5 razões para substituir Excel por Bitrix24

Você usa planilhas do Excel nos negócios? É provável que nosso novo artigo vire de cabeça para baixo a sua ideia da organização do trabalho. E isso é muito bom, porque você não pode nem imaginar quanto dinheiro realmente perde.

Em 2019, muitos empreendedores ainda usam o editor de planilhas do Excel na organização de procedimentos de negócios e... perdem dinheiro. Sim, perdem, porque usam incorretamente as ferramentas modernas, o que dificulta o desenvolvimento, adiciona trabalho desnecessário, “consome” o tempo da equipe e, portanto, leva a uma diminuição nos possíveis lucros. Vejamos de uma vez por todas por que as planilhas prejudicam o desenvolvimento do seu negócio.

Aviso: Este texto não é uma anti-publicidade de editores de dados tabulares ou seus desenvolvedores. As informações não são recomendadas para leitura por pessoas que não pretendem mudar seu ponto de vista sobre a organização de processos de negócios na sua empresa. 

O objetivo de qualquer negócio é obter o máximo benefício possível para seus proprietários. Existem muitos fatores que podem estorvar nisso: um nicho difícil, uma alta concorrência, uma qualidade questionável do produto ou do serviço oferecido aos clientes. Mas poucas pessoas prestam atenção a coisas cotidianas aparentemente simples que realmente concorrem contra o pessoal da empresa. Uma delas é o uso do editor de dados da planilha do Excel (seus análogos locais e na nuvem) na interação com o cliente, em vez de um sistema CRM. Na Internet, há muitas informações sobre esse assunto e muitas piadas. Mas se você olhar em detalhes, não é nada engraçado. Para explicar o nosso ponto de vista, como empresa integradora do CRM Bitrix24, oferecemos cinco argumentos sólidos sobre o assunto.

Finalidade do produto de software

Primeira e o mais importante: o Excel (como o Word ou um bloco comum de papel) não é uma ferramenta para gerenciar ou melhorar um negócio. Mesmo na descrição do produto diz-se que é um programa para registo e cálculo de dados matemáticos e estatísticos. Nesta frase, em essência, está tudo o que valeu a pena dizer. 

O Excel é realmente um programa poderoso e rico em recursos para seu setor. Infelizmente, é uma vívida ilustração do princípio de Pareto: "Menos de 20% dos usuários estão cientes de 80% dos recursos do programa" . Ou, para ser mais simples, quase todas as pessoas que usam o Excel conhecem apenas algumas funções que tentam ajustar às suas necessidades. Em um nível decente, o programa é usado por estatísticos, académicos e, raramente, por empregados financeiros. Mas não por empreendedores!

Assim, construir seus processos de negócios no Excel é a mesma coisa que martelar parafusos numa placa: certas coisas saem bem, mas não como deveriam ser. E isso não é mesmo uma informação privilegiada da nossa empresa: é uma simples declaração do objetivo do programa.

Por outro lado, a finalidade do sistema CRM é justamente garantir relacionamentos de qualidade com clientes potenciais e existentes, automatizar os processos de negócios e aumentar a probabilidade de vendas repetidas. Sente a diferença?

Conveniência

Isto pode levar alguns a fazer uma observação cética: "Tudo bem, mas os empreendedores de alguma forma trabalham no Excel e conseguem ganhar um bom dinheiro". Sim, trabalham. E muitas vezes, sobretudo em pequenas empresas, mais ou menos da seguinte maneira:

·       Existem vários (raramente um) documento nos quais diferentes empregados inscrevem ou mudam algo a medida que são concluídas as tarefas. Trata-se do preenchimento dos campos de bancos de dados do cliente (guardar o banco de dados no Excel é um assunto complicado particular, mas hoje não falamos nisso), registo e processamento de pedidos, relatórios;

·       Como o Excel não se destina a negócios, não existem metodologias únicas de trabalho nessa área. Portanto, os gerentes criam (geralmente copiam) padrões de alguém para os próprios negócios ou, pior ainda, desenvolvem suas próprias tabelas e explicam aos funcionários como preenchê-las. Por sua vez, os novos empregados aprenderão com seus antecessores e, nessa fase, algumas das informações serão perdidas ou distorcidas.

·       A interface do programa, como toda ferramenta científica, está longe de ser “amigável”. Assim, primeiro você precisa se acostumar com a aparência da janela do editor, logo com os recursos de trabalhar com ela e somente depois com o próprio trabalho.

