Num mundo com tantas facilidades na comunicação, é quase um pecado agendar reuniões desnecessárias. Para trazer o máximo de proveito para o seu time, o líder deve planejar o encontro com antecedência – explorando dicas e ideias para reunião de equipe, tornando-a mais produtiva o possível.
Como liderar uma reunião de equipe de trabalho
Liderar vai além de motivar ou simplesmente dar ordens. Um bom líder anda de mãos dadas com a equipe e coloca suas competências em prática para atingir os resultados esperados pela companhia como um todo.
Com a expansão do home office, liderar uma reunião de equipe de trabalho pode ser um desafio. Mas através das práticas adequadas, é possível unir o time mesmo que virtualmente.
Logo a seguir, explore os principais passos do guia ‘Liderando uma reunião de equipe de trabalho: 7 dicas essenciais’. Vamos lá!
1. Certifique-se de planejar a reunião de equipe
Antes mesmo de agendar o evento, estabeleça um plano claro sobre os temas para reunião de equipe. Defina objetivos, assuntos a serem discutidos e problemáticas que precisam ser sanadas.
Isto ajuda líderes a terem mais clareza sobre o que precisa ser solucionado, além de informar com assertividade sobre o real objetivo da reunião de equipe.
Mas para ter o máximo de proveito, é ideal não sobrecarregar o encontro. No momento em que estiver programando uma reunião de equipe de trabalho, defina no máximo quatro problemáticas ou objetivos a serem cumpridos – agrupando por áreas de interesse.
Não exagerar com o número de temas é uma forma de atingir resultados e frutos positivos durante os meetings.
2. Envie um breve roteiro para os participantes
Exponha as ideias para reunião de equipe de maneira prévia ao evento. O ideal é, junto ao convite, expor um resumo ou briefing do que será abordado, a duração esperada para o encontro e quem serão os participantes.
Além de repassar transparência, isto permite que os colaboradores acionados estejam cientes dos pontos principais, o que poupa tempo na realização da própria reunião.
Se você e sua equipe não possuem um espaço de trabalho on-line para fazer isso, é altamente recomendado explorarem o Bitrix24. O software inclui compartilhamento de documentos e ferramentas de comunicação para realizar reuniões – o que pode ser muito útil para que o time conduza seus meetings.
3. Estabeleça o tempo de duração do encontro
Uma reunião de equipe de sucesso precisa ter o tempo pré-estabelecido. E claro: o líder precisa cuidar para que o horário fique dentro daquilo que foi combinado.
Definir a duração do encontro permite manter o foco no que é essencial – evitando devaneios que podem comprometer a busca por uma solução. Sem contar que os participantes podem se programar melhor com a agenda de trabalho, poupando tempo e produtividade (que valem ouro) no seu dia a dia.
4. Lidere a reunião de forma objetiva
Em uma reunião de trabalho, um dos principais papéis do líder é agir com objetividade. É sua função centralizar os temas para reunião de equipe e controlar o andamento de cada tópico dentro do processo.
Conduzir o meeting de forma objetiva evita divagações e distrações que poderiam comprometer os resultados esperados. Portanto, tenha autonomia e o pulso necessário para conduzir uma reunião da forma mais assertiva possível.
5. Chame para o encontro apenas colaboradores essenciais
Sabe aquela história de que ‘quantidade não é qualidade’? Certamente, o ditado se aplica muito bem para a presença de vários colaboradores nas reuniões.
Convocar muitos funcionários, de fato, não ajudará o time a encontrar soluções melhores. Muito pelo contrário: em certos casos, a presença de várias pessoas pode até atrapalhar o andamento do encontro.
Portanto, quando estiver liderando uma reunião de equipe de trabalho, convide apenas os colaboradores que poderão contribuir para a pauta em questão. Além de otimizar a reunião, soma pontos positivos para a redução de custos. Afinal: a hora de cada profissional estará em jogo.
6. Só agende um horário se for realmente necessário
O guia ‘Liderando uma reunião de equipe de trabalho: 7 dicas essenciais’ não poderia deixar de incluir este item. Afinal de contas: coordenadores só devem agendar uma reunião de equipe quando for justificável.
Infelizmente, a grande maioria das reuniões nem precisavam existir. Com tantas ferramentas de comunicação disponíveis, várias situações poderiam ser solucionadas com uma chamada de voz ou vídeo. Sem a necessidade, muitas vezes, de recrutar um time inteiro e perder horas preciosas de serviço para debater sobre um ponto específico.
Portanto, cabe a você, líder, avaliar a real necessidade do agendamento de reuniões. Além do mais: sua ocorrência realmente precisa ser justificada. Caso seja possível sanar a problemática ou o debate por meios mais rápidos e eficientes, talvez seja melhor abortar o encontro.
7. Abra espaço para discussões ou troca de insights
Apesar de requerer objetividade e foco, a reunião com a equipe de trabalho não pode ser um monólogo chato e entediante. Na realidade, ao estar liderando uma reunião de equipe de trabalho, é preciso abrir espaço para que os participantes também tenham voz – na hora adequada, claro.
Evite realizar aqueles encontros cansativos que somente o líder fala do início ao fim. Deixe que os colaboradores se sintam confortáveis para expor suas ideias, sugestões e observações. Tal atitude irá expandir o senso de comunidade e os funcionários se sentirão parte importante das decisões da companhia.
Empresas que abrem espaço para seus colaboradores são muito mais democráticas. Com isso, os desentendimentos são reduzidos e há uma melhora incrível em todo o clima organizacional.
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Depois de conferir as ideias propostas no artigo ‘Liderando uma reunião de equipe de trabalho: 7 dicas essenciais’, é hora de liderar e coordenar suas reuniões com passos certeiros.
Coloque as dicas em prática e jamais perca tempo novamente com reuniões desnecessárias. Ao realizar um encontro seguindo tais diretrizes, com certeza será bem mais produtivo.