A digitalização e a automação há algum tempo já deixaram de ser um luxo exclusivo das grandes corporações. Cada vez mais, pequenas e médias empresas brasileiras estão apostando em processos automatizados para reduzir custos e garantir mais eficiência operacional e agilidade nos seus negócios.
Implementar soluções de automação como o RPA (Robotic Process Automation) ou a automação de marketing estão transformando a maneira como as empresas trabalham, fazendo com que o investimento de tempo e dinheiro para realizar tarefas esteja cada vez menor. Para ser exatos, estima-se que a automação pode chegar a reduzir custos operacionais em até 30%. E não só isso: também pode aumentar a eficiência das empresas em até 30%.
As tarefas monótonas e repetitivas que há alguns anos exigiam uma pessoa ou até mesmo uma equipe completa para serem realizadas, hoje podem ser programadas por meio de sistemas informáticos e desempenhadas automaticamente, requerendo nada mais que monitoramento e melhorias.
Chamamos esse fenômeno de transformação digital nas empresas, e as PMEs que ainda não estão planejando a automação de serviços, especialmente do processo de vendas, em breve poderão ficar obsoletas e ser passadas para trás pela concorrência.
Aumente a eficiência com o Bitrix24: automação de marketing, RPA e CRM integrado para PMEs, reduzindo custos e impulsionando vendas com facilidade.
Experimente agora!Se as soluções de automação de processos ainda soam algo distante na sua empresa, continue lendo este artigo. Você entenderá melhor o que é automação de processos, como funciona o processo de automação, os benefícios de um software para pequenas empresas e quais são os primeiros passos para entrar nesse mundo.
A quantidade de tempo que as equipes passam trabalhando em tarefas repetitivas não é só mentalmente exaustiva. Também exige um investimento de tempo e recursos que poderiam ser usados para atividades mais produtivas. E aí é onde automação e robótica se unem com a adoção do RPA.
Mas do que se trata exatamente a automação com RPA?
O RPA é uma tecnologia de automação de processos de negócio que utiliza robôs de software virtuais (os famosos bots), para que eles realizem tarefas manuais que requerem muito tempo de execução.
Com essa tecnologia é possível automatizar a interação com dados provenientes de várias fontes diferentes, respostas a clientes, campanhas de marketing, processos que devem ser realizados periodicamente, como migração de dados, além de tarefas básicas de PMEs, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária, cadastro de clientes.
Ainda que a inteligência artificial (IA) esteja diretamente ligada às soluções automatizadas, o RPA por si só não é uma tecnologia de IA, e está baseado exclusivamente em processos, já que segue exclusivamente fluxos de trabalho pré-definidos para replicar atividades realizadas por pessoas. No entanto, o RPA trabalha juntamente com ferramentas de IA, incluindo a IA generativa, para executar processos de negócio com mais velocidade e precisão.
Mas como ele funciona?
A grosso modo, depois que a empresa identificar quais processos repetitivos podem ser automatizados, o robô é criado utilizando ferramentas específicas de automação ou sistemas customizados, e configurado para fazer as mesmas tarefas realizadas por um humano. Uma vez implementado, o bot passa a realizar as atividades de maneira autônoma, 24 horas por dia, sete dias por semana, sem interrupções e sem erros humanos.
Depois disso, as atividades realizadas pelos bots podem ser monitoradas para que a empresa se certifique de que ele está operando da maneira correta, e se for necessário, devem ser realizados ajustes para otimizar sua eficiência.
[BANNER type="lead_banner_1" title="Guia de Automação Empresarial: Um Plano Passo a Passo" description="Insira o seu endereço de e-mail para receber um guia completo, passo a passo." picture-src="/upload/medialibrary/c0f/04zrwoo0jpzvirn15czqu595pynw0yl9.webp" file-path="/upload/medialibrary/650/3bozbk1im99pt8a8be6yta7gsk3fm45a.pdf"]A área de marketing é uma das que mais tem se beneficiado dos sistemas de automação, especialmente no caso de empresas pequenas que não possuem recursos para investir em uma equipe de marketing para realizar um trabalho 360°.
Graças à automação de marketing, pequenas e médias empresas podem se comunicar com seus clientes por meio de mensagens automáticas, seja por e-mail, redes sociais, notificações push, SMS ou WhatsApp. Isso ocorre porque a tecnologia segue uma série de instruções chamadas fluxos de trabalho, que podem ser definidos com templates pré-determinados ou criados de maneira personalizada.