A lista pode ser continuada, mas isso já é suficiente para refletir sobre a eficácia da organização de ações operacionais dentro da empresa. Qualquer sistema de CRM procura ajudar seus usuários a realizar operações de maneira rápida, correta e clara. Na criação da interface é amplamente envolvido UI/UX. E na atualização “Bitrix24.Dubai” é refinada a funcionalidade dos dicas que explicam quase todos os campos disponíveis, botões, janelas, etc. É claro, as dicas podem ser desativadas, mas no estágio inicial de uso do Bitrix24, são simplesmente necessárias que asseguram um aprendizado rápido e um uso competente da vasta funcionalidade.

Localização

O pandemônio no uso do Excel gerado pelo compartilhamento de ficheiros já terminou. Ou seja, tudo se tornou muito mais fácil, mas não inteiramente. E assim, o esquema mais terrível é: para trabalhar com um ficheiro de planilha, você precisa ter o software apropriado no seu computador ou dispositivo móvel. As versões anteriores a 2007 não suportam o formato *. xlsx (somente *. xls ), que agora domina em todo lugar. Para transferir um ficheiro para outro usuário ou para outro dispositivo, você precisa salvar todas as alterações, enviar de alguma forma o ficheiro do documento (por e-mail , compartilhamento de ficheiros, suporte de memória removível, etc.) e rezar para que em algum lugar desse caminho não aconteça uma falha. Além disso, você precisa ter cuidado para salvar o documento a tempo e escolher o nome correto (e geralmente os ficheiros são muito numerosos).

Com o advento dos serviços em nuvem, se tornou mais fácil. As tabelas do Google aceitam qualquer formato do Excel , fornecem acesso a um único documento por vários usuários a partir de qualquer dispositivo adequado e salvam da necessidade de controlar o salvamento de ficheiros.

No entanto, este não é um indicador com o qual o Excel pode tentar competir com o CRM. Por exemplo, as versões em nuvem e On-Premise do Bitrix24 fornecem acesso a documentos armazenados no sistema em mais de 10 formatos, com a possibilidade de visualização, edição e coedição. Isto é possível a partir de um computador, tablet ou smartphone sem software adicional ou especial. Mas, novamente, por ora trata-se do fato de que no CRM Bitrix24 é mais fácil gerenciar o conteúdo dos ficheiros do Excel do que no próprio editor de planilhas.

Oportunidades

Não faz sentido comparar as capacidades do Bitrix24 e do Excel pelas razões expostas no primeiro argumento: são ferramentas para alcançar objetivos completamente diferentes. É claro que o Bitrix24 em sua forma pura não calculará a soma automática ou não ordenará as linhas em ordem alfabética. No entanto, o sistema pode ser aperfeiçoado (a edição On-Premise quase ilimitadamente) e, se for necessário, qualquer funcionalidade pode aparecer no seu portal. Mas o próprio Excel certamente não pode:

·       Integrar-se ao seu site web e preencher automaticamente dados sobre clientes, pedidos, pagamentos, etc.

·       Monitorar as despesas de tempo dos funcionários, gerar relatórios segundo horas e projetos;

·       Proporcionar a possibilidade de os funcionários se comunicarem em um único espaço corporativo;

·       Integrar-se com telefonia, redes sociais, mensageiros instantâneos;

·       Criar para você um site, página de destino, loja on-line, formulário... e muito mais;

·       Gerenciar campanhas de marketing

·       Gerar documentos de escritório;

·       Promover primeiros contatos de clientes por funis ou túneis de vendas ...

É suficiente. Tudo o que você faça no Excel  pode ser feito automaticamente no Bitrix24. A coisa principal é entender que, ao fazer negócios no Excel , quase tudo é feito manualmente, gastando muito tempo precioso da equipa.

Finanças

E agora sobre o dinheiro. Tudo parece simples, mas o assunto não deve ser  abordado em termos de economia. Por exemplo, uma licença para o Excel custa aproximadamente 170 dólares; o plano inicial na nuvem do Bitrix24 custa R$249 reais para 5 usuários por mês. A licença mínima para uma tarifa comercial eficaz do Bitrix24 ainda é mais vantajosa em termos de ferramentas inclusas x preço. Agora vamos comparar quanto o Bitrix24 verdadeiramente ajuda a ganhar, o qual foi projetado especialmente para esta finalidade. Ou, por outro lado: quanto você ganhará não gastando tempo preenchendo primitivamente as planilhas no Excel, enquanto os concorrentes estão perdendo tempo fazendo isso.

Vamos resumir

O Excel é um excelente software para estatísticas e computação, não destinado ao desenvolvimento de negócios. Os documentos Excel devem estar presentes no seu negócio na forma de relatórios (por exemplo, exportar o relatório da nossa aplicação TPP), listas de preços, estatísticas de resumo, e muito mais... Mas não como uma ferramenta para os gestores.