto por parte dos líderes como da equipe. Por isso, estabelecer uma rotina de feedbacks é essencial tanto para que os colaboradores saibam se estão sendo eficientes, como para que os gestores possam comunicar alguma falha que esteja ocorrendo no processo.
Colaboradores que não estão no escritório muitas vezes podem sentir que perderam algo importante: aviso ou até mesmo comentários ouvidos nos corredores. Por isso, qualquer tipo de informação que as equipes devem saber e que afeta diretamente a elas ou à empresa, deve ser divulgada de maneira oficial, seja por meio de uma reunião por videochamada, onde todos estejam presentes, ou via e-mail. A “rádio-corredor”, que sempre foi daninha, inclusive em ambientes 100% presenciais, pode trazer efeitos ainda mais negativos com a modalidade remota ou híbrida.
As ferramentas de comunicação e colaboração são indispensáveis para a gestão do trabalho remoto. Hoje em dia, com a popularização dessa modalidade, novos tipos de ferramentas de comunicação interna surgem a todo momento, atendendo às necessidades de cada empresa. Existem ferramentas que focam exclusivamente nas mensagens instantâneas e bate-papo, possibilitando a comunicação assíncrona de forma rápida e eficaz, com a criação de grupos ou canais de comunicação. E também há plataformas que, além de comunicação assíncrona, como o envio de mensagens ou áudios, também oferecem vários outros recursos, incluindo o de videoconferência, essenciais para reuniões.
A implementação de uma ferramenta de colaboração para equipes remotas e tecnologias para organizar fluxos de trabalho, como Asana, Trello, Notion, Google Workspace, ou plataformas mais completas, como o Bitrix24, são fundamentais para que o trabalho remoto em equipe flua corretamente. Esse tipo de plataforma organiza as tarefas de maneira visual para que cada membro da equipe possa entender qual é o seu papel em cada projeto, ver o andamento de cada tarefa, solicitar ou dar aprovações, acompanhar os prazos, além de dar e receber feedbacks, tudo no mesmo lugar. Dessa forma, nenhuma informação se perde e todas as pessoas, sem importar onde estejam, se mantêm informadas de tudo em tempo real.
O conjunto de valores, crenças, normas e comportamentos que definem como uma empresa funciona internamente, o modo como ela se relaciona com os colaboradores e com o público externo é o que chamamos de cultura organizacional.
Uma cultura organizacional positiva é essencial em todos os âmbitos, sem importar se a empresa é grande ou pequena e se as equipes trabalham de modo presencial, remoto ou híbrido. No entanto, sem ter os colaboradores 8 horas por dia, cinco dias por semana, no escritório, manter uma boa cultura organizacional pode ser um pouco mais desafiador.
A cultura de uma empresa se forma por meio da liderança, da comunicação e das interações diárias, e se fomenta com rituais e recompensas que reforçam os comportamentos que a empresa deseja promover no seu espaço. Por isso, se uma empresa sempre teve uma cultura organizacional positiva antes do trabalho híbrido, não deveria ter problemas em transferir esse conjunto de valores para onde quer que as equipes estejam trabalhando.
Para que a cultura organizacional não apenas sobreviva, como também se fortaleça na modalidade remota, é fundamental adotar estratégias que integrem todas as pessoas, sem importar de onde estejam trabalhando. Veja algumas recomendações:
Já falamos da comunicação anteriormente, mas não é casualidade: a comunicação com a equipe realmente deve ser proativa, aberta e frequente. E o uso das ferramentas de colaboração virtual mencionadas acima ajuda a manter a equipe informada e conectada. A empresa deve se certificar de que os valores e as metas da empresa sejam comunicados a cada pessoa regularmente e de que não haja erros de interpretação.
Os mesmos rituais que as empresas mantêm no presencial, devem existir também no remoto, de forma adaptada. As reuniões de equipe, celebração de conquistas do time e seções de capacitação podem continuar sendo realizadas de maneira a incluir tanto funcionários presenciais como remotos, assim, ninguém perde nem fica de fora de nada. Não deixar ninguém de fora dos acontecimentos, apesar da distância, é essencial para o engajamento no trabalho remoto.
Mesmo a distância, os gestores precisam continuar sendo modelos a seguir, demonstrando os valores da empresa no seu dia a dia. Os líderes devem estar acessíveis e ser completamente visíveis tanto para a equipe que está no escritório como para os que estão trabalhando remotamente. No caso dos que não estão no escritório, a confiança por parte do gestor também é fundamental. Como mencionamos anteriormente, micromanagement e trabalho remoto definitivamente não devem andar juntos.
Para uma gestão de equipe remota eficiente integrada a uma cultura organizacional positiva, criar oportunidades para que as pessoas colaborem significativamente é fundamental. Isso pode ser feito utilizando ferramentas digitais que facilitem a cooperação e o intercâmbio de ideias entre todos, sem importar sua localização. As pessoas precisam entender que a sua opinião e sua contribuição nos projetos são extremamente valiosas, mesmo que elas não estejam na mesa ao lado.