Para se ter uma ideia melhor de como a automação de marketing pode facilitar a conversão, é ela quem se encarrega de segmentar o público adequado, de adaptar as mensagens para cada segmento em função do seu perfil e enviá-las por diferentes canais. O resultado? Mais vendas graças às comunicações mais acertadas, enviadas para a pessoa correta no momento correto.
Tudo isso pode ser configurado com apenas alguns cliques por meio de plataformas de marketing e vendas. Conheça alguns softwares para PMEs disponíveis atualmente no mercado, que facilitam a automação de processos de marketing:
O RD Station é uma ferramenta de automação de marketing 100% brasileira, o que a torna um dos líderes do mercado no país, tanto pelas suas funcionalidades como pelo seu valor acessível em reais. Uma das suas vantagens são seus recursos de marketing "tudo-em-um", disponibilizando diferentes planos que oferecem funcionalidades focadas em diferentes possibilidades, como estratégias de e-mail marketing, centralização dos canais de vendas e a integração com outras ferramentas. Seus fluxos de automação não são tão avançados, o que a torna um ótimo sistema para pequenas empresas.
Graças à sua ampla abrangência, que inclui automação, CRM (Customer Relationship Management) e inbound marketing, o HubSpot é um dos líderes do mercado em todo o mundo há mais de uma década. Seu recurso mais atrativo para quem trabalha com marketing são os Workflows, uma funcionalidade desenvolvida especificamente para a automação de marketing.
Os Workflows facilitam a automação de campanhas de e-mail para que os leads avancem corretamente pelo funil, criando mais oportunidades de vendas qualificadas. Também é possível usá-lo para economizar tempo, automatizando tarefas simples, como a configuração de webhooks, qualificação de leads, gestão de dados, envio de oportunidades ao time de vendas, receber notificações e atribuir tarefas.
O Mailchimp é uma ferramenta especializada na automação de campanhas de e-mail marketing e se destaca pela sua capacidade para se adaptar às necessidades de pequenas e médias empresas. Com ele é possível criar fluxos de trabalho automatizados que se adaptam ao comportamento e aos interesses dos clientes, e gerenciar campanhas em diversos canais, como e-mail, SMS e redes sociais. A ferramenta também permite integrações sólidas com plataformas de e-commerce e um assistente de crescimento baseado em IA para otimizar as estratégias de marketing. O Mailchimp possui um plano gratuito limitado, além de outros planos acessíveis para PMEs.
Assim como muitos outros sistemas de automação de marketing, o ActiveCampaign oferece um espaço para administrar contatos, CRM e outras atividades da área de vendas com uma visualização amigável para automatizar processos. Isso faz com que sua usabilidade seja bastante simples, ideal para equipes que estão tendo seu primeiro contato com uma plataforma de marketing. Sua interface intuitiva permite aos usuários aproveitar ao máximo o software desde o começo, o que faz com que as empresas não percam tempo com longos processos de capacitação. Além disso, é possível testar a versão gratuita antes de tomar a decisão de investir em um plano.
Mautic é uma plataforma open-source de automação de marketing que permite criar e gerenciar campanhas de e-mail marketing, formulários, segmentação de público, qualificação de leads, workflows e análises detalhadas, tudo isso grátis. É possível integrá-la com outras ferramentas e plataformas e assim ter mais flexibilidade para personalizar e ampliar o software, conforme as necessidades específicas da empresa.
Conhecido anteriormente como Autopilot, a Ortto é uma das soluções de automação de marketing mais visualmente interessantes do mercado. Isso porque, graças ao seu editor de campanhas visual, fica muito mais fácil criar e segmentar a audiência, além de analisar a performance das campanhas de e-mail marketing. Normalmente, a plataforma é utilizada para mensagens e objetivos mais sofisticados, no entanto, as pequenas empresas também podem criar fluxos automáticos mais simples baseados em uma sequência de tempo. Também é importante levar em consideração que, por ser uma ferramenta extremamente potente, pode exigir um investimento um pouco maior que as opções anteriores.
Embora não seja uma ferramenta de automação de marketing especializada, o Bitrix24 oferece muito mais do que isso, já que se trata de uma plataforma completa de gestão empresarial. Com ela é possível criar fluxos automatizados simples dentro do funil de vendas, automatizar tarefas que se repetem, como, por exemplo, o envio de e-mails e atualizações de status, além de integrar diferentes canais de comunicação. A plataforma oferece funcionalidades integradas de CRM, automação de processos, comunicação interna e gerenciamento de tarefas.
Uma das vantagens para PMEs é justamente essa abordagem “tudo-em-um”, que reúne em um único lugar ferramentas de gerenciamento de vendas, marketing e gestão de equipes. Sua automação pode ser aplicada tanto em processos comerciais quanto em interações com o cliente.
Elimine tarefas manuais e otimize operações com ferramentas de automação por IA no Bitrix24.
USE O BITRIX24 GRÁTISSabemos que os pequenos negócios no Brasil enfrentam desafios constantes ao ter que competir com grandes empresas, muitas vezes até com multinacionais, que possuem grandes infraestruturas, recursos ilimitados, acesso total a todo o tipo de tecnologia e a possibilidade de escalar rapidamente.
E é aí que a automação surge como uma solução poderosa para enfrentar esses desafios, já que ela oferece uma forma eficiente e econômica para as PMEs agilizarem suas operações e ganharem competitividade. Essas são algumas das vantagens que ela traz:
Ao automatizar tarefas antes realizadas por humanos, como responder a perguntas de clientes, enviar e-mails e mensagens por WhatsApp com promoções, entre outras tarefas repetitivas e burocráticas, as equipes podem se concentrar em atividades que exigem mais.
Ao usar sistemas como o RPA na automação de tarefas, muitas vezes trabalhar com equipes mais enxutas é completamente viável, o que reduz drasticamente o investimento em força de trabalho.
As tarefas automatizadas normalmente mostram resultados medíveis, e por meio de relatórios periódicos fica muito mais fácil tomar decisões de negócio mais precisas, com base em números, tendências e inclusive em predições da própria plataforma de automação.
Com a automação do atendimento, os clientes terão respostas mais rápidas às suas perguntas e não precisarão esperar o horário comercial para terem suas dúvidas respondidas, resultando em uma maior satisfação. Além disso, com campanhas de marketing segmentadas automaticamente, os clientes receberão ofertas que realmente os interessam.
Graças à automação de tarefas, as pequenas e médias empresas podem crescer de maneira sustentável e com escalabilidade, sem que seja necessário investir em mais pessoal ou aumentar a estrutura da empresa de forma imediata.
Agora que você já conhece mais sobre as soluções para automação industrial e sabe que a tecnologia para empresas pequenas é uma urgência, chegamos na parte complicada: como começar. Mas não se preocupe, compartilhamos alguns passos fundamentais para iniciar a implementação de um sistema de automação em pequenas e médias empresas:
O primeiro passo é identificar quais atividades podem ser automatizadas na empresa, quais tarefas levam muito tempo, são repetitivas e não requerem necessariamente que sua execução seja realizada por um humano.
Automatizar tudo de uma vez pode ser um erro em muitos casos, por isso, o ideal é definir prioridades, começar por uma automação mais simples e, em seguida, avançar com o restante das tarefas que podem ser automatizadas na empresa.
Pesquisar a ferramenta mais indicada para as necessidades da sua empresa é essencial, sempre considerando fatores como suporte, custo-benefício e facilidade de uso.
Capacitar a equipe para implementar e acompanhar o andamento dos processos de automação é um passo fundamental antes de começar. Muitas plataformas de automação oferecem esse treinamento para seus usuários, e nada melhor do que aprender com quem realmente entende do assunto.
Esse passo vem logo após a implementação. Sim, porque configurar uma automação, principalmente no começo, envolve monitoramento, medição e ajustes constantes.
Como vimos, a adoção de ferramentas de automação em empresas deixou de ser algo exclusivo das grandes corporações para se tornar uma necessidade competitiva para as PMEs. As transformações digitais estão redesenhando o modo como os negócios operam, permitindo que pequenas e médias empresas alcancem maior eficiência, reduzam custos e escalem suas operações com inteligência. Seja por meio do RPA, da automação de marketing ou de plataformas integradas, investir em automação significa dar um passo estratégico rumo ao crescimento sustentável. O futuro dos negócios está na automação, e quanto antes as PMEs embarcarem nesse processo, mais preparadas estarão para enfrentar os desafios do mercado.