É fundamental reconhecer e recompensar os funcionários de maneira equitativa, valorizando sua contribuição tanto se trabalham em seu home office quanto se estão no escritório. Isso ajuda a manter o senso de pertencimento e equidade na empresa. Muitas vezes, os colaboradores que estão trabalhando de suas casas podem acreditar que o seu esforço não está sendo percebido, o que pode ser frustrante para eles e prejudicial para a produtividade da equipe.
Ter as ferramentas certas faz toda a diferença na gestão de equipes distribuídas. Elas ajudam a manter a comunicação clara, organizar tarefas, acompanhar resultados e integrar o time, mesmo à distância.
Ferramentas de recursos humanos: Em plataformas como Factorial e BambooHR as equipes de RH podem ter toda a informação dos funcionários no mesmo lugar, a um clique. Com elas, é possível acompanhar o ponto, as férias, licenças, horas extras e avaliações de desempenho. E muitas informações podem ser compartilhadas com toda a equipe, como o dia do aniversário, a data de entrada na empresa, quando estão de férias ou de licença, que dias fazem home office, etc.
Ferramentas de comunicação: Como mencionamos anteriormente, as plataformas como de comunicação interna, como Slack, Discord, Microsoft Teams e Google Workspace, são indispensáveis para a gestão de equipes remotas, já que possibilitam mensagens instantâneas, videoconferências, além de compartilhamento de arquivos.
Ferramentas de gerenciamento de projetos: Plataformas como Trello, Asana e Notion também são fundamentais para o trabalho em equipe, principalmente quando realizado à distância, já que elas organizam tarefas, prazos, fluxos de trabalho e permitem acompanhar o progresso de cada projeto visualmente.
Ferramentas integradas: Também existem atualmente muitas ferramentas que integram tudo o que uma empresa precisa para uma gestão de equipe remota. Um bom exemplo é o Bitrix24, que combina comunicação interna e externa, gestão de projetos, CRM e acompanhamento de desempenho, além de um espaço de trabalho virtual exclusivo, centralizando toda a atividade remota.
Mantenha-se produtivo e conectado com ferramentas na nuvem para equipes remotas do Bitrix24: tarefas, projetos, bate-papo, chamadas de vídeo, arquivos, calendário e mais.
COMECE AGORA GRÁTISHoje em dia, muitos profissionais buscam empresas que adotam as modalidades híbrida ou remota justamente porque querem ter mais equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Poder almoçar comida caseira recém-feita, estar mais perto dos filhos ou dos pets, não perder horas no trajeto até o escritório e usar esse tempo para ir à academia, ler ou assistir séries e filmes, realmente indica um aumento na qualidade de vida.
No entanto, em muitos casos, trabalhar remotamente pode significar outras coisas: mensagens fora do horário de trabalho, várias reuniões por dia, monitoramento constante, além de muitas vezes precisar resolver problemas pessoais em casa enquanto há algo importante do trabalho para fazer. Isso, é claro, sem falar no isolamento social, um dos grandes temas relacionados com as novas formas de trabalhar.
Por isso, uma das boas práticas para trabalho remoto é que as empresas levem em consideração o bem-estar e a saúde mental dos funcionários. Os gestores precisam respeitar os horários de trabalho para se comunicar com a equipe, confiar em que cada pessoa está realizando seu trabalho, e parar de agendar reuniões desnecessárias, que muitas vezes só ocorrem porque é “mais fácil” reunir todos na tela do computador.
Eles também precisam entender que trabalhar em casa muitas vezes implica barulho no meio da reunião, crianças ou cachorros surgindo na tela e pequenas ausências para receber alguma encomenda ou abrir a porta para o encanador. Afinal, não eram essas algumas das vantagens do trabalho remoto?
Para ir além do básico, oferecer programas de bem-estar também soma muito para a saúde mental da equipe. Seja ajuda psicológica ou benefícios que incluem atividades recreativas e exercícios físicos. O burnout também existe no home office e precisa ser evitado.
O trabalho remoto chegou para ficar no Brasil, e uma prova disso é que hoje 9,5 milhões de brasileiros trabalham nessa modalidade. Não é por acaso que cada vez mais empresas busquem aprender como gerenciar equipes remotas de forma eficiente. Novas tecnologias, plataformas integradas e metodologias ágeis continuam facilitando a gestão de times distribuídos pelo país - e até pelo mundo.
Nesse cenário, valorizar o bem-estar, a saúde mental e a cultura organizacional é e continuará sendo essencial. Investir em comunicação clara, colaboração digital e reconhecimento equitativo ajudará a manter a produtividade e o engajamento, independentemente de onde os colaboradores estejam trabalhando.